信息條件下電子文件與電子檔案集成管控體系建設(shè)與實(shí)踐

駱違穎+郭莉+孫聰+劉炳圻

信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動(dòng)化辦公技術(shù)的快速普及，使黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展正逐步擺脫時(shí)間、空間的限制，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員在家里、在路上、在基層、甚至在國(guó)外可以隨時(shí)隨地辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)、批復(fù)各類(lèi)請(qǐng)示、下達(dá)各種指示，在提高辦公效率的同時(shí)，也在辦公系統(tǒng)中留存了大量的電子文件。然而，網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性、多樣性，電子文件易于修改、易于刪除的特性，給電子文件的安全存儲(chǔ)帶來(lái)了巨大隱患，稍有不慎就會(huì)造成電子文件丟失、破壞，如何歸檔、保存與利用這些電子文件，成為擺在廣大的檔案工作者面前的新課題。因此，建設(shè)對(duì)電子文件從產(chǎn)生到銷(xiāo)毀全生命周期，協(xié)調(diào)、連續(xù)、嚴(yán)密監(jiān)管的集成管控體系勢(shì)在必行。

1 電子文件與電子檔案集成管控體系建設(shè)的必要性

1.電子文件完整歸檔、長(zhǎng)期保存的迫切需要

隨著辦公自動(dòng)化的全面推行，企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)）已經(jīng)形成向上銜接主管部門(mén)、向下貫通權(quán)屬單位的多級(jí)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，企業(yè)收發(fā)文的接收、登記、提交、流轉(zhuǎn)、辦理全部通過(guò)OA系統(tǒng)完成，實(shí)行無(wú)紙化辦公，以提高公文管理水平和辦事效率，隨之而來(lái)的是巨量增加的電子文件如何保存和利用的重大難題。由于受到OA系統(tǒng)管理權(quán)限的制約，檔案人員只是OA系統(tǒng)的普通用戶(hù)，只能看到由自己辦理的文件，無(wú)法清晰地掌握OA系統(tǒng)形成的全部電子文件的數(shù)量，加之檔案收集、歸檔滯后于文件管理的現(xiàn)狀，檔案人員根本無(wú)法保證應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。因此，建設(shè)從電子文件形成到銷(xiāo)毀全程監(jiān)控的電子文件和電子檔案集成管控體系，對(duì)電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、歸檔、檢索、利用等環(huán)節(jié)實(shí)行全程監(jiān)管和記錄，解決檔案管理滯后文件管理的問(wèn)題，是在當(dāng)前自動(dòng)化辦公環(huán)境下，確保電子文件完整歸檔、長(zhǎng)期保存的有效手段。

2. 深入開(kāi)展企業(yè)檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)烈要求

企業(yè)館藏檔案數(shù)字化建設(shè)已開(kāi)展多年，檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模巨大，機(jī)讀目錄和數(shù)字化電子文件數(shù)量龐大，同時(shí)，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)以檔案館為中心，縱橫分布于企業(yè)各部門(mén)及下屬單位，系統(tǒng)具有檔案著錄、編目、整理、統(tǒng)計(jì)、檢索、監(jiān)督指導(dǎo)、報(bào)表生成、原文管理、信息共享的各項(xiàng)功能，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，由于檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的脫節(jié)，電子文件在線(xiàn)歸檔一直無(wú)法實(shí)現(xiàn)，文管人員不得不把OA系統(tǒng)中的電子文件打印成紙質(zhì)文件，再數(shù)字化轉(zhuǎn)換成電子文件，掛接到對(duì)應(yīng)的著錄條目，這種操作，造成大量重復(fù)勞動(dòng)，而且使整理歸檔工作更加復(fù)雜、繁瑣，這既不符合提高工作效率的要求，更嚴(yán)重有悖于檔案發(fā)展趨勢(shì)，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的深入開(kāi)展。由此可見(jiàn)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，搭建OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)電子文件在線(xiàn)歸檔、自動(dòng)著錄，檔案管理直接共享OA系統(tǒng)中電子文件形成的勞動(dòng)成果，是深入開(kāi)展企業(yè)檔案信息化建設(shè)的強(qiáng)烈要求。

3. 電子文件與電子檔案集成管控切實(shí)可行

一方面，企業(yè)以檔案館為中心多級(jí)分布式檔案管理系統(tǒng)，功能強(qiáng)大、操作簡(jiǎn)單，電子文件管理高效，電子檔案的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理水平較高。另一方面，企業(yè)無(wú)紙化辦公的推行，所有業(yè)務(wù)都通過(guò)OA系統(tǒng)審批辦理，從文件傳輸、行政辦公到公文管理，各類(lèi)流程設(shè)計(jì)簡(jiǎn)捷流暢，審批承辦高效快捷。OA系統(tǒng)的初步設(shè)計(jì)，已考慮到電子文件的歸檔需求，即預(yù)設(shè)了歸檔功能，功能設(shè)計(jì)上完全滿(mǎn)足電子文件在線(xiàn)歸檔的需要，而目前仍無(wú)法實(shí)現(xiàn)，完全是因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)的孤立，缺失中間橋梁?？梢?jiàn)，公文管理和檔案管理的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，各自都為電子文件與電子檔案集成管控打造了良好的平臺(tái)環(huán)境和管理基礎(chǔ)，只要建設(shè)電子文件歸檔管理系統(tǒng)，搭建OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的橋梁，就可以輕松實(shí)現(xiàn)電子文件在線(xiàn)歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案集成管控。

