保密問題在檔案保管過程中的分析

潘瑞

摘 要：檔案的保密問題關(guān)系著檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。石油化工行業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，其檔案的保密問題在管理上更加不容忽視。本文主要就石油化工行業(yè)中檔案的保密問題進(jìn)行分析，尋求在檔案管理過程中更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ芊桨浮?/p>

關(guān)鍵詞：檔案保管；檔案保密；石油化工行業(yè)；分析

檔案保管，就是檔案庫房對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)存放和安全保護(hù)的工作。檔案保管的基本任務(wù)和要求是確保檔案的完整與安全，為檔案的調(diào)用與處理做好充足的準(zhǔn)備。檔案保密是檔案保管的核心環(huán)節(jié)。[1]石油化工行業(yè)的檔案保密問題不僅涉及到國家對(duì)其行業(yè)的具體調(diào)整，更觸及到我國的重要的軍事機(jī)密。因此，在石油化工行業(yè)的檔案的保管過程中，檔案的保密問題是重中之重，檔案管理部門應(yīng)予以嚴(yán)格對(duì)待。

要確保石油化工行業(yè)的檔案在保管過程中做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，需要針對(duì)檔案庫房的建設(shè)、檔案管理人員的責(zé)任問題以及檔案的調(diào)閱與歸還進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定與落實(shí)。本文針對(duì)以上問題進(jìn)行了分析。

1 對(duì)檔案庫房進(jìn)行重點(diǎn)管理

檔案庫房作為保存、管理檔案的重要場所，在檔案的保管過程中需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、正確的管理。首先，根據(jù)國家對(duì)于檔案庫房的建造要求，進(jìn)行檔案庫房建造。檔案庫房的建造應(yīng)避開人員密集區(qū)，同時(shí)與人員的辦公場、圖書閱覽室等保持合理的距離，以便保持檔案庫房周邊環(huán)境的干凈。其次，在庫房門窗的選擇上，應(yīng)選擇安全程度與牢固程度均較高的門窗，并按照國家標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行特殊處理。再次，對(duì)于檔案庫房內(nèi)所需的公物例如文檔櫥、材料柜等，應(yīng)在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的要求下進(jìn)行采購，[2]原則上應(yīng)當(dāng)便于檔案的存放與調(diào)閱，同時(shí)，采購清單與采購的賬目也應(yīng)及時(shí)上報(bào)，并對(duì)檔案庫房內(nèi)公物的規(guī)格等基本信息、采購員、采購廠家等問題進(jìn)行及時(shí)、詳細(xì)的登記。

2 提高檔案管理人員的行業(yè)水平與個(gè)人素質(zhì)

檔案管理人員在日常工作中會(huì)觸及不同密級(jí)的檔案，就石油化工行業(yè)來說，檔案的內(nèi)容大到國家對(duì)于石油化工行業(yè)在重要軍事活動(dòng)中的調(diào)配、規(guī)劃，小到日常汽油、柴油等油類市場價(jià)格的調(diào)整與管理，都關(guān)系到我國經(jīng)濟(jì)、軍事、社會(huì)和民生。因此，作為檔案的直接接觸者，檔案管理人員在檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全上具有第一位的責(zé)任。據(jù)此，要從檔案管理人員自身抓起，保障檔案的保密性。

提高檔案管理人員的行業(yè)道德水平和個(gè)人素質(zhì)，政府行政部門要按時(shí)組織培訓(xùn)人員向檔案管理人員普及檔案保密問題的重要性與必要性，加深管理員對(duì)于檔案管理與保密工作的重視程度。檔案管理人員要在工作與日常生活中規(guī)范自己的言行，將檔案保密的重要性與原則牢記于心，防止在各種場合時(shí)在無意中將檔案內(nèi)容或檔案信息向外界泄露出去，以免對(duì)檔案的安全與完整造成威脅。同時(shí)，按時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的普法工作，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)就國家頒布的《保密法》中涉及到檔案保密工作的法律法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)，明確檔案管理人員的義務(wù)與責(zé)任。

