做好檔案管理利用工作為食品藥品監(jiān)管提供資料保障

郭菁

摘 要：檔案不僅僅是原始材料的累積保存，更是一個(gè)單位各個(gè)時(shí)期編制改革、業(yè)務(wù)活動(dòng)、專項(xiàng)工作等過(guò)程中形成的具有歷史價(jià)值的文獻(xiàn)資料，能在不同程度上提供統(tǒng)計(jì)、總結(jié)、查詢、調(diào)研等各種信息。作為食品藥品監(jiān)管部門，做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，對(duì)更好地開(kāi)展工作具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；利用

作為基層食品藥品監(jiān)管單位，多年來(lái)，在各級(jí)檔案局的精心指導(dǎo)下，我局認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》、《山西省檔案管理?xiàng)l例》，不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，加大檔案管理工作力度，堅(jiān)持把檔案管理工作融入食品藥品監(jiān)管工作之中，堅(jiān)持用檔案體現(xiàn)和促進(jìn)監(jiān)管工作，真實(shí)、完整地記錄履職全過(guò)程，并用以指導(dǎo)食品藥品市場(chǎng)監(jiān)管和內(nèi)部管理工作。自2006年被評(píng)定為省一級(jí)檔案室，配備專職檔案人員的同時(shí)，我局對(duì)全局干部職工進(jìn)行了檔案知識(shí)普遍培訓(xùn)，檔案質(zhì)量有了全面提升，檔案管理逐步步入規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的軌道。

1 高度重視，構(gòu)建檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)

檔案作為食品藥品監(jiān)督管理工作痕跡的歷史記載，成為我單位行政執(zhí)法、審批許可等各項(xiàng)工作的重要記錄，為我局各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供了重要依據(jù)。整理好、保管好、利用好檔案，不僅僅是我局一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也關(guān)系到我局長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

為了更好地進(jìn)行檔案管理，我局成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了分領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)各級(jí)責(zé)任人，制訂了檔案管理目標(biāo)，層層簽訂檔案管理工作目標(biāo)責(zé)任書，使檔案管理工作落實(shí)到每個(gè)股室、中隊(duì)。配備了具備較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主要領(lǐng)導(dǎo)掛帥、分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓、辦公室主任直接辦、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各股室、中隊(duì)都配備了相對(duì)固定的專職檔案人員。真正做到了有組織，有保障，有措施。

2 嚴(yán)格制度，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理

檔案管理的規(guī)范化可以為食品藥品安全監(jiān)管工作正常、有效運(yùn)行提供有力保障。根據(jù)不斷變化的機(jī)構(gòu)職責(zé)，不斷增加的機(jī)構(gòu)隊(duì)伍，結(jié)合自身實(shí)際情況，我們及時(shí)修訂檔案管理制度，規(guī)范檔案工作流程，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。

1、健全檔案管理制度。按《檔案法》、《管理?xiàng)l例》的要求，先后制定了《檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等7項(xiàng)制度，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各股室、各中隊(duì)對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。

2、狠抓檔案案卷質(zhì)量。食品藥品監(jiān)管工作涉及的檔案很大一部分是文書檔案，文書處理工作是保證檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，為提高檔案質(zhì)量，規(guī)范管理，體現(xiàn)案卷質(zhì)量和利用價(jià)值。我局檔案工作小組按照公文處理的規(guī)定和檔案工作的要求，及時(shí)制定了本局檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，對(duì)文書工作人員進(jìn)行了多次培訓(xùn)，做到交回的文書案卷質(zhì)量評(píng)查、移交簽字、雙人驗(yàn)收，不合格的案卷予以退回修改完善，從而保證了歸檔質(zhì)量，高標(biāo)準(zhǔn)地完成了檔案整理工作。

3、重視安全檢查工作。為確保檔案的安全，落實(shí)防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防鼠等措施，更好地延長(zhǎng)檔案壽命，充分發(fā)揮檔案資源的服務(wù)作用，局檔案工作人員堅(jiān)持定期排查，確保了檔案的安全。

