淺析中學電子學籍檔案管理存在的問題及對策

摘 要：近年，隨著人們教育意識的普遍提高，高學歷人才越來越多，而學籍檔案作為學生在校期間綜合素質(zhì)發(fā)展的體現(xiàn)顯得尤為重要。本文對中學電子學籍檔案管理存在的問題進行探討，并提出了相應的改善對策，以期為電子學籍檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關鍵詞：中學；電子學籍檔案管理；對策

電子學籍檔案能夠全面地、完整地記錄學生在校期間的學習、生活情況，間接反映學生的德、智、體、美、勞等方面的發(fā)展狀況，是學校檔案的關鍵組成部分，具有高效、快捷、優(yōu)質(zhì)等特點。當前許多中學已經(jīng)擁有自己獨立的電子學籍檔案管理系統(tǒng)，管理工作已形成一定的體系，但是電子學籍檔案處于發(fā)展初期，許多實際性問題尚未得到解決。

1 現(xiàn)階段中學電子學籍檔案管理存在的問題

（一）管理技術相對落后

目前，我國中學電子學籍檔案管理工作普遍存在管理技術相對落后的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾點：第一，部分學校仍使用紙質(zhì)學籍卡，而紙質(zhì)學籍卡需要人工填寫，相關人員在填寫時往往照搬早期的內(nèi)容，省略了將信息與教育部下發(fā)的數(shù)據(jù)庫信息進行校核的步驟，致使數(shù)據(jù)庫信息與存檔學籍信息不一致；第二，負責管理電子學籍檔案的部門較多，電子學籍檔案管理工作需要各部門溝通協(xié)作，非常繁瑣。人工管理學籍檔案勞動量大，再加上部分檔案資料未及時記載和歸整，造成信息不完善，不能準確、及時、有效地體現(xiàn)學籍檔案情況；第三，大部分中學缺乏完善的學籍檔案管理制度，學籍檔案管理難度大。

（二）系統(tǒng)管理軟件的兼容性較差

部分中學為統(tǒng)一學校管理體系，提高學校的管理效率，便引進了管理系統(tǒng)和管理軟件，如學生成績管理系統(tǒng)等。這些管理系統(tǒng)和管理軟件的來源可分為購買的和學校開發(fā)的兩大類，與電子學籍檔案管理軟件存在一定的差異，導致注冊新生學籍時下載和上傳的數(shù)據(jù)不兼容，難以歸檔。

（三）電子學籍檔案利用率低

電子學籍檔案的管理的全部環(huán)節(jié)均是在互聯(lián)網(wǎng)上進行的，所以其歸檔工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔大不相同。然而當前部分中學尚未建立科學完善的電子學籍檔案標準，電子學籍檔案難以充分發(fā)揮其作用，利用率遠遠低于預期目標。此外早期的學籍檔案沒有電子錄入，如何把它電子化以共利用這是一項艱巨的任務。

（四）管理人員專業(yè)素質(zhì)不強

我國中學電子學籍檔案管理工作人員普遍存在專業(yè)素質(zhì)低、業(yè)務能力不強等問題，而造成問題的一部分原因是中學領導忽視了對電子學籍檔案管理人員的培訓。當前許多管理人員思想陳舊、停留于傳統(tǒng)的管理手段上，認為傳統(tǒng)的管理手段已能夠滿足學籍檔案管理的要求，而不需要花費額外資金投入到電子檔案建設中。因此，引進專業(yè)人才，對管理人員進行專業(yè)化培訓，才能從根本上解決問題。

2 提升中學電子學籍檔案管理水平的對策

（一）提高對電子學籍檔案管理工作的重視程度

現(xiàn)階段學校應加大力度宣傳電子學籍檔案管理的重要性，增強電子學籍檔案管理部門及各任課教師的歸檔意識，使其自始至終能夠完整、客觀、真實地反映學生發(fā)展情況。要加大資金投入，建立專門的電子學籍檔案室，同時加強安全防范，提高檔案的安全性。為保證電子學籍管理系統(tǒng)安全，要設立具有高度權限的用戶名與密碼，以確保學生學籍檔案信息不被他人竊取。對于故意販賣學生學籍檔案信息的行為，要嚴厲打擊、嚴懲不貸。

（二）引進科學先進的電子學籍管理系統(tǒng)

