事業(yè)單位檔案管理遇到的問題及應(yīng)對(duì)措施

郭偉

摘 要：現(xiàn)代企業(yè)中因?qū)趧?dòng)力生產(chǎn)要素的進(jìn)一步開發(fā)，形成了以人力資源為組織機(jī)構(gòu)的管理路徑。其中最關(guān)鍵的部分就是檔案管理，包括數(shù)據(jù)檔案、文獻(xiàn)檔案、人事檔案等。由于我國(guó)現(xiàn)階段事業(yè)單位對(duì)檔案管理中的人事檔案的革新、利用有所不足；所以，在本次研究中著重從這個(gè)角度，對(duì)其實(shí)施管理中所遇到的問題進(jìn)行分析，探討相關(guān)的導(dǎo)致因素；并提出一些相應(yīng)的針對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；措施

數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)等方面的檔案管理，因牽涉到國(guó)家發(fā)展，有一定的機(jī)密性，事業(yè)單位也比較重視。但是，由于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型成功后，經(jīng)過(guò)一系列的國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位改革，目前依然存在諸多尚未解決的問題；而且，改革后的效果也未見較好的效率提升。根據(jù)現(xiàn)階段從問題向原因的追溯結(jié)果分析，在效率層面存在人事檔案管理運(yùn)用不足的問題；因此，有必要從這個(gè)視角結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀、暴露的問題，對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的討論。

1 檔案管理解析

現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中，問題集中于人事檔案管理方面；因?yàn)槭聵I(yè)單位的改革方向主要是效率問題、發(fā)展問題。從人力資源管理的角度講，人事檔案管理非常重要。因?yàn)槭聵I(yè)單位牽涉到升職、薪資分配、崗位調(diào)整、選拔任用、獎(jiǎng)懲與培訓(xùn)、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議，以及推進(jìn)激勵(lì)機(jī)制等；概括的講與國(guó)家的發(fā)展緊密關(guān)聯(lián)。但是，由于受到利益驅(qū)動(dòng)、計(jì)劃經(jīng)濟(jì)思維的影響；雖然人力資源不斷受到重視、應(yīng)用，然而在現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，并未將其作為一種企業(yè)資本，更好的發(fā)揮它所承載重要各項(xiàng)功能。

2 現(xiàn)狀及問題

1、歷史遺留問題尚待解決

由于時(shí)代更迭、事事變遷，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型及各項(xiàng)改革措施的實(shí)施等；事業(yè)單位在人員的調(diào)動(dòng)方面、 人才的引入方面、崗位的調(diào)整方面、工資制度等方面都出現(xiàn)了較大的變動(dòng)；而且人事檔案管理工作人員方面本身就出現(xiàn)了較大的變動(dòng)。所以，在該項(xiàng)工作中，由于新時(shí)期環(huán)境的變化，還存在較多原有的遺留問題尚未解決。比如，身兼數(shù)職的現(xiàn)象、檔案管理質(zhì)量方面的問題，尤其是在信息的有序化、真實(shí)性、詳實(shí)性等方面問題較多，需要進(jìn)一步進(jìn)行檔案的整理、篩選與復(fù)核。

2、硬件配置不足

信息化開始引領(lǐng)潮流，各種辦公的自動(dòng)化與智能化的出現(xiàn)，也使得原有的人事檔案管理工作中的整體發(fā)生著變化。然而，在事業(yè)單位中，依然存在著原始的工作方式；資料堆積、庫(kù)房、閱檔室辦公依然未進(jìn)行明確的分工處理。在防盜工作、檔案保管所需的環(huán)境方面仍有可改善之處；尤其是工作設(shè)備與其他的配套設(shè)施跟進(jìn)明顯不足。

3、人才與團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)不夠

在新的環(huán)境下需要專業(yè)人才。以當(dāng)前現(xiàn)狀來(lái)看，兼職現(xiàn)象、監(jiān)管不嚴(yán)、工作人員素質(zhì)參差不齊、業(yè)務(wù)能力欠缺、綜合素質(zhì)亟待提升等，說(shuō)明了人才在專業(yè)水平方面，還欠缺一定的資質(zhì)；在團(tuán)隊(duì)方面加強(qiáng)建設(shè)的需求依然旺盛。所以，種種影響所產(chǎn)生的結(jié)果便是在客觀性方面的缺乏，在全面性方面的缺失，在整體上的落伍，在專業(yè)性方面的不足。而且不注重團(tuán)隊(duì)建設(shè)，不能在一個(gè)工作環(huán)境中形成合力，合作精神體現(xiàn)不夠，導(dǎo)致工作效率不高。

4、管理方法混雜

傳統(tǒng)的管理方法為主，現(xiàn)代管理方法混雜其間。有的事業(yè)單位雖然采用了現(xiàn)代化的設(shè)備，現(xiàn)代化的管理調(diào)整；然而在實(shí)際的管理中，理念還存在更新不足的問題，而且固有的管理思維觀念依然根深蒂固；因而，對(duì)于設(shè)備的應(yīng)用能力不夠，未能使其發(fā)揮出更大的作用，對(duì)于信息的管理也欠缺完整性；只注重一般的表面化的記錄，而未能真正的做到細(xì)致入微，將工作全面的信息化。對(duì)于現(xiàn)代管理方法的實(shí)踐捉襟見肘，在搭建信息平臺(tái)方面，存在一定的問題，因而需要進(jìn)一步展開應(yīng)用研究與可能性的公開資料選擇等工作。

