對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的幾點探討

宋艷

摘 要：在檔案行業(yè)中，有效的存儲、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內(nèi)容。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作容量大、管理細碎繁瑣已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要問題。而借助于大數(shù)據(jù)的時代背景，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為新的工作要務(wù)。本文針對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的價值、常見問題及強化措施進行探究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；整理；創(chuàng)新；發(fā)展

隨著計算行業(yè)的發(fā)展，檔案行業(yè)面臨著新的發(fā)展趨勢。在檔案行業(yè)中，有效的存儲、管理、整合、歸納、檢索是檔案工作面臨的主要內(nèi)容。隨著我國事業(yè)單位的改革，檔案管理工作呈現(xiàn)出“機遇和挑戰(zhàn)并存的局面”。在歷史的飛速發(fā)展中，我國檔案事業(yè)的原始數(shù)據(jù)不斷積累，對檔案管理人員的綜合素養(yǎng)來說也呈現(xiàn)出了更高的需求。而傳統(tǒng)的檔案管理工作無論是在時間、空間、存儲上，都呈現(xiàn)出了發(fā)展弱勢。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，電子數(shù)據(jù)借助于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，已經(jīng)趨于完善。但是，在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作容量大、管理細碎繁瑣已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要問題。而借助于大數(shù)據(jù)的時代背景，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為新的工作要務(wù)。

早在2012年，美國政府就已經(jīng)針對全球計算機技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀，發(fā)布了《大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展倡議》，并投資2美元，啟動“大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計劃”。2012年7月，廣東省開啟了大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略方針，伴隨著龐大的數(shù)據(jù)優(yōu)勢衍生出了一種強大的社會優(yōu)勢。在這種情況下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)隨著“大數(shù)據(jù)技術(shù)”的發(fā)展，走過了初步的融合時期。云計算、云空間、閃存、移動等互聯(lián)網(wǎng)信息新型技術(shù)被融入了檔案管理中來。

一方面，檔案信息管理理論出現(xiàn)了明晰的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步脫離，而現(xiàn)代化的檔案管理工作逐步拉開。電子檔案、信息檔案系統(tǒng)、數(shù)據(jù)服務(wù)終端成為了檔案工作的技術(shù)支撐。另一方面，檔案管理中也出一些常見的問題，在安全性、隱秘性、服務(wù)性方面，呈現(xiàn)出了獨特的演變規(guī)律。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的優(yōu)勢問題

（1）實現(xiàn)檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本

眾所周知，隨著時代的發(fā)展，無論是人口、經(jīng)濟、文化在推進的過程中，都會留存下一些珍貴的紙質(zhì)檔案。這些檔案是人類創(chuàng)造自然、改造自然的重要支撐，因此具有重要的留存價值，不能輕易的丟棄和毀壞。這也就使得檔案脹庫現(xiàn)象時有發(fā)展。膨脹的檔案資源不僅給管理人員的檢索工作，而且?guī)砹藱n案管理的成本問題。但是，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，檔案管員能夠處理海量的檔案信息，并且借助于數(shù)據(jù)庫存框架，實現(xiàn)充分的資源調(diào)配，深化數(shù)字化檔案工作所需要的各項資源，使檔案工作的成本降低，而效率大大提高。

（2）檔案檢索更加便捷，電子文檔利于管理

在傳統(tǒng)檔案的鑒定、檢索上，由于檔案資源的利用效率逐步降低，因此會消耗大量的人力和物力。但是，利用大數(shù)據(jù)電子技術(shù)，在數(shù)據(jù)的檢索上，只需要憑借鍵盤、鼠標進行檔案系統(tǒng)內(nèi)的點擊，就能夠駕馭海量的檔案信息。同時，還能夠根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、時間、日期、類型進行快速檢索，使檔案工作的服務(wù)型變的更加完善。同時，檔案信息資源庫的設(shè)立打破了時間、空間、地域上的限制，能夠?qū)⒑唵蔚男畔⒒顒愚D(zhuǎn)化為高級的信息價值，從而加深檔案工作的共享性。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中出現(xiàn)的劣勢問題

（1）信息化檔案管理的理念缺失

從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理階段，不但需要耗費人力、財力、物力，還要進行一系列的創(chuàng)新發(fā)展和過度適應(yīng)。面對這種情況，很多檔案部門復(fù)雜人都忽視了數(shù)字化檔案確立的重要性，導(dǎo)致信息化檔案管理發(fā)展遲緩、缺乏一個長遠的規(guī)劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規(guī)模，在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的開展。

