關于做好財政基層培訓檔案管理工作的思考

李翠芳

摘 要：財政基層培訓檔案管理工作是財政基層培訓基礎工作的重要組成部分，要認真分析研究檔案管理工作好的經(jīng)驗，準確把握檔案工作的特點和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。文章通過調(diào)研和理論分析，從五個方面闡述如何做好財政基層培訓檔案管理工作，對在實踐工作中進一步提高財政基層培訓檔案管理工作地位、作用的認識，切實搞好檔案管理，加強財政基層培訓工作具有一定的借鑒作用和參考價值。

關鍵詞：檔案管理意識 檔案管理現(xiàn)代化 創(chuàng)新管理

中圖分類號：F810，F(xiàn)240 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）03-275-02

財政基層培訓檔案管理工作是財政基層培訓基礎工作的重要組成部分，要做好財政基層培訓工作，領導應予以重視，學校應健全制度、加強管理。檔案管理人員必須加強業(yè)務學習，努力掌握現(xiàn)代信息技術，將信息技術充分應用于學校檔案管理，才能更好、更快、更科學地發(fā)揮檔案自身的作用，為財政基層培訓事業(yè)發(fā)展服務。由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的一個大的轉變，需要大力倡導開拓創(chuàng)新精神，進一步形成推進檔案工作創(chuàng)新的濃厚氛圍。要認真總結檔案工作好的經(jīng)驗，準確把握檔案工作特點和規(guī)律，用新觀念新思路解決新情況新問題。

一、樹立檔案意識，建立完善制度，努力收集好檔案材料

檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對工作的實際情況，與學校各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎。

檔案工作肩負著維護黨和國家歷史真實面貌的重任，因此，需要檔案工作者熱愛檔案事業(yè)，具有敬業(yè)愛崗、無私奉獻、存實求真的高尚情操，努力在平凡崗位上做出不平凡的成績。

1.加強檔案宣傳工作。我國的公民檔案意識比較薄弱，薄弱的意識制約著檔案工作的開展。所以要引導、宣傳檔案工作的重要性，加強人們對檔案信息資源的認識。如利用檔案制作圖文展覽，符合學校干部職工的文化心愿，在培養(yǎng)廉潔奉公、樹立文明形象等方面起到春風化雨、潤物無聲的作用；利用局域網(wǎng)，建立庫藏主頁，處理好開放與保密的關系，提供檔案信息服務；把檔案作為一項推動財政文化、學校文化、廉政文化建設的創(chuàng)新工程，引導干部職工樹立“有為才有位”的意識。要讓人們感受到檔案信息資源帶來的便利，以此取得理想的社會效益和經(jīng)濟效果。

2.要結合本校的具體情況，檔案材料的形成規(guī)律，建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡體系，協(xié)調(diào)校長室、辦公室、采編科、管理科、培訓科、編輯部等部門做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡，做好檔案收集的基礎工作。檔案材料收集的基本要求是：主動及時、全面準確、保質(zhì)保量、安全保密、關心期限。檔案管理人員在把握收集工作的范圍和途徑的基礎上，還必須針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少檔案材料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還促進了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎。

3.做好文件收集工作。日常的文件收集看似簡單、技術含量不高，但要收集得齊全完整，就需要檔案管理工作者懂得“挖”的技巧。要樹立“依規(guī)行事，應收盡收”的意識，制定歸檔范圍，始終把歸檔文件作為檔案工作的出發(fā)點和落腳點。收集得完整與否影響著檔案價值，不該歸檔的文件不接收，力爭文件材料不龐雜，同一問題的文件材料要弄清來龍去脈，保持內(nèi)在聯(lián)系，有效提高歸檔文件材料的歸檔率和完整率。

4.優(yōu)化檔案服務手段?！胺奖阖斦W校干部職工利用檔案”是本校檔案部門突破自身價值的動力，“確保檔案安全保密”是檔案工作人員第一要責。服務手段要多樣化，既活用巧用，又要把握好原則性，彰顯檔案材料效能。工作過程中，要分清主次，重點為本校領導決策做好服務。首先是為科室協(xié)調(diào)做好服務，其次是為干部職工需要做好服務，使檔案服務達到優(yōu)化。要配合本校的工作，以聲像、宣傳片、紙質(zhì)、電子版等不同形式的記錄載體，探索開發(fā)利用的新途徑和新方法，讓檔案材料發(fā)揮實際效用，形成充滿活力的檔案發(fā)展新局面。

二、熟悉財政基層培訓知識，掌握檔案管理工作的技術

“在其位，謀其事”，作為檔案工作者應該優(yōu)化服務，提高效能，掌握各門類檔案的分類、整理要旨，掌握計算機基本技能，熟悉文書檔案的基本內(nèi)容，更好地開展檔案的整理、查閱、利用。

1.熟悉財政、會計、檔案專業(yè)知識。省會計函授學校（財政干教中心）檔案主要是會計檔案和文書檔案，記錄政府配置財政、學校資源，體現(xiàn)公共財政“取之于民、用之于民”的本質(zhì)特征。作為檔案工作者應具有一定的會計、財政理論和檔案專業(yè)知識，才能合理分類整理各門類檔案、及時為查檔者找到所需的檔案，實現(xiàn)檔案的有效價值。要樹立管理與服務并重的檔案工作新理念，始終把提高自身素質(zhì)作為檔案服務的根本方向，為全力打造陽光財政發(fā)揮應有的作用。

