高職院校二級院系辦公室人員工作管理現(xiàn)狀分析與對策

黃麗潔

[摘 要]當(dāng)前，隨著社會(huì)教育環(huán)境的變遷及各大院校發(fā)展需要，繼本科院校進(jìn)行二級管理改革后，高職高專學(xué)校也開始進(jìn)行二級管理改革。對于二級學(xué)院辦公室人員工作如何有效管理，也成為二級管理改革中的一項(xiàng)重要思考與研究內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞]二級院系；辦公室；工作管理；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.167

[中圖分類號]G717 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02

二級管理制度執(zhí)行后，學(xué)院對于二級學(xué)院的管理由原來直接指令性的布置任務(wù)，更換為頒布參考意見，二級院系在人事、財(cái)務(wù)、教學(xué)管理等方面有了一定的自主權(quán)。在遵循學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃的框架內(nèi)，制定出科學(xué)可行的管理體系，既能成為二級學(xué)院發(fā)展建設(shè)的制度保障，又能盡可能發(fā)揮二級院系教師和辦公室行政人員的工作主動(dòng)性和積極性，全面的可行的制度就凸顯的尤為重要。二級院系辦公室作為行政事務(wù)完成的核心部門，擔(dān)負(fù)著制定草擬二級管理制度初稿的重要工作。制定科學(xué)可行的績效管理方案，提高辦公室人員的工作積極性主動(dòng)性能夠?yàn)閷W(xué)院行政工作的完成形成有力保障。

1 二級院系辦公室人員的主要工作

歐綺瓊在《高校行政人員績效管理現(xiàn)狀分析及改進(jìn)思路》中提出行政人員是維系高校發(fā)展的重要人力資源，所以績效考核不僅關(guān)乎職工的切身利益，也關(guān)乎高校的持續(xù)性發(fā)展，在績效考核這一項(xiàng)系統(tǒng)工程內(nèi)，需要體現(xiàn)“以人為本”的管理思想，不斷進(jìn)行自我調(diào)整與適應(yīng)，改革和完善行政人員激勵(lì)機(jī)制，提高學(xué)校行政管理工作效率。

在高職院?；鶎咏M織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，在高職院校的組織結(jié)構(gòu)中，二級學(xué)院作為基層組織有著處于學(xué)院全局的執(zhí)行層面，又是二級管理機(jī)構(gòu)的決策層面。承擔(dān)著學(xué)院各方面工作的組織、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)工作，具有綜合性、服務(wù)性、輔助性、開放性的特點(diǎn)，對學(xué)校各項(xiàng)專門工作的協(xié)調(diào)與溝通起著樞紐和橋梁作用。

1.1 日常的行政工作

辦公室行政人員在二級學(xué)院日常管理工作中主要負(fù)責(zé)二級學(xué)院相關(guān)規(guī)章制度的起草上報(bào)，做好學(xué)院年初工作計(jì)劃的制定，年末工作總結(jié)的撰寫。負(fù)責(zé)安排，二級管理后，做好學(xué)院辦公用品的領(lǐng)用保管及分發(fā)工作，并做好記錄。

1.2 教學(xué)管理工作

辦公室教學(xué)秘書，配合二級學(xué)院分管教學(xué)的院長或者助理，負(fù)責(zé)教師排課、調(diào)停課等日常教學(xué)管理工作，學(xué)期初布置教師按時(shí)完成課程教案、進(jìn)度表、備課筆記、教參的準(zhǔn)備工作。

1.3 財(cái)務(wù)工作

辦公室除了負(fù)責(zé)日常工作外，財(cái)務(wù)管理工作也是二級學(xué)院行政工作中的一塊非常重要的工作，負(fù)責(zé)二級學(xué)院人員各類財(cái)務(wù)報(bào)銷、審核工作。負(fù)責(zé)本部門人員績效考核季度獎(jiǎng)金的造單和審核工作及各類獎(jiǎng)金津貼發(fā)放工作。承擔(dān)外聘教師課時(shí)費(fèi)造單工作及跨院系兼課教師課時(shí)費(fèi)造單結(jié)算工作。

1.4 人事工作

配合學(xué)院主管部門做好部門人員考勤工作、職稱晉升、年度考核、新進(jìn)教師考核、事業(yè)單位公開招聘、人員引進(jìn)。做好二級學(xué)院的各類檔案的整理及歸檔工作。

1.5 科研、技能競賽申報(bào)匯總

配合科技處、教務(wù)處完成各類科研課題的工作申報(bào)，年終科研匯總統(tǒng)計(jì)工作，配合教務(wù)處完成各級各類技能大賽的組織與參與工作，匯總統(tǒng)計(jì)獲獎(jiǎng)情況報(bào)備給教務(wù)處。二級學(xué)院配合協(xié)助學(xué)院各行政部門做好相關(guān)通知接收及分配工作。

