新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在的問題及其對策

■鐘啟超

新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在的問題及其對策

■鐘啟超

干部人事檔案是組織人事工作的重要基礎(chǔ)和價(jià)值所在。當(dāng)前，云南省各級組織人事部門正在全面開展干部人事檔案的專項(xiàng)審核工作，針對“三齡二歷一身份”信息不準(zhǔn)確、整理不規(guī)范等突出問題，加大了干部人事檔案的審核力度，對存在的問題進(jìn)行全面整改，堅(jiān)決查處檔案造假的問題，有力地確保了干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性。本文通過分析和總結(jié)專項(xiàng)審核中過程中出現(xiàn)的問題及其產(chǎn)生的原因，提出自己的見解和看法，以便更好的管理干部人事檔案。

一、干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在的問題

在干部人事檔案中，“三齡”是指出生年月、參加工作時(shí)間和入黨時(shí)間；“二歷”是指學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷；“一身份”是指干部身份?！叭g二歷一身份”是干部人事檔案管理的核心內(nèi)容，也是干部選拔的重要依據(jù)。

（一）對“三齡”的認(rèn)定問題

1.對“出生日期”的認(rèn)定問題

對出生日期的認(rèn)定，主要是依據(jù)《中組部、人事部、公安部關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理的通知》等相關(guān)文件精神，堅(jiān)持“公平公正”、“最先最早”、“全面取證”和“嚴(yán)格組織認(rèn)定程序”的原則。通常，在干部人事檔案審核過程中，出現(xiàn)最多是出生時(shí)間記載不一致和涂改的問題，究其原因主要有：一是對農(nóng)歷、陰歷日期沒有區(qū)分，也沒有進(jìn)行備注的；二是入學(xué)、參軍或招工時(shí)修改了出生日期；三是在填寫出生日期時(shí)，由于粗心大意導(dǎo)致填錯(cuò)后進(jìn)行涂改的。

附表學(xué)歷學(xué)位應(yīng)具備的檔案材料對照表

2.對“參加工作時(shí)間”的認(rèn)定問題

主要是參加工作時(shí)間記載不一致的問題。一是知識青年上山下鄉(xiāng)等，這類情況檔案中沒有規(guī)范的審批材料，通常在檔案中只有公社或大隊(duì)開具的證明材料，有的只是在檔案材料中體現(xiàn)了相關(guān)工作經(jīng)歷；二是企業(yè)管理不規(guī)范，勞動(dòng)合同書簽訂時(shí)間和錄用時(shí)間不一致；三是應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)時(shí)間和參加工作時(shí)間出現(xiàn)七月和八月銜接不一致。上述三種情況，就造成了檔案材料記載的參加工作時(shí)間與本人填寫的參加工作時(shí)間不一致的問題。

3.對“入黨時(shí)間”的認(rèn)定問題

在審核過程中發(fā)現(xiàn)有少數(shù)入黨時(shí)間記載不一致的問題，主要原因是在區(qū)分黨的不同歷史時(shí)期，黨員入黨時(shí)間的計(jì)算方法各有不同理解有誤。

（二）對“二歷”的認(rèn)定問題

1.關(guān)于學(xué)歷材料的收集

干部學(xué)歷的認(rèn)定要以教育部規(guī)定的相關(guān)學(xué)歷、學(xué)位管理政策為主。其中，包括全日制教育與在職教育兩種。按照國家教育部門關(guān)于學(xué)歷學(xué)位的有關(guān)規(guī)定，屬于普通全日制教育的，按全日制教育認(rèn)定。在職教育包括函授、自考、成人高考、黨校研究生學(xué)歷等。干部學(xué)歷的認(rèn)定材料要齊全，入學(xué)的手續(xù)、畢業(yè)的情況等學(xué)籍材料都需要審查，對有疑問的學(xué)歷需要到教育部門進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)定和到原畢業(yè)學(xué)校開具學(xué)歷證明。

