淺析國際物資采購管理

摘 要 對于施工企業(yè)來說，各方面的成本都比較透明。在其成本組成中，材料費占60%甚至更多，所以說物資采購管理在施工企業(yè)管理中占的比重非常大，加強物資采購管理，控制材料用量是控制工程成本非常有效的方式，對施工企業(yè)的盈利起著關(guān)鍵性的作用。國際物資采購指的是充分使用國際的資源在全世界范圍內(nèi)去尋找供應(yīng)商。本文從國際物資采購的特點、采購的流程以及如何才能有效采購等方面，較全面地論述了如今建筑企業(yè)的物資采購管理。

關(guān)鍵詞 物資采購管理 施工企業(yè) 成本

一、概述

隨著中國建筑事業(yè)不斷發(fā)展，一幢幢高樓大廈拔地而起，其中不乏一些展示中國建筑實力的壯觀建筑。這些建筑外觀非常獨特，結(jié)構(gòu)既簡潔又時尚，而且使用的材料經(jīng)濟環(huán)保。在其成本組成中，材料費占60%甚至更多，加強物資采購管理對施工企業(yè)的盈利起著關(guān)鍵性的作用。

二、國際工程項目物資采購供應(yīng)工作的特點

（一）很強的技術(shù)性

在國際工程承包的項目中，對于工程的材料和設(shè)備都要根據(jù)該國特點考慮特殊的要求。不同種類的項目，業(yè)主要求可能各不相同，所使用的材料和設(shè)備的規(guī)范也有所不同。

（二）程序復(fù)雜

國際工程的物資采購程序比較復(fù)雜，大致包括指定采購計劃，考察各個國家貨源，進行詢價、比價，通過比較選擇并推薦供貨商，報給業(yè)主或監(jiān)理審批，進行合同談判并簽訂合同，辦理進口許可證，開具保函或者支票等支付憑證，辦理進出港，辦理免稅、清關(guān)、運輸及存儲手續(xù)，物資達到施工現(xiàn)場的收發(fā)料管理。

（三）廣泛的貨源

國外市場同種物資的物資供應(yīng)來源非常多，相同的產(chǎn)品會來自不同的國家、不同的廠家或不同的代理商。選擇的范圍非常廣，當(dāng)然對應(yīng)的價格質(zhì)量也是千差萬別，這樣就更加考驗物資采購人員的采購能力，如何用最低的價格買到符合質(zhì)量要求的材料成為控制采購成本的關(guān)鍵。

三、國際物資采購的流程

（一）做好材料采購前的基礎(chǔ)工作

工程開工前，項目經(jīng)理、工長必須反復(fù)、認真地對工程設(shè)計圖紙進行分析，根據(jù)工程測定材料的實際數(shù)量，提出材料申請計劃，而且申請計劃應(yīng)做到準確無誤。在采購材料前，材料采購部門應(yīng)建立詢價小組對市場價格進行調(diào)查；材料采購人員所采購材料的價格不得超過詢價小組的價格，定期召開例會，在例會上由詢價小組匯報材料的詢價情況。

（二）合理確定采購方式

根據(jù)采購金額、采購物資的技術(shù)復(fù)雜程度，確定合理的采購方式，一般可以選擇招標采購、邀請報價采購和零星采購三種方式。

如果采購金額和數(shù)量較大、技術(shù)復(fù)雜，就采用公開招標的方式選擇供應(yīng)商，從眾多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商中選擇出最優(yōu)供應(yīng)商。最大限度地降低項目成本，避免采購工作中的賄賂行為，做到公開、公正、公平地選擇供應(yīng)商。

如果采購金額和數(shù)量較小、技術(shù)較低，需要供應(yīng)商進行技術(shù)配合支持時，可以從公司的合格供應(yīng)商名單中邀請至少3家參與投標采購。由于公司與合格供應(yīng)商之前都有過合作，因此對投標人以往的業(yè)績和履約能力也比較了解，可以降低合同履行過程中承包方違約的風(fēng)險。

對于單項采購低于10萬元的，可以對經(jīng)銷商或者供應(yīng)商直接詢價，由項目物資部談判后直接購買。這樣可以在較短的時間內(nèi)完成采購任務(wù)，減少中間環(huán)節(jié)。

