關(guān)于博物館檔案整理工作的實(shí)踐與思考

劉亞軍

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 檔案對單位各項(xiàng)工作的開展具有借鑒和參考價值。本文就博物館檔案管理工作的意義、日常工作和心得體會做了簡單的研究，希望給博物館檔案管理工作些建議或意見。

關(guān)鍵詞 文書檔案 管理工作 創(chuàng)新發(fā)展

一、檔案管理的涵義

檔案管理工作瑣碎、繁雜，是企事業(yè)單位規(guī)劃管理流程中非常重要的環(huán)節(jié)，它是通過文字、圖片、數(shù)據(jù)、聲像等保留下來具有價值的文件資料。傳統(tǒng)的檔案管理工作以紙質(zhì)為主，而今的檔案資料是與電子數(shù)據(jù)一起存檔的。

二、博物館檔案管理工作存在的意義

（一）是博物館工作備查依據(jù)

博物館內(nèi)收藏的圖片、聲像、蠟像、文物都具有歷史留存價值，是某一地方時代演變的印記。博物館檔案管理工作的重要性體現(xiàn)為兩點(diǎn)：①保存歷史古跡，包括文字、圖片、書本、畫冊等，準(zhǔn)確記錄每一樣物品的年代背景；②記錄每件物品的展覽情況，如位置、時間、大小等。

（二）規(guī)范博物館工作流程

許多博物館是當(dāng)?shù)貧v史文化的代表，經(jīng)常吸引大批游客參觀、瀏覽、觀光，有些博物館是免費(fèi)對外開放，有些是按人數(shù)累計收費(fèi)的，博物館的工作人員需要對每天進(jìn)出博物館的人流量進(jìn)行統(tǒng)計，用數(shù)據(jù)表示哪些展覽品受歡迎，哪些物品在位置或產(chǎn)品說明上需要改進(jìn)。

三、博物館檔案管理工作的步驟

（一）收集

收集是檔案管理工作的基礎(chǔ)，工作人員可通過眼見、閱讀、查找等方式了解與博物館相關(guān)的資料、影像或文字。一是使現(xiàn)展品的解說更完善；二是可為博物館增添新的展覽品，吸引游客參觀。

（二）整理

博物館面向的社會群體較為廣泛，對許多大型活動的書面通知、策劃方案、人員安排、資金預(yù)算等需要做提前準(zhǔn)備，對具有價值的活動新聞要做整理，形成一套具有參考價值的檔案材料。

（三）補(bǔ)遺

博物館是人類文化遺產(chǎn)典藏的場所，由于歷史條件限制，一些文化遺產(chǎn)展出時并不完整，如圖片殘缺、背景不明、物品瑕疵等，對一些文字性的材料可通過閱讀歷史著作補(bǔ)差補(bǔ)遺，使展品更完善更有立體感。

（四）歸檔

檔案歸檔是對材料收集、整理、補(bǔ)遺工作的完善，只有將具有保存價值的材料按照時間、類別順序歸檔，存入博物館歷史檔案庫中，才能彰顯出博物館文化遺產(chǎn)的歷史價值。

（五）裝訂

裝訂是指對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理，如今可利用機(jī)器掃描、打印復(fù)印、電子拷貝、數(shù)據(jù)傳輸?shù)确椒▽⒂袃r值的材料永久的存入到電子檔案中。但對博物館檔案管理來說，紙質(zhì)檔案的分冊、裝訂、歸檔更顯示出博物館檔案管理的人文性。

四、博物館檔案管理工作的重點(diǎn)

（一）查遺補(bǔ)缺

博物館被稱為社會性的文化教育機(jī)構(gòu)，保存的歷史文物和書籍對現(xiàn)代化建設(shè)具有很強(qiáng)的參考價值。但由于歷史因素，一些文物古跡留存過程中遭到些損壞，因此對典藏的人類文化遺產(chǎn)應(yīng)查遺補(bǔ)缺，只為更好地傳承人類文明。

（二）前后有序

前后有序重點(diǎn)是指歷史藏書或文獻(xiàn)按照發(fā)生年代排列，或是歷史文物的記載材料按照先后順序整齊排列。前后有序的重點(diǎn)在于按照時間編排和裝訂材料，通常在檔案管理中以月份為分隔線，每個月的材料裝訂成冊，以便查閱。

（三）內(nèi)外有別

內(nèi)外有別是指博物館檔案管理材料主要分兩部分，一是博物館展品資料歸檔，二是博物館各種策劃活動或新聞報道歸檔。按照博物館檔案管理的類別，將內(nèi)外材料有序整理和歸檔，這是檔案管理的基本內(nèi)容。

（四）目錄編撰

檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富之人，通過事件發(fā)生時間、概要、目錄就可找到相應(yīng)的備案材料。目錄對檔案管理人員的重要性，是顯而易見的，只要目錄清晰，則可在短時間內(nèi)查閱到需要的資料。

五、博物館檔案管理工作的心得體會

（一）注重日常的收集

搜集與博物館相關(guān)的素材是工作人員每天需要做的事情，它可以是當(dāng)?shù)匕傩盏目诳谙鄠鳎梢允沁z漏的文獻(xiàn)資料，或是圖片的還原等，只要是與博物館相關(guān)，且具有一定的保存價值，即是日常收集的素材。

（二）按時間類別歸檔

按事物發(fā)生的時間將記錄的材料歸檔是檔案管理人員常用的方法之一。這是由于：第一，“時間”是最不可能出現(xiàn)雷同的，以“時間”為標(biāo)準(zhǔn)編排各類材料更清晰；第二，查閱者對重大事件時間的記憶點(diǎn)尤為清楚，可便于信息的翻閱。

（三）備注歸檔或查詢

無論是紙質(zhì)材料，還是電子化數(shù)據(jù)，它都存在查遺補(bǔ)缺的部分，針對這部分內(nèi)容需要做特殊的標(biāo)記，如“備注”“補(bǔ)遺”“其他”等。對重點(diǎn)問題可用紅色筆備注，以便使整個檔案管理工作更細(xì)致化。

（四）利用電子化歸檔

互聯(lián)網(wǎng)是普遍應(yīng)用到各個領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案管理具有保存時間段、易遺失、易損壞等特點(diǎn)，而電子檔案可備份、可傳輸、可永久保存，因此許多紙質(zhì)檔案管理工作由電子化所代替。基于博物館檔案管理的特殊性，建議采用紙質(zhì)檔案與電子文檔結(jié)合的方式保存對其有價值的材料。

六、結(jié)語

總而言之，檔案管理是博物館各項(xiàng)工作發(fā)展的基礎(chǔ)，它能夠清楚記載展品的年代背景或歷史文化，是對人類自然文化遺產(chǎn)的保存與珍惜，同時又具有很強(qiáng)的參觀、考察、瀏覽價值。

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