2.對“學(xué)歷”認(rèn)定的問題

一是本科學(xué)歷的認(rèn)定。在審核中發(fā)現(xiàn)多數(shù)本科院校沒有《授予學(xué)士學(xué)位決定》，這需要到學(xué)校進(jìn)行核實(shí)，沒有的要注明原因，但學(xué)籍材料中必須要有學(xué)習(xí)成績表和畢業(yè)生登記表，在報(bào)考碩士（研究生）須有《學(xué)習(xí)成績表》；二是碩士（研究生）學(xué)歷的認(rèn)定。有部分院校沒有單獨(dú)的《授予碩士學(xué)位決定》，一般在碩士學(xué)位申請中有授予學(xué)位決定，在學(xué)籍材料中必須要有學(xué)習(xí)成績表和畢業(yè)生登記表，在報(bào)考博士研究生須有《學(xué)習(xí)成績表》；三是博士研究生學(xué)歷的認(rèn)定。授予博士學(xué)位的決定一般都需要有，在博士研究生學(xué)籍材料中必須要有兩位專家的《推薦書》和《博士研究生畢業(yè)登記表》。學(xué)籍材料中重點(diǎn)是《學(xué)習(xí)成績表》、《畢業(yè)生登記表》這兩樣材料，都必須齊備。此外，學(xué)籍材料缺失的，需要到教育部門出具學(xué)歷證明，到畢業(yè)學(xué)校查找或由院系出具學(xué)歷證明。對于不符合報(bào)考條件但已取得學(xué)歷學(xué)位和研究生課程進(jìn)修班文憑的，要重點(diǎn)進(jìn)行審核，及時(shí)予以糾正。

（三）審核清理中存在的問題

1.個(gè)人信息不準(zhǔn)確的問題

在干部人事檔案審核清理過程中，對個(gè)人信息的審核是其中重要的組成部分。在實(shí)際的工作中，有些干部不重視信息的填寫，檔案材料中往往會出現(xiàn)多個(gè)出生年月的信息。例如，在填寫過程中有時(shí)填寫公歷日期，有時(shí)填寫農(nóng)歷日期，因而，出現(xiàn)出生日期不一致的情況。在填寫出生日期時(shí)，常常出現(xiàn)因字跡太過潦草而辨別不清年月日的問題，填寫信息很隨意，填錯(cuò)了進(jìn)行涂改的情況較為突出。此外，在實(shí)際工作中，常常會遇到檔案年齡與本身年齡不符的情況，究其原因主要是由于個(gè)人利益，如入學(xué)、入伍、招聘有年齡限制，而個(gè)人未達(dá)到年齡要求時(shí)，很多人都會修改出生日期，將年齡虛報(bào)填大以滿足入學(xué)、招工等要求。還有的遇到退休、升職的年齡限制時(shí)，又會出現(xiàn)將年齡虛報(bào)填小的情況。

2.管理的問題

由于對檔案管理的重視程度不夠，在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)一些管理漏洞。例如，沒有養(yǎng)成檔案材料收集的習(xí)慣，形成檔案材料的部門不能定期移交檔案材料，等等，這些都造成材料缺失和信息不符等問題。

3.材料不齊全的問題

有些干部在參加工作時(shí)，原始的檔案材料本身就不齊全，尤其是知青上山下鄉(xiāng)證明缺失的較多。此外，還有一些臨時(shí)工轉(zhuǎn)正檔案不齊全，調(diào)動(dòng)材料不完善等多方面原因造成的問題。

4.進(jìn)檔材料審核把關(guān)不嚴(yán)的問題

干部個(gè)人對檔案不重視，經(jīng)常會出現(xiàn)各種填寫錯(cuò)誤的問題，這往往是干部人事檔案管理部門沒有意識到檔案管理的重要性，對干部檔案材料的審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案管理中材料出現(xiàn)單位印章不規(guī)范和材料制作不符合要求以及材料中出現(xiàn)空白等問題。這就要求在進(jìn)檔過程中要嚴(yán)格按照《干部人事檔案鑒別歸檔制度》進(jìn)行認(rèn)真鑒別，切實(shí)把好“進(jìn)檔關(guān)”，從而提高檔案管理的效率。

