談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

范君梅

摘 要：該文將辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的意義作為出發(fā)點，根據(jù)現(xiàn)存在辦公室文書檔案工作管理當(dāng)中的一系列問題進(jìn)行詳細(xì)分析和深入研究，結(jié)合實際情況，提出辦公室文書檔案收集和歸檔工作管理相對應(yīng)的改進(jìn)對策，從根本上提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的整體質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：辦公室 文書檔案 收集歸檔 工作管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）01（c）-0123-02

當(dāng)前，在社會不斷發(fā)展和進(jìn)步的影響下，辦公室文書檔案管理工作越來越受到人們的廣泛關(guān)注，特別是對于一些企業(yè)來說，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的整體質(zhì)量和水平，能夠體現(xiàn)出一個企業(yè)的管理水平。文書檔案是對社會發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)記載的資料，能夠反映出社會、某一個組織或者是團(tuán)體的實際情況，包括其在某一個特定時期內(nèi)出現(xiàn)的問題以及針對這些問題如何進(jìn)行有效解決、最終解決成果等等。辦公室檔案管理中，文書檔案是其中非常重要的一部分，也是必不可少的一項重要工作，文書檔案的收集和歸檔工作要求相關(guān)人員具有良好的服務(wù)精神，其自身也需要具備高技術(shù)和能力，才能夠保證辦公室文書檔案收集和歸檔工作的順利展開和進(jìn)行。辦公室文書檔案的作用已經(jīng)逐漸在各個單位或者是企業(yè)當(dāng)中有所體現(xiàn)，為了能夠?qū)⑵渥陨淼淖饔酶蟀l(fā)揮出來，需要保證各個企業(yè)單位文書檔案的真實性和有效性，提高文書檔案工作管理的整體質(zhì)量和水平，這樣才能夠保證文書檔案中的信息資源能夠得到有效利用和妥善保管。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的意義

文書檔案收集和管理在當(dāng)前我國事業(yè)單位中屬于一些基礎(chǔ)工作，也是各項工作展開的關(guān)鍵部分，文書檔案當(dāng)中記載有關(guān)社會、單位、某一個組織或者是團(tuán)體，在特定時期內(nèi)某事件的整個發(fā)展過程，對問題的產(chǎn)生、解決、結(jié)果都有詳細(xì)記載。企業(yè)單位在進(jìn)行重大決策時，基本上都得先參考相關(guān)資料文獻(xiàn)當(dāng)中相關(guān)內(nèi)容，而文書檔案就是相關(guān)資料當(dāng)中最重要的資料，比如：一些會議記錄情況、審批情況等等，文書檔案的收集和歸檔工作順利有效地進(jìn)行，不僅對企業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展方向有直接影響和作用，而且對于公司日后的整體發(fā)展來說，也有非常積極的影響和重要意義[1]。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現(xiàn)存的問題分析

2.1 工作人員意識差

在這之前，人們對于辦公室文書檔案的工作重視程度一直都不是很高，導(dǎo)致日常情況下，人們在工作時，經(jīng)常出現(xiàn)注意力不夠集中的現(xiàn)象，而對于文書檔案的收集和歸檔等工作展開也不夠到位，導(dǎo)致辦公室文書檔案收集和管理工作一直處于停滯不前的水平。很多檔案管理工作人員對文書檔案的管理意識非常差，在工作過程中，對企業(yè)單位一些紅頭文件比較重視，但是一些比較普通的文件，卻沒有給予相對應(yīng)的重視，導(dǎo)致文書檔案管理的整體工作效率和質(zhì)量嚴(yán)重低下，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不完成、殘缺、檔案失去真實性以及檔案時間不連貫等現(xiàn)象[2]。很多工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作不是很重要，所以在工作時，基本上沒有全身心地投入，導(dǎo)致在信息資料搜尋的時候，增加了難度，這樣不僅文書檔案自身的作用在企業(yè)單位日常經(jīng)營管理中不能夠得到充分發(fā)揮，而且在某種程度上，制約了企業(yè)單位自身的發(fā)展[3]。

