淺談電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

摘 要：由于社會信息技術(shù)的發(fā)展以及社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，電子文件檔案化管理更加符合現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢。想要做好電子文件檔案化管理工作要創(chuàng)新思維方式，從而更好地面對檔案工作中棘手的問題。因此，本文主要探討電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，為現(xiàn)今的檔案管理工作提供合適的參考意見。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案化；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別

社會經(jīng)濟的發(fā)展使得電子信息技術(shù)迅速發(fā)展，辦公室工作向自動化與網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。各個單位用自動化管理系統(tǒng)取代了傳統(tǒng)的手續(xù)繁瑣的辦公文件，更多的日常工作內(nèi)容直接使用計算機與網(wǎng)絡(luò)進行。信息技術(shù)的發(fā)展產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)的文件一樣具有形成、管理與處置階段，進行電子文件檔案規(guī)置并交由檔案部門集中管理。本文主要探討電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別。

1 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔時限的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理與電子文件檔案管理歸檔時限具有差異性。傳統(tǒng)檔案的歸檔時間是在完成了所有的檔案資料之后，由相關(guān)的檔案管理工作人員或者文書的工作人員對檔案進行統(tǒng)一的收集，并合理而及時有效的歸檔與保管。而電子文件檔案更加容易復制與調(diào)配閱讀，在歸檔之后不會對相關(guān)部門查找和利用檔案資料產(chǎn)生明顯的影響，所以，電子文件檔案在文件辦理完成之后或者在規(guī)定的周期時間內(nèi)，就能對檔案進行歸檔，歸檔時間更具靈活性，通常電子文件的歸檔時間不用延長。

2 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的歸檔方式的區(qū)別

2.1 傳統(tǒng)檔案管理的歸檔方式

對傳統(tǒng)檔案進行歸檔，要求檔案具有全面性、系統(tǒng)性以及完整性的特點。在進行檔案歸檔的時候，要注意檔案資料的整體性以及完整性[1]。對所有的案卷進行歸檔時，要以案卷的順序為基礎(chǔ)，根據(jù)其正確次序進行系統(tǒng)地排序，保持卷和卷之間的相應(yīng)聯(lián)系，歸檔的檔案資料要有完備的歸檔手續(xù)，保證檔案工作的準確性。

2.2 電子文件檔案的歸檔方式

介質(zhì)傳遞和網(wǎng)絡(luò)傳輸這兩種方式是電子檔案歸檔的主要方式。通過電子檔案進行歸檔，電子文件的方式表現(xiàn)的內(nèi)容不夠直觀，在歸檔過程中，從外觀上相關(guān)的檔案管理人員無法直接地發(fā)現(xiàn)檔案的內(nèi)容。所以，在進行電子文件歸檔時，首先要對電子文件的產(chǎn)生以及形成的方式有個全面而系統(tǒng)的了解，同時，在電子文件歸檔時，電子文件的形成單位要提供必要的技術(shù)說明，說明內(nèi)容盡量詳細可靠，并配套地提供完整的磁帶、光盤的檔案號、名稱、主要內(nèi)容以及版權(quán)和檔案著作人。另一方面，在電子文件歸檔時，由于電子檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)的影響，會造成檔案資料的遺失。所以，在歸檔時要對檔案進行備份處理，一份為電子檔案原件，另一份為紙質(zhì)檔案資料。

3 電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理的收集范圍的區(qū)別

3.1 傳統(tǒng)檔案的收集范圍

從信息與載體的關(guān)系來分析，傳統(tǒng)檔案收集的范圍主要是檔案信息和與之密切聯(lián)系的檔案文件類型，主要包括所有的紙質(zhì)文檔和濃縮型的檔案等[2]。以檔案的收集對象來劃分，傳統(tǒng)檔案收集方式主要包括：（1）現(xiàn)行機關(guān)檔案，現(xiàn)行機關(guān)的主要內(nèi)容是指正在進行的日?；顒拥莫毩C關(guān)。在日常檔案管理過程中，具有保持和查考利用價值的所有檔案資料。（2）撤銷機關(guān)。撤銷機關(guān)工作中保留的各種檔案資料，具有長久的保持與參考的價值。收集的資料一般是中華人民共和國成立之前的事，包括革命政策檔案以及舊政權(quán)檔案等。

3.2 電子文件檔案的收集范圍

電子文件檔案收集的范圍不但要以《檔案法》相關(guān)規(guī)定、國家檔案局里的相關(guān)文件要求為基礎(chǔ)，還要結(jié)合電子文件檔案的自身特點靈活地進行檔案資料收集工作。所以，電子檔案的主要收集內(nèi)容包括：（1）本機關(guān)職能行使和行政管理或業(yè)務(wù)管理活動中形成的各類文件，要針對一些需要保持草稿的重要性文件，在進行資料修改時也要將原文保留，加版本號后進行累積，草稿與定稿要一起進行歸檔。（2）利用現(xiàn)代的計算機等先進設(shè)備做輔助性的設(shè)計、制造以及檢測等技術(shù)形成的有參考利用價值的各種類型的電子文件。（3）收集本機關(guān)制作的各種類型的數(shù)據(jù)文件，例如：數(shù)據(jù)庫、圖形庫或者方法庫等。（4）機關(guān)制作的一些文本文件、圖形、模型或者其他數(shù)據(jù)文件，各種程序的命令文件，其中包括：計算機的應(yīng)用程序、控制程序和管理程序等。（5）與電子文件有關(guān)聯(lián)的各種類型的紙質(zhì)文件。（6）在對電子文件進行讀取時需要相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備或者電子文件讀取軟件等技術(shù)支持，所以，電子文件檔案在收集過程中要對技術(shù)設(shè)備操作和讀取資料時需要相應(yīng)操作軟件資料進行收集。

4 電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案查詢方式上的區(qū)別

電子文件檔案的查詢方式與傳統(tǒng)檔案具有差異性。對于電子文件檔案而言，只有符合相應(yīng)的條件的客戶才能注冊，登記并成為電子文件中心的會員，會員可以進行遠程登錄，在電子文件中心對會員身份確定無誤后進行可進行檔案查閱，并查閱相關(guān)的電子檔案信息，同時要在網(wǎng)上記錄借閱登記記錄和繳納相應(yīng)的查詢費用[3]。 而傳統(tǒng)的檔案，任何人都能進行查詢，通常采用人工編制的檢查工具進行檢索。對傳統(tǒng)檔案進行查詢的人需要擁有我國的合法身份證件，對于已經(jīng)滿了應(yīng)管期限的，可以利用較開放的檔案進行查詢。

5 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是一項比較系統(tǒng)性的工作。傳統(tǒng)檔案管理與電字文件檔案管理具有很大的區(qū)別，相關(guān)的檔案管理人員在進行檔案管理工作之前要善于區(qū)分它們之間的區(qū)別，從而保障檔案管理工作的有效進行。

參考文獻

[1]王碧英.論電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財富，2014，25（02）：36—38.

[2]張麗鴻.淺談電子文件的檔案化管理[J].陜西檔案，2015，79（01）：96—101.

[3]徐晶.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].科學與財富，2014，69（06）：32—36.

作者簡介

尹曉瑩（1979-），女，漢族，吉林洮南人，2009年畢業(yè)于中共吉林省委黨校法律專業(yè)，現(xiàn)供職于洮南市商務(wù)信息中心。