2 二級學(xué)院辦公室實(shí)際運(yùn)行中存在的問題

2.1 二級院系辦公室人員工作職能未能較好的體現(xiàn)

目前高校普遍存在于任何獎(jiǎng)勵(lì)、評優(yōu)、培訓(xùn)等機(jī)會(huì)都往一線轉(zhuǎn)任教師傾斜。重教學(xué)科研、輕行政管理。在行政人員系統(tǒng)中，雖然學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也被納入行政管理人員之列，但是領(lǐng)導(dǎo)人員基本都是雙肩挑，他們大多出身于教學(xué)科研一線，他們大都認(rèn)為加強(qiáng)教學(xué)科研工作，能增強(qiáng)二級學(xué)院的教學(xué)實(shí)力；作為輔助工作的行政人員，只要完成工作，不出紕漏就可以了，所以對于行政人員的培養(yǎng)并不重視。

二級學(xué)院辦公室工作人員確實(shí)是有相關(guān)的崗位職責(zé)，但是學(xué)院行政人員數(shù)量很少，學(xué)院行政部門較多。除了上述羅列的相關(guān)工作外，更多的工作精力是要完成各部門布置的各項(xiàng)任務(wù)，有些任務(wù)不是常規(guī)性的，更多的是臨時(shí)性的工作。這樣就形成了“上面千條線，下面只有一根針眼”的現(xiàn)象。辦公室行政人員疲于應(yīng)付一些瑣碎雜事，而往往本職工作被忽略，辦公室人員工作職能沒有辦法全面體現(xiàn)，統(tǒng)籌性較難發(fā)揮。辦公室行政人員執(zhí)行坐班制，所以這些人員的工作在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)看來，工作常態(tài)往往并不是很繁重和忙碌的，院系專任教師覺得行政人員的工作并不難，就是發(fā)送信息、匯總材料，也不用上課備課，工作無壓力。行政人員自己會(huì)覺得長期做的都是為他人服務(wù)的工作，自己的職業(yè)能力、職稱晉升和薪酬待遇方面沒有得到很好的發(fā)展及提升，所以漸漸在工作中有一定的負(fù)面情緒，長期以往，對于院系的行政工作效率及效果會(huì)受到影響，所以如何調(diào)整狀態(tài)尤為重要。

2.2 二級學(xué)院辦公室人員沒有做到專業(yè)化

二級院系的辦公室人員較多沒有經(jīng)過專門的管理方面的培訓(xùn)，所以在從事財(cái)務(wù)、人事、檔案等這些專業(yè)性較強(qiáng)的工作中底氣不足，這些工作特別重要核心，容不得出錯(cuò)，所以行政人員工作壓力是較大的，院系行政人員有些還要承擔(dān)一部分課程任務(wù)，所以分散工作精力后的行政人員，管理水平上不去，工作效率提升緩慢。

2.3 二級學(xué)院辦公室人員工作積極性不高、創(chuàng)新意識(shí)不夠

目前高職院校學(xué)生管理存在管理觀念陳舊、缺乏創(chuàng)新、職責(zé)劃分不合理、整體管理隊(duì)伍水平不高的問題。長期以來，辦公室行政人員總給大家留下“跑腿打雜”的印象，由于自身相關(guān)的培訓(xùn)幾乎沒有，職稱晉升道路較窄，缺乏工作的成就感和榮譽(yù)感，使得辦公室工作沒有人愿意長期做，這種狀態(tài)不利于二級學(xué)院各項(xiàng)工作的正常持續(xù)開展。管理思維的陳舊，使得辦公室行政人員的工作創(chuàng)新能力被壓制，工作主動(dòng)性隨著時(shí)間的推移逐漸減弱，工作都是被動(dòng)接受，能不做就不做，這樣的工作作風(fēng)已經(jīng)嚴(yán)重影響到行政工作，迫切需要行政人員改變工作狀態(tài)。

2.4 二級學(xué)院辦公室管理的信息化建設(shè)

這點(diǎn)其實(shí)是建立在學(xué)院信息化提升的基礎(chǔ)上，因?yàn)槎壴合祵拥牟块T工作人事、財(cái)務(wù)等工作，信息化的管理才能提高工作效能。要積極實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的功能集合，如教學(xué)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)生工作管理系統(tǒng)、黨員管理系統(tǒng)，將辦公室的主要對應(yīng)工作網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化，這樣能夠大大節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，便于數(shù)據(jù)材料的統(tǒng)計(jì)與提取，使得辦公室人員能移動(dòng)式辦公，不被局限在辦公室內(nèi)，突破了時(shí)間的限制。

3 如何改善二級學(xué)院辦公室人員工作狀態(tài)

