以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化

竇曉梅

摘 要：對于機關(guān)單位的管理體制來說，解決檔案管理存在的問題至關(guān)重要，它不僅能夠令單位的管理體制得到完善，還會促進機關(guān)單位的發(fā)展。本文首先分析了檔案管理科學(xué)化的重要性，然后歸納了機關(guān)檔案管理中存在的問題，最后詳細闡述了以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；機關(guān)；信息技術(shù)；高效化

1 檔案管理科學(xué)化的重要性

第一，檔案的管理是機關(guān)單位信息資源的核心，為機關(guān)日后發(fā)展提供很多有力的參考。機關(guān)檔案常常記錄著寶貴的工作經(jīng)驗和大量的機密材料，一旦這些機密文件被別有用心的人利用，就會造成極大的損失，后果不可小覷。

第二，檔案管理是機關(guān)單位進行管理的基本資源，好的管理體制能夠及時反饋出機關(guān)單位管理體制的健全。如果在檔案管理體制上出現(xiàn)紕漏，就會影射出機關(guān)單位在財政、管理方面的不足，會對機關(guān)部門日后的管理帶來很大的隱患，產(chǎn)生不可估量的損失，造成極大的負面影響。

第三，信用檔案的建設(shè)更利于機關(guān)單位的人員管理，目前更多的企業(yè)單位把信用檔案建設(shè)應(yīng)用到企業(yè)中，信用檔案的建設(shè)能夠使信用上有不良記錄的人得到應(yīng)有的對待，信用檔案的建設(shè)能夠有效地規(guī)避對于機密文件與信息資料被竊取的潛在問題，信用檔案的建設(shè)已然成為機關(guān)體制管理建設(shè)的基礎(chǔ)。國家相關(guān)文獻已經(jīng)提出要加快對個人、企業(yè)單位的信用檔案進行建設(shè)與科學(xué)化的管理，從而降低潛在風(fēng)險，加強對機關(guān)單位對員工的管理。

2 機關(guān)檔案管理中存在的問題

（一）機關(guān)單位對檔案不夠重視

在進行檔案管理工作時面臨的最大的問題就是機關(guān)單位對于檔案管理不重視，沒有意識到檔案材料的重要性和對于機關(guān)管理工作的重大意義。機關(guān)的檔案管理相對于其他的工作，其獨立性容易被忽視，極易被其他的工作兼并。在進行檔案的歸類整理時，讓部分的兼職人員進行檔案的歸檔，這些人員的崗位處在變動之中，檔案管理工作處在斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，還有就是不同人員的檔案管理的工作方式有所不同，崗位變動較大的兼職人員有很大的一部分不具備檔案管理的相關(guān)能力和知識。還有機關(guān)單位不重視檔案管理工作，工資待遇相比其他的工作較低，這種差距致使相關(guān)管理人員的情緒低下，工作效率較差。這些問題導(dǎo)致進行檔案管理時，管理工作成效不好。

（二）機關(guān)單位檔案管理手段落后

現(xiàn)在有些機關(guān)進行檔案管理時，進行的是封閉式管理，各種檔案部門進行資源共享的可能性極低，并且檔案進行管理采用檔案袋式的，在進行檔案的查閱時，浪費較長的時間。還有就是在進行檔案整理時，有些主要是紙質(zhì)檔案，沒有進行電子檔案的備份，檔案分類較難，檔案管理工作時，工作量成倍增加。還有是檔案進行電子輸入沒有紙質(zhì)備份，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，整個檔案管理工作癱瘓。

（三）機關(guān)單位檔案管理的總體水平低下

機關(guān)單位由于不重視檔案的管理的作用，自然在進行檔案管理時就不重視，整體管理水平低下。檔案管理工作的門檻較低，對于檔案管理人員的素質(zhì)沒有嚴格的要求，使管理人員的素質(zhì)良莠不齊，在檔案管理工作上效率低下。

3 以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化

（一）強化檔案科學(xué)化管理的理念

在進行檔案管理中，面臨的重要的問題就是缺乏科學(xué)的管理觀念。只有改進傳統(tǒng)的管理觀念，強化科學(xué)化檔案管理觀念，才能推進機關(guān)管理工作的高效發(fā)展。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立科學(xué)管理的觀念，對于管理工作進行科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；檔案管理人員應(yīng)樹立科學(xué)管理的觀念，主動學(xué)習(xí)優(yōu)秀的管理理念來指導(dǎo)檔案管理工作，從而實現(xiàn)進一步改進檔案管理工作的目標(biāo)，還要認真學(xué)習(xí)機關(guān)單位的相關(guān)政策、歷史文化，推進檔案管理的科學(xué)化。

