淺談?wù)鞯睾贤瑱n案管理

陳桂香

摘要：政府機(jī)關(guān)檔案記載著政府機(jī)關(guān)在過(guò)去工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種歷史記錄，是過(guò)去政府機(jī)關(guān)重要工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)運(yùn)行留下的軌跡；是今后政府機(jī)關(guān)工作的重要導(dǎo)航。那么做好政府機(jī)關(guān)檔案管理工作對(duì)促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展有著重要的意義。本文主要就鎮(zhèn)合同檔案管理中征地合同的管理進(jìn)行了主要分析，僅供大家參考。

關(guān)鍵詞：合同檔案；獨(dú)立建檔；必要性；征地檔案

政府中的檔案記載內(nèi)容大多是針對(duì)一些機(jī)關(guān)部門以及事業(yè)部門，記載他們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中發(fā)生過(guò)的事件或者是一些有價(jià)值的方案等。一般情況下，都是以文字、圖片以及聲音的方式保存下來(lái)，方便日后的查找和利用。這些檔案的記載對(duì)政府職能的發(fā)揮起到一定的促進(jìn)作用，所以必須要重視檔案的管理工作，提高檔案管理的工作效率。

一、鎮(zhèn)政府檔案管理概述

鎮(zhèn)政府單位檔案涉及范圍廣、種類多、信息量廣，包含設(shè)備、科研、基建、人力資源、財(cái)務(wù)、運(yùn)作等多方面內(nèi)容。單位檔案是指單位在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中保留下來(lái)供以查詢的歷史文件。此外，檔案管理工作的制度化，規(guī)范化，以及檔案材料完善，利于單位內(nèi)部人員對(duì)材料的使用以及對(duì)政府單位總結(jié)檔案中的經(jīng)驗(yàn)有長(zhǎng)遠(yuǎn)幫助。

鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)檔案管理工作對(duì)組織而言，其發(fā)展歷史由來(lái)已久，但是在當(dāng)前信息時(shí)代背景之下又呈現(xiàn)出與以往不同的特征。首先，就目前我國(guó)檔案管理領(lǐng)域的工作開(kāi)展?fàn)顩r而言，雖然隨著信息化相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的自動(dòng)化及信息化水平均有顯著提升，但從實(shí)際的落實(shí)情況看，檔案管理工作中的信息化仍然處于初級(jí)階段，有待進(jìn)一步深人。在當(dāng)前大部分組織中，基于檔案的信息化體系已經(jīng)基本得到落實(shí)并投入使用，相關(guān)的信息終端，包括輸人及輸出兩類終端也基本實(shí)現(xiàn)。但在實(shí)際工作過(guò)程中可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作仍然由專業(yè)的檔案人員實(shí)現(xiàn)，而并未因相關(guān)信息化水平的提升而滲入到整個(gè)組織的工作過(guò)程中。對(duì)某些資料的采集，即便已經(jīng)能夠支持起不同部門多個(gè)工作人員的參與，也仍然難以實(shí)現(xiàn)檔案工作的全員參與。這種狀況在一定程度上阻礙了系統(tǒng)檔案的形成，阻礙組織的深人發(fā)展及借鑒歷史工作成績(jī)。

二、征地拆遷檔案的重要性

征地拆遷檔案是征地拆遷安置工作的歷史記錄，是城市建設(shè)檔案的重要組成部分，是城市區(qū)域面貌某一時(shí)段真實(shí)縮影，是城鎮(zhèn)地域發(fā)展變遷和社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展?fàn)顩r的詳細(xì)記錄，是人民群眾懷舊的窗口。完整齊備的征地拆遷檔案，是城市建設(shè)管理的重要依據(jù)和借鑒性歷史資料，是拆遷單位、被拆遷單位和個(gè)人維護(hù)各自利益的憑證，是政府或投資方經(jīng)費(fèi)支出的重要依據(jù)，在拆遷安置工作中具有澄清疑慮、平息爭(zhēng)端、化解矛盾、預(yù)防腐敗、促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定的作用。

