事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

韓 平

（皖南醫(yī)學(xué)院，安徽 蕪湖 241001）

事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

韓 平

（皖南醫(yī)學(xué)院，安徽 蕪湖 241001）

在人事管理活動當(dāng)中人事檔案的管理至關(guān)重要，雖然近些年來我國在人事檔案的管理方面不斷的進(jìn)步，取得了很大的突破，但是目前人事檔案管理工作依然存在著許多問題，包括管理人員配置不足、技術(shù)沒有達(dá)到先進(jìn)的水準(zhǔn)、總體效益不高等，這些問題一直影響著我國人事檔案管理工作的正常發(fā)展，因此要從多方面入手去分析問題所在，不斷的開發(fā)新技術(shù)，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視.本文對當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行了剖析，并且提出了幾點(diǎn)建議，希望能夠?yàn)槲覈耸聶n案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步提供幫助.

事業(yè)單位；人事檔案管理；對策思考

人事檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù).人事檔案的信息量龐大，涵蓋的面廣，也是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù).因此人事檔案的完整和正確對于檔案的作用有著很大的影響，這兩方面更是評價人事檔案工作好壞的重要參考點(diǎn).下文是作者在從事相關(guān)的人事檔案管理工作的一些發(fā)現(xiàn)和經(jīng)驗(yàn)，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人事檔案管理工作的開展提供借鑒，也希望能夠?yàn)槿耸聶n案管理的發(fā)展帶來幫助.

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要作用

簡單的說，事業(yè)單位的人事檔案工作主要是對全體工作人員的工作中產(chǎn)生的各項(xiàng)個人材料進(jìn)行收集和匯總，并需要對材料的可靠性和準(zhǔn)確性進(jìn)行鑒別和分類，最終將檔案進(jìn)行整理和保存，使之能夠?yàn)閱挝坏娜耸鹿芾砉ぷ魈峁┗A(chǔ)數(shù)據(jù)的支持和協(xié)助.我們可以將事業(yè)單位的人事檔案管理工作的重要作用主要分為一下兩個方面：

1.人事檔案管理工作可以為事業(yè)單位的人事管理提供數(shù)據(jù)支撐和信息支撐，當(dāng)事業(yè)單位的工作人員出現(xiàn)退休、離職、年度考核、人員調(diào)整等多種人事變動的情況，就可以通過查核人事檔案統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)對單位的人員現(xiàn)狀進(jìn)行大體的了解，以便于進(jìn)行相關(guān)的決策.

2.事業(yè)單位的人事檔案對于人員信息的記錄具有絕對的真實(shí)性和實(shí)時性，每一位員工的學(xué)習(xí)進(jìn)步、所獲獎項(xiàng)、能力提升、職稱評定和違紀(jì)處理等信息都記錄在內(nèi)，所以當(dāng)出現(xiàn)干部的考核任免時，人事檔案信息就可以是其重要的參考，另外由于事業(yè)單位的人事檔案是本單位人員信息最為權(quán)威的體現(xiàn)，所以說對于單位內(nèi)部的人員優(yōu)化和體系構(gòu)建都能夠起到一定積極的作用.

2 事業(yè)單位人事檔案管理過程中存在的問題

2.1 單位在轉(zhuǎn)型過程中遺留的未解決問題

隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，我國的事業(yè)單位也在不斷的跟隨著社會的腳步進(jìn)行轉(zhuǎn)型，但是每每經(jīng)歷一次轉(zhuǎn)型，單位的體系和人事制度也將會面臨調(diào)整，新的機(jī)構(gòu)應(yīng)該對應(yīng)新的崗位配置、人員編制、招聘、員工能力提升、員工考核等一些類制度，那么就會使得原有的人事檔案管理不再使用，需要進(jìn)行變化和調(diào)整，但是這些工作的開展需要一定的時間和過程，所以隨著時間的積累，這些工作就會越堆越多，遺留下來.

