基于內(nèi)控視角下的合作社財務(wù)信息溝通機制創(chuàng)新

●王宇 康進軍 李欣

基于內(nèi)控視角下的合作社財務(wù)信息溝通機制創(chuàng)新

●王宇 康進軍 李欣

農(nóng)民合作社近幾年呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的態(tài)勢，但財務(wù)信息作為合作社的重要信息并未受到應(yīng)有的重視，財務(wù)信息溝通并未與合作社保持同步的發(fā)展，這會影響合作社的增收力度，挫傷農(nóng)民的積極性。本文從合作社財務(wù)信息溝通的幾個關(guān)鍵流程出發(fā)，評估財務(wù)信息溝通過程中存在的風險，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的溝通機制創(chuàng)新措施，以推動合作社財務(wù)信息的有效溝通，與合作社的發(fā)展保持同步，促進合作社的長遠發(fā)展。

農(nóng)民專業(yè)合作社財務(wù)信息溝通風險評估創(chuàng)新機制

一、引言

《農(nóng)民專業(yè)合作社財務(wù)會計制度》實施后，對于合作社的財務(wù)水平提出了更高的要求，在財務(wù)信息有效溝通的機制下，可以保證利益相關(guān)者之間的有效溝通，保障各利益相關(guān)者的利益。

有效的信息溝通可以提高各個部門之間的溝通效率，提高合作社的運營效率，明確合作社的發(fā)展目標。合作社的管理人員需要從整體上把控合作社的財務(wù)信息，銀行在向合作社提供借款時需要了解其還款能力和資信狀況，銷售部門需要了解合作社的銷售狀況，所以合作社的一系列活動都離不開財務(wù)信息，財務(wù)信息的溝通對合作社而言顯得更為重要。加強合作社與內(nèi)部、外部之間的財務(wù)信息溝通，對于提高合作社的管理水平具有重要的意義。

二、合作社財務(wù)信息溝通的關(guān)鍵流程

隨著近幾年合作社以及網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，信息溝通越來越顯示出其重要性，作為合作社重要部門的財務(wù)部，大部分的工作重心仍局限于財務(wù)部門內(nèi)部，與合作社的其他部門以及外部溝通不足，導致財務(wù)信息溝通不暢。

本文依據(jù)《農(nóng)民專業(yè)合作社財務(wù)會計制度》的要求和合作社獨有的財務(wù)特點，主要從以下幾個環(huán)節(jié)進行分析。

（一）編制財務(wù)預(yù)算的流程

同股份制企業(yè)一樣，合作社的財務(wù)預(yù)算也需要內(nèi)部其他部門的配合，財務(wù)預(yù)算編制的基礎(chǔ)是其他相關(guān)部門編制的預(yù)算，合作社各部門做好自己的財務(wù)預(yù)算，并配合財務(wù)部門做好合作社的財務(wù)預(yù)算，所以合作社的財務(wù)預(yù)算編制要建立在各部門信息有效溝通的前提下，財務(wù)部門要將編制的財務(wù)預(yù)算送交理事會、社員大會進行審核。

同時也需要加強與外部的溝通。首先，加強與農(nóng)戶的溝通。與農(nóng)戶保持穩(wěn)定的供求關(guān)系，及時取得農(nóng)民提供的購買發(fā)票，并要定期與農(nóng)戶結(jié)算、對賬。

另外，加強與客戶的溝通。深入了解客戶的需求，建立長期的合作關(guān)系，確保產(chǎn)品價格的相對穩(wěn)定，及時向客戶提供銷售發(fā)票，定期與客戶核對銷售情況及應(yīng)收賬款，催促還款，以免形成壞賬。

（二）采購與付款的流程

合作社成立的主要目的是聯(lián)合農(nóng)民，使農(nóng)民在生產(chǎn)、加工、銷售等環(huán)節(jié)能獲得較高的利潤、提高市場的競爭力，所以統(tǒng)一采購農(nóng)民生產(chǎn)用的物資以及收購農(nóng)民所生產(chǎn)的農(nóng)產(chǎn)品對于合作社而言非常重要，這樣能從源頭上保證農(nóng)產(chǎn)品的質(zhì)量從而提高在市場上的競爭力。