3 應(yīng)對(duì)措施

1、更新理念，與時(shí)俱進(jìn)

新環(huán)境下應(yīng)該積極主動(dòng)向現(xiàn)代化的管理方法、管理模式、管理思維過(guò)渡?？梢詫鹘y(tǒng)固有思維模式與現(xiàn)代管理的各個(gè)方面進(jìn)行對(duì)比分析，從理解中解放思想。以新的精神狀態(tài)與管理意識(shí)對(duì)各方面的工作展開反思、重新定位。比如，從戰(zhàn)略部署方面展開研究與討論，回到人事檔案管理工作的初衷，對(duì)工作的內(nèi)容、目標(biāo)、方法等進(jìn)行新一輪的重新解讀，增強(qiáng)它在當(dāng)下環(huán)境中的適用性。整體環(huán)境表明檔案管理不僅與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)間的交流，還牽涉到其他部門的管理工作；應(yīng)該將其交流范圍加以擴(kuò)大，使其具備更多的交流對(duì)象與服務(wù)對(duì)象，形成更大的服務(wù)體系。建議注重計(jì)劃性，在整體的布局方面，制定出新的工作流程，制度上進(jìn)行創(chuàng)新，引入現(xiàn)代化的企業(yè)人事管理工作方法與經(jīng)驗(yàn)；結(jié)合現(xiàn)狀進(jìn)行革新；信息化革新后增加數(shù)據(jù)庫(kù)建立等。

2、增設(shè)備、重管理

針對(duì)硬件設(shè)備不足的問題，應(yīng)該積極酬措資金，改善辦公環(huán)境，購(gòu)進(jìn)新的設(shè)備；尤其是在事業(yè)單位的預(yù)算中，做好該方面的核算，并在后續(xù)的資金提供方面做好準(zhǔn)備。應(yīng)該在管理上下些功夫，把辦公室、檔案室與閱檔室進(jìn)行劃分，分離管理，并制度化；實(shí)施權(quán)責(zé)分明的明確化管理，使責(zé)任落實(shí)到人；并且安裝攝像頭、提高安保工作管理、增加安保措施，將人與機(jī)相結(jié)合，共同促防盜工作；再一個(gè)應(yīng)該從整體環(huán)境上進(jìn)行更新，拔出經(jīng)費(fèi)，提供現(xiàn)代化的智能管理，使檔案室的環(huán)境從溫度、濕度等各方面受到妥善的控制。

3、實(shí)現(xiàn)信息化，搭建信息平臺(tái)

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，應(yīng)該有一個(gè)較新的認(rèn)識(shí)，即信息化。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與相關(guān)軟件，建立起信息資源庫(kù)，提高檔案資料及基本信息的存儲(chǔ)、傳輸速度，提高其工作效率。另一方面，采用相對(duì)應(yīng)的現(xiàn)代化管理手段，增加其模式的構(gòu)建與完善，以信息化管理信息化，也就是說(shuō)，通過(guò)搭建起信息化服務(wù)平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各部門間的信息交流，增加其溝通頻率，方便其查詢，注重時(shí)效性的提升，便捷性的升級(jí)，以此優(yōu)化其服務(wù)結(jié)構(gòu)，提高其服務(wù)水平。

4、加強(qiáng)培訓(xùn)，引進(jìn)人才，增進(jìn)合作

新環(huán)境下的檔案管理工作，需要專門的人才進(jìn)行管理。建議按照政治、經(jīng)濟(jì)、體制各方面的改革引導(dǎo)，改變晉升制度、技術(shù)方法、管理方式，從而實(shí)現(xiàn)“大換血”。比如，向社會(huì)公開招聘；對(duì)原有工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)等；可以采用交流、座談、演講等各種方式，使其對(duì)事業(yè)單位的人事管理工作有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，增加其專業(yè)水平與業(yè)務(wù)技能。再?gòu)乃枷胝?、道德素養(yǎng)方面進(jìn)行全面性的綜合培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成全面的復(fù)合型人才，使其更能夠勝任當(dāng)前的工作需要。注重考核方式的轉(zhuǎn)變，運(yùn)用績(jī)效管理體系，加強(qiáng)考核的針對(duì)性，從而使其與整體的變革目的相一致，以此推動(dòng)其升級(jí)。在團(tuán)隊(duì)建設(shè)方面需要增進(jìn)合作精神的訓(xùn)練，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，從而增加其創(chuàng)造力、提高工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上分析可以看出，事業(yè)單位檔案管理工作革新，能夠滿足當(dāng)前事業(yè)單位在新環(huán)境下，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展與改革的基本需要。為了更好的實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，應(yīng)該利用現(xiàn)代化的管理思維，引入信息技術(shù)，從硬件設(shè)備與軟件配套運(yùn)用等方面采取對(duì)應(yīng)措施。按照以問題為導(dǎo)向的解決方案制定與推進(jìn)工作，從而提升人事檔案管理的時(shí)效性、科學(xué)性；將其推進(jìn)到一個(gè)更高的水平，搭建起信息化的查詢平臺(tái)，提供更優(yōu)質(zhì)檔案管理與服務(wù)。

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