淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

摘 要：在我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)體系中，事業(yè)單位是承載社會(huì)服務(wù)，行使管理職能的重要機(jī)體。事業(yè)單位工作的高效開展對(duì)推進(jìn)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步有著重要意義。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的來(lái)臨，事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式已然不能滿足社會(huì)發(fā)展的要求，事業(yè)單位檔案管理和現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，是事業(yè)單位檔案管理提檔升級(jí)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。本文立足事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐，探尋事業(yè)單位管理工作信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)路徑，旨在提升事業(yè)單位檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；科學(xué)管理

顧名思義，事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)過(guò)程，就是利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)和多媒體存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)檔案保存方式進(jìn)行有機(jī)變革，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)查詢，是一種資源的現(xiàn)代化整合和利用方式。在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，要通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)資源的運(yùn)用，建立數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的提檔升級(jí)，是事業(yè)單位總體信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

1 信息化建設(shè)對(duì)于事業(yè)單位管理的重要意義

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位在公共服務(wù)和管理職能行使方面，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，是社會(huì)運(yùn)作的重要機(jī)體。事業(yè)單位的檔案管理工作，從其本質(zhì)來(lái)說(shuō)，是對(duì)事業(yè)單位工作歷史痕跡的客觀記錄，是通過(guò)資料的收集和整理，為后續(xù)服務(wù)和科學(xué)決策提供重要依據(jù)。事業(yè)單位管理工作所積累的大量案例和大量數(shù)據(jù)，是現(xiàn)代社會(huì)實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展所依托的重要載體。

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的資料收集和查詢方式，明顯已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)大數(shù)據(jù)分析的要求，傳統(tǒng)檔案管理的弊端也在日益凸顯，包括占用空間、不利于查詢、不利于資料的跨區(qū)域利用等方面。因此，在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，強(qiáng)化檔案資料管理的信息化建設(shè)，是事業(yè)單位總體信息化建設(shè)的重要組成部分。

以筆者所工作的環(huán)保單位來(lái)說(shuō)，在提供環(huán)保咨詢服務(wù)的過(guò)程中，會(huì)形成大量的檔案資料，很多環(huán)保問(wèn)題，具有跨區(qū)域的相似性，也具有臨近區(qū)域的特殊性，通過(guò)大量案例的整理和收集，可以有效實(shí)現(xiàn)環(huán)保問(wèn)題解決方法的總結(jié)和創(chuàng)新，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，必須依托大量資料的收集和整理，通過(guò)檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源的跨區(qū)域流動(dòng)，不僅對(duì)于提升本單位的檔案管理水平具有重要意義，對(duì)于提升全國(guó)范圍的環(huán)保治理水平而言，也有著至關(guān)重要的作用，將這種觀點(diǎn)放大到所有事業(yè)單位的檔案管理，都具有相似性的特征。

2 事業(yè)單位檔案管理中的信息化建設(shè)瓶頸

2.1 資源利用效率低

在我國(guó)事業(yè)單位體系中，檔案的信息化建設(shè)水平相對(duì)較低，其中可利用的數(shù)字化信息資源很少，大量的資料堆積在各自的檔案室內(nèi)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源的有效利用，因此，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，具有十分重要的意義。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，截至2015年，全國(guó)事業(yè)單位檔案館資料開放的總數(shù)為6301萬(wàn)卷，這一數(shù)字，還不到我國(guó)事業(yè)單位檔案館藏資料總數(shù)的四分之一。

從總體來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了初步的成果，在全國(guó)范圍內(nèi)建立了4000多個(gè)數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫(kù)，但是仍有大量的檔案資源被閑置，無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的利用。

2.2 事業(yè)單位檔案信息安全堪憂

在事業(yè)單位過(guò)程中，形成的很多檔案資料具有一定的特殊性，甚至涉及到國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的問(wèn)題，對(duì)于這種情況，在開展信息化建設(shè)的過(guò)程中，提升信息資料的安全保障性，具有十分重要的意義。通過(guò)對(duì)很多事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的研究來(lái)看，現(xiàn)代事業(yè)單位開展信息化建設(shè)，普遍存在一定的安全隱憂，比如內(nèi)外網(wǎng)區(qū)分不明等，存在很多安全隱患，成為制約事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的有效路徑

3.1 完善現(xiàn)代管理制度和體系

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，需要單位從領(lǐng)導(dǎo)決策層面進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)。在現(xiàn)有法律法規(guī)體系下，事業(yè)單位的性質(zhì)相對(duì)較為特殊，很多事業(yè)單位存在身份上模棱兩可的問(wèn)題，因此，開展檔案信息化建設(shè)，也受到了制度層面的制約。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效開展，離不開系統(tǒng)的制度設(shè)計(jì)，建立現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理制度，為檔案管理的信息化建設(shè)提供制度上的保障和指引。

3.2 規(guī)范化建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中開展信息化建設(shè)，離不開科學(xué)規(guī)劃和系統(tǒng)安排，切忌盲目開展。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)建立環(huán)節(jié)，利用無(wú)限的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間，分步驟、有條理的開展本單位數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化備案過(guò)程，既有利于檔案的保管，同時(shí)對(duì)于信息調(diào)取和資源利用具有重要的意義。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的信息處理能力

在事業(yè)單位檔案管理中，開展信息化建設(shè)，離不開人才的配套和支撐。在很多事業(yè)單位當(dāng)中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員，往往思想不夠創(chuàng)新，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平不足，因此，強(qiáng)化檔案管理人員的信息處理能力，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作，具有至關(guān)重要的作用。由于事業(yè)單位的性質(zhì)和技術(shù)所限，一般不具有專業(yè)化的信息技術(shù)能力水平，因此，通過(guò)服務(wù)購(gòu)買等方式，和企業(yè)合作開展建設(shè)，是有效的信息化建設(shè)路徑。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上的論述可以得知，事業(yè)單位的檔案管理工作，在事業(yè)單位全局工作中占據(jù)著重要位置，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)水平，直接關(guān)乎事業(yè)單位的服務(wù)和職能行使水平，具有十分重要的意義。由于我國(guó)歷史因素和現(xiàn)代制度的多方面制約，我國(guó)事業(yè)單位目前的檔案管理信息化水平并不容樂(lè)觀，是一個(gè)持久性的工程。綜上所述，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化的理論研究和實(shí)踐摸索，對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展具有十分重要的意義，需要實(shí)踐工作者和理論研究者深入探索，尋求現(xiàn)代事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑，從而促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展，更好的服務(wù)社會(huì)，為我國(guó)全面建成小康社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

顧永芳（1976-），女，江蘇泰州人，泰州市環(huán)境科學(xué)研究所，館員，大學(xué)本科，主要從事檔案管理工作