5.檔案管理人員自身的問題

部分檔案管理人員缺乏對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，參加檔案管理培訓(xùn)的機(jī)會較少，大多都按部就班地從事檔案工作，就致使這些檔案管理人員的觀念落后，不會運(yùn)用先進(jìn)的思想理念、現(xiàn)代的技術(shù)手段、科學(xué)的管理方式開展工作，造成工作效率低下等問題。

二、做好干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的對策建議

（一）對“三齡二歷一身份”認(rèn)定的對策

1.對“出生日期”認(rèn)定的方法

對“出生日期”的認(rèn)定，應(yīng)依據(jù)干部的出生日期以檔案中記載“最先最早”的材料為準(zhǔn)。對于個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期作為依據(jù)。關(guān)于農(nóng)歷公歷換算問題，干部人事檔案中最早材料記載的干部出生日期且注明了農(nóng)歷(陰歷、古歷或舊歷)等字樣的，可以按照換算后的公歷(陽歷)時(shí)間進(jìn)行認(rèn)定，如沒有注明的則不能進(jìn)行換算，應(yīng)以最早材料記載的出生時(shí)間認(rèn)定。對于最早形成的材料有涂改的，要認(rèn)真甄別，區(qū)分開筆誤和故意涂改的情況，并按照“全面取證”的原則，調(diào)閱原始戶籍檔案進(jìn)行核實(shí)。當(dāng)難以認(rèn)定時(shí)，應(yīng)到公安機(jī)關(guān)的物證鑒定部門進(jìn)行技術(shù)鑒定，這需要有豐富的審核經(jīng)驗(yàn)，通過采取對檔案前后比對、相互印證、邏輯順序推理等手段進(jìn)行鑒定。對干部入學(xué)、入團(tuán)、入伍、招工等不夠年齡而將早期材料記載的年齡虛報(bào)填大的，或者干部因入伍、招工等超過年齡而將早期材料記載的年齡虛報(bào)填小的，都需要審核人員根據(jù)邏輯推算其是否合理后加以判斷，防止“繼續(xù)得利”和“重復(fù)得利”?？偟膩碚f，審核出生年月的重點(diǎn)在于看干部檔案中記載的有沒有“重復(fù)得利”和“繼續(xù)得利”的問題，如果出現(xiàn)這樣的問題應(yīng)堅(jiān)決予以糾正。

2.對“參加工作時(shí)間”認(rèn)定的方法

認(rèn)定參加工作時(shí)間的難點(diǎn)在于差缺早期參加工作的相關(guān)材料，參加工作手續(xù)不全等情況，這主要查看檔案中記載的招生（入伍、招工）政審材料及登記表、知青上山下鄉(xiāng)證明、錄（聘）用審批表、應(yīng)征入伍登記表、畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級審批表等進(jìn)行審查認(rèn)定。一是對于特殊時(shí)期，由于年代久遠(yuǎn)的，下鄉(xiāng)知識青年沒有相關(guān)證明材料的，可以查看當(dāng)知青時(shí)的相關(guān)材料，是否記載下鄉(xiāng)的經(jīng)歷以及公社的鑒定及印章，可以根據(jù)實(shí)際情況，本著“尊重歷史、實(shí)事求是”的原則進(jìn)行認(rèn)定。二是勞動(dòng)合同書簽訂的時(shí)間和錄用時(shí)間不一致的，一般按單位錄用時(shí)間為準(zhǔn)，確實(shí)拿捏不準(zhǔn)的需要到原單位開具參加工作相關(guān)證明材料。三是在應(yīng)屆畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)間和參加工作時(shí)間出現(xiàn)七月和八月銜接不一致的，類似這樣的問題有很多，根據(jù)審核的經(jīng)驗(yàn)，一般在《就業(yè)通知書》中記載七月幾號至八月幾號報(bào)到的，可根據(jù)最新《干部任免審批表》中參加工作的時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一。

3.對“入黨時(shí)間”認(rèn)定的方法

從1982年9月6日至今，入黨時(shí)間按照為黨員大會接收預(yù)備黨員之日（須經(jīng)上級黨委批準(zhǔn)）進(jìn)行認(rèn)定，入黨時(shí)間不一致的需要更正過來。

