信息化背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理

徐航

摘 要：文章首先介紹了數(shù)字檔案管理的內(nèi)容，對數(shù)字檔案管理進(jìn)行了說明，接著闡述了數(shù)字檔案管理的重要性，揭示了數(shù)字化技術(shù)運用在檔案管理上的必然性，然后從技術(shù)、管理、法制三個方面對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存在的問題進(jìn)行了描述，引發(fā)人們的思考，最后從人才戰(zhàn)略、管理體系和法制規(guī)章、設(shè)施設(shè)備、先進(jìn)技術(shù)的運用等方面提出了在信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的方法，從而更好地服務(wù)社會。

關(guān)鍵詞：信息背景；數(shù)字檔案管理；資源共享；技術(shù)

隨著我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科技能力也在不斷提高，這些技術(shù)在現(xiàn)實中的運用為人們的生活提供了很大的便利。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用，不僅提高了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理效率，還為人們的生活帶來便捷，促進(jìn)了社會的發(fā)展。檔案管理數(shù)字化是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，而近些年來信息大爆炸和互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，使數(shù)字檔案管理存在的問題逐漸顯現(xiàn)出來，基于此，研究如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理這一內(nèi)容非常重要。

1 數(shù)字檔案管理的內(nèi)容

數(shù)字檔案管理是指利用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入等方法將檔案信息存儲到檔案管理系統(tǒng)中，對檔案進(jìn)行管理的過程。運用在檔案管理方面的數(shù)學(xué)技術(shù)主要有數(shù)字掃描技術(shù)、圖片處理技術(shù)等，將紙質(zhì)和圖片上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可存入計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字信息，同時還可對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

2 加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的重要性

2.1 有利于規(guī)范檔案管理工作

對數(shù)字檔案加強(qiáng)管理，使封閉式的檔案管理轉(zhuǎn)化成開放性的數(shù)字化管理，檔案管理的方式由先前簡單的記錄和保存功能轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)收集、錄入、提供服務(wù)和管理等多方面功能來完善檔案管理工作。對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化后，有利于工作人員充分運用先進(jìn)數(shù)學(xué)科技，對檔案信息和相關(guān)資源進(jìn)行整合與分配、科學(xué)利用，服務(wù)于社會。

2.2 有利于提高管理效率與經(jīng)濟(jì)效益

在信息爆炸的現(xiàn)代社會，以往的信息管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在傳統(tǒng)的辦公方式下，紙質(zhì)檔案的記錄與處理都需要使用大量的紙張，造成了環(huán)境污染和資源浪費現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案文件體積大，可以記錄的內(nèi)容少，處理過程中易損壞文件，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管時也存在安全隱患。

2.3 有利于促進(jìn)信息資源共享

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各大機(jī)構(gòu)對信息傳遞和使用效率非常重視。紙質(zhì)檔案的保存和檢索都無法快速滿足需求者，很難實現(xiàn)信息共享，而數(shù)字化檔案可以解決這些問題。運用先進(jìn)技術(shù)處理和保存檔案信息，當(dāng)員工有需求時可快速將文件資料傳送過去，為需求者提供方便。但是，數(shù)字檔案管理也不能完全滿足要求，目前社會上公司里經(jīng)常存在工作文件被竊取、被病毒化，很多單位和工作人員不愿將資源對外共享。在這種情況下，必須要對數(shù)字檔案加強(qiáng)管理，提高檔案信息資源的安全性，促進(jìn)資源共享。

3 信息化背景下數(shù)字檔案管理存在的問題

3.1 技術(shù)方面存在的問題

檔案管理數(shù)字化是建立在互聯(lián)網(wǎng)、存儲系統(tǒng)和計算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上的，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的問題日益凸顯出來，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，數(shù)字檔案具有不嚴(yán)謹(jǐn)性。我們都知道存儲在計算機(jī)上的文件容易失真、失讀和損壞，這些缺陷可能會讓資源信息受到破壞，不能再被使用。其次，數(shù)字檔案存儲設(shè)備和運行環(huán)境受不良因素影響。一旦發(fā)生這樣的事故，存儲在系統(tǒng)也就是在硬盤里的文件資料如果沒有進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)相當(dāng)于完全丟失，無法對檔案信息的完整性和全面性保證。

3.2 管理方面存在的問題

管理方面的問題也影響著數(shù)字檔案管理效率。從人的角度出發(fā)，檔案管理員的管理意識薄弱，部分檔案管理員還停留在穿用的紙質(zhì)檔案管理觀念上，對數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用和流程都不太熟悉，也不知道如何處理數(shù)字化檔案發(fā)生的事故。

3.3 法制方面存在的問題

雖然我國部分法律中有提到對數(shù)字檔案管理的規(guī)章制度，但是目前為止，國家沒有對數(shù)字檔案建立完整的管理體系，不能為數(shù)字檔案所有權(quán)益提供法律保護(hù)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，國家和單位對檔案管理的需求進(jìn)一步加深，僅靠普通的檔案方面的規(guī)章制度，不能完全保障數(shù)字檔案信息的權(quán)益，這對檔案管理數(shù)字化發(fā)展有一定的阻礙。

4 信息化背景下加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的方法

現(xiàn)在是信息爆炸的時代，數(shù)字檔案管理存在的問題也日益凸顯，在這種背景下如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理是檔案管理員及相關(guān)工作者的首要任務(wù)。