（2）檔案信息管理的安全性不足

在看到網(wǎng)絡(luò)便捷的同時，在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息管理的技術(shù)也出現(xiàn)了安全性差、后續(xù)維護難、系統(tǒng)設(shè)置不合理的問題。尤其是檔案管理的安全性，對于涉及一下機密信息、重要資源的檔案，管理人員需要進行多項加密，但是，由于工作人員操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等情況，檔案管理很有可以遭到?jīng)_擊。檔案信息管理的安全性存在漏洞。

（3）管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

以中職學(xué)校檔案管理為例，很多檔案管理者都是教師轉(zhuǎn)職而來的。因此，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理理念。同時，因為科研經(jīng)費的限制，檔案管理人員也只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性開發(fā)，無法具備數(shù)字化檔案科研的相關(guān)業(yè)務(wù)水平。再加上，檔案信息化建設(shè)的投入高、回報慢，因此在資料的搜集和整理上，難以加深對檔案工作的開發(fā)和利用。

4 強化大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的幾點策略

（1）制定嚴謹?shù)臄?shù)字化檔案管理規(guī)章

為了進一步完善紙質(zhì)檔案工作向著數(shù)字化檔案工作的發(fā)展，檔案管理者首要的任務(wù)就是制定出一系列科學(xué)、有效、完善的檔案管理規(guī)范。借助于電子技術(shù)，將檔案信息以圖片、視頻、音頻等方式刻錄存檔，能夠進一步實現(xiàn)檔案資源工作的合理和全面。要精確到檔案存儲的申報時間、存儲的路徑、檔案信息的錄入、機密文件的申請、加密服務(wù)的融合等等。還要通過“責(zé)任上崗、制度上墻”的策略，設(shè)立公示欄板，將《檔案管理工作條例》、《檔案人員績效考評辦法》等制度張貼公開，促使廣大檔案工作者相互學(xué)習(xí)、相互促進，進一步保障檔案工作的順暢和服務(wù)。

（2）增進檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

眾所周知，大數(shù)據(jù)時代的到來除了帶來了便捷的方法，但是也給檔案管理人員的工作素養(yǎng)帶來了更高的要求。為了提升進一步優(yōu)化檔案人員的教育和培訓(xùn)工作，逐步扭轉(zhuǎn)工作人員的工作態(tài)度，使他們能夠更好的服務(wù)于檔案管理工作，對檔案工作人員進行適時的培訓(xùn)是必不可少的。首先，檔案管理部門要優(yōu)化檔案管理的人員結(jié)構(gòu)，在年齡上，多汲取一些新鮮的血液。招錄一批有理想、有能力、有創(chuàng)新意識的年青檔案人員。其次，要對一些具有工作經(jīng)驗的檔案人員進行常態(tài)化教育培訓(xùn)，引導(dǎo)他們具備良好的檔案管理意識，從不同的方面轉(zhuǎn)變檔案工作的從業(yè)理念。同時，要組織檔案人員到省市一級檔案管進行參觀考察、業(yè)務(wù)交流，鼓勵他們自我學(xué)習(xí)、自我探究，為檔案工作的發(fā)展奠定扎實的基礎(chǔ)。

（3）做好檔案信息管理的安全保障

檔案信息資源是重要的物質(zhì)和精神財富。因此，報紙檔案信息安全、加強媒體環(huán)境建設(shè)成為數(shù)字管理信息運行的重要保障。為此，檔案管理者要積極和當?shù)卮髷?shù)據(jù)公司或上一級計算機機構(gòu)進行合作，著重開拓大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)。并進一步打破行業(yè)規(guī)章，積極探尋檔案管理技術(shù)的安全維護。從大數(shù)據(jù)的發(fā)展角度上說，所采用的分布式構(gòu)架技術(shù)需要進行逐步分析完善。進一步減少檔案信息數(shù)據(jù)監(jiān)管的風(fēng)險性。例如，建立加密式局域網(wǎng)絡(luò)，建立有效的檔案資源信息數(shù)據(jù)交流庫。將紙質(zhì)的文字表格轉(zhuǎn)化word、TXT等文檔，將數(shù)字資源進行有效的歸納。同時對每一個部門進行定期終端維護，防止檔案資源出現(xiàn)丟失。

5 總結(jié)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作迎來了轉(zhuǎn)機，也面臨著挑戰(zhàn)。為了進一步發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實作用，廣大檔案工作人員要立足自身工作特性，進行創(chuàng)新性和發(fā)展式的數(shù)據(jù)融合，促使檔案工作沿著社會化、科學(xué)化、人性化、服務(wù)化、多元化的方向發(fā)展。在提高檔案管理工作效率的同時，進一步促進檔案工作的全面發(fā)展。

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