統(tǒng)一采購農(nóng)民生產(chǎn)用的物資，由倉庫或農(nóng)民填寫請購單；采購部門對經(jīng)過批準的請購單進行采購，填制訂購單；采購的物資到貨后，驗收部門應(yīng)檢驗物資的質(zhì)量、數(shù)量等，并與訂購單進行核對，填寫驗收單；經(jīng)過驗收的物資移交倉庫部門或提出申請的部門，簽發(fā)入庫單；會計部門記錄資產(chǎn)、負債，辦理付款，并將信息進一步傳遞給理事會和社員大會。相應(yīng)地，收購農(nóng)民所生產(chǎn)的農(nóng)產(chǎn)品也應(yīng)遵循上面的業(yè)務(wù)流程。

（三）銷售與收款的流程

合作社成立的主要目的是聯(lián)合農(nóng)民，使農(nóng)民在生產(chǎn)、加工、銷售等環(huán)節(jié)能獲得較高的利潤、提高市場的競爭力，由此而言銷售流程對于合作社也是一個非常重要的流程，銷售業(yè)務(wù)的好壞直接影響到合作社的生存。

合作社取得客戶的訂購單，但要對新客戶的信用情況進行審核，符合條件的應(yīng)簽發(fā)資信證明；合作社在取得客戶訂購單后應(yīng)編制銷售單，列示客戶所購買農(nóng)產(chǎn)品的有關(guān)信息；倉庫部門根據(jù)經(jīng)過批準的銷售單進行供貨；會計部門向客戶開具銷售發(fā)票，并及時記錄相應(yīng)的應(yīng)收和收入，將所取得的銷售收入及時入賬，不得坐支現(xiàn)金、不得以白條抵庫、不得擅自挪用，定期與銀行等金融機構(gòu)核對賬目；財務(wù)部門進一步整理加工信息，將信息傳遞給理事會和社員大會。

（四）借款的流程

合作社的內(nèi)部各部門根據(jù)自己的資金需求填寫借款申請表，經(jīng)主管部門批準，提交財務(wù)部審核，然后提交理事會審核批準，對于大額的借款還需要社員大會審核批準，經(jīng)審核批準的借款申請書才可以辦理相應(yīng)的借款。在借款的各審批環(huán)節(jié)應(yīng)填制審批表格，對借款的用途、批準人進行檢查，要保留完整的書面證據(jù)，加強對文件等書面證據(jù)的保管。

（五）投資的流程

合作社的投資活動包括對外的投資和對內(nèi)的投資。鑒于農(nóng)民合作社的規(guī)模較小、資金較少，本文主要分析對內(nèi)購買固定資產(chǎn)的投資行為。

對于合作社的對內(nèi)投資應(yīng)由使用部門編制購買計劃，提交主管人員批準；然后向內(nèi)部管理部門提出購買申請；提交理事會、社員大會做出審核批準；財務(wù)部門在此過程中要把握好購買資產(chǎn)的資金預(yù)算控制，由出納人員簽發(fā)資金使用支票；采購部門組織采購活動，取得購買發(fā)票；驗收部門的技術(shù)人員對于符合要求的固定資產(chǎn)簽發(fā)驗收單；倉庫部門簽發(fā)資產(chǎn)入庫單；會計部門進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，將資產(chǎn)的購買情況報告理事會和社員大會；倉庫部門要定期對固定資產(chǎn)進行盤點，并與憑證、報表、固定資產(chǎn)卡片進行核對，以保證固定資產(chǎn)的真實性、完整性。

三、合作社財務(wù)信息溝通的風險評估

有效的風險評估活動可以有效地識別、評估和應(yīng)對影響合作社發(fā)展的各種風險。農(nóng)民專業(yè)合作社作為一個特殊的組織，受到自然與市場雙重風險的影響，與其他的非農(nóng)業(yè)專業(yè)合作社相比具有更大的風險，要規(guī)避這些風險，必須建立一套專門的風險評估機制，以識別風險、評估風險發(fā)生的可能性。

