人事檔案管理工作探析

楊海鵬

【摘要】事業(yè)單位要想提高工作效率、實現(xiàn)自身進步發(fā)展，人才是關(guān)鍵。而人事檔案是職工澄清個人有關(guān)問題最有信度的憑證；是單位了解人員信息的有效途徑；是進行人才開發(fā)的重要信息源?；诖?，本文將通過探討當(dāng)今人事檔案管理工作中存在的一些問題，來對如何提高人事管理工作做簡要分析，以此促進人才的有效開發(fā)，以及單位的進一步發(fā)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理工作；存在問題；解決方案

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）對人事檔案信息開發(fā)利用不充分，無法體現(xiàn)檔案信息應(yīng)有的作用。造成這一問題的原因主要有三點：第一，現(xiàn)階段的檔案利用缺乏主動精神，檔案生成后往往會被管理部門束之高閣，只是被動地等待領(lǐng)導(dǎo)或者其他相關(guān)人員來查閱。并且查閱的材料主要是以團材料和工資調(diào)整這兩方面為主，忽視了其他個人資料對于人才開發(fā)的重要性，不利于根據(jù)職員個性特點來合理的配置工作任務(wù)。第二，當(dāng)前人事檔案信息開放程度還較低，只有部分領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利進行人事檔案查閱，而普通職員則被拒之門外。不僅使得人事檔案失去原本存在的的意義，還導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到職工支持，給管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)。第三，查詢效率低是造成人事檔案信息開發(fā)利用程度低的重要原因。

（二）人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理的科學(xué)化、信息化程度不高。一方面是指人事檔案保管的環(huán)境設(shè)施不完善。以普通辦公房充當(dāng)檔案庫房，使得庫房溫濕度得不到有效控制；庫房門窗一般為普通門窗，封閉性差，極易使紙質(zhì)檔案遭受人為損壞。另一方面是指人事檔案保管的現(xiàn)代化設(shè)備不完善。當(dāng)今有些事業(yè)單位還沒有引進電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案材料局限于紙質(zhì)檔案的建立與保管，使得人事檔案管理工作效率低、科學(xué)化程度低。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低?，F(xiàn)階段，盡管單位已經(jīng)開始將電子化的人事檔案管理系統(tǒng)運用到工作中來。但是在實際操作中，有些職員對于電腦的使用僅限于信息錄入，在進行檔案信息檢索查閱時，依然依靠手工操作來完成，先進的技術(shù)手段仍然沒有被充分發(fā)掘，這就使得人事檔案管理手段落后于現(xiàn)代化、智能化以及數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢。

（四）部分管理人員專業(yè)素質(zhì)低，檔案管理工作效率低。職員素質(zhì)低是造成人事檔案管理工作措施落后的重要因素。單位很多檔案管理人員缺乏一定的職業(yè)培訓(xùn)。達不到“歸檔齊整完全、條目分類清晰、編排條理有序、目錄清楚完整、裝訂齊整完好”的要求，難以保證工作的準(zhǔn)確性。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)、普通職員對規(guī)范化檔案管理工作的意識淡薄，重視程度不足，也造成了檔案管理工作效率的低下。

二、改進人事檔案管理工作的建議

（一）加強人事檔案收集管理，完善檔案功能，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。我們前文提到，人才的合理開發(fā)利用是促進單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，而人事檔案則是職員信息的載體。因此，要想實現(xiàn)單位的發(fā)展，做好人事檔案管理工作尤為重要。這就要求我們首先一方面要妥善保存原有的職員檔案，另一方面要擴大人事檔案的內(nèi)涵，適當(dāng)增添一些與職員有關(guān)的醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險、住房情況、業(yè)績記錄、日常工作表現(xiàn)等內(nèi)容。從多方面來加強對人事檔案材料的收集，完善職員信息，最大程度地實現(xiàn)檔案收集的完整性與真實性。此外，人事檔案管理還應(yīng)該根據(jù)單位發(fā)展的實際需求進行功能改革，從而使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展，提高檔案使用率，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

（二）完善檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理的安全性?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)也要從兩個方面入手。第一，是要完善環(huán)境設(shè)施。通過加大對人事檔案管理部門的人力物力財力投入，改善工作環(huán)境，建立起防火、防潮、防盜等功能兼?zhèn)涞膶Ｓ脦旆浚岣邫n案管理的安全性。第二，是要積極引進先進的系統(tǒng)設(shè)備。通過資金投入為其配備現(xiàn)代化人事檔案管理工作所必需的設(shè)施，一改往日只能依靠手工操作收集、查閱檔案的現(xiàn)象，使檔案管理工作成為促進單位發(fā)展的重要因素。

（三）創(chuàng)新檔案管理的方式與手段，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。要想實現(xiàn)人事檔案管理的信息化與現(xiàn)代化，就必須創(chuàng)新檔案管理的方式與手段，轉(zhuǎn)落后的手工操作為先進的計算機操作。建立起職員檔案數(shù)據(jù)庫，充分運用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，發(fā)掘先進的檔案管理技術(shù)。不僅要通過計算機進行簡單的信息錄入，還要利用現(xiàn)代技術(shù)對信息進行必要的處理，把圖片以及聲像資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲淖仲Y料進行歸檔。除此之外，為防止資料丟失，要將檔案的紙質(zhì)版與電子版進行雙份并存。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)，架起人才流動的橋梁。首先要從提升職員工作意識入手，使其能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，具體的可以通過宣講、考核等方式進行。其次要加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。例如，單位可以邀請專業(yè)素質(zhì)較高的人員進行模擬示范；舉辦技能大賽，并鼓勵檔案管理人員積極參與到其中；安排部分職員外出進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)……只有這樣，才能提高實現(xiàn)管理人員意識與技能的雙提高，促進檔案管理工作的規(guī)范性，為單位人才開發(fā)與流動提供真實可靠的憑證。

三、結(jié)束語

總之，隨著事業(yè)單位人事改革工作的推進，人事檔案管理事業(yè)在迎來發(fā)展機遇的同時，也同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要想使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)，就不僅要促進管理制度的改革，同樣也應(yīng)該促進管理觀念的革新，積極探索現(xiàn)代化的管理模式，引進先進的信息技術(shù)并運用于工作當(dāng)中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)合理配置人才資源，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。

【參考文獻】

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