如何撰寫二級秘書業(yè)績評估報告

摘 要：在進行國家二級秘書職業(yè)能力鑒定時，單獨增加了一項“業(yè)績實證評估”考試內(nèi)容，這是一種非常新穎的鑒定方式。本文擬從如何選題展開，再以案例作參考，力圖破解這一獨特而頗具挑戰(zhàn)的鑒定方式。

關(guān)鍵詞：二級秘書；業(yè)績評估報告；組織并主持會議

基金項目：重慶青年職業(yè)技術(shù)學(xué)院2016年度校級課題：“基于工作過程系統(tǒng)化開發(fā)高職院校商貿(mào)類專業(yè)學(xué)生行政管理能力的策略研究”，資助成果，項目編號：CQY2015Y016

根據(jù)《國家職業(yè)標準秘書》，二級秘書是我國秘書職業(yè)資格等級中的最高級別，也就是最高級秘書。所以在進行職業(yè)能力鑒定時，單獨增加了一項“業(yè)績實證評估”考試內(nèi)容，這不僅有別于秘書其他級別[1]的考試內(nèi)容，更是在其他職業(yè)資格等級考試中所從未出現(xiàn)過的考試方式，是一種非常新穎的鑒定方式?！皹I(yè)績實證評估”由五個模塊構(gòu)成，現(xiàn)就 “組織并主持會議”第四個模塊進行專題探討。

1 考題分析

該模塊主要評估的是考生組織并主持會議的能力，會議在辦公室工作中比較常見，但由于條件范圍的不同，難度系數(shù)將不同，對能力的要求也不同。比如同樣是辦會，二級秘書要求能夠擬訂會議議案、審核籌備方案、組織與培訓(xùn)會議工作人員，并能夠主持會議、督查會議決議的落實等，這與簡單的參與會議服務(wù)、進行會議記錄的工作內(nèi)容完全不同。同時這兩部分也可以作為是否達到二級秘書的門檻使用。所以要通過國家最高水平的鑒定，需要注意以下部分：

1.會議規(guī)模要選擇在50人以上，有單位內(nèi)部和外部人員參

加。會址應(yīng)選擇在單位以外，會期不少于3天。這基本上可以把范圍確定為較大型會議，比如公司年會、股東會、工作會、大型產(chǎn)品推介會、客戶洽談會等類型的會議，才能滿足這個基本條件。

2.考生在完成該模塊必須要明確和要掌握辦會的三大流程工

作，包括辦會前的準備工作、辦會中的協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，以及辦會后的總結(jié)和落實工作。

3.會前籌備工作十分重要又很瑣碎，包括擬定會議議程與日

程、提供會議地點備選方案、布置會場和安排座次、發(fā)布會議信息、安排會議食宿與車輛、邀請會議嘉賓、準備會議資料和會議用品、安排會議禮儀服務(wù)、檢查會議常用視聽設(shè)備等，都是會前籌備秘書所必須完成的工作[2]。其中，考生在這部分中要特別突出審核會議的議案、指導(dǎo)會務(wù)工作，以及會議當天進行會議準備等這幾項工作。

4.會中協(xié)調(diào)和服務(wù)工作也非常多，包括安排會議值班、接待

新聞媒體、進行會議記錄、搜集與會人員對會議的意見和建議、印發(fā)會議簡報等工作?？忌诖瞬糠值膶懽髦杏绕湟w現(xiàn)出對會議的引導(dǎo)作用，比如引導(dǎo)會議按議程順利進行；圍繞主題進行有效交流；收集、匯總會議反饋，及時調(diào)整會議內(nèi)容等工作；組織大會形成會議決議。

5、會后總結(jié)和落實工作包括整理會議資料、運用會議紀要的形式將會議的情況及議定事項記載下來，并傳遞給相關(guān)單位，以及經(jīng)費結(jié)算等?？忌谕瓿纱瞬糠謺r要從會議效果、經(jīng)費控制、存在問題等方面進行總結(jié)。

