Word2013在長(zhǎng)篇文檔編輯中的幾個(gè)技巧

林清華

摘 要：Microsoft Word軟件提供了世界上最出色的文字處理功能，其增強(qiáng)后的功能可創(chuàng)建專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的文檔，用戶(hù)可以更加輕松地與他人協(xié)同工作并可在任何地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。Word軟件旨在向用戶(hù)提供最佳的文檔格式設(shè)置工具，利用它可輕松、高效地組織和編寫(xiě)文檔，使一般辦公室工作人員不用花太多時(shí)間就能掌握Word的基本功能，編排出規(guī)范、美觀的文檔。Word軟件已經(jīng)廣泛應(yīng)用在我們的日常辦公中，但Word中的一些應(yīng)用技巧卻被很多人所忽略，現(xiàn)就Word中的一些應(yīng)用技巧做說(shuō)明，掌握Word軟件的應(yīng)用技巧極為重要。

關(guān)鍵詞：Word2013；長(zhǎng)篇文檔編輯；技巧

WORD文字處理軟件，是微軟公司的Office系列辦公組件之一，是目前世界上最流行的文字處理軟件。是各位同仁再熟悉不過(guò)的，大家使用它編寫(xiě)文本信息、工作報(bào)告、職稱(chēng)論文等基本都能運(yùn)用自如，不過(guò)，你如果了解了以下功能和使用方法，相信將會(huì)進(jìn)一步提高工作效率，也會(huì)使你的文件更美觀。

1 段首自動(dòng)空兩格

（1）在“開(kāi)始”選項(xiàng)卡，單擊“段落”組的對(duì)話(huà)框啟動(dòng)器。

（2）單擊“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，然后在“縮進(jìn)”標(biāo)題下，單擊“特殊格式”下的列表框中的“首行縮進(jìn)”，在“縮進(jìn)”下的框中，將首行的縮進(jìn)間距量調(diào)整為“2字符”，最后單擊“設(shè)為默認(rèn)值”按鈕。

（3）在彈出的對(duì)話(huà)框中，單擊以選中“所有基于Normal.dotm模板的文檔”復(fù)選鈕，單擊“確定”按鈕。

2 快速定位到上次編輯位置

我們?cè)诰庉嬮L(zhǎng)文檔時(shí)，一次編輯不完，希望在下次打開(kāi)時(shí)光標(biāo)能定位在上次編輯位置。在Word2013中，當(dāng)你打開(kāi)最近一次編輯的文檔時(shí)，在垂直滾動(dòng)條的位置會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示框“歡迎回來(lái)！從離開(kāi)的位置繼續(xù)”，只要單擊該提示框就可快速定位到上一次編輯的位置。如果打開(kāi)的文檔不是最近一次編輯的文檔，則不會(huì)出現(xiàn)“歡迎回來(lái)”提示框，那就需要用快捷鍵“Shift+F5”將插入點(diǎn)定位到上次編輯的位置。

3 關(guān)閉時(shí)自動(dòng)保存

3.1 Word的自動(dòng)宏

在創(chuàng)建宏時(shí)，通過(guò)為一個(gè)宏賦予某個(gè)特殊的名稱(chēng)，就可在執(zhí)行某項(xiàng)操作（例如啟動(dòng)Word或打開(kāi)文檔）時(shí)自動(dòng)運(yùn)行宏。Word將下表所示名稱(chēng)識(shí)別為自動(dòng)宏。

為使宏自動(dòng)運(yùn)行，它必須位于活動(dòng)文檔的Normal模板中，或活動(dòng)文檔選用的模板中。唯一例外的是AutoExec宏，它只有存儲(chǔ)于以下位置時(shí)才可自動(dòng)運(yùn)行：Normal模板、通過(guò)“模板和加載項(xiàng)”對(duì)話(huà)框全局加載的模板或由“Startup”文件夾指定的文件夾中的全局模板。在命名沖突的情況下（多個(gè)自動(dòng)宏名相同），Word將運(yùn)行最近的上下文中的自動(dòng)宏。例如，如果同時(shí)在文檔及其附加的模板中創(chuàng)建了AutoClose宏，則僅執(zhí)行文檔中的自動(dòng)宏。

