加強(qiáng)內(nèi)部控制，完善連鎖門店貨幣資金管理

趙健勤

摘要：貨幣資金管理是連鎖門店財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的重要組成部分，并在連鎖門店的運(yùn)營中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。連鎖門店貨幣資金管理具有系統(tǒng)性與復(fù)雜性，加強(qiáng)內(nèi)部控制，可以有效的規(guī)避其日常經(jīng)營中的貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)。本文從連鎖門店日常貨幣資金管理概述出發(fā)，詳細(xì)分析了內(nèi)控失效導(dǎo)致的連鎖門店貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合連鎖門店管理實(shí)際，給出了加強(qiáng)內(nèi)部控制的方式方法。

關(guān)鍵詞：連鎖門店；貨幣資金管理；內(nèi)部控制

一、連鎖門店貨幣資金管理概述

連鎖門店是一種有效的經(jīng)營模式，連鎖門店擁有統(tǒng)一的企業(yè)識別符號，一致的銷售價(jià)格與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理、人力資源資源管理、質(zhì)量管理、信息管理及物流管理等一系列的管理模式與管理制度。連鎖門店有利于企業(yè)在市場中樹立企業(yè)品牌形象，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)大的規(guī)模經(jīng)濟(jì)，從而在激烈的市場競爭中保持強(qiáng)有力的競爭力，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)和財(cái)務(wù)目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

貨幣資金是連鎖門店資產(chǎn)中流動性最強(qiáng)的，涉及面廣，也是資產(chǎn)的重要組成部分。在沒有得到有效的監(jiān)督和管理的情況下，貨幣資金易被挪用、侵占及欺詐。連鎖門店的特點(diǎn)是地理位置分散，大部分遠(yuǎn)離總公司，加之因地域原因，從業(yè)人員參差不齊，流動性大等特點(diǎn)，財(cái)務(wù)管理特別是涉及貨幣資金方面的管理難度加大。而貨幣資金管理在整體財(cái)務(wù)管理體系中占據(jù)極其重要的地位，貨幣資金管理的效果會影響連鎖經(jīng)營企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，完善貨幣資金管理，對連鎖門店持續(xù)健康發(fā)展起著關(guān)鍵性的作用。

二、內(nèi)控失效導(dǎo)致的貨幣資金管理風(fēng)險(xiǎn)

（一）備用金方面

備用金也稱零用現(xiàn)金，是企業(yè)財(cái)務(wù)部門借給有關(guān)職能部門或人員備用零星開支的款項(xiàng)。備用金一般專人專管，按約定的使用范圍進(jìn)行開支、登記及報(bào)帳。連鎖門店在備用金使用與保管中存在的風(fēng)險(xiǎn)包括：

1.備用金管理制度不健全。即未針對連鎖門店的經(jīng)營特點(diǎn)制訂完善的備用金管理制度，對備用金的使用范圍、門店備用金金額的確認(rèn)依據(jù)、門店備用金保管人的職責(zé)范圍、備用金原始憑證收集及保存、相關(guān)原始憑證的審核授權(quán)體系等進(jìn)行明確與規(guī)定。制度的缺失或者不明晰，會使有關(guān)人員在日常操作中無章可依、無規(guī)可循，造成在備用金使用和管理上無約束機(jī)制，嚴(yán)重者將造成部分人員挪用備用金的情況，不利于培養(yǎng)職工廉潔奉公的品行和促進(jìn)企業(yè)廉政建設(shè)的發(fā)展。

2.備用金不足或超額。造成備用金不足的原因包括：單據(jù)報(bào)銷時(shí)間拖延、總部過嚴(yán)管制忽視門店臨時(shí)性支出加大等，門店為應(yīng)對備用金不足，除向集團(tuán)總部緊急申請超額備用金外，常見的應(yīng)對方法包括臨時(shí)挪用銷售款，此情況下的挪用，通常在門店店長及財(cái)務(wù)默許下進(jìn)行，而當(dāng)這種默許成為常態(tài)后，易造成財(cái)務(wù)監(jiān)督疏忽，給有心之人利用內(nèi)控漏洞，利用時(shí)間差挪用門店日常的銷售款。備用金超額指審核不嚴(yán)導(dǎo)致門店備用金金額比實(shí)際需要多，易造成備用金被挪用及單據(jù)報(bào)銷的不嚴(yán)謹(jǐn)和拖延。