2.2 企業(yè)單位對文書檔案收集和歸檔力度不夠

當(dāng)前，雖然文書檔案管理工作已經(jīng)受到越來越多人的廣泛關(guān)注，但是在企業(yè)單位實際操作過程中，對其自身的重視力度仍然不夠，很多文件或者資料嚴(yán)重出現(xiàn)缺損、破壞的現(xiàn)象[4]。企業(yè)單位造成文書檔案資料缺損情況的原因有很多，其中當(dāng)前的歸檔模式不夠科學(xué)合理，不能夠根據(jù)文件資料的實際情況來進(jìn)行，很多企業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)文字檔案形式進(jìn)行歸檔收集，并沒有提高對電子文書檔案的重視力度；另外，文書檔案的收集和歸檔流程不夠規(guī)范，很多文件資料都是隨意擺放，沒有按照規(guī)定時間、規(guī)定內(nèi)容來進(jìn)行，甚至有一些檔案不能夠及時存檔，很容易發(fā)生事后找不到檔案的情況；最后就是文書檔案自身的可靠性比較差，很多企業(yè)單位為了能夠應(yīng)付上級檢查，很多文書檔案已經(jīng)失去真實性和有效性。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理相關(guān)改進(jìn)對策分析

3.1 強(qiáng)化文書檔案工作管理人員的意識和能力

現(xiàn)如今，辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理已經(jīng)越來越受到人們的廣泛關(guān)注和重視，而提高文書檔案工作管理的整體質(zhì)量和效率，最根本的一項因素就是管理人員自身的素質(zhì)和能力[5]。首先要提高文書檔案工作管理人員自身的意識和能力，定期組織工作人員參與一些專業(yè)性培訓(xùn)，提高管理人員對于檔案資料的敏感性和專業(yè)性、知識性，這樣不僅能夠保證文書檔案收集、歸檔工作的順利展開，而且能夠保證文書檔案工作管理的整體質(zhì)量和效率。對于一些管理能力仍然不夠強(qiáng)的工作人員，要結(jié)合其自身的特點和劣勢，進(jìn)行有針對性的技能培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化其自身對于文書檔案工作管理的整體意識，這樣不僅能夠提高文書檔案工作管理人員自身的整體素質(zhì)，而且能夠保證文書檔案工作高效率、高質(zhì)量、高水平開展[6]。

3.2 完善和優(yōu)化文書檔案相關(guān)工作管理制度

當(dāng)前，辦公室文書檔案工作管理制度不夠完善，導(dǎo)致很多文件資料出現(xiàn)缺失，在這種形勢下，就需要不斷優(yōu)化和完善文書檔案相關(guān)工作管理制度，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的順利展開。首先要保證文書檔案的收集時間、保管期限、歸檔范圍以及相關(guān)注意事項等內(nèi)容都進(jìn)行有效核實，保證其自身的有效性和真實性。另外，根據(jù)企業(yè)單位實際情況，按照相關(guān)規(guī)章制度來進(jìn)行責(zé)任分工制度，明確每一個管理人員的職責(zé)，保證文書檔案歸檔范圍的科學(xué)化、合理化[7]。最后就是保證歸檔期限的確立，這樣能夠有利于對文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，防止一些人員用于私用，這樣不僅能夠有效提高文件資料的整體收集效率，而且能夠保證文件資料的整體利用率。

3.3 創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔工作模式

傳統(tǒng)文書檔案收集和歸檔工作管理模式很容易出現(xiàn)一些文件資料的遺漏或者是殘缺，所以在當(dāng)前社會時代不斷發(fā)展的影響下，文書檔案工作管理也可以逐漸創(chuàng)新模式，對傳統(tǒng)文書檔案收集歸檔模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新[8]。利用主動收集文書檔案資料的模式來進(jìn)行，首先相關(guān)人員需要加強(qiáng)與各個企業(yè)單位之間的聯(lián)系，定期對檔案資料進(jìn)行收集和歸檔，對一些文件資料進(jìn)行定時更新，保證文件資料的有效性和真實性。另外，對檔案管理過程中出現(xiàn)的一系列問題，及時進(jìn)行有針對性的解決，保證檔案管理工作的順利展開和進(jìn)行。最后就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高文書檔案的整體建立和完善，利用信息技術(shù)來輔助辦公室文書檔案的收集和歸檔，不僅能夠減少人為收集歸檔的誤差，而且能夠保證文書檔案的整體工作效率，將文書檔案自身的作用力充分發(fā)揮出來。

4 結(jié)語

文書檔案能夠真實有效反映出社會活動、企業(yè)單位活動等內(nèi)容，文書檔案收集和歸檔工作的有效展開，是辦公室管理工作最基礎(chǔ)也是最根本的工作內(nèi)容之一，不僅能夠保證文書檔案的整體使用效率，而且能夠保證將其自身的作用充分發(fā)揮出來。根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)存在文書檔案收集歸檔工作管理當(dāng)中一系列的問題，從各個環(huán)節(jié)出發(fā)，對文書檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化和改善，促使其自身的質(zhì)量和效率不斷提高。

參考文獻(xiàn)

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