淺析單位電子文件歸檔管理

高順英

摘 要：單位現(xiàn)行文件檔案管理還是原始的紙質(zhì)歸卷管理辦法。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，電子文件歸檔管理和利用就提上日程。本文就單位電子歸檔文件管理進行淺析，提高電子文檔開發(fā)利用率。

1 單位現(xiàn)行檔案管理特點

我單位屬于1985年成立的正縣級事業(yè)單位，現(xiàn)行的文件歸檔仍以紙質(zhì)文件為主，按照國家檔案局的《歸檔文件整理規(guī)則》和《重慶市企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)定》歸檔文件。2011年，實行文檔一體化管理系統(tǒng)后重新整理所有文檔，納入電子文檔目錄管理。現(xiàn)檔案室儲存有自單位成立以來的各類文書檔案、項目檔案、圖書資料等紙質(zhì)文件計2000余卷（冊）。單位現(xiàn)行檔案管理仍以紙質(zhì)文件為主、電子存儲目錄為輔的同步查閱、開發(fā)和利用的階段。

2 單位電子文檔的起源

隨著計算機的普及和數(shù)字信息的快速發(fā)展，單位無紙化辦公系統(tǒng)盛行，越來越多的文件不再需要紙質(zhì)化處理僅需數(shù)碼形式存儲，這就產(chǎn)生了電子文件。電子文件通過數(shù)字設(shè)備處理、形成并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送，最終存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體中，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備即可閱讀、處理、存查和應(yīng)用。電子文件不再需要打印成紙質(zhì)文件就直接保存，改變了以前檔案一體化管理系統(tǒng)里的需打印紙質(zhì)文件存檔、電腦存卷內(nèi)文件目錄的狀態(tài)。電子文件如何歸檔？歸檔后如何管理？如何利用？又如何鑒定銷毀？這是我單位檔案管理面臨的一個新問題。按新近頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，結(jié)合單位實際情況，本文就單位電子文件的歸檔管理相關(guān)問題進行初步的探索，以此指導(dǎo)單位電子文件歸檔工作，并推進單位文檔管理從自動化初級階段向信息化管理過程邁進。

3 電子文件的特點

電子文件產(chǎn)生后，歸檔文件范圍就擴大了，包括紙質(zhì)文件，也包括不需打印而直接保存的具有文件價值的電子文件。電子文件應(yīng)同時具備文件的基本特征和數(shù)字信息的電子特點。

（一）文件的基本特征

1.要求由法定作者制發(fā)；

2.具有法定的權(quán)威性和現(xiàn)行效用；

3.具有規(guī)范的體式和特定的處理程序；

4.具有查詢、開發(fā)、利用的憑證作用。

（二）“電子”信息特點

“電子”文件即“數(shù)字”文件，由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。

電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，具有文件的所有屬性，又具有電子特點，是有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件。

4 電子文件的產(chǎn)生過程

1.草稿性電子文件：電子文件是形成紙質(zhì)文件過程的產(chǎn)物，即電腦上出稿子經(jīng)文件形成過程簽發(fā)打印后形成。

2.輔助性電子文件：紙質(zhì)文件為正本，電子文件為副本。

3.電子文件：電子文件為正本，紙質(zhì)文件為副本。

4.無紙化階段：純電子文件階段。

5 電子文件的歸檔

現(xiàn)行單位檔案一體化管理系統(tǒng)以目錄題名內(nèi)容為主按件存儲查閱，如果題名內(nèi)容不規(guī)范、不完整，檔案管理人員很難精準(zhǔn)檢索到需要查找的文件，一定程度上影響了檔案查詢利用的效率。電子文件的歸檔更是如此，存檔方式五花八門，歸檔如果不規(guī)范，管理人員很難快速檢索到所需文件，這就要求電子文件歸檔必須規(guī)范操作。本文參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求，淺析單位電文件的歸檔方法，提高電子文檔的歸檔利用率。

（一）整理

1.仍以件為單位整理。

2.同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機構(gòu)（問題）或保管期限-年度-機構(gòu)（問題）等分類方案進行分類。

3.按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

4.參照國家檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)著錄電子文件，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和文件的其他應(yīng)在標(biāo)識，包括責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等。

5.將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。

（二）歸檔

現(xiàn)行，一般采用以下2種歸檔方法：

1.邏輯歸檔。將有價值的電子文件不改變原存儲方式和位置直接存儲在計算機里，通過網(wǎng)絡(luò)移交給單位檔案室或檔案管理部門。

2.物理歸檔。將電子文件分類集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案室或檔案部門移交。

（三）保管

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1.歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦；劃、觸摸記錄涂層。

2.單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。

3.存放時應(yīng)遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。

4.環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對濕度選定范圍：35%-45%。

5.歸檔電子文件應(yīng)定期讀取、檢查、登記。按照國家相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行處置。

6.對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。

7.對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

8.歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

（四）利用

文件歸檔的目的和價值即是開發(fā)和利用。電子文件的歸檔亦為了更好的開發(fā)和利用，為單位職能活動提供決策服務(wù)。因歸檔電子文件存儲的特殊性，在開發(fā)利用時應(yīng)按相關(guān)程序經(jīng)審批后使用拷貝件，對原件存儲不產(chǎn)生任何損壞、影響為前提。開發(fā)、利用時需遵守一般歸檔文件的相關(guān)規(guī)定。

1.利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。

2.利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

（五）鑒定銷毀

1.歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后實施。

2.屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

參考文獻

[1]DA/T18檔案著錄規(guī)則

[2]DA/T22歸檔文件整理規(guī)則

[3]《電子文件的歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）