獨(dú)立學(xué)院專業(yè)教學(xué)評(píng)估檔案建設(shè)的研究與探索

連伊娜

（廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院，廣東 廣州 510545）

獨(dú)立學(xué)院專業(yè)教學(xué)評(píng)估檔案建設(shè)的研究與探索

連伊娜

（廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院，廣東 廣州 510545）

實(shí)施高校專業(yè)教學(xué)評(píng)估是衡量高校教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要舉措，同時(shí)也是對(duì)國家實(shí)施“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”的響應(yīng).就本科學(xué)校而言，專業(yè)教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)在于該學(xué)校是否具有完整系統(tǒng)的文檔材料和數(shù)據(jù)支撐.本文從目前學(xué)校檔案工作中存在的問題入手，通過對(duì)專業(yè)評(píng)估指標(biāo)體系的分析，對(duì)本科學(xué)校教學(xué)評(píng)估檔案的建設(shè)提出了幾點(diǎn)措施，旨在為提升和完善本科學(xué)校教學(xué)評(píng)估檔案管理工作提供借鑒和理論參考.

專業(yè)教學(xué)評(píng)估；評(píng)估指標(biāo)體系；檔案建設(shè)；檔案信息化

為了響應(yīng)國家“科教興國戰(zhàn)略”，進(jìn)行高校專業(yè)教學(xué)評(píng)估成為近年來各大高校關(guān)注的焦點(diǎn)，同時(shí)也是國家實(shí)施“高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”的重要舉措.就高校而言，專業(yè)教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)是教學(xué)檔案，專業(yè)教學(xué)評(píng)估工作不僅會(huì)促進(jìn)高校加強(qiáng)對(duì)教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督，同時(shí)也會(huì)促進(jìn)高校對(duì)檔案管理工作的重視.為實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作與專業(yè)教學(xué)評(píng)估的雙促進(jìn)，高校應(yīng)通過對(duì)專業(yè)教學(xué)評(píng)估工作的開展，采取積極有效的措施，實(shí)現(xiàn)以評(píng)促建，進(jìn)而推進(jìn)和加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè).

1 目前學(xué)校檔案管理工作存在的問題

要對(duì)高校教學(xué)評(píng)估檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，首先要明確目前學(xué)校檔案管理工作存在的問題，以便要針對(duì)性開展建設(shè)工作.現(xiàn)將目前學(xué)校檔案管理工作存在的問題總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

1.1 學(xué)校檔案意識(shí)薄弱，缺乏高水平工作人員.就很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師而言，教學(xué)工作才是重中之重，對(duì)學(xué)校檔案管理工作要求并不嚴(yán)格，從而導(dǎo)致部分檔案管理人員因忽視檔案工作的重要性而缺乏檔案管理意識(shí)，這是阻礙學(xué)校檔案工作順利開展的重要因素之一.據(jù)調(diào)查，大多數(shù)高校缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員，現(xiàn)有的工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，既具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平又懂計(jì)算機(jī)的工作人員微乎其微，而很多是從其他行業(yè)轉(zhuǎn)行搞檔案工作的，有的甚至是兼職人員，而且他們并沒有受過專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，在工作中出現(xiàn)一些這樣或那樣的漏洞也是常有的事.

1.2 缺乏科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理體制.教學(xué)檔案是在教學(xué)管理過程、教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)中形成的歷史記錄，一般學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)評(píng)估之前，首先就是要查閱檔案.教學(xué)評(píng)估主要是教育部門針對(duì)學(xué)校的教學(xué)條件、教學(xué)質(zhì)量以及教學(xué)效果進(jìn)行的跟蹤調(diào)查和分析，然而，由于很多學(xué)校還沒有認(rèn)清檔案在教學(xué)評(píng)估中的重要性，使得相當(dāng)一部分檔案因沒有及時(shí)收集、整理歸檔而散存于個(gè)人手中，直接導(dǎo)致學(xué)校教學(xué)評(píng)估工作無法正常進(jìn)行.究其根源，是因?yàn)楦咝Ｈ狈σ粋€(gè)科學(xué)、合理、系統(tǒng)的檔案管理體制.高校應(yīng)積極健全檔案管理體制，并加以完善，以便于對(duì)檔案的保管、檢索、編研及利用，以滿足本科教學(xué)評(píng)估工作的需要.

1.3 檔案材料收集不規(guī)范.由于學(xué)校相關(guān)部門和教學(xué)系部對(duì)檔案管理缺乏重視，致使檔案材料在收集和整理過程中帶有很大的隨意性.據(jù)調(diào)查，很多高校對(duì)檔案管理缺乏明確的歸檔范圍和要求，使得在文檔收集過程中，出現(xiàn)收集不規(guī)范的現(xiàn)象，比如需要收集的文檔沒有被收集，反而收集上來了一些不需要的文檔；此外，學(xué)校一般對(duì)紅頭文件的收集與整理比較重視，而缺乏對(duì)本部門教學(xué)管理材料歸檔的關(guān)注；還有，個(gè)別重要文件的行文不規(guī)范，書寫檔案材料原始記錄時(shí)隨意使用圓珠筆、鉛筆或復(fù)印紙代替，甚至有些紅頭文件沒有蓋章；最后，紙張大小不一、長短不齊的這些小問題也充分說明了學(xué)校對(duì)檔案管理缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮.綜上所述，這些情況不僅直接影響了檔案的規(guī)范性，也影響了其在教學(xué)評(píng)估中的歷史憑證作用.

