遠(yuǎn)程教育檔案管理

曲濤

摘 要：隨著我國教育改革的不斷深入，為了滿足更廣大人民群眾的學(xué)習(xí)需求，各類遠(yuǎn)程教育不斷出現(xiàn)。然而，相對于全日制高校教學(xué)形式，遠(yuǎn)程教育的檔案管理工作更加偏重電子化管理。筆者結(jié)合當(dāng)前國內(nèi)遠(yuǎn)程教育檔案管理工作現(xiàn)狀，探索有效的管理質(zhì)量和提高方法。

關(guān)鍵詞：遠(yuǎn)程教育；檔案管理；提高方法

1 目前遠(yuǎn)程教育檔案管理存在的問題

（一）投入少基礎(chǔ)設(shè)備缺少

隨著信息技術(shù)水平的不斷提高，檔案電子化管理已經(jīng)成為必然的發(fā)展方向。尤其是在現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育活動開展過程中，更是應(yīng)該注重檔案的電子化管理。但是，遠(yuǎn)程教育學(xué)校的經(jīng)濟(jì)條件普遍不好，不少遠(yuǎn)程教育學(xué)校的經(jīng)濟(jì)條件還很差，有限的資金大多都投入到教學(xué)工作中去了。對檔案管理工作的硬件設(shè)施很少投入。對檔案管理工作必備的條件解決落實不夠，有的遠(yuǎn)程教育學(xué)校檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，有的遠(yuǎn)程教育學(xué)校檔案管理工作必備的工具都無法購置齊備。由于檔案意識普遍較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，無力購買現(xiàn)代化的設(shè)備。

（二）檔案管理效率低

遠(yuǎn)程教育過程中的檔案管理涉及的人工量大、中間環(huán)節(jié)繁雜，這要求檔案管理工作者必須具備檔案管理的專業(yè)知識，對檔案管理的工作內(nèi)容、工作流程有詳細(xì)的了解，并熟悉檔案的分類、整理、立卷等一整套檔案工作的規(guī)程。目前，多數(shù)遠(yuǎn)程教育學(xué)校的檔案管理員對檔案專業(yè)知識是靠上級檔案部門組織的一些檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)獲得的，檔案管理業(yè)務(wù)大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能，導(dǎo)致管理能力有限。而當(dāng)

今時代，要求檔案管理人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識，能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新，還要具有先進(jìn)的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。

（三）面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題

如今，網(wǎng)絡(luò)安全問題已經(jīng)成為一個公眾普遍重視的問題。學(xué)籍檔案自身的私密性更是對信息網(wǎng)絡(luò)的安全指數(shù)提出了更高的要求。但當(dāng)前，大多數(shù)遠(yuǎn)程教育學(xué)校對“檔案”的概念和作用認(rèn)識不高，檔案意識不強(qiáng)，責(zé)任意識淡薄，相當(dāng)一部分教職工包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為遠(yuǎn)程教育學(xué)校的主要工作是教學(xué)，檔案工作就是保管好資料的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密、能查閱就行了。對《檔案法》學(xué)習(xí)不夠，對檔案法規(guī)了解不透徹，忽視檔案管理工作的重要性，無安全責(zé)任意識，針對檔案管理的安全防范技術(shù)問題更是突出，存在潛在的網(wǎng)絡(luò)安全問題。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息時代，網(wǎng)絡(luò)安全成為遠(yuǎn)程教育檔案管理工作面臨的一項重要挑戰(zhàn)。

2 遠(yuǎn)程教育檔案管理改進(jìn)策略

（一）創(chuàng)建檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

1. 統(tǒng)一電子文檔格式

遠(yuǎn)程教育學(xué)校檔案上網(wǎng)前，要按信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。那些未輸送到計算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸；還可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線；建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動

化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出統(tǒng)一格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入寫保護(hù)的U盤。

2. 分工負(fù)責(zé)，確保電子檔案的質(zhì)量

電子文件歸檔所涉及的問題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文檔形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

3. 實施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的

來龍去脈，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

（二）檔案信息收集工作不斷加以完善

隨著遠(yuǎn)程教育內(nèi)容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內(nèi)容都需要進(jìn)一步增加，從而滿足更多方面的實際需求。遠(yuǎn)程教育學(xué)校的人事、文書、會計及教師業(yè)務(wù)等檔案資料的完整收集、系統(tǒng)成卷、歸檔收藏以及信息數(shù)字化，僅是一種信息資源的存儲。開放教育檔案的生命在于它的實用性，只有積極地開展檔案信息資源的開發(fā)利用，才能真正實現(xiàn)開放教育檔案資源的自身價值。遠(yuǎn)程開放教育檔案工作者要深入開發(fā)加工檔案管理信息，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)提升遠(yuǎn)程開放教育檔案信息

科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開放”，緊密配合中央電大各有關(guān)部門的工作，及時提供全方位的查詢、利用。為遠(yuǎn)程教育學(xué)校各種主題活動提供相關(guān)數(shù)據(jù)等檔案信息，拓寬檔案信息使用層面，使開放教育檔案信息化管理成為遠(yuǎn)程教育學(xué)校一項重要的基礎(chǔ)建設(shè)，并承擔(dān)起為遠(yuǎn)程教育學(xué)校發(fā)展提供相關(guān)準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的重要職責(zé)。檔案信息化管理是通過檔案的自動化來實現(xiàn)的，包括檔案自動索引、多媒體技術(shù)、條形碼技術(shù)等。檔案管理除了使用信息技術(shù)外，還應(yīng)該利用各類高新技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案信息化管理。使用空調(diào)、除濕器等裝置來保持檔案室的溫度及濕度，實現(xiàn)檔案保管條件的現(xiàn)代化；運用復(fù)印、彩印掃描、裝訂手段的機(jī)械化實現(xiàn)載體材料的現(xiàn)代化；運用微機(jī)編碼實現(xiàn)檢索手段的自動化；運用檔案管理軟件進(jìn)行檔案歸類，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（三）提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

遠(yuǎn)程教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執(zhí)行人員加以高效推進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作多是涉及的紙質(zhì)檔案，所以管理者在實際的管理過程中，對電子信息技術(shù)的掌握程度并不是很高，尤其是一些經(jīng)驗豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠(yuǎn)程教育學(xué)校的實際管理過程中，要不斷提高檔案管理人員的電子信息技術(shù)水平，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型，保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展。人的因素是

主要的，檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復(fù)合性人才，因此要提高整支隊伍素質(zhì)，就要創(chuàng)造條件，對不同工作崗位進(jìn)行有針對性的學(xué)習(xí)，不斷更新知識，以適應(yīng)對外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作。

3 結(jié)論

電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，極大地推動了遠(yuǎn)程教育課程的大規(guī)模發(fā)展，進(jìn)而有效地普及了各項成人教育，為社會發(fā)展提供了更多的實用型人才。然而，在遠(yuǎn)程教育的檔案管理過程中，仍存在一定問題有待進(jìn)一步解決。筆者結(jié)合當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中存在的問題，探索了相應(yīng)的應(yīng)對措施。

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