（三）尋找供應(yīng)商

供應(yīng)商的來源有很多途徑：

第一，規(guī)范中明確指定的。對于規(guī)范中指定品牌的材料，嚴格按照規(guī)范要求，根據(jù)規(guī)范中提供的廠商電話或網(wǎng)址，取得供應(yīng)商的聯(lián)系方式。如多哈機場中的屋面、墻面的金屬板，規(guī)范中明確規(guī)定Rigidal為指定供應(yīng)商，并提供了供應(yīng)商的網(wǎng)址及聯(lián)系方式。

第二，其他標段推薦使用的。對于機場項目，材料審批非常嚴格。有時候僅材料報批就需要半年時間。但是，對于其他標段已經(jīng)使用過的材料，各種技術(shù)參數(shù)準備得很齊全，業(yè)主是很容易批復(fù)的。因此，機場內(nèi)其他標段使用過的供應(yīng)商是重點參考的對象?，F(xiàn)階段的工作過程中，很多材料都是機場其他標段推薦的，如停車棚、架空地板等。

第三，材料展覽會。材料展覽會上會有不同國家的供應(yīng)商展示自己的產(chǎn)品并且提供服務(wù)。通過展覽會上產(chǎn)品的展示及供應(yīng)商的詳細介紹，充分了解當(dāng)?shù)丶爸苓厙业氖袌?，得到最新且較全面的信息。

第四，使用經(jīng)驗。經(jīng)驗對各個行業(yè)來說都是非常寶貴的財富。比如，多哈高層項目采購人員通過跟供應(yīng)商間的不斷接觸，了解到各個供應(yīng)商的產(chǎn)品價格、供貨速度及服務(wù)態(tài)度，并做好供應(yīng)商年度評審等記錄工作，為采購人員在今后的工作中選擇供應(yīng)商提供參考。卡塔爾機場項目在選擇空心板材料時，考慮到Qatar Precast Company的供貨速度及服務(wù)態(tài)度不是很理想，在選擇時就不予考慮。

第五，供應(yīng)商提供的。人脈是工作中的一部分，供應(yīng)商在當(dāng)?shù)厥袌龅臅r間遠遠超過施工企業(yè)，對市場的了解也比施工企業(yè)深刻。當(dāng)企業(yè)對所需的材料束手無策的時候，供應(yīng)商往往會為施工企業(yè)提供幫助，并找到所需的材料。比如，對于很難在市場上找到的某種機場急需的鋼材，通過跟代理供應(yīng)商的交流，供應(yīng)商就能夠為企業(yè)提供找到所需材料的渠道，從而解決這一問題。

（四）詢價和比價

通過詢價了解材料的市場價格。詢價要求采購人員盡可能地提供比較全面的資料給供應(yīng)商，只有這樣供應(yīng)商才可能根據(jù)資料給出一個比較準確的報價。在實際工作中，為了提高工作效率，采購人員有時會把全套圖紙?zhí)峁┙o供應(yīng)商，充分利用供應(yīng)商的專業(yè)性，統(tǒng)計材料的型號及數(shù)量，特別是專業(yè)技術(shù)性比較強的材料。比價是對詢價結(jié)果進行的綜合分析，考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、價格、供貨期、產(chǎn)地及工作經(jīng)驗等因素，選擇最合適的一家，但不一定是最便宜的。機場項目一般要求“價比三家”，并對選中的一家進行說明，再經(jīng)過項目領(lǐng)導(dǎo)的一致同意后方可采用。

（五）材料報驗

材料報驗看似是一個簡單的工作，但是卻包含著各種細節(jié)和技巧。首先，要想做好材料報驗，必須有耐心且細心，一個小小的錯誤都有可能被業(yè)主否決。其次，做好材料報驗必須要對材料有一定的了解，材料的尺寸、顏色、厚度等，所有規(guī)范中與此材料有關(guān)的條款必須在提交的報驗材料中能夠找到與之相匹配的資料，如檢測報告、ISO認證等。

四、提高采購效率，降低采購成本

（一）物資采購成本控制

每個項目在開工前都要進行成本預(yù)測，確定項目的目標收益率，每項成本在發(fā)生之前都要參考目標成本，只有保證每項成本都不超過目標成本，才能很好地控制成本。在實際操作中還要指定各種材料的收益分析，每項材料的收益都要高于指定的目標收益，保證項目的利潤最大化。

