高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策

劉 麗，戴 婷

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長沙 410000）

高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策

劉 麗，戴 婷

（湖南財政經(jīng)濟(jì)學(xué)院，湖南 長沙 410000）

隨著我國高校教學(xué)改革的不斷推進(jìn)與深化，高校教學(xué)檔案管理工作作為高校教學(xué)管理工作中的重要組成部分，也得到了廣泛的重視和發(fā)展，同時對高校教學(xué)檔案管理工作的要求也越來越高.對于高校教學(xué)工作來說，教學(xué)檔案管理工作是至關(guān)重要的一環(huán)，本文將對高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行深入分析，并提出相應(yīng)的解決對策，以期為相關(guān)領(lǐng)域的研究提供參考.

高校；教學(xué)檔案管理；問題；對策

高校教學(xué)檔案是指高等院校在從事一些特定的活動，主要有招生活動、教學(xué)活動、科學(xué)研究活動和管理活動等的時候所形成的歷史記錄，這些歷史記錄對社會、學(xué)校以及學(xué)生來說都具有很高大的保存價值，因此，通過不同的形式進(jìn)行保存.教學(xué)重要的信息資源、教學(xué)效果評價、教學(xué)經(jīng)驗總結(jié)和本科教學(xué)評估等備查材料都屬于高校的教學(xué)檔案，是反映學(xué)校教學(xué)活動整體情況真實記錄，蘊含了教師勞動的成果，通過翻查教學(xué)檔案高校領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)W(xué)校發(fā)展的情況與歷史有較全面的了解，也是學(xué)校制定發(fā)展戰(zhàn)略計劃的一個重要參考依據(jù).因此，在高校日常的教學(xué)管理中，高校教學(xué)方案的管理工作是非常重要的一部分，不僅對于高校的發(fā)展有著重要的作用，同時對于經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)的實踐都的參考價值非常高.隨著高校教學(xué)改革的不斷深入，擁有一套完善的高校教學(xué)檔案管理體制，是一個成熟高校所必須具備的.然而，目前，在我國很多高校的教學(xué)檔案管理工作中還存著一些問題，使得教學(xué)檔案所反映出來的高校教學(xué)發(fā)展情況存在不準(zhǔn)確、不全面的問題，制約的高校教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展.為此，本文將對如何提高高校教學(xué)檔案管理工作的水平進(jìn)行探討.

1 高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題

1.1 教學(xué)檔案管理意識不高

由于高校的主要任務(wù)是教學(xué)與科研，使得很多高校將大部分的精力放在教學(xué)活動和科研上，往往忽視了教學(xué)檔案的管理工作，認(rèn)為可有可無，也不會對學(xué)校的教學(xué)活動產(chǎn)生什么影響.高校教學(xué)檔案管理的意識不夠高，使得學(xué)校沒有投入足夠的財力、物力和人力來進(jìn)行教學(xué)檔案的管理工作，有部分的教學(xué)院系甚至沒有設(shè)置專職人員來對教學(xué)檔案進(jìn)行專門的管理，還有部分人存在教學(xué)檔案管理工作就是簡單的整理和保存教學(xué)檔案這樣的錯誤看法，沒有充分認(rèn)識到教學(xué)檔案對后續(xù)教學(xué)工作所產(chǎn)生的重要影響，不重視教學(xué)檔案的利用價值，從而使檔案工作人員在工作上散漫，對工作不負(fù)責(zé)，從而影響了教學(xué)檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性.另外，由于教學(xué)檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)較薄弱，檔案管理的條件差、設(shè)備落后.

1.2 教學(xué)檔案管理制度不完善

目前，在我國大部分高等院校中，都制定了相關(guān)的教學(xué)檔案管理制度，但是，這些管理制度還不夠完善，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理缺乏完整的規(guī)章制度來進(jìn)行約束.在現(xiàn)有的制度中，普遍上只是規(guī)定了一些簡單的檔案材料和內(nèi)容，而對于歸檔的時間和范圍上的規(guī)定則很簡陋、模糊，對于教學(xué)檔案在查閱、借閱時的登記也沒有完善的規(guī)定，漏洞百出，很容易造成檔案材料的損壞、丟失等情況的出現(xiàn)，同時對于檔案管理工作人員的工作職責(zé)和工作內(nèi)容也沒有明確的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作人員在工作中不負(fù)責(zé)，遇到事情就推三推四，沒有一點責(zé)任感，使檔案管理工作得不到有效的開展.在上級領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行評估時，很多學(xué)校就會投入大量的人力、物力和財力來做表面工程，而忽視了平時的積累，對教學(xué)檔案材料的歸檔收集整理不夠重視，使檔案管理工作難以順利的開展，嚴(yán)重降低了教學(xué)檔案的應(yīng)用價值.