（二）運用現(xiàn)代的信息技術(shù)進行科學(xué)的檔案管理

現(xiàn)代社會是信息化高速發(fā)展的師弟啊，一切工作都以效益作為追求目標(biāo)。在進行機關(guān)管理工作的高效化的過程中，使用速度快，精確度高的計算機進行檔案管理已成為機關(guān)單位發(fā)展的必然趨勢。對于機關(guān)單位的檔案管理工作來說，提高管理的效率和精確度，是檔案管理的要求，應(yīng)用計算機進行工作，縮短了的檔案整理分類和檢索的時間，大大提升了工作效率。再見你選哪個電子檔案的輸入時，為了保證檔案的安全，進行計算機的防護系統(tǒng)的建立，對于重要的檔案進行紙質(zhì)

備份。機關(guān)單位可以根據(jù)自身的實際情況進行數(shù)字化檔案室，以數(shù)字化進行檔案的輸入和輸出，有效對檔案進行管理，縮短檔案管理的時間，提高機關(guān)單位管理工作的效率，有效實現(xiàn)各單位的信息共享。

（三）提高檔案管理人員的操作水平，改變對固有管理的認知

機關(guān)檔案管理需要得到管理人員與領(lǐng)導(dǎo)干部的高度重視，只有得到機關(guān)干部與領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，讓其參與檔案管理的學(xué)習(xí)中來，了解檔案管理的實質(zhì)性問題所在，在相關(guān)會議上進行檔案管理重要性的講解，加強機關(guān)干部對檔案管理的重視，日后在檔案的資源搜集上，積極的配合檔案管理工作人員的工作，結(jié)合檔案管理的自身情況，把其在機關(guān)單位的管理體制應(yīng)用在檔案管理上，從而建立更實效的檔案管理體制。注重管理人員操作的系統(tǒng)培訓(xùn)，培養(yǎng)對檔案管理工作正確價值觀，提高他們自身的道德教育水平，令其明確檔案管理工作的使命。在人員配備上也要做好均衡的分配，提高管理人員的綜合素質(zhì)，提高其工作的高效性，在資源的采集、分類、查找上嚴格遵守相關(guān)管理條例，提高工作的熱情。

（四）開展檔案管理培訓(xùn)工作

進行檔案管理，不僅是要建立管理機制，還要對于檔案管理人員進行培訓(xùn)。機關(guān)單位可以聘任相關(guān)的專家，定期到單位對管理人員進行檔案管理的培訓(xùn)，傳達基本的檔案管理的方法和知識，提高管理人員的基本素質(zhì)。在進行指導(dǎo)時要注意進行多種形式開展培訓(xùn)，調(diào)動管理人員的學(xué)習(xí)興趣，以便在工作中更好的應(yīng)用專業(yè)知識。同時可以進行優(yōu)秀單位檔案管理的學(xué)習(xí)活動，樹立模仿學(xué)習(xí)單位，展開模范學(xué)習(xí)，吸收借鑒優(yōu)秀單位的管理經(jīng)驗，實現(xiàn)機關(guān)單位的檔案管理的科學(xué)化。

（五）完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)

要想更好的進行檔案管理工作，就要制定相應(yīng)的規(guī)章制度規(guī)范檔案管理的相關(guān)工作。在國家的檔案法的基礎(chǔ)上，根據(jù)機關(guān)單位具體的情況，制定出相應(yīng)的管理制度，完善檔案管理工作，實現(xiàn)檔案收集、檔案整理、檔案歸類等檔案管理工作的系統(tǒng)化。在進行制度的制定上，機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，依據(jù)制定的相關(guān)政策，對檔案管理工作進行指導(dǎo)。落實相關(guān)政策，首先要建立檔案管理的監(jiān)督部門，對檔案管理的工作進行監(jiān)管、檢查，對于檔案管理工作進行定期檢查，將監(jiān)督管理工作作為日常工作提上議程；接著要建立檔案管理的考核制度，進行檔案管理工作的考核，進行獎懲，調(diào)動管理人員的工作興趣，提高工作效率，推進科學(xué)化檔案管理的進程，推動機關(guān)管理高效化發(fā)展。

4 結(jié)語

綜上，機關(guān)單位在人才培養(yǎng)上更要重視其道德素養(yǎng)的培養(yǎng)，令其明確檔案管理的價值所在，機關(guān)單位要充分利用科學(xué)化的管理體制，提高檔案管理的高效性，提高自身發(fā)展的效率。

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