（一）財務(wù)預(yù)算流程的風險評估

對于合作社在編制財務(wù)預(yù)算的業(yè)務(wù)流程中，在財務(wù)部門與其他的業(yè)務(wù)部門對財務(wù)信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

其一，財務(wù)部門在編制財務(wù)預(yù)算時，如果沒有與其他部門進行信息溝通或溝通不到位，只是根據(jù)上一年度的數(shù)據(jù)來估計下一年度的支出是不準確的，市場在不斷變化，部門的業(yè)務(wù)量也是在不斷變化的，尤其是需要購買一些價格波動較大的原材料的部門，如果財務(wù)部門沒有與其建立良好的溝通則會使得該部門的資金不足導致業(yè)務(wù)無法正常進行，或者是財務(wù)部門的預(yù)算與實際支出嚴重不相符，財務(wù)部門由此做出的預(yù)算在實際工作中根本無法得到貫徹執(zhí)行。

其二，財務(wù)預(yù)算的編制還要加強與農(nóng)戶、客戶的信息溝通。如果沒有與農(nóng)戶保持信息的溝通，則可能會影響產(chǎn)品的質(zhì)量和收購價格，而未與客戶溝通，會影響產(chǎn)品的市場份額以及價格的穩(wěn)定性，進而影響合作社應(yīng)對市場變化、抵御風險的能力。

（二）采購與付款流程的風險評估

對于合作社在采購與付款的業(yè)務(wù)流程中，在財務(wù)部門與采購部門、外部供應(yīng)商對財務(wù)信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

其一，與股份制公司一樣，合作社的所有者會聘請經(jīng)理人來管理合作社，雙方利益不一致，合作社統(tǒng)一采購農(nóng)民生產(chǎn)用的物資時，管理層會采購以次充好的物資，大宗采購也未通過競價的方式，而是直接選擇了一家與自己存在利益關(guān)系的企業(yè)進行采購，供應(yīng)商的發(fā)票也不正規(guī)，在財務(wù)部門與外部供應(yīng)商溝通不善、未深入了解市場上物資的價格與質(zhì)量的情況下，登記入賬的價格并不真實，提高了合作社的采購成本，導致合作社的資金流入了管理層的口袋，損害了合作社和農(nóng)民的利益，影響農(nóng)產(chǎn)品在市場上的競爭力。

其二，合作社收購農(nóng)民生產(chǎn)的農(nóng)產(chǎn)品，農(nóng)民難以提供正規(guī)的銷售發(fā)票，而且有關(guān)部門對于發(fā)票的監(jiān)管不是很嚴格，導致合作社在與農(nóng)民的業(yè)務(wù)往來中存在大量的不正規(guī)發(fā)票、內(nèi)部不完整的單據(jù)，財務(wù)部門又未能及時與采購部門對內(nèi)容不完整的憑證進行溝通，所以財務(wù)部門在做賬時會存在差錯。

（三）銷售與收款流程的風險評估

銷售收入是合作社利潤的主要來源，收入的高低直接影響到合作社的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。對于合作社在銷售與收款的業(yè)務(wù)流程中，在各部門財務(wù)信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

一是會計部門應(yīng)根據(jù)相關(guān)原始憑證來登記入賬，但在管理層難以實現(xiàn)預(yù)期的利潤目標時，有可能會利用財務(wù)部門與銷售、倉庫部門信息溝通不暢，高估收入或提前確認收入；如果為了減輕稅負，有可能會低估收入或推遲確認收入；如果已經(jīng)完成本年的利潤目標，有可能會將本期的收入推遲至下一年度確認；開具發(fā)票的時間節(jié)點與繳納的所得稅有關(guān)，但因為銷售部門沒有與財務(wù)部門進行信息溝通，可能會造成高額的稅負，也會影響收入的準確性。

二是合作社的財務(wù)意識不高、農(nóng)產(chǎn)品的季節(jié)性比較明顯，有時候銷售部門只是為了將農(nóng)產(chǎn)品銷售出去，并沒有考慮還款能力，存在“白條抵庫”的現(xiàn)象，銷售部門并沒有與財務(wù)部門對客戶的還款能力進行溝通，會計人員所記錄的收入部分是合作社的壞賬，導致合作社的資金被債務(wù)人長期占用，信息溝通不善會產(chǎn)生資產(chǎn)的安全性與流動性的風險。

