信息化時(shí)代高校檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)分析及對(duì)策探究

雷虹+黃河

摘 要：在信息化時(shí)代背景下開展高校檔案管理工作，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極引進(jìn)新型檔案管理技術(shù)，提升檔案管理的安全性。應(yīng)用計(jì)算機(jī)工具進(jìn)行檔案管理，技術(shù)人員應(yīng)該做好資料的收集與準(zhǔn)確性的鑒別工作。在檔案管理活動(dòng)中，使用新型的軟件系統(tǒng)，采用新維度進(jìn)行檔案資料錄入，滿足學(xué)生成長(zhǎng)和發(fā)展的需要。本文從信息化時(shí)代高校檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)展開討論，提出幾點(diǎn)有利于檔案管理工作高效開展的可行性建議。

關(guān)鍵字：信息化時(shí)代；高校檔案；材料管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

1 信息化時(shí)代高校檔案管理活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)分析

當(dāng)前高校檔案管理工作中存在一些不足之處，導(dǎo)致檔案材料信息管理質(zhì)量不夠高。檔案資料收集方式比較落后，采用小功率的掃描儀進(jìn)行檔案材料的讀取，導(dǎo)致紙質(zhì)、膠片類檔案材料信息化轉(zhuǎn)換效率比較低。

工作人員對(duì)于檔案材料和圖表數(shù)據(jù)真實(shí)性審核不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致原始檔案材料信息錄入失真。學(xué)校方面對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)力度不夠，對(duì)于軟件開發(fā)缺少必要的資金投入，在軟件功能板塊開發(fā)中沒有立足于本校實(shí)情開展功能適應(yīng)性建設(shè)，外購(gòu)的檔案管理系統(tǒng)不能滿足本校檔案管理活動(dòng)的需要。在高校檔案管理活動(dòng)中，學(xué)校方面沒有建立嚴(yán)密的檔案管理操作流程，木馬防火墻版本比較落后，導(dǎo)致檔案材料檔案系統(tǒng)被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)比較大。高校檔案文件庫(kù)硬盤較小，儲(chǔ)存大量文件信息時(shí)，造成WEB服務(wù)器負(fù)擔(dān)較重運(yùn)行速度較慢。學(xué)校方面檔案風(fēng)險(xiǎn)管控理念比較落后，沒有建立現(xiàn)代檔案信息安全保護(hù)系統(tǒng)，導(dǎo)致高校檔案管理體系漏洞百出。沒有建立專人負(fù)責(zé)的檔案安全管理制度，導(dǎo)致病毒查殺工作未能按時(shí)進(jìn)行，忽視了對(duì)信息數(shù)據(jù)的修復(fù)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)缺失問題。對(duì)檔案檢索功能板塊設(shè)計(jì)不夠合理，數(shù)據(jù)排序方式不夠合理，導(dǎo)致工作人員在查詢檔案時(shí)耗時(shí)過(guò)多。一些高校采用開放式的檔案室管理制度，導(dǎo)致一些不明身份的人員隨意進(jìn)入檔案室，對(duì)文件信息的安全性造成威脅。

2 信息化時(shí)代高校檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控及對(duì)策探究

（一）采用高效的檔案材料管理技術(shù)，完善檔案錄存體制

在信息化時(shí)代高校檔案管理活動(dòng)中，積極開展檔案風(fēng)險(xiǎn)控制工作，顯著提升高校檔案管理的整體質(zhì)量。

在高校檔案管理活動(dòng)中，教師應(yīng)該做好資料收集工作，采用掃描機(jī)設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行影印，采用電子化的檔案管理方式，對(duì)高校檔案進(jìn)行分類管理。在檔案材料的管理活動(dòng)中，技術(shù)人員應(yīng)該按照不同的維度，對(duì)不同類別的材料內(nèi)容進(jìn)行分層次處理。按照不同的專業(yè)和年級(jí)的類別，進(jìn)行高校檔案的分類化整理。在檔案管理活動(dòng)中，工作人員應(yīng)該認(rèn)真對(duì)資料的真?zhèn)涡赃M(jìn)行鑒別，并且按照一定的統(tǒng)計(jì)方法，對(duì)材料信息中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行核對(duì)。在檔案材料收集和整理活動(dòng)中，工作人員應(yīng)該按照不同院系的資料數(shù)據(jù)建檔，并且按照一定的信息數(shù)據(jù)編輯方法進(jìn)行編目的整理工作。應(yīng)用新型的信息化檔案材料管理技術(shù)，對(duì)高校檔案材料管理模塊進(jìn)行優(yōu)化，體現(xiàn)信息化管理模式下檔案材料查詢、調(diào)取的便捷性。在檔案材料數(shù)字化建設(shè)活動(dòng)中，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極采購(gòu)信息化核心設(shè)備。使用高速掃描儀和微縮膠片掃描技術(shù)，對(duì)檔案室內(nèi)的傳統(tǒng)紙質(zhì)材料進(jìn)行再次掃描和錄存。