1.3 教學(xué)檔案原始材搜集難、不完整

由于教學(xué)檔案管理工作人員的工作意識較低，在日常的教學(xué)檔案材料的搜集和整理過程中，導(dǎo)致部分教學(xué)檔案材料搜集不全的情況出現(xiàn)，如，有的教學(xué)材料只留搜集了文字部分，對于影像、圖表等部分沒有很好的記錄下來，使教學(xué)材料的搜集有遺漏.目前我國高校中教師對于教學(xué)檔案管理的工作也不夠重視，認(rèn)識度也不足，甚至不太認(rèn)可教學(xué)檔案管理工作，任務(wù)教學(xué)科研成果是他們自己在教學(xué)過程中的取得的成就，應(yīng)該由他們自己保管自己的勞動成果，以便自己日后使用，還有的教師擔(dān)心教學(xué)檔案管理部門會把自己的科研成果材料弄丟或者破壞；也有的教師認(rèn)為一旦自己的教學(xué)材料上交給學(xué)校后，自己以后使用起來還要辦理各種麻煩的手續(xù)，影響到自己對材料的使用，對于教學(xué)檔案管理工作產(chǎn)生反感的情緒，沒有給予學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作足夠的支持且配合度也不高，這些都是導(dǎo)致教學(xué)檔案原材料搜集難、不完整的主要原因.

1.4 教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范

由于目前我國高校教學(xué)檔案管理制度不夠完善，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理人員在日常的管理工作中沒有責(zé)任感.教學(xué)檔案在收集和整理的過程中缺乏認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，使得相關(guān)的操作脫離《高等學(xué)校檔案實體分類》的要求和學(xué)校的相關(guān)規(guī)范，對于材料的歸檔分類也不夠明確，也沒有很好的認(rèn)識到檔案材料的重要性.在實際的操作中，往往只注意對紅頭文件的收集和整理，忽視了一些零散材料的收集和歸檔，對于一些教學(xué)自己總結(jié)和編寫的教學(xué)材料的收集和整理不夠認(rèn)真和規(guī)范，也忽視了對教學(xué)原始文稿和資料的收集整理，覺得這些材料都不是很重要，利用的價值不高，隨便找個地方放好就行了，沒有認(rèn)真進(jìn)行材料的歸類，導(dǎo)致在以后的使用過程中出現(xiàn)查閱苦難、甚至遺失的現(xiàn)象出現(xiàn).還有的工作人員認(rèn)為，他們做好檔案材料的收藏和保存工作就可以了，開發(fā)利用材料的價值等工作并不在他們的范圍之內(nèi).這些都是教學(xué)檔案材料的一些不規(guī)范的操作，嚴(yán)重影響了高校教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展.

1.5 教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)的人員，綜合素質(zhì)不高

隨著我國社會和經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展與進(jìn)步，對于高校教學(xué)檔案管理工作的要求也越來越高，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式已經(jīng)適應(yīng)不了這個時代的要求.在大部分高校的教學(xué)檔案管理部門中，檔案管理人員很少是檔案學(xué)專業(yè)出身的，這樣的管理人員無法適應(yīng)教學(xué)檔案管理工作的新要求，因此，教學(xué)檔案管理專業(yè)人才缺失是目前高校教學(xué)檔案管理工作中一個非常嚴(yán)重的問題，另外，這些人員的綜合素質(zhì)不高，也會直接影響到教學(xué)檔案管理工作的水平.近年來，高校因評估等因素，有為數(shù)不少的家屬在高校引進(jìn)人才的時候進(jìn)入到高校中從事行政崗位方面的工作，他們當(dāng)中大多是沒有經(jīng)過崗位培訓(xùn)就上崗工作.而且他們不具備高水準(zhǔn)的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，主要表現(xiàn)在計算機(jī)水平落后，實際操作能力差等方面，這樣的檔案管理團(tuán)隊是無法滿足高校教學(xué)檔案管理工作的要求.另外，有很多高校的是由教學(xué)秘書來兼任高校教學(xué)檔案管理工作，而秘書日常工作非常繁忙，且他們工作存在較多不穩(wěn)定的因素，使得教學(xué)檔案管理人員也很不穩(wěn)定，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案管理不連貫，管理人員對工作流程不熟悉，業(yè)務(wù)范圍不明確.最終給高校教學(xué)檔案管理工作帶來很多不利的影響，使得教學(xué)管理水平難以有很好地提高.另外，檔案管理人員沒有專業(yè)的培訓(xùn)，平時也不注意自身的學(xué)習(xí)，更沒有具體專業(yè)的理論進(jìn)行指導(dǎo)，都是靠自己在平時的工作生活中慢慢摸索.這些都是導(dǎo)致我國高校教學(xué)檔案管理人員綜合素質(zhì)不高、專業(yè)不強(qiáng)的主要原因.隨著時代的發(fā)展，要想做好高校檔案管理工作，必須要組建一個專業(yè)性強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人才隊伍.