2.2 檔案管理硬件落后，檔案信息化不足

人事檔案管理工作是一個比較龐大的體系，相關(guān)的管理部門掌握著上千份的重要人事資料，但是往往因?yàn)闂l件和制度的約束，他們并沒有一個完全屬于自己的辦公地點(diǎn)和資料存放庫，甚至有的事業(yè)單位，連一些必要的檔案存放的文件盒、加濕器等都無法保證，使得檔案管理工作的質(zhì)量無法得到有效的保證.此外，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，雖然將計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在檔案管理中，但也只是負(fù)責(zé)信息的錄入、檢索、調(diào)閱等任務(wù)，沒有將其功能充分的利用，致使檔案管理與無紙化辦公還存在一定差距，信息化水平落后.

2.3 檔案管理人員配置不足，素質(zhì)有待提高

在我國很多的事業(yè)單位中，從事人事檔案管理工作的員工往往都是兼職的，這就使得員工的工作開展困難重重，因?yàn)椴皇菍Ｈ素?fù)責(zé)，就會導(dǎo)致很多細(xì)致的工作因?yàn)闀r間的原因無法開展，好多的檔案材料沒有能夠及時正確的進(jìn)行更新和歸檔，最終使得人事檔案的準(zhǔn)確性和及時性失去了應(yīng)有的保障.

3 提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的方法

3.1 提高重視，將遺留問題例入工作日程

人事檔案管理工作一定要加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，要建立健全交流和互助的機(jī)制.另外每一個檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)都要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視.要切身實(shí)地的去解決那些在檔案管理工程中產(chǎn)生的問題和存在的問題，要設(shè)立健全的檔案人員技能培訓(xùn)和提升的機(jī)制，通過明確的獎懲對員工進(jìn)行約束，不斷的提高檔案人員的工作熱情和工作動力.而且，在單位人事發(fā)生較大變動和單位發(fā)生改革時，要組織人員快速、準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行梳理和調(diào)整，要將歷史遺留下來的問題以最快的速度解決.最后，在每一次調(diào)整后，要對問題方法進(jìn)行梳理和記錄，以便為日后的工作開展提供借鑒和依據(jù).

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入和使用

在事業(yè)單位的日常管理中，要對人事檔案管理工作開展所需要的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行保證和單獨(dú)的預(yù)留，同時還要確保經(jīng)費(fèi)能夠真實(shí)準(zhǔn)確的在檔案管理工作中進(jìn)行使用，加強(qiáng)專業(yè)檔案硬件設(shè)施的投入和使用，改善檔案存放的條件和位置，確保檔案的存放空間能夠滿足“三室”分離的條件，同時還要增加消防、安全警報(bào)等安保設(shè)施，確保檔案的安全.此外，還應(yīng)將信息化技術(shù)全面融入到其中，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享.既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率，使檔案管理更加接近于無紙化.

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，建立健全管理隊(duì)伍

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的改革深化和發(fā)展，事業(yè)單位人員的崗位晉升、干部崗位的任命等方方面面都需要一套專有的人事檔案體系來體現(xiàn)，那么必然會使得檔案管理的工作量不斷的增加，這無疑不是給從事檔案管理工作的人員提出了更高、更嚴(yán)的要求，人員信息的收集整理和歸納是人事檔案管理的最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)，同時也是非常重要的一項(xiàng)，因?yàn)橐坏┰谑占h(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的話，那么后期改動就會存在很大的困難，最終必然無法保證檔案的準(zhǔn)確性，這就要求從事檔案管理的工作人員要加強(qiáng)自身的素質(zhì)和專業(yè)能力，要對檔案管理工作負(fù)起責(zé)任.而且還需要加強(qiáng)對檔案管理的審核和把控，確保按時進(jìn)行“三齡一歷”的審核工作.在思想上要提升員工思想意識，從而確保每一位員工遵守制度、樂于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己的原則開展工作.

4 總結(jié)

人事檔案管理是一項(xiàng)來源于人事工作、服務(wù)于人事工作的重要事項(xiàng)，也是每一個事業(yè)單位在自己人才隊(duì)伍的建設(shè)過程中最為基礎(chǔ)、有效的支撐.所以說我們要不斷去發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，積極的進(jìn)行解決和提升，從而不斷的開創(chuàng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的新局面.

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