4.對“工作經(jīng)歷”認(rèn)定的方法

干部的工作經(jīng)歷要根據(jù)檔案中的工作證明材料進(jìn)行認(rèn)定，包括《干部履歷表》、《干部任免審批表》等。特別對于工作單位有變動(dòng)的干部，從2008年3月以后需要有《公務(wù)員調(diào)任審批（審案）表》和《干部零星調(diào)動(dòng)審批表》，并按照檔案對每一段工作經(jīng)歷逐一進(jìn)行核實(shí)，對檔案中形成的材料要前后比對、相互印證，缺失工作經(jīng)歷的需要原單位提供補(bǔ)充材料。對不符合政策規(guī)定的，要嚴(yán)格審核，堅(jiān)決不予承認(rèn)。

5.對“一身份”認(rèn)定的方法

對“一身份”的認(rèn)定，主要看是否符合當(dāng)時(shí)的干部政策和任用程序，對提干、錄用的資格、材料、程序是否真實(shí)進(jìn)行認(rèn)定。尤其對提干、部隊(duì)轉(zhuǎn)干的要認(rèn)真審核。工人轉(zhuǎn)干的，需要有組織人事部門出具提干相關(guān)審核材料，一般為《錄用干部審批表》。戰(zhàn)士轉(zhuǎn)干的，在檔案中需要有《提升職務(wù)報(bào)告審批表》，并要有單位的考察材料和培訓(xùn)情況以及師級以上政治部門審批意見。對于不同時(shí)期提干的，要根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況而定，在認(rèn)定審核的時(shí)候要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。

（二）對做好干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的建議

在干部人事檔案審核與清理工作中，主要還是圍繞“三齡二歷一身份”進(jìn)行認(rèn)定。一是要改進(jìn)檔案管理的工作方法，全面審核檔案材料的真實(shí)性。當(dāng)前，新時(shí)期新形勢下，做好檔案管理工作極為重要，各級檔案管理部門要在思想上高度重視檔案專項(xiàng)審核工作，切實(shí)提高檔案管理工作的效率，真正把檔案管理工作落到實(shí)處。二是檔案管理人員在日常工作中，要加強(qiáng)檔案管理的知識學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)鉆研，要克服檔案管理工作中遇到的各種難題，要細(xì)心、用心做好每一項(xiàng)審核工作。三是要加強(qiáng)檔案管理工作的研究，學(xué)習(xí)借鑒其他單位的好經(jīng)驗(yàn)和好做法，做到積極主動(dòng)地和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并根據(jù)本單位的實(shí)際情況，提出推進(jìn)干部人事檔案管理工作的合理化意見建議。四是要制定檔案管理的規(guī)章制度，規(guī)范干部人事檔案管理的程序流程，建立健全《干部人事檔案管理八項(xiàng)制度》，嚴(yán)格規(guī)范檔案的借閱、復(fù)印、查看等工作流程操作，使干部人事檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做到管理有序、有章可循。

總之，干部人事檔案對于組織人事部門和干部本人而言，具有非常重要的作用。做好干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，可以最大限度地發(fā)揮干部人事檔案的作用，使檔案能夠更好地為干部考察、選拔和任用服務(wù)，也對干部人事檔案管理起到積極的促進(jìn)作用，并極大地提高檔案管理水平和檔案信息質(zhì)量。因此，各級組織人事部門一定要不斷完善干部人事檔案的審核制度，不斷加大審核力度，將審核工作做細(xì)、做實(shí)，從而不斷提升檔案審核質(zhì)量，促進(jìn)干部人事檔案管理的健康有序發(fā)展。特別在檔案審核工作中要嚴(yán)格按照中組部規(guī)定的“凡進(jìn)必審”、“凡提必審”和“凡轉(zhuǎn)必審”的原則，嚴(yán)格把好入口關(guān)，加強(qiáng)對干部人事檔案的審核力度，確保檔案信息客觀、真實(shí)、全面。

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[4]馬妙儀.干部人事檔案專項(xiàng)審核和專項(xiàng)清理工作中的問題及其對策探究[J].廣東省科技. 2016，8

作者單位：中共云南省委黨校