3.2 錄制自動(dòng)保存宏

根據(jù)上表所示的自動(dòng)宏名稱(chēng)可知AutoClose宏會(huì)在關(guān)閉文檔時(shí)自動(dòng)運(yùn)行，以下我們錄一個(gè)AutoClose宏，并賦予該宏保存文檔的功能：

1.打開(kāi)一篇已存在的Word文檔。

2.在“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“錄制宏”。

3.在“宏名”框中，鍵入宏名稱(chēng)“AutoClose”；在“將宏保存在”框中，單擊“所有文檔（Normal.dotm）”；在“說(shuō)明”框中，鍵入對(duì)該宏的描述，比如“關(guān)閉時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行保存”（如圖2）；單擊“確定”按鈕，開(kāi)始錄制宏。

4.單擊快速訪問(wèn)工具欄中的“保存”按鈕。

5.在“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“宏”組中“宏”下的三角箭頭，然后單擊“停止錄制”。

之后，當(dāng)使用Word編輯文檔，每次關(guān)閉文檔或退出Word時(shí)，AutoClose宏會(huì)自動(dòng)運(yùn)行對(duì)文檔進(jìn)行保存操作。如果是尚未命名的新文檔，將彈出“另存為”對(duì)話(huà)框，以便你為文檔命名。

4 在Word中使用數(shù)字化調(diào)整方式

4.1 精確調(diào)整文本縮進(jìn)

如果需要精確的調(diào)整，那么需要點(diǎn)擊菜單命令“格式→段落”，打開(kāi)“段落”對(duì)話(huà)框。點(diǎn)擊其中的“縮進(jìn)和間距”選項(xiàng)卡，我們要調(diào)整的各項(xiàng)縮進(jìn)都在這里了。還有一種簡(jiǎn)便的方法，那就是按住“Alt”鍵的同時(shí)再用鼠標(biāo)拖拉水平標(biāo)尺上相應(yīng)的縮進(jìn)標(biāo)記，此時(shí)，就可以根據(jù)標(biāo)尺上顯示的數(shù)字進(jìn)行精確調(diào)整了。

4.2 精確調(diào)整對(duì)象大小

在文檔中插入圖片后，要調(diào)整大小，那么應(yīng)該雙擊插入的對(duì)象，在打開(kāi)的“設(shè)置圖片格式”對(duì)話(huà)框點(diǎn)擊“圖片”選項(xiàng)卡，則可以從四個(gè)方向?qū)D片分別進(jìn)行裁剪，對(duì)于插入的自選圖形的大小調(diào)整，可以在雙擊后打開(kāi)的“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話(huà)框的“大小”選項(xiàng)卡中進(jìn)行，同時(shí)還可以調(diào)整自選圖形的旋轉(zhuǎn)角度。

4.3 精確調(diào)整表格屬性

分別點(diǎn)擊“表格”、“行”、“列”選項(xiàng)卡，選中“指定寬度”復(fù)選項(xiàng)，并在其后的輸入框中輸入相應(yīng)數(shù)字，就可以對(duì)表格的寬度、每行的行高、每列的列寬進(jìn)行數(shù)字化調(diào)整。在“表格”選項(xiàng)卡中“縮進(jìn)”下方的輸入框中輸入數(shù)字，可以精確控制表格的左縮進(jìn)數(shù)，從而達(dá)到在水平方向上調(diào)整表格位置的目的。如果需要精確定位，那么可以先選中“表格”選項(xiàng)卡“文字環(huán)繞”中的“環(huán)繞”，則其右側(cè)的“定位”按鈕即為可用。點(diǎn)擊此按鈕，可以打開(kāi)“表格定位”對(duì)話(huà)框。

5 結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際的文印工作中，在使用Word處理文檔的過(guò)程中遇到的問(wèn)題舉不勝舉，筆者在此也僅僅做了淺顯的論述與大家共同討論。實(shí)踐出真知，只有善于積累經(jīng)驗(yàn)，不斷學(xué)習(xí)，才能熟能生巧，逐漸精通Word文字處理軟件。

參考文獻(xiàn)

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[2]郭喜如.Word 2007完美排版標(biāo)準(zhǔn)教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2009.