（二）加強采購部門與項目其他部門的溝通

雖然項目上每個部門都是相對獨立的，都有各自相應(yīng)的職責(zé)范圍，但作為一個項目整體，各部門之間應(yīng)加強協(xié)作與溝通，共同努力才能完成好整個項目的建設(shè)。在項目開始實施后，設(shè)計、采辦、施工、試運的工作都應(yīng)在項目所在地進行，并定期開會溝通采購過程中應(yīng)注意的事項，爭取盡量在采購之前發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。機場項目制定內(nèi)部工作聯(lián)系函，加強與各個部門的聯(lián)系，減少由于溝通不及時帶來的麻煩。

第一，與設(shè)計部門。項目開始之初，由于受設(shè)計文件批復(fù)時間的影響，為了不影響施工進度，很多長周期設(shè)備的采購工作會提前進行，與供貨商簽訂定單有時采用的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)單是過程版文件，與業(yè)主批復(fù)的最終版文件有差異，如果沒有及時對設(shè)計文件狀態(tài)進行跟蹤或與設(shè)計部門沒有進行及時的交流和溝通，就可能造成供貨商生產(chǎn)出來的貨物在到達現(xiàn)場之后不能滿足技術(shù)文件的要求，導(dǎo)致貨物返廠或貨物現(xiàn)場改造。

第二，與施工部門。一般施工是在項目所在國進行，而采辦工作有時候卻是在國內(nèi)完成，這就導(dǎo)致了施工與采辦的脫節(jié)，以至于出現(xiàn)項目后期增訂材料的情況，從而增加了大量的運輸?shù)冗^程的費用。在施工過程中，發(fā)現(xiàn)缺少材料或即將使用的材料沒有到場，施工部門應(yīng)該立即和采購部門聯(lián)系，準備物資采購申請計劃。

第三，與業(yè)主。與業(yè)主可能在理念、思維方式上存在差異，交流溝通不順暢，甚至經(jīng)常會受到業(yè)主的干涉與阻礙。比如，在推薦供貨商時，如果業(yè)主提供了供應(yīng)商參考列表，往往會比較被動，一般會被要求盡量選擇清單中的廠家，會造成材料設(shè)備費用的增加；如果業(yè)主沒有提供供應(yīng)商參考列表，在推薦供貨商時往往顯得力度不夠或資料不完整，很難得到業(yè)主的認可，從而拉長了采購周期。

（三）編制物資供應(yīng)計劃

物資供應(yīng)計劃是物資采購的依據(jù)，要根據(jù)制定的物資計劃有效地實施采購。

采購人員根據(jù)編制的計劃確定材料采購的各個工序，包括材料詢價時間、要求報價完成時間、比價及選擇供應(yīng)商時間、簽訂合同日期、材料報驗日期、材料批復(fù)日期、下訂單日期、完成日期、到所在國港口日期、到達具體港口日期以及清關(guān)和到達機場的日期等?？紤]材料進場前的各個工序，合理安排時間。到達出口國港口或者邊境的時間周期考慮7天；運輸?shù)礁劭诓⑥k理好出口手續(xù)，對于材料產(chǎn)地為海灣國家的材料，周期考慮2天；運輸周期，對于材料產(chǎn)地為中國及歐美國家的材料，運輸周期為45天。對于材料產(chǎn)地為海灣國家，周期考慮1天。清關(guān)以及運輸?shù)焦さ噩F(xiàn)場的時間，對于材料產(chǎn)地為中國或歐美國家的材料，周期考慮7天。對于材料產(chǎn)地為海灣國家的材料，不考慮周期。編制材料進度計劃要從工程全局去考慮，并且必須考慮過程中可能發(fā)生的種種情況，盡可能地完善計劃。這樣以后的工作可以隨時根據(jù)計劃，檢驗工作的完成情況。如果發(fā)現(xiàn)某項工作有延遲就得引起注意，在其他工序上抓緊。

五、結(jié)語

物資采購管理是項目管理的關(guān)鍵，作為項目管理中的重要部分，項目采購管理將越來越受到項目高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。本文針對物資采購業(yè)務(wù)的特點、流程及如何更有效地進行物資采購，進行了物資采購過程的分析。

（作者單位為中建交通建設(shè)集團有限公司）

[作者簡介：武志鋒，河北邢臺人，河北工業(yè)大學(xué)在職研究生，研究方向：法語。]

參考文獻

[1] 湯禮智.國際工程承包總論[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，1997：105.

[2] 徐杰.采購管理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2009：52.