優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略分析

徐青

摘 要：學(xué)校是培養(yǎng)學(xué)生的主要基地，學(xué)校的綜合檔案不僅屬于學(xué)校歷史資料的重要組成內(nèi)容，更是學(xué)校教學(xué)效果的體現(xiàn)，由此可見，學(xué)校綜合檔案的重要作用，要使學(xué)校綜合檔案能夠良好的被保留下來，學(xué)校就要重視綜合檔案管理工作，綜合檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，專業(yè)性質(zhì)也相對較強，因此在管理過程中難度相對較大，為了使學(xué)校能夠做好綜合檔案管理工作，本文重點提出了四項優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：綜合檔案；歷史資料；管理工作；優(yōu)化；策略

學(xué)校綜合檔案主要包括教學(xué)檔案、文書檔案、學(xué)校開展活動的照片、視頻、畢業(yè)生學(xué)籍、會計、基建檔案等等。是學(xué)校進(jìn)行各項活動后存留下來的原始資料，是學(xué)校教學(xué)工作的一項重要組成部分，教學(xué)檔案包括了學(xué)校在教育活動中取得的成績，還包括教育活動的每一項過程；其他門類的檔案在學(xué)校的利用價值也是非常高的。因此，綜合檔案不僅起到記錄的作用，更起到了幫助學(xué)校發(fā)現(xiàn)教育活動問題，做好教育活動，實現(xiàn)學(xué)生發(fā)展的重要作用，因此，學(xué)校應(yīng)該重視綜合檔案管理工作，不斷優(yōu)化檔案管理，重視檔案人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的管理水平。

1 學(xué)校綜合檔案管理工作的重要性

學(xué)校綜合檔案管理工作十分重要，主要體現(xiàn)在以下四個方面：一、嚴(yán)格檔案管理，學(xué)校綜合檔案不僅包括教學(xué)檔案，還包括文書檔案、會計、學(xué)校開展活動的照片、視頻、畢業(yè)生學(xué)籍等等，如果缺乏檔案綜合檔案管理的話，勢必會造成文書檔案、會計等內(nèi)容混亂，甚至丟失，查找不方便；另一方面，學(xué)校綜合檔案更大的作用是高效利用，如果不實行綜合檔案管理，勢必會給學(xué)校各項活動正常開展帶來很大不便，各類檔案也得不到有效的利用。如果畢業(yè)生學(xué)籍收集歸檔不完整，會給需要出具學(xué)歷證明的畢業(yè)生帶來種種困難，影響畢業(yè)生學(xué)歷證明的準(zhǔn)確性。二、學(xué)校以教學(xué)為主，因此學(xué)校教學(xué)檔案有利于提高學(xué)生整體素質(zhì)，為學(xué)生全面發(fā)展提供動力；教學(xué)檔案有利于學(xué)?？偨Y(jié)日常教育活動的效果及經(jīng)驗；教學(xué)檔案是學(xué)校教育活動的真實記錄，為學(xué)校教育改革提供了可以參考的資料，促進(jìn)我國學(xué)校教育活動的有效進(jìn)行和開展；通過對教育活動的總結(jié)和記錄，學(xué)校還能夠不斷創(chuàng)新教學(xué)方式，使教育者在教學(xué)過程中更好的發(fā)揮其主動性，增加學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，提高教師教學(xué)質(zhì)量，從而提高學(xué)校教學(xué)水平。三、有助于學(xué)校教學(xué)規(guī)律的研究工作，通過管理綜合檔案，使學(xué)校掌握自身在教育中存在的普遍規(guī)律，對規(guī)律進(jìn)行良好的分析，從而最大限度的提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。四、學(xué)校綜合檔案管理有利于學(xué)校教育教學(xué)的發(fā)展，有效的檔案管理能夠使學(xué)校及時發(fā)現(xiàn)自身在教育教學(xué)活動中存在的一些問題，并盡快解決這些問題，保證學(xué)校后期能夠順利開展教育教學(xué)活動。不僅如此，學(xué)校綜合檔案還能為師生提供很多方面的利用，比如：為畢業(yè)生出具畢業(yè)證明提供可靠和有力的依據(jù)，避免造價現(xiàn)象發(fā)生，從而實現(xiàn)學(xué)校的良好發(fā)展。

2 學(xué)校綜合檔案管理工作現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，雖然部分學(xué)校已經(jīng)明確綜合檔案管理工作的重要性，逐步加強了對檔案管理工作的重視，但是在實際管理工作中還存在一些問題，影響學(xué)校綜合檔案管理工作效果，主要存在的問題有：一、學(xué)校缺少完善的綜合檔案管理機制，很多學(xué)校根本就沒有統(tǒng)一管理的部門，且沒有專門人員進(jìn)行管理，給檔案的統(tǒng)一管理工作造成了極大的不便；二、忽視綜合檔案收集工作，在日常管理工作過程中，工作人員通常更加重視收集學(xué)校組織開展的教育教學(xué)活動而忽視學(xué)生個體的檔案收集工作，造成學(xué)校在分析檔案時，不能正確掌握每一名學(xué)生的學(xué)習(xí)特點，不能為學(xué)生進(jìn)行正確的指導(dǎo)工作，影響學(xué)生發(fā)展；三、沒有完善規(guī)范的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，現(xiàn)階段，多數(shù)學(xué)校中都實行了雙向選擇的就業(yè)機制，為學(xué)生就業(yè)提供了更多可行的機會，但同時沒有完善、規(guī)范的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作也給畢業(yè)生檔案增加了難度；四、學(xué)校綜合檔案管理工作現(xiàn)代化水平較低，隨著社會進(jìn)步與科技的發(fā)展，現(xiàn)階段信息技術(shù)得到了良好的運用，信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速傳遞與管理，但是現(xiàn)階段，我國很多學(xué)校中還存在用手記錄檔案的情況，隨著學(xué)校學(xué)生越來越多，檔案也越來越多，傳統(tǒng)檔案管理方法不能實現(xiàn)信息的快速、高效運轉(zhuǎn)，造成了檔案管理工作效率不高的現(xiàn)狀。

