高職院校信息化辦公

顏欣

摘要：隨著全球互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，高職院校的辦公方式也在發(fā)生著變化，從以前的紙質(zhì)辦公逐漸向無紙化辦公方向轉(zhuǎn)變。無紙化辦公的概念就是充分的利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過計算機進行日常工作的一種方式，在減輕高校工作人員壓力的同時也增加了工作的樂趣，提高工作的準(zhǔn)確率。本文就根據(jù)我國如今高職院校的發(fā)展情況，結(jié)合工作人員平時的做工流程，來設(shè)計的高職院校的辦公系統(tǒng)。自動辦公系統(tǒng)可以通過各種指令來快速的完成工作中需要做的事情。通過構(gòu)建這一高校的自動辦公系統(tǒng)總結(jié)出學(xué)校平時的工作流程，讓高職院校的管理更加規(guī)范和現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：工作流程；協(xié)同辦公；高職院校

引言

隨著科技的發(fā)展和信息的高速膨脹，人民的生活節(jié)奏也在不斷加快，傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)越來越不能滿足高校管理與需求，辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)讓高校的工作效率得到很好的提升，降低了辦公成本，受到越來越多的好評。國家教育部在十二五發(fā)展時期提出明確的目標(biāo)，讓全國的高校在2020年的時候都要實現(xiàn)辦公自動化，開啟全民學(xué)習(xí)的風(fēng)潮，讓中國進入到人力資源強國的行列中。

一、高職院校的信息化辦公現(xiàn)狀

高職院校的教育是與我國的基礎(chǔ)教育，高等教育，以及成人教育平等地位的四大教育之一，培養(yǎng)高技能，高素質(zhì)人才是高職院校教育的根基。隨著近幾年我國對技術(shù)性人才的重視，高職院校取得了較快的發(fā)展。我國過的技術(shù)性人才培養(yǎng)作出終重大的貢獻。

想要實現(xiàn)高職院校的教育現(xiàn)代化，就必須先做到高職院校的管理辦現(xiàn)代化。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及現(xiàn)在很多學(xué)校都開始了運用計算機技術(shù)進行辦公，建立起了完善的信息化管理系統(tǒng)。在這個基礎(chǔ)上老師的日常辦公也從平時的手動辦公轉(zhuǎn)向了信息化辦公。由于社會對高職人才的需求越來越多，這導(dǎo)致高職院校的辦學(xué)規(guī)模也越來越大，學(xué)校內(nèi)的管理系統(tǒng)不斷的完善。雖然學(xué)校有很完善的管理辦公系統(tǒng)，但是由于各個部門之間的聯(lián)系并不緊密，所以還沒有實現(xiàn)真正意義上的資源共享，導(dǎo)致高職院校的綜合辦公效率低下，無法適應(yīng)現(xiàn)代信息化辦公的需求。

二、工作流技術(shù)模型

工作流基數(shù)的先驅(qū)就是生產(chǎn)和辦公領(lǐng)域的自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)。工作流能讓辦公中的文檔，信息自動的整理歸檔，然后通過各種指令自動的進行工作分析的一種方式。一個工作流包括一種資料整理的開始到結(jié)束，他是對辦公過程中工作整個工作流程的一種總稱。

工作流技術(shù)越來越受到現(xiàn)代辦公人員的青睞，他最主要的特征是能夠通過固定的指令完成一些非常繁瑣的工作，進行智能化的數(shù)據(jù)分析處理，自動進行日常辦公的一種技術(shù)。隨著技術(shù)的成熟他在日常辦公中發(fā)揮的作用也越來越大，如今已經(jīng)成為信息化辦公中不可缺少的內(nèi)容之一，為實現(xiàn)高職院校的信息辦公化發(fā)揮了不可磨滅的作用。

工作流的工作原理就是利用系統(tǒng)中已經(jīng)提前設(shè)定好的業(yè)務(wù)流程模式，管理和控制功能，在辦公系統(tǒng)中實現(xiàn)自動化的一種管理方法。我就以中山某高校為例，工作流程管理系統(tǒng)整合了日常的會議紀(jì)要，考勤提交，會議申請，計劃提交文件管理，學(xué)生基本信息，老師的上課安排等。

（一）工作流引擎

工作流主要是由多個工作殷勤相互配合形成的，主要分為路由（route）、規(guī)則（rule）、角色（role）這三部分。路由的主要工作是通過計算機的指令進行消息的傳送和分析。規(guī)則是讓工作流在工作的時候分析工作步驟的邏輯條件?？梢宰尮ぷ髁鞴ぷ鞲锌裳?。角色是工作人員的意識體現(xiàn)，主要是方便使用人員的操作。在系統(tǒng)工作的時候要根據(jù)使用人員的不同指令對信息進行處理，達(dá)到信息指令和信息處理同一步驟。以上這些管理變化可用以下的圖標(biāo)來表示。