2 高校教學(xué)檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的意識

對于加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的意識，可以通過以下幾個方面來進(jìn)行，首先，要在高校中加大教學(xué)檔案管理的宣傳力度，可以借助公告欄、?？?、校園網(wǎng)的傳播媒介將教學(xué)檔案的基本知識、重要性、內(nèi)容等在廣大師生和員工中進(jìn)行宣傳；其次，開展形式多種多樣的活動，比如說教學(xué)檔案專題講座、教學(xué)檔案管理經(jīng)驗交流座談會、教學(xué)檔案知識競賽等等，來宣講教學(xué)檔案的知識，將其滲透到校園的每個角落當(dāng)中，提高高校中每一個人對教學(xué)檔案管理工作的關(guān)注度、參與度以及支持度；對于廣大師生和員工來說，除了要積極配合高校日常的教學(xué)檔案的管理工作之外，百分百的支持和幫助高校教學(xué)檔案管理工作.

2.2 建立健全的教學(xué)檔案管理制度

對于高校檔案管理工作而言，建立健全的教學(xué)檔案管理制度具有很重要的意義，它不僅能夠規(guī)范教學(xué)檔案管理的行為，還能為開展有序的教學(xué)檔案管理工作和解決教學(xué)檔案管理中的問題提供有力的依據(jù).因此，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合本校自身的實際情況，制定出一套符合本校實際需求的、實用性高的教學(xué)檔案管理制度，該制度中要對教學(xué)檔案管理工作的工作內(nèi)容、工作職責(zé)、工作準(zhǔn)則、工作流程等做出明確的規(guī)定.并將該制度貫徹落實到教學(xué)檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)中，在整個教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中都要實行統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn).此外，還要根據(jù)教學(xué)檔案管理中實際情況和問題，及時地對教學(xué)檔案管理制度作出補充、調(diào)整和完善.

2.3 完善教學(xué)檔案收集、歸檔制度

在整個教學(xué)檔案管理工作中，教學(xué)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)是核心部分，因此，要重點完善教學(xué)檔案收集、歸檔制度，以確保教學(xué)檔案收集與歸檔環(huán)節(jié)的工作能夠在規(guī)章制度的約束下，更加地規(guī)范、有序地進(jìn)行，為教學(xué)檔案原始材料保持完整性提供保障.完善教學(xué)檔案收集、歸檔制度，可從以下幾方面來加強(qiáng)：首先，要明確教學(xué)材料、文件的收發(fā)登記的制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；其次，對于零碎的材料、文件的收集環(huán)節(jié)要重點加強(qiáng)；最后，要將日常材料、文件的收集工作落實到個人，對于教學(xué)檔案的收集工作，除了要依靠專職人員的力量之外，還要增添兼職人員，將專職人員與兼職人員的力量整合起來，共同完成教學(xué)檔案的收集工作.

為了更好的開展教學(xué)檔案收集、歸檔工作，還要教學(xué)檔案材料、文件的收集范圍作出明確的規(guī)定，而文件的收集范圍主要包括以下幾個方面：第一，有關(guān)教學(xué)計劃檔案管理方面的內(nèi)容，主要有教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、課程表、自編教材(講義)、多媒體教學(xué)課件、課程計劃等；第二，有關(guān)教學(xué)過程檔案管理的內(nèi)容，主要有新開課程審批表、教師作業(yè)評價情況記錄表、教學(xué)督導(dǎo)聽課記錄表、考試試題、試卷評分標(biāo)準(zhǔn)、試卷分析報告、課程成績登記表、實驗教學(xué)文件、實踐活動資料、畢業(yè)實習(xí)資料、學(xué)生畢業(yè)論文等；第三，有關(guān)學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容，主要有學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記表、學(xué)籍變動登記表、獎懲記錄表、學(xué)習(xí)成績總表等；第四，有關(guān)教師工作量管理及業(yè)務(wù)考核的內(nèi)容，主要有教師授課記錄表、教學(xué)質(zhì)量反饋表、教師業(yè)務(wù)培訓(xùn)登記表、教學(xué)科研成果記錄表等；第五，有關(guān)教學(xué)工作計劃、年度總結(jié)等內(nèi)容.

