如何做好醫(yī)院的檔案管理

柳柏楊

檔案管理工作的目的是將檔案的作用最大化，在信息化飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理要圍繞醫(yī)院管理需求的各方面，探索最有效最科學(xué)的方法，提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)醫(yī)院決策的參考作用，通過(guò)人才培用、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平。檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念、與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，用新觀念、新辦法解決新時(shí)期醫(yī)院檔案面臨的新情況和新問(wèn)題，積極主動(dòng)應(yīng)對(duì)時(shí)代賦予醫(yī)院檔案工作的創(chuàng)新要求，推動(dòng)醫(yī)院檔案工作健康快速發(fā)展，跟上我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革 步伐。

1 轉(zhuǎn)變觀念

長(zhǎng)期以來(lái)，由于過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案工作的保密性，形成了醫(yī)院檔案工作半封閉的工作環(huán)境，致使許多醫(yī)院檔案工作人員存在著檔案管理觀念陳舊、服務(wù)意識(shí)弱化、創(chuàng)新意識(shí)淡薄等問(wèn)題，檔案工作比較多地停留在建檔、管檔和查詢的傳統(tǒng)服務(wù)和被動(dòng)服務(wù)上，忽視了檔案資源的主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用，忽視了開(kāi)放式服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)和特色服務(wù)，導(dǎo)致檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用程度較低。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新，必須打破原有的思維方式，轉(zhuǎn)變坐等用戶上門的被動(dòng)服務(wù)觀念，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)觀念。要了解醫(yī)院內(nèi)部各專業(yè)以及社會(huì)各領(lǐng)域?qū)︶t(yī)院檔案工作的需求，有針對(duì)性地開(kāi)展用戶研究和預(yù)測(cè)分析，尋找和發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作服務(wù)醫(yī)院發(fā)展、服務(wù)社會(huì)發(fā)展的切入點(diǎn)，為用戶提供真實(shí)可靠、便于查閱、具有說(shuō)服力的信息資料。其次，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的"關(guān)起門來(lái)做事"的封閉意識(shí)，樹(shù)立開(kāi)放的服務(wù)觀念，加強(qiáng)與院內(nèi)各專業(yè)的聯(lián)系，將檔案工作自覺(jué)地融入到醫(yī)院的各項(xiàng)工作中。同時(shí)，要根據(jù)工作職能的新變化、服務(wù)范圍的拓展和服務(wù)對(duì)象的新要求，創(chuàng)新工作思路，采取多種服務(wù)手段，為醫(yī)院內(nèi)部各單位提供更加豐富、便捷的服務(wù)。

2 加強(qiáng)管理

醫(yī)院檔案工作要實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新，必須堅(jiān)持依法管理，加強(qiáng)制度建設(shè)。一是完善檔案收集制度。明確各單位檔案收集工作的責(zé)任，并加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，確保全院各單位形成的檔案材料及時(shí)、完整地移交到檔案部門。二是完善業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度。定期對(duì)各類檔案的收集整理工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，保證歸檔材料整理的規(guī)范性和案卷質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)率。三是完善檔案保管制度。建立檔案庫(kù)房管理責(zé)任制，由專人負(fù)責(zé)對(duì)所存檔案的保管情況定期進(jìn)行檢查清點(diǎn)，對(duì)保管設(shè)施進(jìn)行定期檢查維護(hù)，使各類檔案能夠處于最佳保管狀態(tài)，以便隨時(shí)提供有效利用。四是完善檔案借閱與使用權(quán)限制度。根據(jù)各類檔案的具體管理要求，一方面注意正確處理好檔案開(kāi)放利用與檔案安全保密的關(guān)系，另一方面要努力簡(jiǎn)化利用手續(xù)，為用戶提供方便、快捷的服務(wù)。五是加強(qiáng)現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)加大投入，為檔案部門及時(shí)配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、光盤刻錄機(jī)等必要的現(xiàn)代化設(shè)備，并購(gòu)置或積極研制檔案管理軟件。六是加速檔案數(shù)字化進(jìn)程。在做好館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)行電子文件的歸檔管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，逐步形成門類齊全的、可供多個(gè)用戶共享的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。七是做好檔案安全保障體系建設(shè)。要嚴(yán)格界定檔案的密級(jí)，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)加密功能，對(duì)檔案使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)準(zhǔn)確的分類加密，確保檔案信息在使用過(guò)程中的安全和保密。