2 案例參考

第一部分：自述背景情況

標題：重慶某股份公司2014年度半年營銷工作會議效果評估報告

撰寫時間：2013年7月16日

地點：營銷中心辦公室

會議主題及中心思想：總結(jié)2013年上半年營銷工作，討論并全面部署2013年下半年營銷任務(wù)。

第二部分：證據(jù)內(nèi)容

重慶某股份公司2014年度半年營銷工作會議效果評估報告

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

重慶某股份有限公司2013年半年營銷工作會已于2013年7月 9日圓滿結(jié)束。為了總結(jié)辦會經(jīng)驗，特對此次會議進行評估?，F(xiàn)將會議評估情況報告如下；

一、會議基本情況

㈠會議名稱：重慶某股份有限公司2013年半年營銷工作會。

㈡會議主題及議題：

會議主題：總結(jié)2013年度上半年營銷工作情況，部署下半年營銷工作

會議議題：對市場分析與營銷策略、新市場的變化與對策、提升經(jīng)營質(zhì)量、有效降低應(yīng)收賬款等幾個方面作主題討論，經(jīng)驗交流。各分廠就新產(chǎn)品作專題介紹，設(shè)備展覽。

㈢會議時間和會期：2013年7月7日至9日；會期3天

㈣會議場所及住宿地點：重慶市武隆縣仙女山琥珀大酒店。

㈤參加會議人數(shù)：120人。

㈥會議餐飲：統(tǒng)一就餐10次、會間茶點3次。

二、對會議管理工作的總體評估

2013年7月，公司半年營銷工作會在重慶市仙女山風(fēng)景區(qū)召開，到會人員為公司領(lǐng)導(dǎo)、各分子公司經(jīng)理、各網(wǎng)點經(jīng)理，共計120人。會議主要就營銷現(xiàn)狀、營銷思路、營銷策略作了重點探討。會上，公司副總經(jīng)理王總作了大會主題發(fā)言：《2013年度上半年營銷工作報告》。報告總結(jié)了上年工作的亮點與存在的不足，闡述了下半年經(jīng)濟形勢與未來展望，提出了下半年及未來的六項工作重點。王總的發(fā)言得到了與會人員的普遍認可。在會議期間，各銷售網(wǎng)點與各生產(chǎn)單位就市場、產(chǎn)品、管理等多方面進行了深入交流。整體來看，會議精簡、高效，達到了預(yù)期目的。

㈠會前審核嚴格，有效完善和執(zhí)行了策劃與籌備方案。

1、能夠圍繞單位中心工作，擬定出大家關(guān)心且認可的會議主題，該主題鮮明突出，為會議的成功召開打下良好基礎(chǔ)。

能細化會議主題，確定以下議題：

各網(wǎng)點進行主題討論及經(jīng)驗交流：市場分析與營銷策略、新市場的變化與對策、提升經(jīng)營質(zhì)量、有效降低應(yīng)收賬款。

各分廠新產(chǎn)品專題介紹，設(shè)備展覽。

提前聯(lián)系需發(fā)言的各網(wǎng)點及各分廠經(jīng)理，并督促其認真準備，有力的保障了會議效果。

2、在3天的正式會期中，合理排定了日程表，包括專題演講、專題探討、經(jīng)驗交流、設(shè)備展出和參觀活動。10家單位在會上作了經(jīng)驗交流發(fā)言；12家分廠展出了最新產(chǎn)品；觀看“印象武隆”、參觀了仙女山著名景點。完成了會議議程，達到了預(yù)期目的。

3、成立會務(wù)籌備委員會，將會務(wù)機構(gòu)分為會務(wù)、秘書、接待、宣傳、財務(wù)、安保等6個工作小組，并對10個工作人員進行了科學(xué)分工，發(fā)揮了團隊優(yōu)勢。

4、會務(wù)籌備委員會提前進駐會場，落實了會議籌備方案，對會場進行布置，實地檢查會議餐飲、住宿、交通等情況，相關(guān)應(yīng)急備用方案也都落到實處，做到有備無患。