2 電子文件與電子檔案集成管控體系架構(gòu)及流程設(shè)計(jì)

電子文件和電子檔案集成管控體系，即是以電子文件安全保管、完整歸檔、有效利用為目標(biāo)，從電子文件形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用、整理歸檔、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)中進(jìn)行規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計(jì)、提供服務(wù)的多個(gè)系統(tǒng)協(xié)同、高效運(yùn)作。因此，要實(shí)現(xiàn)電子文件與電子檔案集成管控，必須具備完善的體系架構(gòu)和簡(jiǎn)捷的流轉(zhuǎn)程序。

1.集成管控體系架構(gòu)主要由四大系統(tǒng)組成，一是電子文件形成系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）；二是電子文件歸檔管理系統(tǒng)；三是電子文件管理系統(tǒng)；四是電子檔案管理系統(tǒng)，這四大系統(tǒng)肩負(fù)著對(duì)電子文件從形成到利用的全程管理，各自獨(dú)立，又相互制約。其中，OA系統(tǒng)是電子文件的形成系統(tǒng)，自動(dòng)記錄文件起草、審核、簽發(fā)、辦理的全過(guò)程，是控制電子文件質(zhì)量的關(guān)鍵；歸檔管理系統(tǒng)是電子文件在線(xiàn)歸檔的核心系統(tǒng)，是連接OA系統(tǒng)與電子文件管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)的橋梁，具有捕獲電子文件元數(shù)據(jù)、自動(dòng)著錄關(guān)鍵著錄項(xiàng)、即時(shí)移交電子文件全文的功能；電子文件管理系統(tǒng)是對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行整理的平臺(tái)，文件管理員按照檔案整理規(guī)則對(duì)自動(dòng)生成的著錄條目進(jìn)行修改、添加、刪除、合并，對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定、分類(lèi)，并對(duì)整理完成的電子文件全文及其著錄在線(xiàn)移交，從而實(shí)現(xiàn)電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)變；電子檔案管理系統(tǒng)是對(duì)移交的電子文件進(jìn)行審核、接收、歸檔、保存、檢索、利用的管理系統(tǒng)，是電子文件的最終歸宿。

2.在集成管理體系框架結(jié)構(gòu)中，電子文件主要按以下流程運(yùn)動(dòng)：通過(guò)“歸檔”功能，電子文件從形成系統(tǒng)歸檔到電子文件管理系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)整理的電子文件及其著錄，通過(guò)“文件移交”功能提交“移交申

請(qǐng)”，經(jīng)專(zhuān)職檔案員審核，沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件被拒絕后仍保留在子文件管理系統(tǒng)，以文件的身份進(jìn)行管理，同意接收的電子文件及其著錄，則正式移交到檔案管理系統(tǒng)，歸入館藏，成為館藏檔案，開(kāi)始行使電子檔案保存、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用等一系列功能。

3 電子文件與電子檔案集成管控的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

電子文件與電子檔案集成管控能否達(dá)到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在于集成管控體系的功能設(shè)計(jì)和參數(shù)配置是否滿(mǎn)足公文管理和檔案管理的需要。首先，不同文種的電子文件格式、版頭、 版記、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志必須符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）、《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/D47-2009）、《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/D46-2009）的要求；其次，文件表單樣式、項(xiàng)目?jī)?nèi)容的設(shè)置必須符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）的要求。因此，只有在電子文件形成系統(tǒng)中規(guī)范設(shè)計(jì)電子文件版頭、版記、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，準(zhǔn)確配置電子文件元數(shù)據(jù)參數(shù)，正確設(shè)計(jì)電子文件在線(xiàn)歸檔各項(xiàng)功能，才能確保電子文件歸檔管理系統(tǒng)能夠從電子文件形成系統(tǒng)中準(zhǔn)確、完整地捕獲電子文件元數(shù)據(jù)、在電子文件整理系統(tǒng)中自動(dòng)著錄關(guān)鍵著錄項(xiàng)、向電子文件整理系統(tǒng)即時(shí)移交電子文件全文。

