事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

蔡明麗

摘 要：針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方面的問(wèn)題進(jìn)行研究，分析了事業(yè)單位檔案信息化管理所存在的特點(diǎn)，其內(nèi)容有儲(chǔ)存環(huán)境方面具有優(yōu)勢(shì)、查詢和使用方面存在優(yōu)勢(shì)兩方面內(nèi)容。結(jié)合這些內(nèi)容，總結(jié)了如何實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理，以期提升事業(yè)單位檔案管理水平，減少檔案管理人員工作量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化管理；電子檔案；信息資源

伴隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、信息的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到空前發(fā)展。我國(guó)事業(yè)單位檔案內(nèi)容十分繁雜，檔案管理工作十分繁重。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足當(dāng)代事業(yè)單位對(duì)檔案管理的需求。檔案信息化管理是事業(yè)單位檔案管理未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和必然趨勢(shì)。因此，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行分析意義深遠(yuǎn)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理特點(diǎn)

1.1 檔案存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)事業(yè)單位，檔案基本上使用紙張記載，對(duì)檔案進(jìn)行管理需要預(yù)防發(fā)霉和蟲(chóng)蛀問(wèn)題，這種檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境提出較高要求。尤其是對(duì)年代相對(duì)久遠(yuǎn)的紙質(zhì)文件，受到灰塵和空氣影響而產(chǎn)生氧化或變脆，這就導(dǎo)致檔案管理工作受到嚴(yán)重影響，如果檔案受到損害，很難再修復(fù)。因此，事業(yè)單位可以直接通過(guò)電子檔案方式進(jìn)行檔案留存，并且對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。通過(guò)光盤(pán)、硬盤(pán)等作為載體，對(duì)檔案進(jìn)行留存，和紙質(zhì)檔案相比，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境要求較低，僅需無(wú)磁場(chǎng)干擾的環(huán)境即可。

1.2 檔案使用、查詢優(yōu)勢(shì)

事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理、查詢和借閱等方面，需要辦理相對(duì)繁瑣和復(fù)雜的手續(xù)，查詢或者借閱者要提出申請(qǐng)，得到批準(zhǔn)之后才能進(jìn)入檔案室，進(jìn)行人工查閱。工作人員經(jīng)過(guò)多番查詢，一定會(huì)對(duì)紙張帶來(lái)一定損壞[1]。同時(shí)，因?yàn)槎啻尾殚啠瑫?huì)促使紙張過(guò)多接觸空氣和灰塵，進(jìn)而導(dǎo)致檔案遭受破壞。采用信息化管理方式，查詢者自主進(jìn)行網(wǎng)站登錄，對(duì)所需檔案進(jìn)行收索，對(duì)電子檔案文檔進(jìn)行瀏覽。這種方式具有較強(qiáng)的可操作性，而且方便快捷。對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱，并不會(huì)導(dǎo)致檔案本身受到損壞。因此，對(duì)其進(jìn)行使用和查詢過(guò)程中，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能相比的。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

2.1 建立檔案信息網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站屬于事業(yè)單位檔案部門(mén)在網(wǎng)上建設(shè)的信息站點(diǎn)，通常情況下，是通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的形式為人們提供相應(yīng)的檔案信息和服務(wù)。人們通過(guò)這一網(wǎng)站，對(duì)所需檔案信息進(jìn)行咨詢和查找，并且對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔或者直接使用。這一狀態(tài)屬于檔案信息化的主要目的，同時(shí)也是檔案數(shù)字化的重要標(biāo)志和重要手段。

對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，可以將檔案管理系統(tǒng)直接歸入到事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，從而建立一體化系統(tǒng)，并且將本單位各個(gè)部門(mén)信息進(jìn)行統(tǒng)籌分析，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享，促使檔案管理所產(chǎn)生的綜合效益和系統(tǒng)效益等得到有效提升。以某事業(yè)單位為例，其在檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，對(duì)具備升級(jí)能力和開(kāi)發(fā)能力的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行使用，這能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。這一網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)管理需求相適應(yīng)，具備相當(dāng)強(qiáng)大的檢索功能，促使計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮。對(duì)信息檔案網(wǎng)站進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，要選擇相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備[2]。所選的產(chǎn)品要和當(dāng)下國(guó)內(nèi)外相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符合，最好選擇當(dāng)下被廣泛使用的主流產(chǎn)品，進(jìn)而得到國(guó)內(nèi)外實(shí)例雄厚的軟件公司和硬件公司等的支持。通過(guò)這種方式，促使軟件升級(jí)換代得以保障，促使重新開(kāi)放的成本節(jié)省下來(lái)。保障對(duì)設(shè)備進(jìn)行合理化設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)具有一定的吞吐能力，能夠?qū)r(shí)間進(jìn)行相應(yīng)。

