關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的探討

馬銳

【摘要】我國(guó)高校的檔案管理工作中，信息化發(fā)展不僅帶來(lái)了機(jī)遇，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)。本文著重對(duì)當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行探討，并針對(duì)性提出信息化建設(shè)對(duì)策，為高校檔案管理工作的發(fā)展提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】國(guó)內(nèi)高等院校；檔案管理工作；信息化建設(shè)

高校內(nèi)部的檔案管理工作是助力高校全面發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，對(duì)高校的未來(lái)有極其重要的意義。但隨著我國(guó)發(fā)展趨勢(shì)的不斷變化，陳舊的檔案管理方式已經(jīng)完全無(wú)法滿足當(dāng)前的高校發(fā)展需求，因此如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了對(duì)每所高校都至關(guān)重要的課題。下文將主要就當(dāng)前國(guó)內(nèi)高等院校內(nèi)部檔案管理環(huán)節(jié)的信息化改革進(jìn)行討論，探討當(dāng)前高校檔案管理中所存在的問(wèn)題，并提出具備實(shí)效性的改革措施，以作參考。

一、當(dāng)前國(guó)內(nèi)高等院校檔案管理信息化的現(xiàn)狀

高校對(duì)內(nèi)部各項(xiàng)檔案的管理工作是至關(guān)重要的，在我國(guó)進(jìn)入信息時(shí)代后，對(duì)于檔案管理工作的信息化建設(shè)更是能夠有效提升工作效率的重要手段，發(fā)展速度不斷加快，各大高校如果不對(duì)信息技術(shù)的利用加強(qiáng)重視，會(huì)導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理工作無(wú)法跟隨教育領(lǐng)域發(fā)展的步伐，發(fā)揮應(yīng)有的作用，因此當(dāng)前對(duì)國(guó)內(nèi)高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，促進(jìn)改革進(jìn)程的推進(jìn)，是至關(guān)重要的工作，經(jīng)過(guò)思考與總結(jié)，當(dāng)前存在的問(wèn)題主要包含以下幾點(diǎn)：

（一）內(nèi)部檔案信息的信息化進(jìn)程相對(duì)緩慢。校內(nèi)紙質(zhì)檔案的信息化是檔案信息化建設(shè)的首要步驟，也是至關(guān)重要的一步，會(huì)為內(nèi)部檔案資源的管理帶來(lái)很大便利，而且對(duì)于內(nèi)部檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也不具備很大的技術(shù)難度，但由于資料數(shù)量龐大，所以在建立電子檔案的過(guò)程中全檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入需要花費(fèi)很多的時(shí)間與財(cái)力，會(huì)使高校產(chǎn)生一定的壓力，想要解決這一問(wèn)題，加速檔案庫(kù)信息化建設(shè)的進(jìn)程推進(jìn)，就需要先制定出具備嚴(yán)謹(jǐn)性與指導(dǎo)性的相關(guān)工作準(zhǔn)則，并確保這一準(zhǔn)則在信息化建設(shè)過(guò)程中的嚴(yán)格執(zhí)行，才能提升工作效率，才能確保在最短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)化建設(shè)。如果不提起重視，則會(huì)使信息化建設(shè)過(guò)程更加緩慢，這是十分重要的問(wèn)題。

（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)工作缺乏明確的管理規(guī)章。就目前情況來(lái)看，雖然部分高校出臺(tái)了部分針對(duì)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)工作的管理準(zhǔn)則，但對(duì)滿足檔案管理信息化工作的需求卻略顯不足。想要真正達(dá)成對(duì)高校檔案管理體系的信息化建設(shè)，就必須先制定出更全面、更具實(shí)效性的管理規(guī)章。例如內(nèi)部檔案相關(guān)管理站點(diǎn)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與地方檔案館數(shù)據(jù)庫(kù)互聯(lián)通道的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)紙質(zhì)檔案的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及對(duì)相關(guān)管理技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)等等。

（三）信息技術(shù)人才及檔案管理人才相對(duì)匱乏。在我國(guó)許多高校都長(zhǎng)期忽略內(nèi)部檔案管理及信息技術(shù)相關(guān)人才隊(duì)伍的建設(shè)，使得檔案管理相關(guān)的人才隊(duì)伍長(zhǎng)期處于嚴(yán)重匱乏的狀態(tài)，想要找到既了解信息技術(shù)，又深諳檔案知識(shí)的雙面人才更是難上加難。加之對(duì)人才選擇專業(yè)性的忽略，用人思想被功利化風(fēng)氣影響，導(dǎo)致絕大多數(shù)檔案相關(guān)工作人員都是非檔案專業(yè)，缺乏對(duì)檔案技術(shù)與信息技術(shù)知識(shí)的了解，這是十分嚴(yán)重的問(wèn)題。

二、檔案管理信息化建設(shè)方案

想要確保信息化建設(shè)工作穩(wěn)步進(jìn)行，在了解問(wèn)題的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)問(wèn)題提出相應(yīng)對(duì)策，才能保證工作目標(biāo)的達(dá)成，針對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作概況提出工作重點(diǎn)，主要包含以下幾點(diǎn)：

