普通高校院系資料室建設現(xiàn)狀的思考

關鳳麟

（山西大同大學物理與電子科學學院，山西 大同 037009）

普通高校院系資料室建設現(xiàn)狀的思考

關鳳麟

（山西大同大學物理與電子科學學院，山西 大同 037009）

高校院系資料室既是學校圖書館資源的補充部分，又是學院教學科研不可缺少的輔助機構；是院系整體工作的一部分，具有自身的特點，充分認識資料室的現(xiàn)狀與存在的問題，有利于今后的學院建設與發(fā)展。

院系資料室；管理現(xiàn)狀；創(chuàng)新

目前我國高校的圖書資源料一是于來源學校圖書館，其次就是各院系的專業(yè)圖書資料室。高校院系資料室既是學校圖書館資源的延伸與補充部分，又是學院教學科研不可缺少的輔助機構，更是院系整體工作的一部分。由于每所高校的硬件設施不同，建校歷史的長短不一，加上管理規(guī)范化程度有嚴有松，院系資料室的建設水平就各有高低。筆者以山西大同大學某學院資料室為例，分析普通高校院系資料室的建設情況。

一、院系資料室基本工作內容

（一）文獻資料的訂購登錄 學院資料室的專業(yè)圖書訂購通常由自學校圖書館統(tǒng)一管理。每年學校訂購圖書時，學院領導首先征求教師們的意見，以教研組為單位提供書目名稱，經(jīng)學院領導開會確定后提供給圖書館書目名單，由學校負責出資、校圖書館統(tǒng)一采購；從2008學院資料室重新成立以來，學校為該學院訂購圖書情況如下：2009年訂圖書1413冊，圖書經(jīng)費支出4965元，2013——2016年四年分別訂購圖書219冊、28冊、76冊、95冊，經(jīng)費支出分別為10649元、1018元、3074元、12042元。由此可見該學院從2008年成立圖書資料室以來，年平均購書229冊，年均圖書經(jīng)費支出4095元；圖書之外的期刊訂購從2013年開始，學校每年下?lián)?000元的訂刊經(jīng)費，訂購、取刊、登錄、記賬（手工）無需經(jīng)過圖書館，由資料員負責該項工作。

（二）分類匯編 院系資料室的圖書多數(shù)都是圖書館統(tǒng)一采購，并由圖書館統(tǒng)一加工，編好書名目錄和分類目錄，蓋好圖書館的專章，經(jīng)過貼條碼、標簽、壓防盜磁條等一系列的工序，加工完畢之后再由各學院取回各院系資料室，由工作人員排序、上架、整理、保存、管理，供本學院師生查閱。

（三）排架 為了廣大師生更快、更準確地找到所需要的資料，工作人員對圖書、期刊、報紙等資料進行合理的排架。雜志先按照年份分類，同一年的期刊再按照學科名稱依到刊時間先后順序分類排架；報紙每日從收發(fā)室取回分類后送往學院領導、系辦公室供教師閱覽；專業(yè)圖書按專業(yè)科目對應的圖書分類法排架，盡可能方便廣大師生查閱。

（四）借閱 學院資料室的圖書由于沒有復本，并且?guī)缀鯖]有參考書，這樣師生們需要查閱資料的時候只能在資料室閱覽，一般情況資料不得外借；只有在假期或者年輕教師考博急需的特殊情況下，才能辦理短期的借閱手續(xù)，把圖書帶回自己家里閱讀。

二、院系資料室的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）經(jīng)費短缺給資料的訂購帶來困難 由于經(jīng)費的嚴重不足，直接影響了院系圖書數(shù)量的增加。近年來，資料室作為教學科研機構的輔助部門，購書經(jīng)費一直由學校統(tǒng)一分配，而近兩年來，隨著圖書資料的大幅度漲價，更讓購買書、刊的經(jīng)費捉襟見肘。導致一些必需的教學、科研用書得不到及時補充，以某學院訂報刊為例：從2013年至今，雜志的種類逐年都在變化。2013年訂雜志5種，僅專業(yè)學報一種就花費2400元，占掉本年雜志經(jīng)費總額的48%，所以從2014年后不得已刪訂了很有參考價值的專業(yè)學報，改訂其他雜志；2016年以來，個別雜志的價格大幅度上漲，比如《物理實驗》（增36元）、《電子元件與材料》（增48元）、《教學與研究》（增48元），2017年新增了《光譜學與光譜分析》（年價605元）、《太赫茲科學與電子信息學報》（年價120元）兩種，又取消了《國外電子測量技術》（年價360元）、《電子報》、《參考消息》等。一些有理論價值的期刊失去了連續(xù)性甚至干脆出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，在校撥經(jīng)費（5000元/每年）不變的前提下，訂購報刊的難度越來越大，購買教學參考書的愿望更是可望而不可即。造成了院系資料室無法滿足師生的教學科研需求。