3 優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略

通過上文的分析，明確學(xué)校綜合檔案管理工作在學(xué)校發(fā)展和管理中的重要位置，下面結(jié)合學(xué)校綜合檔案管理工作現(xiàn)狀，提出四點優(yōu)化學(xué)校綜合檔案管理工作的策略。

3.1 完善學(xué)校綜合檔案管理機制

工作機制是指導(dǎo)工作順利進(jìn)行的重要依據(jù)，基于學(xué)校綜合檔案管理現(xiàn)狀，為了使學(xué)校能夠做好綜合檔案管理工作，首先就要完善學(xué)校綜合檔案管理機制，通過建立統(tǒng)一的管理部門，為綜合檔案管理工作配備專職管理人員，同時管理機制中還要包括工作人員的主要工作內(nèi)容，明確每一名工作人員的權(quán)責(zé)，保證工作人員能夠高效的完成自己份內(nèi)的工作[2]。學(xué)校還可以建立責(zé)任到人制度，這一制度能夠保證工作人員端正自己的工作態(tài)度，進(jìn)行檔案管理時能夠細(xì)心核對每一項內(nèi)容，做好檔案的分類工作，使學(xué)校在需要某一方面的檔案時能夠在短時間內(nèi)被找到，為學(xué)校發(fā)展和檔案研究工作打下基礎(chǔ)。

3.2 重視綜合檔案收集工作

檔案收集工作作為學(xué)校綜合檔案管理的重要組成部分，必須注重各項檔案信息的收集。例如，教學(xué)檔案、文書檔案、會計、學(xué)校開展活動的照片、視頻、畢業(yè)生學(xué)籍等等，由于綜合檔案涉及面比較廣，因此，在收集過程中，需要各個處室的兼職檔案員密切配合，對移交給綜合檔案室的檔案進(jìn)行初步整理之后，經(jīng)專職檔案員檢查合格后再登記簽收。專職檔案員要定時發(fā)收集清單到各個處室，并與績效掛鉤，沒有上交的處室應(yīng)當(dāng)適當(dāng)考慮績效考核的結(jié)果。這樣才能加大檔案收集力度，確保各類檔案及時上交檔案室。如，會計檔案收集，應(yīng)與學(xué)校會計財務(wù)人員溝通，初步整理成冊再移交，同時為保證檔案信息收集的準(zhǔn)確性，應(yīng)做好各項檔案收入登記和核對工作，切實有效做好綜合檔案收集工作。

3.3 規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是學(xué)校綜合檔案管理工作中一項重要的組成部分，由于現(xiàn)階段大部分學(xué)校缺少統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理部門，且學(xué)生就業(yè)實現(xiàn)了雙向選擇，因此給學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作增加了難度，為了使學(xué)校能夠優(yōu)化綜合檔案的管理，保證每一位畢業(yè)生的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)良好的轉(zhuǎn)遞，學(xué)校就要規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作[3]。學(xué)校首要建立統(tǒng)一的高考檔案管理部門，做好不同院校、不同年級學(xué)生的檔案分類工作，同時對學(xué)生畢業(yè)時的狀態(tài)進(jìn)行詳細(xì)記錄，在學(xué)生提出檔案轉(zhuǎn)遞請求時，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)該及時進(jìn)行核對，避免出現(xiàn)發(fā)送錯誤增加轉(zhuǎn)遞難度的情況，使每一位學(xué)生的檔案都能夠安全的送至相應(yīng)部門，為學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞提供保證。

3.4 推進(jìn)綜合檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

現(xiàn)階段，信息化進(jìn)程不斷加快，信息技術(shù)在簡化工作流程和內(nèi)容的同時，更能夠提高工作效率，因此在學(xué)校綜合檔案管理過程中，學(xué)校就應(yīng)該不斷推進(jìn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程，通過引入合適的管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)由手工進(jìn)行檔案記錄工作的現(xiàn)狀，實現(xiàn)由電腦進(jìn)行記錄，這樣能夠很清晰的看出每一項教學(xué)教育活動開展時間、持續(xù)時間，檔案儲存在哪一個柜子哪一號，極大的簡化了檔案管理工作，使工作人員能夠?qū)⒏嗟貢r間分配到檔案的保護(hù)、收集與整理工作中，當(dāng)學(xué)?；?qū)W生需要調(diào)取某一份檔案時，通過信息技術(shù)能夠快速查找出檔案所在位置，有效提高了綜合檔案管理工作效率，同時也能夠在最短時間內(nèi)將檔案遞交給相應(yīng)部門，為學(xué)校發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

4 總結(jié)

總而言之，學(xué)校綜合檔案對促進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有十分重要的作用，學(xué)校在重視綜合檔案管理過程中，要隨著時代發(fā)展和學(xué)校的進(jìn)步不斷優(yōu)化綜合檔案管理工作，希望通過本文對學(xué)校綜合檔案管理工作重要性和工作現(xiàn)狀的分析，能夠使學(xué)校更加重視綜合檔案管理工作，并結(jié)合本文提出的完善學(xué)校綜合檔案管理機制、重視學(xué)生綜合檔案收集工作、規(guī)范畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作以及推進(jìn)綜合檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程四項策略，實現(xiàn)學(xué)校綜合檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

參考文獻(xiàn)

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