水利工程檔案特點(diǎn)與管理系統(tǒng)的建立

摘 要：水利工程檔案體現(xiàn)了水利工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)施，是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)珍貴的參考資源，對(duì)社會(huì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。因此，必須對(duì)水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，從各個(gè)方面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，才能為相關(guān)部門(mén)提供有效利用。本文首先闡述了水利工程檔案的特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上分析了水利工程檔案的管理體系的建立，從而使水利工程檔案管理更加井然有序。

關(guān)鍵字：水利工程；檔案管理；特點(diǎn)；系統(tǒng)

水利工程是社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，水利工程檔案客觀、真實(shí)的反映與記錄了水利建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，是開(kāi)展水利工程建設(shè)規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等的重要依據(jù)，因而確保水利工程檔案的完整性，進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化管理是十分必要的。從檔案管理的本質(zhì)上來(lái)對(duì)水利工程建設(shè)過(guò)程的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄，并充分做好水利檔案收集與應(yīng)用，根據(jù)水利工程的特點(diǎn)做好每一項(xiàng)事件的時(shí)間對(duì)應(yīng)，以此發(fā)揮水利工程檔案最高價(jià)值。

1 水利工程檔案的特點(diǎn)

水利工程檔案具有法制性、成套性、實(shí)用性及同步性的特點(diǎn)。我國(guó)檔案局與水利部門(mén)對(duì)水利工程檔案管理建立了較為完善的法律體系，這使得在工程項(xiàng)目檔案工作開(kāi)展時(shí)有法可依，項(xiàng)目部必須要按照規(guī)定要求建立健全的工程檔案管理系統(tǒng)，否則將會(huì)受到相關(guān)部門(mén)的行政處罰。同時(shí)，對(duì)于水利工程的各類(lèi)文件的收入，如設(shè)計(jì)圖紙、竣工驗(yàn)收材料等都必須經(jīng)過(guò)有關(guān)政府部門(mén)與資質(zhì)部門(mén)的認(rèn)可，這也是其合法性的體現(xiàn)。水利工程建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是由若干單項(xiàng)組合而成，因而檔案體系也形成了一個(gè)配套齊全的完整的檔案系統(tǒng)，缺少任何一個(gè)單項(xiàng)的檔案都不可。水利工程檔案的實(shí)用性是指水利工程自建設(shè)到竣工驗(yàn)收期間的真實(shí)、完整的記錄，其不僅是施工單位的工作依據(jù)，也是監(jiān)理、行政主管部門(mén)、工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、運(yùn)行管理部門(mén)的依據(jù)，因而水利工程檔案是最具有保存價(jià)值的歷史性材料。此外，國(guó)家檔案局與水利部門(mén)規(guī)定了水利工程檔案必須做到“三參加”和“四同步”，即檔案部門(mén)參加項(xiàng)目審查論證會(huì)和項(xiàng)目進(jìn)度例會(huì)；參加項(xiàng)目階段性竣工驗(yàn)收；參加設(shè)備開(kāi)箱，并形成記錄。工程立項(xiàng)與檔案收集、整理同步；項(xiàng)目合同簽訂與合同檔案移交同步；工程進(jìn)度、質(zhì)量與檢查工程的檔案收集同步；分部工程質(zhì)量評(píng)定和驗(yàn)收與歸檔材料同步等。以此及時(shí)反映水利工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程。

2 水利工程檔案管理系統(tǒng)的建立

（一）檔案工作人員職責(zé)的建立

檔案是水利工程建設(shè)質(zhì)量責(zé)任制的重要憑證，國(guó)家對(duì)于水利工程建設(shè)質(zhì)量實(shí)行終身負(fù)責(zé)制，而水利工程館檔案管理人員是執(zhí)行者，是否真實(shí)、完整的記錄檔案是當(dāng)事人履行的重要憑證，無(wú)論是項(xiàng)目法人，還是參建各方都要參與到水利工程建設(shè)檔案管理中，明確相關(guān)部門(mén)、人員的崗位職責(zé)。在職責(zé)劃分中，項(xiàng)目法人應(yīng)對(duì)水利工程檔案工作起到統(tǒng)籌作用，收集、整理與保管自身產(chǎn)生的檔案，并監(jiān)督與檢查各個(gè)參建單位的歸檔工作，大中型水利工程項(xiàng)目要配備與之相應(yīng)的檔案室。其次，參建單位要切實(shí)做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的水利工程檔案管理工作，如工程前期工作文件資料、工程建設(shè)管理資料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工驗(yàn)收文件材料等方面的文字、圖表、聲像。若屬于項(xiàng)目法人等單位應(yīng)移交的文件材料，應(yīng)在整理、審核后及時(shí)提交。

（二）加強(qiáng)文件材料的收集歸檔

文件材料的收集應(yīng)根據(jù)工程檔案分類(lèi)歸檔范圍來(lái)進(jìn)行管理活動(dòng)，針對(duì)水利工程特點(diǎn)可以分為除險(xiǎn)加固與病險(xiǎn)水庫(kù)兩類(lèi)來(lái)收集、保存有價(jià)值的文字、聲像及圖表。同時(shí)進(jìn)行整理工作，給材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等。在檔案收集與歸檔時(shí)，要衡量水利工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性，注意歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣完整，手續(xù)完善，工程檔案不可缺項(xiàng)，資料內(nèi)容要準(zhǔn)確，尤其是竣工圖，必須要能對(duì)工程建設(shè)的實(shí)際情況有所反映。歸檔的文件材料要確?？梢杂袡C(jī)的聯(lián)系，將有關(guān)聯(lián)的材料放在一起，保證資料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根據(jù)水利工程檔案管理的特點(diǎn)，同步管理是十分必要的，必須從立項(xiàng)之初就開(kāi)始進(jìn)行文件收集與整理；并同時(shí)在工程實(shí)施中對(duì)收集與整理的情況進(jìn)行檢查，做好工程驗(yàn)收時(shí)的文件材料的完整與質(zhì)量保證。在此之中，對(duì)竣工圖的編制情況要進(jìn)行重點(diǎn)檢查，主要是由于竣工圖是反映工程建設(shè)后投入、運(yùn)行等實(shí)際狀況不可缺少的依據(jù)，因而必須要保證其完善、修改規(guī)范、有完備的簽字手續(xù)，做到圖物相符。對(duì)竣工圖變更的地方要標(biāo)注清楚，在重新繪制時(shí)要標(biāo)注重繪依據(jù)。

綜合上述，水利工程檔案管理的好壞直接關(guān)系到水利工程建設(shè)的質(zhì)量及后期的安全運(yùn)行，因此，加強(qiáng)水利工程檔案管理系統(tǒng)的建立是水利工程建設(shè)項(xiàng)目不可忽視的重要環(huán)節(jié)，必須要重視對(duì)水利工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的衡量。明確檔案工作相關(guān)人員的職責(zé)，確保檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)行同步管理；各參與單位應(yīng)積極開(kāi)展文件材料，即文字、圖表、聲像等的收集歸檔工作；重點(diǎn)檢查水利工程檔案竣工圖的編制情況，確保竣工圖的質(zhì)量。只有建立科學(xué)、完善的檔案管理系統(tǒng)，才能綜合反映水利工程質(zhì)量狀況，才能促進(jìn)水利工程建設(shè)達(dá)到優(yōu)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。

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作者簡(jiǎn)介

張芳婕（1983-），女，漢，遼寧，遼寧省水利信息中心，檔案。