（一）相關(guān)工作規(guī)章的建設(shè)，確保信息建設(shè)工作的規(guī)范性。想要真正確保檔案建設(shè)環(huán)節(jié)的信息化推進(jìn)，對(duì)于工作規(guī)章的制定及完善是十分重要的環(huán)節(jié)，要啟用更加嚴(yán)謹(jǐn)且具有實(shí)效性的管理政策，才能推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，只有先制定出完整的一套管理規(guī)章，并在信息化建設(shè)過(guò)程中嚴(yán)格落實(shí)，才能促進(jìn)檔案管理信息化工作的穩(wěn)步進(jìn)行。此外，要確保規(guī)章更具規(guī)范性，需要注重以下幾點(diǎn)：其一是要遵從全校統(tǒng)一制定的目錄標(biāo)準(zhǔn)。校內(nèi)檔案信息是內(nèi)容廣泛且復(fù)雜的信息源頭，要確保信息化檔案建設(shè)的有效性，就應(yīng)當(dāng)遵循校內(nèi)制定的目錄標(biāo)準(zhǔn)去錄入檔案資料，確保信息系統(tǒng)的完善性及穩(wěn)定運(yùn)作，才能發(fā)揮出為學(xué)生學(xué)習(xí)及管理者管理工作提供便利的作用。其二是對(duì)一系列規(guī)范化案管理規(guī)章的建立。要對(duì)檔案的各項(xiàng)信息資源進(jìn)行整合，對(duì)信息管理活動(dòng)的程序體系、技術(shù)方法體系及具體應(yīng)用目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，譬如信息化檔案的使用規(guī)章、檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)章以及核心檔案查詢的應(yīng)用權(quán)限等。除此之外，在信息化建設(shè)的實(shí)施過(guò)程中，各所高校要注重對(duì)自身內(nèi)部資源及其他可收集的重要資源進(jìn)行整合，進(jìn)一步對(duì)檔案管理方式進(jìn)行規(guī)范，進(jìn)而為一所涵蓋各大高校檔案資源的全面性檔案信息庫(kù)的建設(shè)奠定技術(shù)基礎(chǔ)。

（二）數(shù)字化信息庫(kù)的建設(shè)要點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展導(dǎo)致信息交流需求不斷增加，也決定著教育領(lǐng)域內(nèi)各大高校的檔案信息必然會(huì)逐漸開(kāi)始顯現(xiàn)出交互性特征，不可能只局限在固定的范圍內(nèi)。因此高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程推進(jìn)也自然需要有更廣闊的范圍，不可能只局限在校內(nèi)，信息化的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)注重各大高校內(nèi)部檔案與其他院校檔案的交互，特別是在完成信息化的建設(shè)之后，每個(gè)院校都能夠開(kāi)發(fā)出獨(dú)居自身特色并且能夠充分滿足自身信息需求的檔案資源，供給校內(nèi)學(xué)生及其他高校師生進(jìn)行查找瀏覽。校內(nèi)需要建立起能對(duì)各大院校資源進(jìn)行整合、收集、錄入與分類的內(nèi)部信息化建設(shè)機(jī)構(gòu)，對(duì)多所院校的檔案資源進(jìn)行收集，才能最終達(dá)成資源共享的目標(biāo)，開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案，利用自身的信息技術(shù)基礎(chǔ)對(duì)檔案資料進(jìn)行更有效的整合，并將檔案錄入系統(tǒng)，進(jìn)行細(xì)化分類，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化體系建設(shè)，供各大院校的師生去使用，才能提升檔案管理工作的水平。

（三）強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，提升員工專業(yè)性。在檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施過(guò)程中，檔案資源與資源用戶之間的交互，是由相關(guān)技術(shù)工作人員來(lái)操作的，相關(guān)工作人員在當(dāng)前檔案管理工作中起到的作用是無(wú)法忽略的，因此，在檔案管理工作信息化建設(shè)過(guò)程中，同時(shí)具有信息化專業(yè)技能與檔案管理知識(shí)的人才是至關(guān)重要的。我國(guó)步入了信息時(shí)代，高校的檔案管理工作享受著信息化趨勢(shì)帶來(lái)的便利，但同時(shí)也要承受跟從信息化趨勢(shì)的工作壓力，所以相關(guān)人員需要不斷根據(jù)發(fā)展需求提升自身專業(yè)性，培養(yǎng)對(duì)于檔案信息的整合與管理能力。而所謂專業(yè)性的提升，主要指代對(duì)提高管理人員檔案相關(guān)知識(shí)的培養(yǎng)、信息知識(shí)能力的提升等涉及多個(gè)方面的強(qiáng)化過(guò)程，這一過(guò)程需要管理人員學(xué)習(xí)當(dāng)前最新的信息技術(shù)，提升對(duì)信息的敏感度，并遵從相應(yīng)的信息應(yīng)用與共享準(zhǔn)則才能達(dá)成，從基礎(chǔ)能力的層次來(lái)看，高校需要引進(jìn)更多已具備一定信息素養(yǎng)素質(zhì)及檔案知識(shí)的信息管理人才，確保人才隊(duì)伍的統(tǒng)一性，強(qiáng)化隊(duì)伍質(zhì)量，這樣會(huì)使人才隊(duì)伍建設(shè)更有效率。此外，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)入職人才的強(qiáng)化培訓(xùn)，注重提升內(nèi)部人員的知識(shí)素養(yǎng)以及檔案管理能力，確保人才具備一定的專業(yè)性，再任命其開(kāi)始投入信息化建設(shè)工作，這樣才能規(guī)避在后續(xù)工作過(guò)程中可能面臨的各項(xiàng)問(wèn)題，才能確保信息化檔案管理系統(tǒng)更加完善，功能更全面，發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，進(jìn)而為建立起更有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)奠定技術(shù)基礎(chǔ)，保證系統(tǒng)的有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

國(guó)內(nèi)高校內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)工作，當(dāng)前依然面臨著諸多挑戰(zhàn)，需要不斷進(jìn)行思考，但創(chuàng)新思想的力量是十分巨大的，只要能意識(shí)到當(dāng)前教育發(fā)展的需求，隨時(shí)學(xué)習(xí)新的理念與技術(shù)，便自然能夠確保高校檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步實(shí)施，保證高校檔案管理工作得到長(zhǎng)足進(jìn)展。

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