3 加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化升級(jí)管理

1、組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，我局檔案管理專職人員多次參加省、市檔案局舉辦的檔案培訓(xùn)，購(gòu)置了《檔案工作法規(guī)文件與業(yè)務(wù)知識(shí)匯編》等工具書，訂閱了《山西檔案》等專業(yè)雜志，同時(shí)請(qǐng)市檔案局對(duì)各股室文書處理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)，為完整收集、規(guī)范整理、科學(xué)管理檔案資料奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。

2、加強(qiáng)硬件建設(shè)。我局有總面積為 46平方米的檔案室，劃分為辦公室和倉(cāng)庫(kù)，配置了檔案柜、電腦、數(shù)碼相機(jī)、錄音筆、高拍儀、加濕器、吸塵器、滅火器等專用設(shè)備；購(gòu)置安裝了三友和檔案管理系統(tǒng)；購(gòu)買檔案盒、無(wú)酸紙、案卷皮、移動(dòng)硬盤、光盤等工具，保障了檔案管理的硬件設(shè)施。

3、開(kāi)展信息化建設(shè)。 隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化檔案室已經(jīng)成為未來(lái)檔案室的發(fā)展方向。它依托傳統(tǒng)檔案，把文字材料、聲音信息、視頻信息等以數(shù)字化形式存貯和處理，方便查閱、利用。為此，我局先行先試，初步構(gòu)建起檔案信息化管理的雛形。目前為止，我局已將歷年檔案448卷按要求錄入電腦，并對(duì)永久和長(zhǎng)期檔案進(jìn)行掃描，全部數(shù)字化，形成電子檔案，同時(shí)進(jìn)行了硬盤備份，分地點(diǎn)儲(chǔ)存，做到“雙保險(xiǎn)”。計(jì)算機(jī)的使用提高了檢索速度，保證了檔案信息的完整性，初步實(shí)現(xiàn)了信息化管理。

四、優(yōu)化服務(wù)，提高檔案利用效率

檔案利用效果的信息反饋，是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，它直接體現(xiàn)了檔案的價(jià)值。檔案工作者應(yīng)對(duì)信息反饋有足夠的重視，發(fā)揮工作積極性和主動(dòng)性，更好的完成工作，為單位、社會(huì)服務(wù)。

多年來(lái)，我局堅(jiān)持把檔案管理工作放在重要位置來(lái)抓。明確檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同考核、同落實(shí)，健全了檔案管理體制。在市檔案局專業(yè)人員指導(dǎo)下，綜合檔案室強(qiáng)化資料整理，已形成包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、科級(jí)檔案和榮譽(yù)檔案在內(nèi)的六大門類檔案。共有文書類檔案1163卷，其中永久類296卷，30年類152卷，10年類715卷；會(huì)計(jì)檔案11卷，其中永久類1卷，15年類5卷，5年類5卷。2007年至今共接待利用者352人次，提供查閱案卷共計(jì)378卷，為稽查辦案、日常監(jiān)管、專項(xiàng)活動(dòng)等提供了政策依據(jù)和參考資料。利用過(guò)程中堅(jiān)持做好利用效果登記工作，填寫檔案借閱利用登記簿，同時(shí)編寫了《利用效果實(shí)例匯編》、《檔案實(shí)證材料》、《大事記》、《全宗介紹》、《組織沿革》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等編研資料。

今后的工作中，我局將堅(jiān)持加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、管理、支持力度，著力強(qiáng)化檔案法制宣傳，定期邀請(qǐng)檔案局專業(yè)人員，加大對(duì)我局檔案管理人員培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷強(qiáng)化全局人員的檔案規(guī)范管理意識(shí)，著力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案功能，為食品藥品安全監(jiān)管提供充分的支持、促進(jìn)、規(guī)范作用。根據(jù)省、市檔案局專家指出的意見(jiàn)，及時(shí)完善檔案管理。做好每年的資料收集、整理、組卷、建檔、保管和開(kāi)發(fā)利用工作，確保檔案管理工作發(fā)揮實(shí)效，推動(dòng)我市食品藥品監(jiān)管工作。

參考文獻(xiàn)

[1]主編王保國(guó). 檔案業(yè)務(wù)文件匯編[M]. 2012.6.

[2]田新艷. 關(guān)于加強(qiáng)基層檔案利用效果的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)電子商務(wù)，2013（13）

[3]朱麗英.加強(qiáng)檔案管理促進(jìn)食品藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展[J].中國(guó)管理信息化，2014（22）.