（二）管理上不受重視 院系資料室和圖書館，其實屬于學校的兩個不同部門，難免有各自為政的現(xiàn)象。資料員的編制在學院，業(yè)務上又屬圖書館管理，站在圖書館的角度看，各院系資料室辦得好壞與圖書館的工作業(yè)績關系不大；從院系的觀點出發(fā)，資料室的所有圖書采購、加工都由圖書館統(tǒng)一安排，已買好的圖書等到他們加工手續(xù)全面完成，已經(jīng)是好幾年后的事了。部分教材的到位遠遠跟不上院系教學的步伐。如《數(shù)字電子技術基礎》、《模擬電子技術基礎》等回到資料室，版本已經(jīng)換成第5版了。這樣學院對圖書加工速度的怨言也在所難免。

資料人員在職稱評定方面也不被重視，圖書職稱的歸口是其他系列，每年在職稱評定方面，學校分配給其他系列的名額少得可憐。十多年了，圖書系列一直沒有職數(shù)，常常處于很被動的局面，這樣工作人員難免有消極情緒。

由于管理不規(guī)范，個別老師以考博、科研為借口把從資料室借上的書當作己有，多年不還，資料員又不敢理直氣壯地催促，出現(xiàn)“死書”現(xiàn)象，資料員對此也很無奈。

（三）資料員文化程度參差不齊，服務手段落后大多數(shù)二本高校院系資料員隊伍參差不齊，學歷結構、專業(yè)結構不夠科學合理。有圖書專業(yè)的本科生，也有非專業(yè)的本科生；有專職教師兼職的，還有部分聘用工人，從2008年資料室重新成立以來，資料人員也沒有經(jīng)過統(tǒng)一的技能培訓，除了工作人員自己主動學習專業(yè)知識外，全靠工作中不斷的琢磨，總結經(jīng)驗。資料室建設對于教學科研，學科建設的關系無從把握，更無法對教師的教學科研提供高質量的服務。工作只能停留在訂書、訂刊、收取、登錄、整理、上架、流通、借閱等一般性的服務層面。資料員的精力主要用在被動的“借借還還”和打掃衛(wèi)生的工作上，資料室對教學科研人員的專題服務、專題文獻檢索、科研咨詢等專業(yè)化服務成了空想。

三、加強院系資料室的建設措施

（一）重視院系資料室的發(fā)展，加大對資料室的投資 院系資料室座落在本學院所在的教學樓內，便捷的地理位置本可以為廣大師生查閱資料提供諸多方便；然而手工作坊式的服務方式嚴重阻礙了資料室的發(fā)展。在信息飛速發(fā)展的時代，院系資料室還沒有配備現(xiàn)代化的設備。計算機、復印機、打印機、傳真機、掃描儀一樣也沒有，且資料室一直兼有會議室的雙重功能，教師電子閱覽更是紙上談兵。所以院系資料室的資料查閱仍處于落后的手工操作階段，信息資源的建設也成了句空話。

（二）資料室與圖書館應全面合作、資源共享學校圖書館要不定時地對院系資料室的業(yè)務工作進行指導，在與資料室的共同發(fā)展中起到好的引導作用，不斷完善院系資料員的情報工作，提高資料室的各項服務水平。購書方面，要從院系教學和科研的實際出發(fā)，征求教研室主任與學科帶頭人甚至每位老師的意見，有計劃有重點地購置急需的圖書資料。在院系圖書建設中讓每位老師都發(fā)揮自己的作用，在利用圖書資料方面實現(xiàn)互通有無、資源共享。

（三）提高資料員的素質 資料員應時刻保持讀者至上、服務第一的工作態(tài)度，堅持愛崗敬業(yè)無私奉獻的精神；擁有良好的政治思想與職業(yè)素質，服務于廣大師生。在21世紀人機結合的時代，還必須有一定的外語水平和扎實的專業(yè)知識，學會計算機網(wǎng)絡知識及其運用，學校應該重視院系資料員這支隊伍的培養(yǎng)和發(fā)展，為他們提供再學習的機會，不斷提高他們的業(yè)務水平。院系資料員只有不斷充電提高，才能改變以前單純的服務員、保管員甚至勤雜工等身份，與時俱進，真正跟上教學科研發(fā)展的步伐，成為信息時代合格的資料員。

（四）建立圖書數(shù)據(jù)庫，開展特殊服務 高校院系資料室的閱覽環(huán)境雖比不上校圖書館的舒適寬敞，文獻資料的收藏也不及圖書館的豐富先進，但它區(qū)別于圖書館的最大特點就是資料的專業(yè)性強，而且有靈活方便的借閱制度，所以院系資料室工作人員要盡量掌握計算機操作技術，使資料室收集的文獻在加工、整理、存貯、傳遞、咨詢和檢索等方面盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化，建立起有自己專業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫，如：本專業(yè)圖書書目數(shù)據(jù)庫、專業(yè)報刊資料數(shù)據(jù)庫、博士科研成果數(shù)據(jù)庫、歷屆畢業(yè)生學位論文數(shù)據(jù)庫、各種專題講座數(shù)據(jù)庫等。