（二）建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，做好信息防泄漏處理

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的防泄漏管理，定期組織對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。主要培訓(xùn)檔案信息庫(kù)日常性安全操作技巧，并且使用最新型的檔案密保管理方式，對(duì)檔案信息庫(kù)安全性進(jìn)行加密。

在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)的過(guò)程中，校領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該注重中層管理干部培養(yǎng)，對(duì)于軟件管理技術(shù)骨干人員進(jìn)行能力拓展建設(shè)。安排責(zé)任心較強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力突出的工作人員前往名優(yōu)企業(yè)或者高?？蒲袡n案管理部門學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)。在新型的檔案材料管理軟件設(shè)計(jì)開發(fā)活動(dòng)中，注重檔案管理功能化開發(fā)。優(yōu)化檔案檢索工具，按照互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)排序的方法，對(duì)檔案信息化建設(shè)流程進(jìn)行優(yōu)化。使用按學(xué)號(hào)對(duì)應(yīng)性查詢檔案材料的方式，提高檔案查詢與調(diào)取借閱的方便性。為了防止高校檔案材料數(shù)據(jù)的丟失，采用備份管理的方式，對(duì)高校檔案信息進(jìn)行整理。采用電子文件歸檔和電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化處理方式，積極應(yīng)用電子簽名服務(wù)器管理技術(shù)和電子文件中心管理系統(tǒng)。

（三）建立科學(xué)的檔案信息化管理模式，對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行安全升級(jí)

學(xué)校方面應(yīng)該建立互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的現(xiàn)代檔案信息管理模式，對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)中的病毒進(jìn)行定期查殺，并且安排專人負(fù)責(zé)每周的檔案系統(tǒng)檢查與維護(hù)工作，及時(shí)對(duì)高校檔案系統(tǒng)中的漏洞進(jìn)行修復(fù)。在檔案信息安全保障方面，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的升級(jí)防護(hù)。

使用通用型的防火墻軟件，并且采用VPN網(wǎng)關(guān)入侵?jǐn)?shù)據(jù)檢驗(yàn)技術(shù)，提升檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性。采用數(shù)字簽名技術(shù)，結(jié)合檔案管理密保系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼方式，防止檔案數(shù)據(jù)庫(kù)被非法入侵。在檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)檢查方面，使用光盤載體檢測(cè)儀器，定期對(duì)高校檔案庫(kù)中的核心文件進(jìn)行掃描，確保檔案信息文件載體沒有病毒附著。及時(shí)地對(duì)受損文件夾進(jìn)行修復(fù)，采用專項(xiàng)信息修復(fù)工具及軟件，對(duì)信息化檔案材料管理系統(tǒng)構(gòu)架進(jìn)行安全升級(jí)，有效抵御檔案信息病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)。在WEB服務(wù)器上為信息化時(shí)代高校管理活動(dòng)提供技術(shù)支持，提升電子文件中心管理系統(tǒng)的安全性，安裝新型的防火墻，防范網(wǎng)絡(luò)上的木馬病毒入侵。定期對(duì)文件管理中心系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺，確保數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器運(yùn)行正常。

3 結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)時(shí)代信息量高速增長(zhǎng)的背景下，推動(dòng)高效檔案適應(yīng)性的數(shù)字化管理模式改革，切實(shí)提高檔案信息管理人員的工作效率。采用專業(yè)的信息化檔案材料管理和轉(zhuǎn)化設(shè)備，對(duì)檔案材料的紙質(zhì)、聲像、膠片檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)化和再處理。做好高校學(xué)生檔案的電子文件歸檔工作，升級(jí)檔案的存儲(chǔ)硬盤，嚴(yán)格管理外來(lái)優(yōu)盤的插入，防止不明來(lái)源的文件病毒通過(guò)移動(dòng)硬盤插拔的方式傳播。高度重視檔案文件的數(shù)字化管理建設(shè)，建立與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境特征相適應(yīng)的管理體系。

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