高職院校實(shí)行二級管理，院（系）由管理的個(gè)體轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾淼闹黧w，角色上發(fā)生了轉(zhuǎn)變，可是管理理念、素質(zhì)也要得到提升，提高管理人員素質(zhì)是構(gòu)建二級管理體制的關(guān)鍵。由于極度復(fù)雜的外部環(huán)境和對快速?zèng)Q策的需要，人們需要更強(qiáng)有力的院校管理，以便可以做出必要的變化來確保院校在今后能取得成功，甚至確保院校的生存。首先是強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，這是做好所有工作的前提，努力增強(qiáng)工作主動(dòng)性，以較好的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難；其次，創(chuàng)新性是新時(shí)期對做好辦公室工作的要求，遇到問題時(shí)要開拓思路，不局限于主觀判斷，辦公室人員的創(chuàng)新精神體現(xiàn)在日常具體事務(wù)中，就是簡單事務(wù)高效化，復(fù)雜事務(wù)條理化，定期制訂詳細(xì)的工作計(jì)劃，盡量減少突發(fā)事件的發(fā)生。最后還應(yīng)具備應(yīng)變能力，在實(shí)際工作中，作為優(yōu)秀的從業(yè)人員應(yīng)在平時(shí)就要注意積累經(jīng)驗(yàn)和學(xué)識(shí)，以便在關(guān)鍵時(shí)刻能做到處事不驚、應(yīng)對自如。

3.1 提高工作認(rèn)同度

這點(diǎn)工作室難以改變的，辦公室行政人員的工作長期以來都是以“打雜”來認(rèn)定。工作不容易真正被認(rèn)可，二級學(xué)院辦公室人員的崗位是具體參與管理行政事務(wù)的重要崗位，辦公室工作事情不小，辦公室建設(shè)特別是辦公室行政人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員能力的提升，對于學(xué)院管理工作、教學(xué)工作，發(fā)展起著舉足輕重的作用，辦公室能得到學(xué)院師生的普遍共識(shí)。

3.2 理清工作關(guān)系，開發(fā)相應(yīng)軟件系統(tǒng)

二級學(xué)院辦公室是具有綜合協(xié)調(diào)管理性質(zhì)的部門，理清與學(xué)院之間，與其他行政職能部門之間的關(guān)系，行政部門主要對口教務(wù)處、科技處、人事處、財(cái)務(wù)處等，這些部門也該多從自身工作入手，不要只簡單發(fā)通知、收材料，要多思考工作方法，開發(fā)相應(yīng)軟件系統(tǒng)，這樣二級學(xué)院辦公室人員就不用重復(fù)簡單的勞動(dòng)。如財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)，若有系統(tǒng)就不用手工填寫而是系統(tǒng)錄入，既高效也不容易出錯(cuò)。辦公室工作質(zhì)量的提升離不開對于工作人員的培訓(xùn)工作，工作人員業(yè)務(wù)能力被提升才能對學(xué)院工作提供有力保障。鼓勵(lì)人員提升學(xué)歷水平，創(chuàng)建培訓(xùn)平臺(tái)，能夠完善辦公室人員的工作職能，在課題申報(bào)職稱晉升方面給予平等渠道，綜合建設(shè)下，辦公室良好環(huán)境建設(shè)才能讓更多的人樂于加入行政人員隊(duì)伍，為院系發(fā)展出謀劃策。

3.3 建立穩(wěn)定的專職行政人員隊(duì)伍

隊(duì)伍建設(shè)，首先理清崗位職責(zé)，按特長來進(jìn)行工作分配，做到知人善任，了解行政人員的工作特長，讓行政人員體會(huì)到完成工作任務(wù)后的成就感。從年齡、職稱、學(xué)歷水平方面進(jìn)行科學(xué)分配。另外，制定相關(guān)激勵(lì)制度，從年度考核推優(yōu)、省市級培訓(xùn)、職稱評定等方面提供相關(guān)機(jī)會(huì)。加強(qiáng)專業(yè)對口人員引進(jìn)的力度，充實(shí)到行政人員隊(duì)伍中去，如熟悉文檔管理、文字功底較強(qiáng)的人員、對于政治素養(yǎng)溝通能力較好的人員也可以制定輪崗形式充實(shí)進(jìn)行政人員隊(duì)伍。加強(qiáng)與相關(guān)院系的同類人員之間的溝通交流，使得辦公室人員工作往專業(yè)化發(fā)展。

4 結(jié) 語

二級管理體制下，學(xué)院與二級院系的關(guān)系是上下級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，統(tǒng)籌協(xié)作關(guān)系。對于學(xué)院與分院的關(guān)系，二級學(xué)院辦公室要清楚自己的中間樞紐的位置，積極做好上傳下達(dá)的關(guān)系，統(tǒng)籌分配工作，與學(xué)院各職能部門處理好關(guān)系，既要經(jīng)得起各職能部門對于工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，又能及時(shí)反饋信息，合理科學(xué)地做好各部門的分配工作。在二級管理制度推行過程中，辦公室人員如何形成適應(yīng)工作要求的方式方法是關(guān)鍵，做好溝通工作，有條無紊地安排好各項(xiàng)工作，顧全大局，維護(hù)二級學(xué)院的安全穩(wěn)定。

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