（四）借款流程的風險評估

合作社在借款業(yè)務(wù)流程中，在對借款的信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

大部分合作社成立時的資金主要來自于社員的資格股金，在資金不足時會從外部取得借款，但如果并不是按照合作社的業(yè)務(wù)流程由使用部門提出資金使用要求，管理人員有可能將以合作社名義取得的借款自用，這就是在信息溝通不暢時對合作社利益的損害；而且在合作社對外借款時，銀行等金融機構(gòu)在很大程度上是根據(jù)財務(wù)報表來考慮是否發(fā)放貸款，如果合作社為了獲得銀行的貸款，會粉飾報表提高自己的償還能力，導致銀行作出錯誤的決策，使銀行產(chǎn)生較高的不良貸款率。

（五）投資流程的風險評估

合作社在對外投資業(yè)務(wù)流程中，在對投資的信息溝通不暢時，可能存在的風險如下：

合作社在購買固定資產(chǎn)時如果不是由于使用部門提出的購買計劃而進行的采購或沒有經(jīng)過驗收部門直接入庫的固定資產(chǎn)，可能并不是合作社所需要的資產(chǎn)，購買的資產(chǎn)并不符合使用部門的技術(shù)要求，有可能只是出于個人私利而進行的購置行為；根據(jù)使用部門提出的購買計劃直接進行采購而沒有經(jīng)過理事會和社員大會的審核批準，可能導致使用部門利用手中的權(quán)力進行亂投資；若在購置固定資產(chǎn)的過程中，財務(wù)部門并沒有進行資金的預(yù)算控制，有可能會出現(xiàn)過高的花費，導致合作社出現(xiàn)資金短缺。

（六）報表報送過程的風險評估

財務(wù)部門將財務(wù)報表報送到管理層，管理層將報表報送到理事會和社員大會，在這個過程中，管理層作為受托人，有可能會為了自身的利益，要求財務(wù)部門粉飾會計報表，并沒有真實反映合作社的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果，理事會和社員大會并不是合作社的經(jīng)營管理人員，存在著信息不對稱，對合作社的經(jīng)營情況并不是很了解，根據(jù)粉飾的報表做出錯誤的決策；理事會或社員大會也許會為了向社會公眾呈現(xiàn)較好的財務(wù)狀況，向公眾展示良好的形象，會要求財務(wù)人員粉飾報表，所以在報表傳遞的過程中會出現(xiàn)粉飾報表的風險。

財務(wù)部門呈報的報表具有一定的專業(yè)性，沒有財務(wù)基礎(chǔ)的人員并不能完全看懂，對一些重要信息的解釋過少，或者刻意回避某些問題，這樣決策者并不能對報表做出很好地理解，對一些重要的問題并沒有引起足夠的重視，在制定合作社發(fā)展戰(zhàn)略的時候會忽視這些重要的因素，由此制定的發(fā)展戰(zhàn)略并不符合合作社的要求。

四、合作社財務(wù)信息溝通機制的創(chuàng)新措施

（一）加強票據(jù)管理

大部分合作社的業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁，涉及的金額較小，所以票據(jù)的使用量會很大，由于票據(jù)的購買和保管不便，大部分合作社會存在以白條作為原始憑證的現(xiàn)象，所以合作社原始憑證的內(nèi)容不完整，財政部門應(yīng)加強對于合作社票據(jù)的管理，因為合作社業(yè)務(wù)頻繁、金額小，財政部門可以根據(jù)農(nóng)業(yè)經(jīng)濟組織的特殊性，專門設(shè)計印刷農(nóng)民專業(yè)合作社使用的票據(jù)，以真實核算生產(chǎn)成本。