學校要加大資金投入，引進科學先進的電子學籍管理系統(tǒng)，并且學習高等院校電子學籍管理系統(tǒng)的優(yōu)點，將其優(yōu)點融入到中學電子學籍管理系統(tǒng)中，不斷調(diào)整、完善電子學籍管理系統(tǒng)，使學籍管理系統(tǒng)與軟件兼容，最大化簡便新生注冊手續(xù)，便于校核與管理。

（三）建立完善的電子學籍檔案管理制度，實施動態(tài)化管理

電子學籍信息是融合入學、轉(zhuǎn)學、休學、學業(yè)考試、升學、綜合素質(zhì)評價、獎勵、處罰等信息為一體的學籍信息，其形成過程復雜而漫長，因此需要全體教師認真負責，做好記錄工作。由于電子學籍檔案信息時常變動，因此學校應制定健全的電子學籍檔案管理制度，使電子學籍檔案管理制度化、有序化、簡易化，便于學籍檔案信息的管理。此外，還應采取動態(tài)化管理方式，可從以下幾方面入手：第一，學校在入學之初應要求學生核對自己的個人錄取信息，確定沒有錯誤后再進行學籍注冊，注冊后將學生錄取信息與學籍管理信息系統(tǒng)建立連接。如果學生的重要學籍信息發(fā)生變動，應及時更新；第二，要對學生成績進行動態(tài)化管理，便于教師掌握學生學習情況，以制定相應的學習計劃，既有利于整理查閱，又有利于高校了解學生在中學時期的表現(xiàn)；第三，中學時期學生的學籍極易發(fā)生變動，如學生因個人原因退學、轉(zhuǎn)學等，而且由于中學時期學生對學籍的認識不足，常常會在未辦理相關手續(xù)情況下離開學校，因此電子學籍檔案管理人員要及時更新學籍信息，特別要注意學籍異動開始和結束的時間；第四，中學生在校期間會成為團員或預備黨員，還有各階段得到的獎勵和懲罰等內(nèi)容，都應記錄到電子學籍檔案中，為以后學生發(fā)展作為參考依據(jù)；第五，大部分中學生畢業(yè)后會進入高校深造，電子學籍檔案管理工作的重點則是與學生考入的高校對接，將學生在中學時期形成的檔案傳送到相應高校，同時注冊新的電子學籍檔案。

（四）整合資源，提高檔案資源利用率

檔案的本質(zhì)是信息資源，檔案資料的最終目的是充分利用信息資源，發(fā)揮檔案價值。當前我國大部分高校電子學籍檔案已實現(xiàn)全省聯(lián)網(wǎng)，中學可效仿高校電子學籍檔案全省聯(lián)網(wǎng)的模式，使學校、學生只要登錄相關網(wǎng)站即可隨時隨地查詢相關信息，這樣便能整合資源，提高電子學籍檔案管理的效率。相關部門還應及時導出畢業(yè)生在校期間的原始數(shù)據(jù)，進行歸檔保管，并選擇有永久保存價值的電子學籍檔案進行打印成紙質(zhì)版本，提高檔案資源利用率。

（五）加強對檔案工作人員的培訓工作

中學電子學籍檔案工作繁瑣、重復性強，這就要求檔案人員應端正態(tài)度、認真負責，還要具備一定的處理檔案能力和計算機基礎知識。而當前學校的電子學籍檔案管理部門通常是由非專業(yè)人士組成，沒有經(jīng)過專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓，業(yè)務能力低。因此，學校要加強對檔案人員的培訓工作，提升檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，還可引進經(jīng)驗豐富的專業(yè)人才對非專業(yè)人員進行指導，打造一支專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務能力強的電子學籍檔案管理隊伍。

3 總結

綜上所述，由于我國全民教育意識的提高，很多家長愿意投入更多的資金來幫助學生接受更好的教育和追求更高的學歷，因此學生學籍具備較高的流動性，學籍檔案管理工作任務重。這就要求學校高度重視電子學籍檔案管理工作，建立專門完善的電子學籍管理制度，引進科學先進的電子學籍管理系統(tǒng)，加強對檔案工作人員的培訓工作，檔案管理部門要及時更新學生異動信息，定期組織學習電子學籍檔案管理方式，提高電子學籍檔案的整體管理水平。

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作者簡介

何敏（1968-），女，浙江溫州平陽人，大學本科，畢業(yè)于華東師范大學，中學高級語文教師，研究方向：現(xiàn)階段研究檔案管理。