企業(yè)檔案信息化管理的重要性

馬旭紅

摘要：企業(yè)檔案信息化管理是檔案管理的一種必然趨勢(shì)，時(shí)代的發(fā)展，科技的進(jìn)步給企業(yè)檔案信息化提供了充分的硬件和軟件支持。同時(shí)，檔案的重要性也逐步引起了各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，紙質(zhì)化檔案固有的弊端導(dǎo)致其被調(diào)閱和利用的概率較低，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的內(nèi)在作用，因此，檔案信息化管理開(kāi)始登上歷史的舞臺(tái)。文章采取文獻(xiàn)法及結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，提出了企業(yè)檔案信息化管理的重要性，通過(guò)對(duì)檔案信息化管理的重要性和具體的管理措施進(jìn)行分析，以期為企業(yè)檔案信息化管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；重要性

一、前言

紙質(zhì)化檔案管理是一項(xiàng)繁重而細(xì)致的工作，檔案要起到應(yīng)有的參考作用，需要檔案信息的完整性、真實(shí)性和有效性。但紙質(zhì)化檔案的管理工作已經(jīng)給檔案管理人員帶來(lái)較大的工作量，檔案管理人員無(wú)暇再對(duì)每一份檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案的編寫(xiě)習(xí)慣于只寫(xiě)功績(jī)不寫(xiě)過(guò)失，只寫(xiě)優(yōu)點(diǎn)不寫(xiě)缺點(diǎn)，學(xué)歷經(jīng)歷也盡量寫(xiě)的較為豐富，為自己的檔案增色，但這些繁重的檔案信息，被利用的內(nèi)容卻不多，這便需要檔案管理人員花費(fèi)精力去對(duì)檔案去粗取精，去偽存真，保障檔案能給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供有效的信息。信息化檔案管理極大地提高了檔案管理效率 ，能讓檔案管理人員具備很多的時(shí)間和精力來(lái)優(yōu)化和凈化檔案內(nèi)容，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息。

二、企業(yè)檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案的管理效率

紙質(zhì)化檔案在信息填寫(xiě)、資料收集、檔案調(diào)閱和檔案遷徙等方面都存在諸多不便，不同的檔案相對(duì)人有不同的填寫(xiě)習(xí)慣，部分人存在字跡潦草難以辨認(rèn)和填寫(xiě)內(nèi)容不詳不實(shí)等情況；部分人在填寫(xiě)檔案時(shí)抓不住重點(diǎn)，內(nèi)容填寫(xiě)過(guò)多卻缺乏重要信息，給閱讀者帶來(lái)一定的困擾；部分人在填寫(xiě)檔案時(shí)，更傾向于只寫(xiě)功績(jī)不寫(xiě)過(guò)失，只寫(xiě)優(yōu)點(diǎn)不寫(xiě)缺點(diǎn)的現(xiàn)象。這些情況都讓檔案的有效性降低，而要提高檔案的有效性，則需要檔案管理人員對(duì)檔案的真實(shí)性投入一定的精力進(jìn)行調(diào)查取證。紙質(zhì)化檔案不管是在人為的填寫(xiě)速度，檔案管理人員收集材料，后期的新檔案添加，檔案的調(diào)閱和檔案的遷徙等方面，都將花費(fèi)檔案管理人員較多的時(shí)間和精力，進(jìn)而讓檔案管理人員無(wú)暇促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理及提高檔案的有效性。信息化檔案的管理能有效規(guī)避紙質(zhì)化檔案管理存在的弊端，檔案的填寫(xiě)、材料的收集、新檔案的添加、檔案的調(diào)閱和遷徙等，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化處理，檔案管理人員只需要按照組織制度設(shè)置相應(yīng)的寫(xiě)讀權(quán)限，則可以由信息系統(tǒng)自動(dòng)控制、統(tǒng)計(jì)及監(jiān)督檔案的填寫(xiě)、調(diào)閱和遷徙等工作。

（二）提高檔案的利用率

提高檔案的利用率主要從兩方面來(lái)進(jìn)行，一是檔案的真實(shí)性和有效性得到保障，檔案具有較高的參考價(jià)值；二是檔案的調(diào)閱遷徙等流程手續(xù)簡(jiǎn)單，過(guò)程便利，方便相關(guān)人員利用。檔案的真實(shí)性和有效性則主要取決于檔案管理人員能否對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷，在信息化檔案管理過(guò)程中，檔案的管理效率得到了提高，檔案管理人員有充分的精力和時(shí)間對(duì)檔案的真實(shí)性和有效性進(jìn)行調(diào)查，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行“優(yōu)化”去粗取精，使檔案規(guī)范到閱讀者在審視檔案的過(guò)程中能迅速了解到重要信息。而檔案的調(diào)閱遷徙等流程，則能在檔案信息化管理中，通過(guò)信息系統(tǒng)確定調(diào)閱權(quán)限人，權(quán)限人對(duì)檔案的閱讀次數(shù)，復(fù)制情況等都會(huì)被信息系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的記錄，省去了繁瑣的人工調(diào)閱和登記等手續(xù)，而信息化檔案的遷徙則會(huì)根據(jù)紙質(zhì)化檔案的辦理流程，用信息系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)權(quán)限的轉(zhuǎn)移，整個(gè)處理過(guò)程都較為便利和快捷。