3.備用金交接不清。指管理備用金的員工因調(diào)崗或離崗，在備用金交接環(huán)節(jié)存在不交接或者交接不完整的情況，導(dǎo)致責(zé)任劃分不清。原因包括：缺少財(cái)務(wù)規(guī)章制度；缺少必要的監(jiān)督導(dǎo)致財(cái)務(wù)交接一方利用另一方不熟悉業(yè)務(wù)的短板，在交接過程中故意作為隱瞞備用金短少的情況；未標(biāo)注的單據(jù)丟失等。

4.未定期由獨(dú)立第三方盤點(diǎn)備用金。備用金的獨(dú)立盤點(diǎn)主要是指由獨(dú)立的第三方對門店所保管的備用金及相關(guān)的帳薄進(jìn)行定期和不定期的檢查，通過檢查發(fā)現(xiàn)門店挪用資金、帳外帳及小金的問題，屬于備用金管理中事后控制的一種方式。缺乏對備用金的檢查，易造成備用金保管人員公款私用等情況發(fā)生。

（二）預(yù)收款風(fēng)險(xiǎn)

出于經(jīng)營業(yè)務(wù)需要，門店的銀行基本戶信息基本屬于公開或半公開的狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，造成了只要他方知曉門店的銀行基本戶信息，便可在未告知企業(yè)的情況下往企業(yè)基本戶轉(zhuǎn)入款項(xiàng)。而財(cái)務(wù)管理部門在與銀行核對未達(dá)帳項(xiàng)時(shí)，關(guān)注點(diǎn)更多放在企業(yè)已達(dá)銀行未達(dá)方面，而忽視對銀行已達(dá)企業(yè)未達(dá)的檢查。部分通過以上轉(zhuǎn)款方式轉(zhuǎn)入款項(xiàng)的單位出于各種原因，轉(zhuǎn)款后長時(shí)間不告知門店或不至門店提取貨物，極易造成了這部分暫時(shí)無人認(rèn)領(lǐng)又缺乏監(jiān)督的款項(xiàng)被有心人挪用。

（三）預(yù)付的提貨卡風(fēng)險(xiǎn)

提貨卡是一種在現(xiàn)代交易環(huán)境下產(chǎn)生的非貨幣憑證，是企業(yè)以實(shí)現(xiàn)自身商品銷售為目的，依靠自身信譽(yù)并面向市場銷售環(huán)節(jié)而發(fā)行的，不以現(xiàn)金而是以磁卡、IC卡或相關(guān)介質(zhì)進(jìn)行支付行為的物質(zhì)載體。提貨卡有效促進(jìn)商品銷售，有助于企業(yè)提前回籠資金、減少現(xiàn)金流通，對于消費(fèi)者來說，利用提貨卡消費(fèi)，還能享受一定的折扣。但在銷售提貨卡的過程中，門店出于業(yè)績的需要，很多時(shí)候采取卡預(yù)出的銷售方式，即款未到卡已出。這種激進(jìn)的銷售方式，一方面增加了門店提貨卡的銷售，回籠資金；另一方面，卻隱藏著極大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，如不及時(shí)加強(qiáng)對未收款項(xiàng)的監(jiān)管及追收力度，極易讓提貨卡銷售人員與購卡單位的相關(guān)人員相互勾結(jié)，利用門店的監(jiān)管漏洞，挪用款項(xiàng)。另外，門店對提貨卡的返利大部分采取差額比率的方式，門店出于人工節(jié)省的考慮，很多情況下，銷售收款人員與返利發(fā)放人員為同一人，這種不相容崗位未分離的情況，極易造成銷售人員利用比率差貪污返利利差。

（四）新興收款方式（支付寶、微信等）的風(fēng)險(xiǎn)