提高檔案管理人員的檔案管理水平。認(rèn)真對(duì)待檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在保密過程中要做到精細(xì)入微、精益求精，以防出現(xiàn)任何細(xì)微的差錯(cuò)而影響檔案的安全性與完整性。在管理過程中，管理人員要做到精神上的高度集中，責(zé)任上的高度負(fù)責(zé)，規(guī)范管理程序，將檔案管理的每一步都落實(shí)在規(guī)定上，嚴(yán)格按照規(guī)定辦事。另外，需要將人工整理與數(shù)字化管理技術(shù)相結(jié)合，雙管齊下，避免單純的人工管理檔案帶來的錯(cuò)誤與漏洞，促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化與科技化，提高檔案的管理水平與保密程度。

3 科學(xué)管理不同密級(jí)的檔案

在檔案管理的過程中，要根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等特征，對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行有層次的區(qū)分，并建立相應(yīng)的管理體系。在檔案密級(jí)的劃分上，主要分為絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部四類，對(duì)于不同檔案的不同的保密程度，根據(jù)檔案的密級(jí)進(jìn)行科學(xué)的管理。石油化工行業(yè)的檔案，內(nèi)容上主要涉及到國家石油、石化工業(yè)年度和中、長期發(fā)展規(guī)劃的主要經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)和重大政策措施的檔案應(yīng)屬于絕密檔案，此類檔案應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定、手續(xù)進(jìn)行在查閱、調(diào)出、銷毀等管理程序上辦理，各個(gè)程序的進(jìn)行必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人不經(jīng)批準(zhǔn)無權(quán)對(duì)該類檔案進(jìn)行調(diào)閱。絕密檔案在查閱、調(diào)出等使用程序完畢后應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行清對(duì)、檢查，保證絕密檔案的完整性、絕密性與科學(xué)性，如若在檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時(shí)核查問題原因，進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)救。[3]

4 做好檔案庫房的出入與檔案的調(diào)用記錄

制定嚴(yán)格的庫房準(zhǔn)入規(guī)則，并做好人員的出入情況記錄。除了檔案管理人員在上級(jí)的批準(zhǔn)下可以持有效證件出入庫房外，任何人一律不準(zhǔn)擅自出入檔案庫房。檔案管理人員出入庫房也要在出入記錄上做好嚴(yán)格的登記，不僅僅要對(duì)出入庫房的人員信息進(jìn)行記錄，還要對(duì)人員出入檔案庫房的理由或任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的登記。必要時(shí)為了保障庫房的安全，可以在庫房內(nèi)安裝攝像頭等監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫房內(nèi)的情況盡心實(shí)時(shí)的監(jiān)控，以備在出現(xiàn)特殊情況時(shí)采取及時(shí)的補(bǔ)救措施。

對(duì)檔案的調(diào)用，應(yīng)先向上級(jí)報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后，再由相關(guān)人員持有已經(jīng)填好的《檔案資料借閱申請表》交付給檔案管理人員，在確定借閱后，管理人員應(yīng)做好在《檔案借閱登記表》上的準(zhǔn)確記錄，然后，調(diào)出相應(yīng)的檔案資料交付給借閱方。借閱方要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將檔案歸還，檔案管理人員要做好檔案的清點(diǎn)與核對(duì)，防止出現(xiàn)漏還或錯(cuò)還的情況。并將歸還信息及時(shí)錄入《檔案借閱登記表》，借閱人需在此表上簽字確認(rèn)已歸還檔案。最后，檔案管理人員要對(duì)已歸還的檔案資料進(jìn)行整理，重新歸檔。[4]

最后，檔案管理人員應(yīng)有規(guī)律地對(duì)現(xiàn)存的檔案資料進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，并及時(shí)對(duì)保存時(shí)間過長的檔案資料進(jìn)行翻新等工作，防止有價(jià)值的資料在束之高閣的情況下被淘汰。

5 結(jié)語

保密工作是檔案管理中的核心環(huán)節(jié)，做好對(duì)于包含著國家機(jī)密與經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的石油化工行業(yè)檔案的保密工作，不僅僅是對(duì)其檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全的確保，更有利于檔案資料的使用與查閱，更好地服務(wù)于石油化工行業(yè)與企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張蓓麗.略談檔案和保密[J]北京檔案.2012（5）

[2]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作 [J] .山東社會(huì)科學(xué) 2012

[3]董仲英.如何正確處理檔案保密和檔案利用關(guān)系[J]甘肅科技.2012

[4]呂艷.試論檔案管理服務(wù)創(chuàng)新與發(fā)展[J] . 新西部 2012（5）