（三）能夠更好地保存檔案

紙質(zhì)化檔案的難以復(fù)制性和保存年限的有限性，使得紙質(zhì)化檔案必須尋找其他替代物來(lái)保障檔案內(nèi)信息的完整性和有效性。信息化檔案能夠?qū)堎|(zhì)化檔案信息進(jìn)行多重保障，一方面檔案信息可以?xún)?chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，方便相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)閱；另一方面，電子化檔案信息可以?xún)?chǔ)存在云端，或以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在光盤(pán)和U盤(pán)中，再對(duì)電子化檔案采取一定的保管措施。這樣既減少了紙質(zhì)化檔案被無(wú)限次地調(diào)閱造成的損壞，也給檔案增加了另外一層保護(hù)措施。

（四）時(shí)代發(fā)展的必要性

隨著時(shí)代的進(jìn)步，紙質(zhì)化檔案的最大弊端在于不符合時(shí)代發(fā)展的需要。當(dāng)前，檔案在企業(yè)管理中起著越來(lái)越重要的作用，檔案信息記載了單位員工的經(jīng)歷、學(xué)歷、政治背景、歷史背景等，成為了企業(yè)選人用人的重要依據(jù)，同時(shí)也成為了企業(yè)文化建設(shè)和保障員工利益的重要依據(jù)。因此，企業(yè)檔案所體現(xiàn)出來(lái)的意義，使得檔案數(shù)量越來(lái)越多，需要存儲(chǔ)檔案的空間和裝具也越來(lái)越多，給檔案保管工作帶來(lái)了一定的壓力。在快節(jié)奏及綠色環(huán)保發(fā)展理念的時(shí)代背景下，信息化檔案能讓檔案保管更加綠色環(huán)保，降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。

三、企業(yè)檔案信息化構(gòu)建的措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的重視度

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，并且還需要檔案管理人員具備足夠的細(xì)心與耐心。檔案信息化建設(shè)要順利推行，只靠檔案管理人員對(duì)工作的積極推進(jìn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案信息化建設(shè)在資金、人手、設(shè)備等方面給予積極的投入。長(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)的紙質(zhì)化檔案被利用率偏低，紙質(zhì)化檔案主要運(yùn)用在人員的招聘錄用與調(diào)職，或產(chǎn)生勞動(dòng)糾紛等環(huán)節(jié)，沒(méi)有將檔案的作用發(fā)揮到最大化。檔案管理人員需積極與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)溝通，宣傳信息化檔案的重要作用，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從實(shí)質(zhì)性方面重視檔案信息化建設(shè)，從而順利推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）培養(yǎng)檔案信息化管理人才

檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，對(duì)紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案的過(guò)程，能進(jìn)行熟練操作，對(duì)檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)的誤刪和其他損壞檔案性行為，能進(jìn)行及時(shí)的搶救和修補(bǔ)，保障檔案的完整性。這種信息化檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，企業(yè)可以通過(guò)聘請(qǐng)技術(shù)人員進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，使員工掌握基本的信息化管理能力。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在檔案信息化后，利用便捷的檢索和查詢(xún)條件，及時(shí)對(duì)檔案中的重要信息進(jìn)行迅速挖掘和提煉，并對(duì)企業(yè)每一位員工的重要特質(zhì)信息了如指掌，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確和有價(jià)值的信息。

（三）保證檔案管理模式的順利銜接

紙質(zhì)化檔案與信息化檔案管理的模式存在一定的不同之處，紙質(zhì)化檔案的保管、借閱和遷徙等流程都較為單一，制度也較為簡(jiǎn)單，檔案管理人員只需要定期完善檔案內(nèi)容，對(duì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查和保護(hù)等，以及根據(jù)單位制度流程，對(duì)檔案進(jìn)行借閱和遷徙等即可。因此，紙質(zhì)化檔案對(duì)檔案管理人員的能力要求也較低，但信息化檔案的管理，則需要檔案管理人員重新完善制度，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置可借閱權(quán)限人，對(duì)每一份新檔案進(jìn)行電子化和紙質(zhì)化備檔，相比而言，信息化檔案的管理流程較為復(fù)雜，技能要求也相對(duì)較高，單位要保證兩種形式的檔案管理能順利銜接，待紙質(zhì)化檔案完全過(guò)渡到信息化檔案管理模式后，可完全采取信息化檔案的管理模式。

（四）加強(qiáng)信息化檔案的安全力度

信息化檔案的弊端之一則為其安全性存在一定的隱患，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部的管理對(duì)于眾多檔案管理人員來(lái)說(shuō)是較為陌生的，病毒、黑客等高科技竊取技術(shù)對(duì)信息化檔案管理是一個(gè)較大的威脅，專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人員也需要具備較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)才能防止黑客和病毒的入侵。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別，將保密級(jí)別較高的檔案采取安全系數(shù)極高的保密措施，加強(qiáng)破密程序，將主要精力用于對(duì)保密級(jí)別較高的檔案的安全性管理，對(duì)于普通員工和保密級(jí)別較低或公開(kāi)的檔案則可以采取一般的安全保護(hù)力度，保障檔案的基本安全。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，紙質(zhì)化檔案的利用率在實(shí)際的企業(yè)管理中確實(shí)存在諸多弊端，導(dǎo)致檔案利用率較低。信息化檔案管理克服了紙質(zhì)化檔案管理的弊端，能迅速提升檔案管理的效率，提高檔案的利用率，增強(qiáng)檔案保護(hù)力度等，這給企業(yè)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了一定的動(dòng)力，在檔案信息化建設(shè)中，企業(yè)檔案管理人員也需要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加強(qiáng)信息化檔案人員的培養(yǎng)，并讓企業(yè)的檔案管理模式能順利銜接，加強(qiáng)信息化檔案管理安全力度，保障企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

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（作者單位：青海鹽湖工業(yè)股份有限公司）