1.4 本科教學(xué)評(píng)估的建檔工作與學(xué)校檔案館的建設(shè)脫節(jié).長久以來，各本科學(xué)校的教學(xué)評(píng)估的建檔工作往往與學(xué)校檔案館的建設(shè)缺乏聯(lián)系與溝通，它們各自為政，嚴(yán)重影響了教學(xué)評(píng)估工作的順利進(jìn)行.比如，因?qū)W校相關(guān)部門并未確認(rèn)檔案館對(duì)二級(jí)學(xué)院建檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)地位，致使檔案館的專職檔案員沒有及時(shí)參與到二級(jí)學(xué)院的建檔工作中去，從而導(dǎo)致評(píng)估檔案的案卷質(zhì)量嚴(yán)重下滑，必須經(jīng)過多次返工，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力，還嚴(yán)重影響了辦事效率.

2 本科專業(yè)教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系分析

一般來說，本科專業(yè)教學(xué)評(píng)估工作進(jìn)行之前，教育部專家組首先就要進(jìn)校實(shí)地考察以了解高校的真實(shí)情況.然后就是對(duì)學(xué)校教學(xué)工作過程中形成的原始檔案材料進(jìn)行審閱，以對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展過程進(jìn)行了解.因此，要想充分地向?qū)＜医M展現(xiàn)學(xué)校的專業(yè)教學(xué)實(shí)力，就要有充分的教學(xué)檔案資料.如我校本科教學(xué)專業(yè)評(píng)審佐證材料一般包括六個(gè)一級(jí)指標(biāo)和二十三個(gè)二級(jí)指標(biāo)和一百一十三個(gè)觀測(cè)點(diǎn)，每一個(gè)指標(biāo)，每一個(gè)觀測(cè)點(diǎn)都需要大量的原始文檔資料或由原始材料加工而成的二次材料來佐證，完整系統(tǒng)的文檔材料和支撐數(shù)據(jù)是專業(yè)教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù).六個(gè)一級(jí)指標(biāo)及其作用分別如下：第一，專業(yè)定位與辦學(xué)思路.該項(xiàng)指標(biāo)是從學(xué)院專業(yè)的定位與辦學(xué)思路、專業(yè)建設(shè)措施與實(shí)施、人才培養(yǎng)模式等三個(gè)方面來考察，要求學(xué)院在學(xué)科與專業(yè)設(shè)置上要以社會(huì)需求為導(dǎo)向，注重資源配置，并隨著社會(huì)的進(jìn)步不斷調(diào)整和轉(zhuǎn)變.第二，教師隊(duì)伍.教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)是教學(xué)評(píng)估的重點(diǎn)考察對(duì)象之一，也是影響專業(yè)教學(xué)評(píng)估的最主要因素，主要以專業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)教師配置、專業(yè)教師結(jié)構(gòu)以及教師科研能力為指標(biāo)，其中專業(yè)教師結(jié)構(gòu)為重中之重.第三，教學(xué)條件及利用.教學(xué)基本設(shè)施與經(jīng)費(fèi)投入情況是教學(xué)條件及利用的一個(gè)重要評(píng)估指標(biāo)，同時(shí)也是擴(kuò)大實(shí)習(xí)實(shí)踐范圍的基礎(chǔ).只有在各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)充足和充分利用的情況下，學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、教師的科研能力及教學(xué)水平才能提高.第四，教學(xué)過程及管理.教學(xué)過程及管理從專業(yè)課程建設(shè)情況（含重點(diǎn)課程、精品課程、雙語教學(xué)示范課程、網(wǎng)絡(luò)輔助課程等），重點(diǎn)課程及精品課程等建設(shè)材料，專業(yè)教材建設(shè)與選用，專業(yè)教學(xué)與改革和教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行與教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控等幾個(gè)方面內(nèi)容來考察.第五，實(shí)踐教學(xué).實(shí)踐教學(xué)是教學(xué)工作中一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容，培養(yǎng)應(yīng)用型人才的關(guān)鍵是讓其熟練地將理論基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)用到生產(chǎn)實(shí)踐中去.第六，畢業(yè)論文設(shè)計(jì).專業(yè)畢業(yè)生的開題、審題和選題材料，指導(dǎo)教師的情況、指導(dǎo)工作的安排和指導(dǎo)過程的管理材料等都是佐證的重要材料.

3 優(yōu)化本科教學(xué)評(píng)估教學(xué)檔案建設(shè)的措施

評(píng)估支撐材料的產(chǎn)生來源于學(xué)校的各個(gè)行政部門的行政檔案和學(xué)院教學(xué)系部的教學(xué)檔案兩大部分.要使重要的檔案材料能規(guī)范保存起來，不被流失,可從以下幾方面優(yōu)化本科教學(xué)評(píng)估教學(xué)檔案.