（一）征地拆遷檔案形成主體多

拆遷檔案形成于拆遷工作第一線，檔案形成主體既有被拆遷單位、集體和個(gè)人，又有參與拆遷工作的相關(guān)部門和工作者，還有涉及被拆遷區(qū)域的鎮(zhèn)、村、隊(duì)或社區(qū)、居委會(huì)等政府管理部門和責(zé)任人。這些單位、集體、組織和個(gè)人，既是拆遷檔案的生產(chǎn)者，同時(shí)也是拆遷檔案收集管理的責(zé)任者。

（二）征地拆遷檔案收集內(nèi)容廣

征地拆遷檔案收集內(nèi)容是由拆遷工作任務(wù)和收集檔案的范圍所決定的，涉及農(nóng)林牧副漁業(yè)、加工業(yè)、飲食服務(wù)等各行各業(yè)以及個(gè)人的有形無(wú)形、有價(jià)無(wú)價(jià)、有言無(wú)文的建筑物、構(gòu)筑物、附屬物等各種資產(chǎn)和個(gè)人信息憑證資料、實(shí)物照片、聲像等。

（三）征地拆遷檔案審查程序多

征地拆遷檔案收集管理工作是一項(xiàng)由幾個(gè)或幾十個(gè)征地拆遷小組及征地拆遷區(qū)域內(nèi)政府部門共同負(fù)責(zé)的工作；各責(zé)任單位及拆遷小組對(duì)拆遷檔案的收集管理范圍、深度和內(nèi)容具有不同的層次性，每一份檔案的形成從實(shí)物、人口信息登記，到建筑物、構(gòu)筑物的測(cè)算、鑒定、確認(rèn)等各個(gè)環(huán)節(jié)，均要經(jīng)過(guò)上上下下反復(fù)校核，再通過(guò)被征地拆遷戶、征地拆遷小組成員及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，最后通過(guò)政府監(jiān)督部門復(fù)核審查等過(guò)程。

（四）拆遷檔案的收集管理人員不固定

征地拆遷工作本不是長(zhǎng)期固有的工作，也就不存在固定的組織和單位，所有征地拆遷工作均由臨時(shí)成立的組織與臨時(shí)抽調(diào)的人員去完成，其工作人員具有變化快和變化大的特點(diǎn)，拆遷檔案歸集管理工作難度大。

三、征地拆遷檔案收集管理方法

（一）把握征地拆遷啟動(dòng)環(huán)節(jié)，做好征地拆遷檔案重要作用的宣傳和檔案收集管理事前培訓(xùn)工作

在政府確定征地拆遷工作目標(biāo)任務(wù)后，積極主動(dòng)地投身并參與征地拆遷管理工作，在征地拆遷動(dòng)員大會(huì)上認(rèn)真做好拆遷檔案收集管理工作重要性的宣傳。依據(jù)不同建設(shè)項(xiàng)目征地拆遷總體方案和工作任務(wù)，制定《征地拆遷檔案歸檔細(xì)則》和《征地拆遷檔案組卷要求》，組織開(kāi)展征地拆遷檔案收集的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。1.明確征地拆遷檔案收集的內(nèi)容及范圍。2.明確歸檔資料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如紙張規(guī)格、內(nèi)容準(zhǔn)確、書寫規(guī)范、簽字確認(rèn)、審核要求等。3.明確分類方法、組卷原則和移交報(bào)送程序等。4.依據(jù)《征地拆遷檔案組卷要求》，組織開(kāi)展征地拆遷檔案組卷操作技能培訓(xùn)。通過(guò)實(shí)踐，讓拆遷檔案收集人員達(dá)到思想重視、思路清晰、方法明了、技能熟練、工作高效的目的。

（二）把握征地拆遷實(shí)施環(huán)節(jié)，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)