3 提高業(yè)務(wù)水平

目前，醫(yī)院檔案館館藏資源普遍存在著黨政管理文件多、歷史事件和專家學(xué)者人物材料少，醫(yī)療設(shè)備材料多、醫(yī)療科研成果材料少的情況，提供檔案利用的服務(wù)內(nèi)容主要集中在醫(yī)院行政管理資料查詢等方面，而以學(xué)術(shù)研究、人物研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、編史修志、宣傳教育為目的的服務(wù)內(nèi)容少。醫(yī)院檔案部門應(yīng)拓寬工作思路，有效挖掘醫(yī)療和科研成果檔案、專利項(xiàng)目檔案、專家學(xué)者檔案、歷史人物和歷史事件檔案中的寶貴信息資源，拓展服務(wù)內(nèi)容，為檔案用戶提供更加豐富的服務(wù)項(xiàng)目。目前，醫(yī)院檔案利用的主要群體集中在醫(yī)院內(nèi)部的行政管理人員、醫(yī)療、護(hù)理人員，醫(yī)院專家、研究人員和院外人員利用醫(yī)院檔案的需求很少，形成這一現(xiàn)象的主要原因是醫(yī)院檔案部門缺乏對(duì)醫(yī)院檔案館藏檔案資源和服務(wù)內(nèi)容的宣傳。因而，醫(yī)院檔案部門應(yīng)增強(qiáng)宣傳意識(shí)，通過(guò)設(shè)立網(wǎng)站、公布檔案開(kāi)放信息、組織檔案專題講座、舉辦檔案展覽和發(fā)表檔案學(xué)術(shù)論文等多種形式，做好檔案宣傳工作，激發(fā)潛在的檔案利用需求，擴(kuò)大檔案利用服務(wù)范圍。

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案利用服務(wù)模式是采用坐等用戶上門查找、手工檢索和人工調(diào)卷、提供檔案紙質(zhì)文本等方式，這些方式在新時(shí)期難以滿足用戶對(duì)醫(yī)院檔案利用的需求。醫(yī)院檔案部門必須積極創(chuàng)新，主動(dòng)了解醫(yī)院和社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)、了解院內(nèi)外用戶對(duì)醫(yī)院檔案利用服務(wù)的新需求，改變落后的服務(wù)方式，大膽進(jìn)行新的服務(wù)方式的嘗試和探索。主要包括：①在線服務(wù)方式。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，通過(guò)構(gòu)建先進(jìn)的、多功能的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢、檔案信息傳遞的在線服務(wù)。②編研服務(wù)方式。發(fā)揮館藏特色優(yōu)勢(shì)，在挖掘、研究館藏檔案信息的基礎(chǔ)上，對(duì)某一方面的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、匯編，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息編研成果的需要，如編制《醫(yī)療科研成果匯編》與《專利項(xiàng)目匯編》，為成果、專利應(yīng)用提供服務(wù)。③專題服務(wù)方式。根據(jù)檔案用戶的特定需求，組織相關(guān)檔案人員，有針對(duì)性地對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行搜索、匯集、整理和加工，尤其是對(duì)隱性檔案信息的跟蹤、挖掘和系統(tǒng)深加工，將它們整合為能夠解決用戶特定問(wèn)題的知識(shí)信息或知識(shí)產(chǎn)品，使醫(yī)院檔案信息服務(wù)更具價(jià)值。④展覽服務(wù)方式。根據(jù)醫(yī)院工作重點(diǎn)和社會(huì)熱點(diǎn)，舉辦檔案專題展覽，發(fā)揮檔案的宣傳教育功能，為社會(huì)主義文化建設(shè)服務(wù)。

4 培養(yǎng)人才

檔案管理專業(yè)研究人才的缺乏是制約醫(yī)院檔案管理發(fā)展的重要因素之一，隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理專業(yè)的研究進(jìn)一步深入，不斷涌現(xiàn)出大量專業(yè)從事檔案研究的人才，各大高校的檔案學(xué)專業(yè)學(xué)生也日益壯大起來(lái)，但通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大批量的檔案管理專業(yè)人才從事的職業(yè)往往傾向于專業(yè)研究機(jī)構(gòu)館員或是圖書(shū)館館員一類更具專業(yè)性崗位，醫(yī)院檔案管理往往由其他專業(yè)人員負(fù)責(zé)。這在很大程度上限制了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程及進(jìn)一步發(fā)展，缺乏相關(guān)專業(yè)知識(shí)經(jīng)常造成醫(yī)院檔案管理混亂，分類不清，標(biāo)識(shí)不明，查找困難，對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)工作都造成影響。醫(yī)院檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新，將使醫(yī)院檔案工作的深度和廣度都有很大的拓展，因而對(duì)醫(yī)院檔案人員的創(chuàng)新能力、信息素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面都提出了更高的要求，要求檔案人員不斷用檔案工作的新理論和現(xiàn)代管理的新技術(shù)武裝自己，并能在工作中有效運(yùn)用、管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案服務(wù)的方式和手段。加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，必須建立有效的管理機(jī)制。①建立培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)醫(yī)院檔案部門現(xiàn)有人員有計(jì)劃、有目的地進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)、現(xiàn)代管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)培訓(xùn)；②建立人才引進(jìn)機(jī)制，吸引優(yōu)秀專業(yè)人才充實(shí)到醫(yī)院檔案隊(duì)伍中來(lái)，優(yōu)化人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；③強(qiáng)化崗位職責(zé)和業(yè)績(jī)考核，建立科學(xué)合理的崗位設(shè)置和業(yè)績(jī)考核體系，對(duì)檔案管理人員的工作態(tài)度、工作水平和工作成效進(jìn)行公正、客觀的評(píng)價(jià)和考核；④完善激勵(lì)機(jī)制，物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)有機(jī)結(jié)合，激發(fā)檔案管理人員的自信心、進(jìn)取心，增強(qiáng)他們提高自身素質(zhì)的主動(dòng)意識(shí)，最大限度地調(diào)動(dòng)他們的積極性和創(chuàng)造性。只有檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)提高了，醫(yī)院檔案部門的服務(wù)創(chuàng)新能力才能不斷提高。