4.1 制定人才培養(yǎng)方案，設(shè)立獎懲機(jī)制

在數(shù)字檔案管理過程中，人的作用非常重要。在聘請檔案管理員初期，需對求職者計算機(jī)專業(yè)知識、系統(tǒng)操作能力、檔案管理能力以及素質(zhì)方面進(jìn)行評定，在職期間對員工進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)他們的檔案管理意識和快速準(zhǔn)確操作系統(tǒng)的能力。設(shè)立獎懲機(jī)制，對業(yè)績優(yōu)異的檔案管理員實行獎金或物質(zhì)激勵，對違規(guī)工作人員進(jìn)行警告和處罰，有利于加深檔案管理員對檔案文件的重要性認(rèn)識，提高他們的工作積極性。

4.2 建立管理體系，完善法律規(guī)章

通過制定完善的法律規(guī)章，對數(shù)字檔案管理違法行為和處罰制度進(jìn)行全面規(guī)定，讓工作人員做到有法可依、有章可循。同時，建立有效的管理體系，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理。

1.建立有效的管理體系

目前，隨著信息和網(wǎng)絡(luò)的普及，計算機(jī)運行環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)平臺的安全問題越來越多，數(shù)字檔案在信息資源處理和保存過程中起著越來越重要的作用，所以建立有效全面的管理制度非常有必要。信息的安全存儲與有效傳遞都是基于計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺基礎(chǔ)上的，因此要相應(yīng)地建立管理體系，主要涉及到服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)線路、硬件設(shè)備以及檔案管理存儲系統(tǒng)及其設(shè)備維護(hù)方面。設(shè)備和檔案管理工作人員要履行自己的職責(zé)，做到“誰的工作誰負(fù)責(zé)”，對設(shè)備和檔案系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范管理與利用，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理。

2.完善法律規(guī)章

目前，黑客入侵電腦盜取機(jī)構(gòu)的機(jī)密文件事件經(jīng)常發(fā)生，在數(shù)字檔案機(jī)構(gòu)中，也發(fā)生過這樣的事。因此，建立起檔案安全的法律規(guī)章從而加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，讓工作人員做到有章可循、有法可依。主要可從兩方面來完善檔案法律法規(guī)，一方面是提高數(shù)字檔案信息傳遞環(huán)境安全法律法規(guī)，在任何行業(yè)，每天都會形成和傳遞非常多的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)平臺作為信息傳遞和使用媒介，運行環(huán)境安全非常重要。另一方面是制定檔案內(nèi)容保護(hù)制度，這部分內(nèi)容包括數(shù)字檔案信息知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、檔案信息歸檔與管理等。

4.3 加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備建設(shè)

硬件設(shè)施設(shè)備是數(shù)字檔案管理工作開展的載體，必須加強(qiáng)這方面的建設(shè)，通過采用先進(jìn)完善的存儲系統(tǒng)和計算機(jī)設(shè)備，可以保障數(shù)字檔案信息的安全。

1.數(shù)字檔案信息資源的存儲設(shè)備

一個良好的信息存儲設(shè)備不僅能安全存儲大量的信息，還能保證信息長期有效且能快速存取。所以在一開始選擇檔案存儲系統(tǒng)時，要選擇與檔案信息相匹配、質(zhì)量上等的設(shè)備使用，目前我國大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)使用的數(shù)字化技術(shù)是光盤刻錄技術(shù)，這種技術(shù)具有儲存空間大、存取方便、成本低以保存的優(yōu)點。另外，要對檔案信息進(jìn)行備份來保證信息的安全，還需對備份設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)。

2.數(shù)字檔案信息資源的傳遞設(shè)備

數(shù)字檔案信息主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺和計算機(jī)技術(shù)向需求者傳遞。在選擇計算機(jī)設(shè)備時，要全面考慮到計算機(jī)的性能和屬性，并對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、中繼器、網(wǎng)絡(luò)線路等傳遞設(shè)備進(jìn)行定期維修維護(hù)、保管等工作，從而加強(qiáng)數(shù)字檔案管理。

4.4 加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)手段的運用

科學(xué)技術(shù)是加強(qiáng)數(shù)字檔案管理最重要的手段。先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案管理員可通過不斷運用新技術(shù)來達(dá)到加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的目的，方便信息在檔案系統(tǒng)的存取與保管，以及阻止木馬病毒和黑客入侵，保障數(shù)據(jù)的安全。

目前，檔案數(shù)字化在檔案管理的地位越來越重要，加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，有助于維護(hù)檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，更有助于檔案機(jī)構(gòu)向需求者提供全面的服務(wù)，促進(jìn)社會的發(fā)展，所以對如何加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的研究非常有必要。雖然目前數(shù)字檔案管理存在安全問題，但科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展，管理制度也在逐步完善，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)是現(xiàn)代檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢。檔案管理從事者應(yīng)全面提高對數(shù)字檔案管理的重要性認(rèn)知，努力學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)知識，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字檔案管理，更好地服務(wù)用戶，服務(wù)社會。

參考文獻(xiàn)

[1]向立文. 檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究[D].湘潭大學(xué)，2004.

[2]譚大方. 數(shù)字檔案資源安全保障體系構(gòu)建研究[D].天津師范大學(xué)，2016.