在信息化時(shí)代，支付寶、微信、閃付等新型付款方式逐漸普及，這種付款方式給連鎖店以及消費(fèi)者的付款帶來極大的便利。與此同時(shí)，由于企業(yè)對新興付款方式的應(yīng)對及認(rèn)識不足等原因，存在對員工培訓(xùn)不及時(shí)不到位或設(shè)備更新不足等原因，導(dǎo)致門店員工對新收款方式的使用不當(dāng)，給門店的日常經(jīng)營帶來風(fēng)險(xiǎn)，間接會侵害消費(fèi)者的利益，并且損壞連鎖店的品牌形象。

三、加強(qiáng)內(nèi)部控制的方式

（一）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強(qiáng)貨幣資金監(jiān)管

數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，通過信息化手段對貨幣資金進(jìn)行管理是未來貨幣資金管理發(fā)展的方向。它基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)施財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)功能，并能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋和遠(yuǎn)程監(jiān)控的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，極大地提高財(cái)務(wù)管理的效率，擴(kuò)展財(cái)務(wù)管理的空間范圍，極適合連鎖門店這種地理位置相對分散的經(jīng)營模式。而連鎖門店由于地理位置原因而造成的貨幣資金監(jiān)管的困難，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及各種新型電子通訊手段的普通使用而得到有效的解決。將網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管這樣的信息手段植入到連鎖店的內(nèi)部控制體系中，遠(yuǎn)程監(jiān)控以及信息系統(tǒng)的有效運(yùn)用可將所有連鎖店連接成為一個整體，加強(qiáng)連鎖店貨幣資金的監(jiān)管。

（二）及時(shí)培訓(xùn)，建立培訓(xùn)考核機(jī)制

為應(yīng)對愈發(fā)激烈的市場競爭，企業(yè)員工必須及時(shí)更新知識，保證自身知識存量的持續(xù)積累與更新，才能有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營目標(biāo)，保持強(qiáng)勁的競爭活力。一方面，門店可通過集體培訓(xùn)更新知識，組織員工學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的財(cái)務(wù)理念、模擬演練日常的資金管理流程，不斷發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，完善工作流程，并在培訓(xùn)中不間接地對員工進(jìn)行考核，檢驗(yàn)員工掌握新知識的程度，鞏固培訓(xùn)成果。另一方面，可鼓勵員工進(jìn)行積極的自我學(xué)習(xí)，并通過相關(guān)的獎勵機(jī)制鼓勵員工之間分享知識，形成良性的知識更新循環(huán)。

（三）健全貨幣資金管理制度

加強(qiáng)內(nèi)部控制，健全資金管理制度，是有效避免連鎖店資金管理風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。建立符合連鎖店實(shí)際情況的備用金管理制度，細(xì)化備用金使用與保管、定期盤點(diǎn)備用金，嚴(yán)格審查與確認(rèn)備用金保管人的資質(zhì)。其次，定期對銀行帳戶進(jìn)行分析，對達(dá)到一定期限的未達(dá)帳立帳管理，重點(diǎn)關(guān)注長期及大額外的未達(dá)帳項(xiàng)，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。最后，對由于激進(jìn)銷售方式而產(chǎn)生的應(yīng)帳款，加強(qiáng)催收管理，并建立客戶信用制度，完善客戶信用等級的建設(shè)。

（四）關(guān)注貨幣資金交接管理

因人員的流動及企業(yè)內(nèi)部工作的調(diào)整，財(cái)務(wù)崗位的責(zé)任人定期及不定期的更換已成為普遍現(xiàn)象。應(yīng)積極應(yīng)對人員流動及崗位調(diào)換所帶來的控制風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，規(guī)范門店財(cái)務(wù)交接工作，避免因財(cái)務(wù)交接工作的不到位等原因?qū)﹂T店持續(xù)性的經(jīng)營活動造成不利的影響。應(yīng)對門店交接工作風(fēng)險(xiǎn)的控制措施包括：結(jié)合連鎖門店的經(jīng)營特點(diǎn)，建立貨幣資金工作交接規(guī)章制度，規(guī)范資金交接工作的流程；交接工作應(yīng)納入人事管理，并作為職業(yè)道德的考量；并著力加強(qiáng)交接時(shí)的監(jiān)督檢查工作等。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：南寧百貨大樓股份有限公司審計(jì)監(jiān)察部）