工作流在工作的時候主要是依靠數(shù)據(jù)模型和控制模型，數(shù)據(jù)模式是在系統(tǒng)建立的初期，使用人員根據(jù)自己的工作習(xí)慣進行的建設(shè)處理，他是各個部門工作情況的反應(yīng)。信息模式主要是評定工作流在工作的時候的狀態(tài)體現(xiàn)，他控制這各個部門的數(shù)據(jù)，各個部門通過這些數(shù)據(jù)進行檢索工作。整個工作系統(tǒng)都是由協(xié)作中心來同一執(zhí)行的，他是根據(jù)數(shù)據(jù)在處理中的情況進行的業(yè)務(wù)分析過程，對各個業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)以及分配進行協(xié)同作業(yè)。

（二）工作流管理系統(tǒng)

上面已經(jīng)描述了工作流在工作的過程中主要是運用一個或者多個工作引擎上。工作流的核心工作執(zhí)行這是他的執(zhí)行服務(wù)，與執(zhí)行指令的工作交互，在運營工作內(nèi)容的時候及時監(jiān)督者工作的狀態(tài)。如今很多的而國內(nèi)外研發(fā)機構(gòu)都開始對自己的產(chǎn)品進行更新以更實用日常工作的需求。例如IBM MQWorkfiow、BEA WebLogic Integraion 等等國內(nèi)的注明軟件工作有Inrorflow信雅達(dá)的smnfow等等。

三、高職院校的協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計

高職院校是的信息化辦公系統(tǒng)是一個多部門多辦公內(nèi)容的綜合體現(xiàn)，自動化信息辦公系統(tǒng)要讓所有的相關(guān)使用人員都能在同一個作業(yè)系統(tǒng)中實現(xiàn)統(tǒng)一作業(yè)，信息共享。在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，所有的工作流程都簡稱為工作流，它主要是提供這安全，可靠的管理信息系統(tǒng)。高職院校的辦公系統(tǒng)主要是在學(xué)校運行過程中的工作流程管理，教務(wù)教學(xué)的管理，日常辦公的管理，和行政事務(wù)的管理等等。以及在當(dāng)前工作環(huán)境下的多種部門交流方式，系協(xié)同辦公的傳真系統(tǒng)，email。短息服務(wù)等信息接口。

四、高職院校信息辦公達(dá)到的目標(biāo)

（一）形成連接學(xué)院各部門的信息網(wǎng)絡(luò)

辦公系統(tǒng)是一個強大的信息處理平臺，在這個平臺上面有著各種業(yè)務(wù)的相關(guān)聯(lián)系，通過每一個他的登陸窗口把學(xué)校內(nèi)部的各個部門緊密的聯(lián)系在一起，讓學(xué)校內(nèi)的資源可以整體分享，比如學(xué)院內(nèi)部的分院，職能部門，教學(xué)部門，教職工等等，都可以擁有自己的登陸窗口，并在系統(tǒng)里面進行信息的處理。

（二）滿足高職院校的管理需求

信息化辦公就是以信息平臺為媒介，利用手機短息，電子郵件等先進的信息傳遞系統(tǒng)吧學(xué)校的各種管理工作落實到位，讓老師在工作的交流，學(xué)習(xí)，溝通更加方便，消除老師的時間和空間障礙，讓教職工能夠及時接受自己的工作內(nèi)容，更加優(yōu)異的完成工作。

（三）可自行規(guī)劃的開放式平臺

信息化辦公系統(tǒng)應(yīng)該要考慮到學(xué)校工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變，在設(shè)計的時候要讓信息系統(tǒng)人性化。系統(tǒng)提供的圖紙奧基于節(jié)點的工作流轉(zhuǎn)模式，并對具體的要求能通過具體的指令進行分析，可以快速規(guī)范的處理工作中的問題，以便高職院校能夠方便的進行行政事務(wù)和管理的信息化。

結(jié)論：

高職院校的信息化辦公已經(jīng)成為如今不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，本文主要是針對高職院校的信息化辦公現(xiàn)狀，進行分析高職院校信息化協(xié)同辦公系統(tǒng)的研究，為高校管理提供一個安全快捷的管理渠道，創(chuàng)立更加靈活的辦公系統(tǒng)平臺，讓高職院校各個部門的信息能夠共享，在各個部門中建起一個有力的溝通平臺，讓辦公更加簡單，方便。

參考文獻：

[1]瞿小寧. 信息化辦公在高職院校信息化建設(shè)中的作用研究[J]. 通訊世界，2016，04：205-206.

[2]黃曉武. 基于J2EE技術(shù)的高職院校的自動化辦公系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)[D].電子科技大學(xué)，2013.

[3]倪燁. 基于工作流的高職院校自動化辦公的設(shè)計與實現(xiàn)[D].南昌大學(xué)，2013.

[4]孫鑫. 高職院校信息化辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實施[D].山東大學(xué)，2014.