（二）建立系統(tǒng)的信息規(guī)劃，實現(xiàn)財務(wù)部門與其他部門的資源共享

合作社應(yīng)建立系統(tǒng)的信息規(guī)劃，實現(xiàn)財務(wù)部門與其他的各個部門之間的信息系統(tǒng)相互統(tǒng)一、數(shù)據(jù)接口融洽、數(shù)據(jù)資料資源共享，實現(xiàn)財務(wù)信息的資源共享。利用先進的信息技術(shù)手段，降低傳統(tǒng)手段在信息傳遞過程中各類干擾因素的影響，提高財務(wù)信息傳遞的速度和質(zhì)量。所以，從某種程度上而言，要提高合作社的信息技術(shù)發(fā)展程度，以利用先進的信息技術(shù)提高信息數(shù)據(jù)的溝通。

（三）堅持溝通的原則

財務(wù)信息的溝通應(yīng)堅持原則性，對于不符合職業(yè)道德和違法行為應(yīng)果斷拒絕，提升財務(wù)人員的溝通能力，做到既堅持會計準則，又不影響與其他部門的良好溝通。

應(yīng)堅持全局溝通的原則，與合作社的每個部門都進行財務(wù)信息的溝通，在溝通的時候做到“誰執(zhí)行誰負責”的責任機制，使每個部門都承擔起自己應(yīng)承擔的責任，做到分清責任主體、任務(wù)落實到個人。

（四）扁平化合作社的組織機構(gòu)

層次過于繁多的組織機構(gòu)由于信息在傳遞的過程中經(jīng)過的層次過多，會影響信息溝通的及時性和準確性，甚至在溝通傳遞的過程中由于個人因素的影響，還會拖延信息的傳遞時間，也許會根據(jù)個人的意愿擅自修改部分信息，進一步降低了信息的及時性和準確性。

對于合作社的財務(wù)信息溝通，應(yīng)在縱向上減少組織機構(gòu)的層次，以減少中間的溝通環(huán)節(jié)，縮短組織內(nèi)部的溝通渠道，但也應(yīng)保證對于信息溝通的監(jiān)控，并定期對組織機構(gòu)進行梳理和調(diào)整，明確內(nèi)部各相關(guān)部門的職責，以適應(yīng)內(nèi)部的信息溝通要求。

（五）提高財務(wù)人員、農(nóng)民的專業(yè)素質(zhì)

一方面，我國的農(nóng)村經(jīng)濟相對來說發(fā)展較慢，合作社的會計人員主要是留村文化水平不高或者是本社的其他人員、本村的會計擔任，對會計準則的了解不多。合作社可以聘請農(nóng)業(yè)院校畢業(yè)的學生，將他們的知識帶到合作社，同時應(yīng)抓好財會人員會計法律法規(guī)、會計制度、會計職業(yè)道德的宣傳培訓，不斷提高專業(yè)能力和職業(yè)道德水平，提供更加真實、及時的會計信息。

另一方面，合作社作為農(nóng)民之間自助的經(jīng)濟組織，財務(wù)工作作為一個技術(shù)性很強的工作，合作社可以對農(nóng)民進行簡單的財務(wù)知識培訓，使其了解基本的會計制度及政策，懂得基本的財務(wù)知識，培養(yǎng)農(nóng)民的財務(wù)思維，以使其在業(yè)務(wù)活動中的行為更符合財務(wù)要求，克服溝通障礙。

五、結(jié)語

農(nóng)民專業(yè)合作社作為農(nóng)業(yè)性的經(jīng)濟組織，存在其獨特的風險，財務(wù)信息作為合作社的重要信息，在溝通的關(guān)鍵流程中存在著自己特有的風險，需要對信息溝通的過程進行風險評估，才能有針對性地應(yīng)對信息溝通過程的風險。

本文是基于農(nóng)民合作社共性進行的分析，但不同的農(nóng)產(chǎn)品具有自己的特點，本文并沒有區(qū)分不同農(nóng)產(chǎn)品進而對不同的合作社進行分析，后續(xù)的研究可以對不同農(nóng)產(chǎn)品的合作社進行相應(yīng)的風險評估，以提出更有針對性的對策?！?/p>

（本論文系山東省社會科學規(guī)劃項目“基于內(nèi)控視角下山東省農(nóng)民專業(yè)合作社財務(wù)管理機制創(chuàng)新研究”〈項目編號：16CKJJ03〉的階段性研究成果）

(作者單位：青島大學商學院)

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