從目前各地征地拆遷情況看沒(méi)有一個(gè)固定的征地拆遷組織和單位，所有征地拆遷工作均由臨時(shí)組織與臨時(shí)人員去完成。臨時(shí)組織和臨時(shí)人員具有變化快、變動(dòng)大的特點(diǎn)，因此，做好征地拆遷實(shí)施過(guò)程中的檔案指導(dǎo)工作非常重要。1.針對(duì)未參加事前培訓(xùn)的人員實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)指導(dǎo)，增強(qiáng)其建檔管檔能力，促進(jìn)征地拆遷檔案收集管理水平整體提升。2.對(duì)收集的征地拆遷檔案文件材料進(jìn)行及時(shí)檢查，如收集內(nèi)容是否符合歸檔細(xì)則要求，對(duì)私人財(cái)產(chǎn)（包括人口、房屋及附屬物等）是否實(shí)施按戶登記，對(duì)村組、企事業(yè)單位財(cái)產(chǎn)是否按村組或單位實(shí)施登記，確認(rèn)、審核、簽章（簽字）手續(xù)是否完備等，確保拆遷檔案的真實(shí)可靠。3.查看歸檔材料是否按拆遷項(xiàng)目分類，是否按戶組卷，歸檔材料是否按形成順序編目，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，保障征地拆遷檔案文件材料完整，準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.對(duì)收集拆遷檔案管理工作進(jìn)行檢查。檢查在收集工作中是否做到責(zé)任單位負(fù)責(zé)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)支持、村組配合，管理上是否實(shí)施了定人、定位、定點(diǎn)、防盜管理，確保征地拆遷檔案收集無(wú)遺漏，安全無(wú)事故。5.深入實(shí)際優(yōu)化《征地拆遷檔案歸檔細(xì)則》。根據(jù)不同工作任務(wù)，在征地拆遷檔案收集過(guò)程中，加強(qiáng)與征地拆遷檔案收集管理人員溝通，聽(tīng)取意見(jiàn)建議，根據(jù)實(shí)際情況和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，不斷完善歸檔細(xì)則，精練歸檔內(nèi)容，提高征地拆檔案收集質(zhì)量和管理效率。

（三）把握征地拆遷收尾環(huán)節(jié)，做好檔案審查、驗(yàn)收、移交、歸檔工作

依據(jù)征地拆遷總體方案要求，及時(shí)督促征地拆遷檔案收集管理人員，按時(shí)上報(bào)歸檔材料，檔案技術(shù)人員要對(duì)上報(bào)歸檔材料認(rèn)真負(fù)責(zé)地逐卷、逐頁(yè)、逐項(xiàng)檢查，凡是歸檔文件材料內(nèi)容和審核簽章不全的，一律要求責(zé)任人補(bǔ)齊補(bǔ)全，案卷達(dá)不到要求的退回重新整理組卷。對(duì)違反征地拆遷檔案歸集管理規(guī)定的人和事，及時(shí)向征地拆遷工作主管部門和分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并通過(guò)印發(fā)簡(jiǎn)報(bào)、工作動(dòng)態(tài)等形式，總結(jié)征地拆遷檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，通報(bào)表?yè)P(yáng)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)，加快拆遷檔案及時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔進(jìn)度，務(wù)使拆遷檔案規(guī)范要求，確保征地拆遷工作順利進(jìn)行。

四、總結(jié)語(yǔ)

檔案管理是機(jī)關(guān)工作必不可少的重要一環(huán)，對(duì)機(jī)關(guān)部門高效的發(fā)揮職能作用具有很大的指導(dǎo)意義。應(yīng)當(dāng)加大相關(guān)人員自身在工作上的關(guān)注度，增加對(duì)專業(yè)人才培訓(xùn)周期，增加財(cái)務(wù)支出以及健全和完善硬件設(shè)施，引進(jìn)國(guó)際優(yōu)秀理念，嚴(yán)格地完善檔案的管理制度，逐漸養(yǎng)成其嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，為建設(shè)高效的政府機(jī)關(guān)創(chuàng)造足夠有利和便攜的條件。

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