其次要成立師生共用的電子閱覽室，為師生提供多樣化的信息服務，實現(xiàn)文獻檢索課程的網(wǎng)上教學及光盤數(shù)據(jù)庫檢索的需要。院系資料室要根據(jù)自己的專業(yè)特點及讀者的信息需求制作出目錄清晰、結構合理、又具有專業(yè)特色的網(wǎng)頁，開設網(wǎng)址，把資料室的資源信息與圖書館的資源信息在學校網(wǎng)址上并網(wǎng)運行，提高信息資源的利用率，使學院廣大師生不用花費大量的精力和時間，就能快速查找到自己所需的文獻信息，能及時了解本學科國內外研究的最新動態(tài)，方便地利用網(wǎng)絡快速獲取自己急需的文獻和資料，實現(xiàn)真正意義上的資源共享。

主動開展專題文獻服務，協(xié)助全體師生和科研人員進行項目查新、項目背景分析工作，根據(jù)學院的教學計劃和各專業(yè)課的內容，整理相關的教學參考資料并及時反饋給有關教師，最大限度地發(fā)揮院系資料室的情報職能。

（五）加強網(wǎng)絡化和自動化建設 首先要加強院系資料室的自動化建設，通過計算機的自動控制，將圖書資料的采購、接受、登記、編目、檢索、利用聯(lián)成一體，將圖書資料的各項管理業(yè)務操作系統(tǒng)化、自動化。院系資料室把所藏文獻和外來信息進行加工，以電子化的方式存貯在計算機里，然后設立網(wǎng)絡，接入校園局域網(wǎng)，這樣學院師生在查閱資料時就可以足不出戶，通過網(wǎng)站訪問，方便、快捷、準確、高效地找到所需的信息，再不會受時間、地點的約束限制。在圖書館自動化系統(tǒng)的基礎上建立院系資料室子系統(tǒng)，既方便聯(lián)網(wǎng)查詢館藏和采購數(shù)據(jù)，又可以進行聯(lián)機訂購、書刊分編。院系資料室在校圖書館的統(tǒng)一規(guī)劃和指導帶領下，再逐步實現(xiàn)全校院系圖書文獻資料管理自動化，實現(xiàn)圖書館與院系資料室的網(wǎng)絡互訪和連接，共同為讀者提供代查代檢，指導其利用電子資源，并向其推薦新書，完成相關信息咨詢服務。加強館藏文獻的電子化和專題數(shù)據(jù)庫的建設，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)化，利用網(wǎng)絡技術和現(xiàn)代通信，加強建設信息網(wǎng)絡，爭取實現(xiàn)網(wǎng)絡化服務。

結語

院系資料室手工作坊式的服務方式，已經(jīng)遠遠跟不上信息飛速發(fā)展的節(jié)拍，在經(jīng)費有限的條件下，更新服務觀念、提高資料員的素質，建立特色數(shù)據(jù)庫，開展特色服務，利用現(xiàn)有校園網(wǎng)的優(yōu)勢資源，改進院系資料室的服務內容，加強資料室網(wǎng)絡化和自動化的建設，更好地為院系教學科研服務，是當前普通高校院系資料室工作建設的當務之急。

[1]劉宏偉.高校院系圖書資料的管理與創(chuàng)新[J]．東北林業(yè)大學學報，2010(08)：131-132．

[2]靳隨玲.論高校院系圖書資料室的現(xiàn)狀與建設[J]．高校圖書情報論壇，2007(01)：53-55．

[3]李 冰，張麗華.試論高校院系圖書資料的建設與發(fā)展[J]．中國電力教育，2010（19）：174-175．

[4]梁繼芳.21世紀高校院系資料室的管理創(chuàng)新探索[J]．高校圖書館工作，2008（04）：82-83．

The Discussion on Departmental Reference Room of the University

GUAN Feng－Lin
（Department of Physics and Electronics，Shanxi Datong University，Datong Shanxi，037009）

Not only is departmental reference room of the university the supplemental part of school library＇s source，but also it is indispensable auxiliary body of college＇s teaching and research，which is a segment of work of the entire department．The passage below mainly introduces work of departmental reference room and analyzes the present situation and existed problems，offering suggestions for future development．

departmental reference room；administration of books；innovation

G258．6

A

〔責任編輯 趙曉潔〕

1674-0882(2017)04-0110-03

2017-05-25

關鳳麟（1967－），女，山西陽高人，館員，研究方向：圖書館建設。