4 人是影響電子文件與電子檔案集成管控效果的關(guān)鍵因素

在各種模版、元數(shù)據(jù)都已規(guī)范、準(zhǔn)確地嵌入文件形成系統(tǒng)，各種流程都已按規(guī)則固化到流程各環(huán)節(jié)中時(shí)，各環(huán)節(jié)上人員的管控質(zhì)量將直接影響電子文件與電子檔案集成管控質(zhì)量和效率，成為影響管控效果的關(guān)鍵因素。 一是，總部機(jī)關(guān)各部門(mén)及權(quán)屬單位發(fā)文質(zhì)量直接影響歸檔電子檔案的質(zhì)量。由于各類(lèi)發(fā)文要經(jīng)文件起草人、部門(mén)負(fù)責(zé)人、審核人、簽發(fā)人、復(fù)核人對(duì)文種、格式、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文的準(zhǔn)確性進(jìn)行層層把關(guān)，確保制發(fā)的公文符合要求，其中任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，都將直接把問(wèn)題留紛給下一環(huán)節(jié)，從原始稿、修改稿直至定稿，將直接影響電子文件質(zhì)量，如果駁回重新提交，則將影響整個(gè)體系的運(yùn)行效率。二是，文書(shū)人員表單填寫(xiě)的準(zhǔn)確與否，是影響電子文件在線(xiàn)歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵。由于歸檔管理系統(tǒng)需要從表單項(xiàng)目中采集電子文件元數(shù)據(jù)（包括來(lái)文單位、文件題名、文件編號(hào)、形成日期等重要信息），任何一項(xiàng)填寫(xiě)不規(guī)范，都會(huì)造成歸檔管理系統(tǒng)捕獲的元數(shù)據(jù)失真，無(wú)法準(zhǔn)確反映電子文件全貌。另外，紙質(zhì)文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量，如數(shù)字化頁(yè)面清晰度、整潔度、完整性也將直接影響后序電子檔案質(zhì)量。三是，部門(mén)兼職檔案員，對(duì)電子文件的價(jià)值鑒定、分類(lèi)、保管期限劃定，著錄的審核、添加、刪除、整合，著錄項(xiàng)的檢查、修改、完善等、專(zhuān)職檔案員對(duì)移交的預(yù)歸檔電子文件的審核驗(yàn)收，都將直接影響電子檔案著錄準(zhǔn)確性和電子文件完整性。

5 電子文件與電子檔案集成管控的優(yōu)勢(shì)分析

1、電子文件質(zhì)量得到保障，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)成果共享

首先，電子文件從起草、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)的每一環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的控制，層層把關(guān)，在技術(shù)條件充分保障的基礎(chǔ)上，只要各個(gè)環(huán)節(jié)上的管控人員嚴(yán)格把關(guān)，細(xì)心審查，最終形成的定稿一定是質(zhì)量合格的電子文件；其次，只要文書(shū)人員準(zhǔn)確地填寫(xiě)表單，歸檔管理系統(tǒng)就能捕獲到真實(shí)、完整的元數(shù)據(jù)信息，保證自動(dòng)生成的關(guān)鍵著錄項(xiàng)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；再次，電子文件從起草到歸檔的全過(guò)程，都有詳細(xì)的流程記錄，文件管理員通過(guò)查看流程記錄就可以對(duì)文件的形成、流轉(zhuǎn)、辦理結(jié)果一目了然，從而判斷電子文件的真實(shí)性、完整性。由此可見(jiàn)，歸檔管理系統(tǒng)自動(dòng)生成的著錄項(xiàng)（包括責(zé)任者、題名、文號(hào)）、即時(shí)移交的電子文件全文（包括定稿、表單、原始稿、歷次修改痕跡和流程記錄），完全可以保障真實(shí)、齊全、完整，這大大減輕了文管人員對(duì)電子文件質(zhì)量和著錄質(zhì)量鑒定審查的壓力，同時(shí)，由于已自動(dòng)著錄和移交電子文件，文管人員不必再進(jìn)行人工著錄、掃描，現(xiàn)成的電子文件可以直接歸檔，減少了大量不必要的重復(fù)勞動(dòng)，生成電子文件的成果直接轉(zhuǎn)化成歸檔成果，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)成果共享。

2、實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，公文和檔案管理的整體協(xié)調(diào)性、連續(xù)性、完整性不斷強(qiáng)化

建設(shè)電子文件與電子檔案集成管控體系，推動(dòng)公文和檔案實(shí)現(xiàn)流程化、系統(tǒng)化、信息化管理，遵循文件資料“誰(shuí)承辦、誰(shuí)整理、誰(shuí)歸檔”的原則，電子文件整理歸檔是由形成部門(mén)或承辦部門(mén)完成，文件管理員是保證電子文件歸檔齊全性、完整性的關(guān)鍵角色，電子文件正式移交歸檔前的鑒定、整理、修改、完善著錄項(xiàng)目、確定保管期限、編排歸檔順序等工作，都是在檔案部門(mén)的指導(dǎo)下，由文件管理員來(lái)完成，而且，在電子文件的利用中，文件管理員有很高的權(quán)限，可以同時(shí)從OA系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)查閱已歸檔的電子文件，文件管理員對(duì)電子文件的管理，向后延伸至對(duì)電子檔案的管理，而檔案館對(duì)電子文件質(zhì)量的控制向前延伸至電子文件形成系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段提前進(jìn)行電子文件元數(shù)據(jù)參數(shù)配置，文件管理和檔案管理之間的融合越來(lái)越緊密，公文和檔案管理流程更加協(xié)調(diào)、連續(xù)。

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