㈡會議期間，各項工作有條不紊地開展，實現(xiàn)了預(yù)期目的。

1、會議主持人馮總與會議籌備委員會緊密配合，熟悉會議各項工作安排，引導(dǎo)會議按預(yù)定程序進行。

2、會議發(fā)言人準備充分，發(fā)言精彩，對相關(guān)主題作了深入?yún)R報，與會代表認真聽取后，熱烈討論，其中的策略及分析給在座人員很大啟發(fā)，效果圓滿。隨后的新產(chǎn)品介紹為生產(chǎn)單位與營銷單位展開深度合作搭建了有效的平臺。

3、會議中根據(jù)臨時情況，及時調(diào)整會議議程的順序。比如，代表合影本來是安排在大會主題發(fā)言后，但因部分經(jīng)理因航班延遲未能及時到達，將代表合影調(diào)整到上午會議結(jié)束后、就餐開始前進行，并將合影照片在閉會前送到各位代表手上，使與會代表非常滿意。

4、會議通過了下半年營銷工作要點，為公司的發(fā)展指明了方向，凝聚了人心。

5、會議安排井井有條，仙女山風(fēng)景優(yōu)美，酒店住宿環(huán)境好，餐飲服務(wù)綠色環(huán)保，會中茶點簡約精致，與會代表紛紛表示不錯。

㈢會后及時總結(jié)，整體效果顯著

1、此次會議每人收取會務(wù)費1000元（不含住宿費和往返交通費），總計收入12萬元。會議支出共計11.5萬元，包括文件資料費、會議辦公費、會議場租費、伙食費、參觀門票費、紀念品費等。盈余交公司營銷中心。會議經(jīng)費控制有效。

2、會后及時分發(fā)會議紀要及相關(guān)資料，撰寫會議簡報及新聞稿，做好宣傳工作及總結(jié)工作。

3、會后由營銷中心負責(zé)會議決議的相關(guān)協(xié)調(diào)和督辦工作，分工落實會議中提出的各項事務(wù)工作。

4、本次會議效果良好，為全年營銷工作會的召開奠定基礎(chǔ)。

㈣會議中值得注意的問題

1、餐飲中菜品的口味問題

因某些經(jīng)理代表來自北方，不太適應(yīng)麻辣口味。應(yīng)更加注重各種菜品的口味均衡搭配問題。

2、客房預(yù)訂的問題

會前，會務(wù)組是按照《參會代表回執(zhí)》預(yù)訂的房間，基本為標準間。但個別代表報到時提出要住單人間，會務(wù)組不得不采取緊急措施與酒店經(jīng)理協(xié)調(diào)，但因客房緊張未能解決。這個問題在今后的辦會中要多加注意，會前適當預(yù)留一些其他類型的房間，避免客房緊張，到時無法調(diào)劑。

報告人：張某

2013年7月16日

第三部分：證詞描述

1、該考生作為辦公室副主任，能夠協(xié)助主任組建團隊，在會前做好策劃，擬定了籌備方案和預(yù)算方案，并按程序做好審核把關(guān)，為會議的順利召開做了充分準備。

2、會前一周，該考生協(xié)助主任成立了會議籌備委員會，分工合理，責(zé)任明確，并與會議召開前一天提前入駐現(xiàn)場，仔細檢查各項內(nèi)容，包括應(yīng)急方案和備選方案都考慮充分。

3、會中該考生協(xié)助主持討論會，引導(dǎo)會議按既定議題進行，代表交流踴躍，效果顯著。

4、該考生及時做好會議記錄，并于會議結(jié)束后，撰寫會議紀要等相關(guān)文件，及時分發(fā)給各代表，有力的保障了會議效果，為下次同類型會議的召開提供了重要的參考性文件。

6、會后，該考生狠抓落實，督促檢查各部門工作進度，為會議精神的貫徹做了扎實高效的工作。

參考文獻

[1]國家職業(yè)標準秘書（2006）[s].中國勞動和社會保障出版社，2006

[2]秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程二級秘書[M].中央廣播電視大學(xué)出版社，2014

作者簡介

田黎莉（1983-），女，重慶北碚人，中級經(jīng)濟師，碩士研究生。研究方向：企業(yè)管理、行政管理、市場營銷。