2掌握文件歸檔方法。整理歸檔文件應根據(jù)檔案工作有關要求，堅持“以我為主”、“保持歷史聯(lián)系”的歸檔原則，統(tǒng)籌兼顧財政、會計特點，進行分類、整理、編號、歸檔。各類檔案的歸檔要嚴格做到分類科學，組卷合理，排列有序，保管期限劃分合理，做到歸檔案卷美觀、檢索利用便捷。

3.健全檔案檢索工具。檢索工具好比人的一雙眼睛，遇到查閱檔案時通過檢索工具快捷地調(diào)出來，所以編制檢索目錄時應考慮周到、細化、便于查找利用。此外根據(jù)財政基層培訓工作特點，要找準與利用的對接點，圍繞學校熱點來選題，力求出精品，避免浪費人力和物力。在編制專題目錄時，要注意有效維護全宗內(nèi)的專題檢索工具的完整性，比如今年報送財政部2015年研究課題報告“財政基層培訓工作方式方法創(chuàng)新理論研究專題檢索目錄”，可能涉及或分散在全宗內(nèi)各門類、各個案卷的檔案。編制時應不受案卷、保管期限的限制，應把同一主題內(nèi)容所涉及的目錄統(tǒng)一起來，分項目設置專題檢索工具，為提供完整的檔案查閱省時省力，降低漏檢率與誤檢率。

三、與時俱進，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己具備信息技術和網(wǎng)絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術，整理檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C檢索查閱，大大減少了查找名錄的時間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于財政、學校工作。

四、勤奮學習，努力工作，養(yǎng)成良好的習慣

“水之積也不厚，則其負大舟也無力?！睓n案工作者要加強職業(yè)道德建設，有針對性地選擇能提高自己專業(yè)知識的書本學習，虛心向?qū)Ρ韭毠ぷ饔刑嵘娜藛T學習，利用網(wǎng)絡有選擇地學習，熟練掌握計算機等現(xiàn)代化工具，使學習學到點，工作干到位，真正學以致用、學有所用。

1.勤奮學習善于思考。檔案工作人員在分門類整理文件材料時，是新知識、新技術的實踐，也是理論與實踐、歷史與現(xiàn)實的統(tǒng)一過程。在判斷它是否屬于歸檔范圍，劃分保管期限、屬于哪一類時，要善于從文件材料中分析、梳理文件精神，掌握方針政策、工作要點，做到心中有數(shù)、在收集過程中提升自己的知識水平，提高工作的系統(tǒng)性和預見性。

2.謀其事要有道?！八街梢怨ビ瘛?，要學會向身邊的領導、同事學習，博采眾長，從中感悟出適合自己的思路、方法，少走彎路，提高工作效率，真正把學習作為突破自身效能的根本途徑。

3.探究分析編纂技巧。檔案編纂是檔案材料運用和檔案管理走向科學化的標志。隨著山西財政實力逐年增長，財政干部已不滿足于簡單檔案信息查詢數(shù)據(jù)，更多地關注較有深度的財政、會計檔案文獻，關注財政、會計政策的變遷，給檔案編篆帶來了新的挑戰(zhàn)，使檔案工作人員擔負起了歷史的責任。作為檔案工作者，應探析編纂寫作技巧、規(guī)律、特點，把靜態(tài)的檔案轉變?yōu)橛欣脙r值的動態(tài)財政文化、學校文化。

五、勇于創(chuàng)新工作思維，提高檔案的利用率

利用計算機技術和相應的設備，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，通過計算機技術轉換為數(shù)字化的、可以被計算機識別的數(shù)字信息，組織加工整合成各種數(shù)據(jù)庫形式進行存儲，然后通過網(wǎng)絡和信息系統(tǒng)提供快捷方便的檔案信息服務，從而提高檔案的利用效率和財政基層培訓工作的效率。

檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現(xiàn)代化管理手段，按照國家的有關規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。具體來講要做到四點：一是不壞即檔案保管的完好無損，不因各種因素使檔案損壞、有破損的檔案及時修復；二是不丟即不因工作疏忽而使檔案遺失或被盜，保證檔案實體和內(nèi)容均安全；三是不亂即保證檔案保管工作有條不紊、排架整齊規(guī)范、有章可循、有目可查；四是不散即保證檔案管理相對集中，要便于檔案管理與查找利用。

檔案管理工作者嚴格執(zhí)行國家的保密政策，嚴防泄密。建立科學的管理制度，為和諧社會建設提供及時、準確、周到的服務。根據(jù)本校的特點制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。我校為方便我省財政支農(nóng)政策培訓和全省鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政干部培訓等工作于2013年編成一本《管理文件匯編》手冊，供全省函校系統(tǒng)參考和使用。檔案管理工作者要認識到檔案的重要性，認識到做好檔案管理工作的重大意義，這樣才能真正的做好財政基層培訓工作。

總之，要實現(xiàn)科學的檔案管理，逐步走向現(xiàn)代化管理，提高我省財政基層培訓工作檔案的利用價值，只有認真貫徹落實有關檔案管理的法律、法規(guī)，扎實做好我校的檔案基礎工作，改變現(xiàn)狀、不斷創(chuàng)新、加大投入人力和物力，提高檔案管理工作的自身價值，產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益和社會效益，才能使檔案管理工作與時俱進，適應新形勢發(fā)展的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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（作者單位：山西省會計函授學校 山西太原 030024）

（責編：陳博元）