2.4 實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化、系統(tǒng)化管理

教學(xué)檔案管理需要處理的信息相當(dāng)復(fù)雜，信息量也很龐大，為了減輕工作人員的工作量，避免人為的錯漏情況發(fā)生，除了要完善各工作流程，還應(yīng)當(dāng)建立快捷、高效、準(zhǔn)確的信息化教學(xué)檔案管理平臺，以提高教學(xué)檔案管理工作的效率.首先，教學(xué)檔案的收集工作.要把教學(xué)成果材料和教學(xué)過程材料放在同等重要的位置，將教學(xué)檔案歸檔范圍明確到每個教學(xué)院系，教學(xué)過程中所形成的教學(xué)檔案要保證沒有遺漏，確保教學(xué)檔案的的完整性.第二，整理和加工所收集的教學(xué)檔案.運用科學(xué)的手段分類和鑒別所收集的材料，對存在保存價值的材料，根據(jù)教學(xué)學(xué)術(shù)檔案的數(shù)量和類別來規(guī)劃二級類目，讓檔案使用起來更加方便.第三，加快檔案信息化、系統(tǒng)化的管理.緊跟信息科技發(fā)展的腳步，在教學(xué)檔案的管理以及開發(fā)利用中，引進(jìn)和運用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，例如，聲像技術(shù)、計算機(jī)的縮微保護(hù)技術(shù)等等，從而讓檔案信息處理能力及水平得以提高，為廣大師生員工提供信息更加快捷、準(zhǔn)確的教學(xué)檔案資料、文件，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實、可靠的信息數(shù)據(jù).第四，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫.在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建立和完善的時候，跟隨行業(yè)的標(biāo)桿以及學(xué)習(xí)和引進(jìn)國外先進(jìn)理念和電子信息技術(shù)，提高管理的水平和工作效率，提升檔案數(shù)據(jù)庫時效性、即時性等.

2.5 組建專業(yè)的教學(xué)檔案管理隊伍

在組建專業(yè)的教學(xué)檔案管理隊伍方面，可以從以下幾個方面來進(jìn)行.第一，加強(qiáng)管理人員的政治思想教育.在教學(xué)檔案管理人員中樹立起正確工作態(tài)度，培養(yǎng)他們敬業(yè)愛崗的精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)，忠于職守，腳踏實地，處事公道的工作態(tài)度和優(yōu)秀品質(zhì)，以此來提高管理人員的思想政治教育水平.第二，要重視培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)型人才，讓所組建的教學(xué)檔案管理隊伍更加專業(yè)化.制定優(yōu)惠政策，面向全社會招納優(yōu)秀的人才.尤其是對一些業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、能熟練運用先進(jìn)信息電子科技技術(shù)的、學(xué)歷高檔案管理專業(yè)人才更是加以重視并積極引進(jìn)，還要善于發(fā)現(xiàn)和挖掘在職人員中優(yōu)秀的人才加以培養(yǎng)，然后把培養(yǎng)和引進(jìn)的高素質(zhì)人才作為教學(xué)檔案管理的中堅力量，在他們的帶領(lǐng)下，將高素質(zhì)的教學(xué)檔案人才隊伍逐漸組建起來.第三，對在職人員制定并開展專業(yè)的培訓(xùn)計劃，從而提高教學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)和綜合水平.創(chuàng)造輕松愉悅的學(xué)習(xí)環(huán)境，為在職人員提供再學(xué)習(xí)和提升自我的機(jī)會，讓在職人員的個人素質(zhì)和學(xué)歷層次有全面的提高；加強(qiáng)專業(yè)化培訓(xùn)，從而提高在職人員的檔案管理水平都有所提升；結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)開展特定的培圳，讓在職人員熟練掌握現(xiàn)代化的先進(jìn)的電子信息技術(shù)，實現(xiàn)教學(xué)檔案的準(zhǔn)確、便捷、高效的管理.

3 總結(jié)

綜上所述，目前存在于我國高校教學(xué)檔案管理工作中的問題還很多，主要包括教學(xué)檔案管理意識不高；教學(xué)檔案管理制度不完善；教學(xué)檔案原始材搜集難、不完整；教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范；教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)的人員，綜合素質(zhì)不高這幾個方面.面對這些問題，應(yīng)當(dāng)采取加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的意識，讓工作人員對其引起足夠的重視；建立健全的教學(xué)檔案管理制度來規(guī)范教學(xué)檔案管理工作的工作標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、流程和行為等；完善教學(xué)檔案收集、歸檔制度，讓檔案收集和歸檔工作更加有序；實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化、系統(tǒng)化管理，提高管理工作的效率；組建專業(yè)的教學(xué)檔案管理隊伍來對高校檔案實施專業(yè)化的管理等這幾個方面的對策來積極應(yīng)對.

〔1〕紀(jì)瑋.高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問題和對策[J].山東檔案,2010(4).

〔2〕王舒.淺議高校教學(xué)檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報,2008,14(2).

〔3〕陳廣玲.高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理的思考[J].大眾科技,2008(8).

〔4〕粱守英.淺談高校成人教育檔案規(guī)范化管理[J].廣西教育學(xué)院學(xué)報,2008(5).

〔5〕紀(jì)瑋.淺談高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問題和對策[J].山東行政學(xué)院山東省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報,2009(6).

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2017-10-26