2.2 推動(dòng)檔案管理信息資源數(shù)字化

促使檔案信息資源數(shù)字化，對(duì)檔案信息化建設(shè)具有重要意義，并且對(duì)檔案原件提供保護(hù)功能。檔案數(shù)字化對(duì)先進(jìn)的信息手段進(jìn)行使用，將檔案部門(mén)中不同物質(zhì)載體形式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其成為數(shù)字化信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，可以在網(wǎng)上對(duì)相應(yīng)信息進(jìn)行發(fā)布，并且提供一定的服務(wù)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案全文數(shù)字化，并不是將全部的館藏進(jìn)行數(shù)字化，而是將館藏最為載體，對(duì)檔案資料的數(shù)字化做出整體性的分析，將其中的重點(diǎn)進(jìn)行突出，進(jìn)而對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行逐步解決。建立數(shù)字化檔案，并不說(shuō)明傳統(tǒng)檔案管理的消亡，兩種檔案管理方式應(yīng)當(dāng)處于一個(gè)長(zhǎng)期共存的狀態(tài)，并且相互彌補(bǔ)。

2.3 規(guī)范檔案信息化

檔案信息化管理，需要本著規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化原則，這是進(jìn)行檔案信息化管理的重要工作，同時(shí)也是對(duì)檔案信息化建設(shè)水平進(jìn)行衡量的標(biāo)準(zhǔn)性工作。事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程中，需要結(jié)合我國(guó)規(guī)定的信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，事業(yè)單位結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況和對(duì)檔案管理的需求，制定符合本單位發(fā)展的檔案信息化管理體系，在日常實(shí)踐過(guò)程中，對(duì)這一體系進(jìn)行不斷完善。以某企業(yè)為例，其建立的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相符合，這有利于實(shí)際操作。此外，這一單位針對(duì)各個(gè)立檔單位和檔案內(nèi)容、著錄項(xiàng)目以及數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)以及各式等均作出了統(tǒng)一的管理方案[3]。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理上的軟件以及硬件中所存在的文檔檔案館等方面，促使數(shù)據(jù)共享目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，這種情況下，對(duì)于原件不同而引起的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換問(wèn)題有效解決，并解決了數(shù)據(jù)無(wú)法讀取的問(wèn)題。

2.4 對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源進(jìn)行擴(kuò)充

進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，其中的硬件是事業(yè)單位檔案信息化管理的重要保障，對(duì)信息化檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，要對(duì)數(shù)字儲(chǔ)存設(shè)備、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行精準(zhǔn)計(jì)算。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理之前，要確保資金投入充足，確保信息化建設(shè)能夠順暢進(jìn)行。如果事業(yè)單位想要保障對(duì)信息資源進(jìn)行持續(xù)性轉(zhuǎn)化和擴(kuò)大，繼續(xù)開(kāi)展檔案工作，一定要先建設(shè)檔案管理硬件。硬件屬于電子檔案儲(chǔ)存的載體，事業(yè)單位檔案信息十分龐大，檔案內(nèi)容相對(duì)繁雜，對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，需要足夠大的光盤(pán)，這些光盤(pán)必須對(duì)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的保存。因此，對(duì)硬盤(pán)的等設(shè)備進(jìn)行選擇過(guò)程中，要充分考慮其性能、穩(wěn)定性以及受外界影響程度等因素。通過(guò)這種方式對(duì)檔案資料進(jìn)行有效保存。

當(dāng)前，大多數(shù)事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，依舊通過(guò)紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行儲(chǔ)存，信息資源大多以紙質(zhì)為主，為了對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化過(guò)程中，需要確保檔案數(shù)字化，然后對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行錄入，采用電子檔案方式進(jìn)行二次保存。通過(guò)這種方式，不但能夠?qū)n案進(jìn)行安全保管，并且為人們的查詢和使用提供了方便。此外，在事業(yè)單位中，每一份檔案均是連續(xù)存在的，管理時(shí)注意不能中斷[4]。對(duì)此，對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，需要重點(diǎn)考慮檔案的連續(xù)性，避免檔案順序錯(cuò)亂，進(jìn)行管理時(shí)，認(rèn)真整理舊檔案，同時(shí)對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行合理歸檔。只有這樣，才能確保原有檔案具有一定的延續(xù)行，進(jìn)而建立相應(yīng)的檔案資料庫(kù)，為今后的檔案管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式無(wú)論是在管理上，還是在查詢上，均有著極大地不便。因此，事業(yè)單位要建立相應(yīng)的檔案信息化管理網(wǎng)站，對(duì)本單位檔案進(jìn)行科學(xué)管理。同時(shí)，選擇具有升級(jí)和開(kāi)發(fā)空間的軟件進(jìn)行檔案管理，選擇性能優(yōu)質(zhì)的硬盤(pán)進(jìn)行檔案信息儲(chǔ)存，最后對(duì)檔案信息資源進(jìn)行適當(dāng)擴(kuò)充。

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