3.1 以本科專業(yè)教學(xué)評(píng)估為契機(jī),推進(jìn)學(xué)校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作

一是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí).要增強(qiáng)各行政部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)的重視程度，各部門設(shè)置專門的檔案管理人員或是兼職檔案人員，但都需要加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)和專業(yè)檔案培訓(xùn).二是建立規(guī)范可行的檔案建設(shè)規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則.科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案建設(shè)規(guī)章制度是檔案系統(tǒng)性和全面性的保證，是檔案持續(xù)累計(jì)的必要條件.三是規(guī)范檔案管理體系，建立健全的監(jiān)督機(jī)制.各行政部門、院系根據(jù)各自的工作實(shí)際，要明確檔案歸檔范圍（可根據(jù)專業(yè)教學(xué)評(píng)估的指標(biāo)制定歸檔范圍和要求），要規(guī)范檔案管理體系，建立健全的監(jiān)督機(jī)制，通過調(diào)整，形成以學(xué)院檔案室為一級(jí)，各系部檔案崗位為二級(jí)檔案建設(shè)的管理體系.四是專檔專柜，歸檔后的檔案資料要有專門的檔案存儲(chǔ)，有些時(shí)候原本檔案資料是保存下來了，但因?yàn)槿藛T的變動(dòng)或是辦公室搬遷，年復(fù)一年，就會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案資料不知道放哪去了.因此各行政部門和各系部有專門的檔案柜是很重要的一方面.五是融合檔案數(shù)字化管理模式，建設(shè)全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫.除了保存紙質(zhì)的檔案資料的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)檔案電子化，形成系統(tǒng)的電子檔案材料和電子檢索目錄，這樣更能大大提高師生查詢的效率和檔案的利用率.

3.2 實(shí)行本科教學(xué)專業(yè)評(píng)估檔案的電子信息化管理

在本科教學(xué)評(píng)估工作中，為了便于快捷地檢索、調(diào)取并有效地利用檔案信息，只有引進(jìn)電子信息化管理模式.要想快速推進(jìn)電子信息化管理模式，可從以下幾個(gè)方面入手：

1.實(shí)行“文檔一體化”管理.隨著我國共享經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，可以將校園網(wǎng)絡(luò)資源共享的功能充分利用起來，將上級(jí)來文及各處室形成的文件直接轉(zhuǎn)換并存入檔案館數(shù)據(jù)庫.這樣既能提高工作效率、減少檔案人員的利用，又能保證檔案信息的完整性.

2.建立檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系.檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)必要條件.檔案信息化建設(shè)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為中心，以電子文件的方式建立檔案，電子文件的形成過程由一系列嚴(yán)密的電子文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐，電子文件形成后，需要集中保管.但由于各軟件運(yùn)行環(huán)境、版本之間的不一致，會(huì)產(chǎn)生一系列不兼容的問題，因此需要建立一個(gè)大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換的格式標(biāo)準(zhǔn)，才能保證學(xué)校校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行.

3.建立健全電子檔案全過程管理的制度.要健全電子檔案的管理制度，首先是要明確從電子檔案形成到電子檔案的利用過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)要求，要使每位工作人員負(fù)起分工范圍內(nèi)的責(zé)任，以期最大程度的保存電子檔案的原始性、真實(shí)性.此外，在電子文件形成以后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸類、整理，以防出現(xiàn)信息丟失和變動(dòng)的現(xiàn)象.

4.建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng).紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不會(huì)再發(fā)生變化，人們便以此確認(rèn)文件的原始性.而電子檔案形成后，會(huì)隨載體和格式的轉(zhuǎn)換而發(fā)生改變，若無相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確定它的原始性.因而，從收集每一份電子檔案開始，都需要建立必要的記錄制度，來保證電子檔案的原始性.

5.開發(fā)檔案信息資源，以電子文本的形式編制各類評(píng)估佐證材料.檔案信息是國家信息資源的重要組成部分，以檔案信息資源共享為目標(biāo)的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容.按照國家有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)成為當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的必然要求，當(dāng)今時(shí)代為“大數(shù)據(jù)”時(shí)代，共享經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的時(shí)代.使用視頻、音頻、多媒體或超媒體鏈接技術(shù)制作的電子文檔，可快速用于評(píng)估佐證文件索引或文件匯編，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享.這樣不僅能夠滿足各行各業(yè)、各類評(píng)估工作以及檔案信息化建設(shè)的要求，還有助于拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展.

〔1〕張菡.對(duì)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)工作合格評(píng)估的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].中共山西省直機(jī)關(guān)黨校學(xué)報(bào),2013,(3).

〔2〕董麗,馬玉杰,徐曉丹.從本科教學(xué)水平平評(píng)估看系級(jí)教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J].河北科技師范學(xué)院學(xué)報(bào),2007,(12).

G27；G64

A

1673-260X（2017）12-0145-02

2017-10-24

廣東外語外貿(mào)大學(xué)南國商學(xué)院2017年校級(jí)質(zhì)量工程，項(xiàng)目編號(hào):2017JG10