學校檔案管理工作改進思路與創(chuàng)新策略摭探

陳曉芳

摘 要：檔案管理工作是學校平穩(wěn)運行的關(guān)鍵，在加強數(shù)據(jù)的歸納與整理、助力教學活動的實施、推動學校的健康發(fā)展等方面具有舉足輕重的作用。基于此，文章分析學校檔案管理工作存在的問題，簡述學校檔案管理工作的改進思路，并從增設(shè)智庫咨詢功能、利用信息化平臺強化檔案服務(wù)功能、實施可視化檔案管理、對接辦公自動化系統(tǒng)、優(yōu)化雙系統(tǒng)管理流程等方面，探討學校檔案管理工作的創(chuàng)新策略，以期為提高學校檔案管理水平提供參考與幫助。

關(guān)鍵詞：學校檔案管理;改進思路;創(chuàng)新策略;管理模式

中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2022）04-0043-03

學校是青少年學生學習知識、鍛煉能力、培養(yǎng)品格的重要陣地，只有保證學校各項工作平穩(wěn)順利運行，才能源源不斷地為國家輸送優(yōu)秀人才。學校平穩(wěn)運行的關(guān)鍵在于檔案管理，檔案詳細地記錄了學校成立與發(fā)展的過程，如學校進行過哪些變革、有什么輝煌的成績或教訓，這些可以給學校未來的發(fā)展提供重要參考?？梢姡瑢W校想要達成優(yōu)質(zhì)辦學的目標，就必須加強檔案管理工作，及時改進其中的不足之處，運用科學的檔案管理模式，提高檔案管理工作效率。

一、學校檔案管理工作存在的問題

1.有的學校不重視檔案管理工作

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的學校管理者往往只關(guān)心學生的升學情況、畢業(yè)情況以及教師的教育質(zhì)量，對學校的檔案管理工作不太關(guān)注。有的學校甚至會輕視檔案管理工作，認為其無足輕重，只在需要調(diào)用檔案時才會簡單地關(guān)心檔案管理情況。學校若不重視檔案管理工作，自然就不會為檔案管理部門調(diào)配更多的資金。此外，有些學校認為檔案管理只需要將檔案信息分門別類即可，沒有多少工作難度，即使檔案管理人員工作再出色也不會主動給予嘉獎，這極大地打擊了檔案管理人員的工作積極性。

2.檔案管理人員的專業(yè)能力不強

當前，部分學校的檔案管理人員的專業(yè)能力相對較低。許多學校的檔案管理人員多由一些年齡較大的職員來擔任，這些員工或因為年齡較大、工作效率不高，或因為不屬于檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生、對檔案管理工作一知半解，或因為與時代脫節(jié)，對先進的信息化檔案管理模式感覺陌生。在這種情況下，檔案管理工作必然比較混亂，效率不高。

3.檔案管理的安全防護等級偏低

當前，許多學校的檔案管理偏向于傳統(tǒng)模式，以紙質(zhì)檔案的管理為主，即使落實了信息化管理，儲存檔案的電腦也大多系統(tǒng)老舊，卡頓現(xiàn)象比較明顯。在這種情況下，學校檔案管理的安全防護隱患比較嚴重。比如紙質(zhì)檔案的管理要求很高，必須要嚴格防水、防火、防蟲蛀、防擠壓、防紙張老化，需要管理人員定期除潮、消除明火隱患、除蟲，科學分配檔案的重疊高度，隨時查看檔案紙張的老化狀態(tài)。相對來說，工作十分繁重，稍有疏忽就容易造成不可彌補的損失。對于信息化檔案管理而言，如果系統(tǒng)老化，電腦操作反應(yīng)遲鈍，就容易出現(xiàn)死機的問題。而這一類系統(tǒng)過時的電腦，還容易遭到黑客或病毒的入侵，導致檔案被盜或損毀。如果遇到以上情況，所造成的損失也難以估量。

4.記錄檔案的方式比較混亂

大多數(shù)學校儲存檔案的方式以紙質(zhì)檔案與電子檔案為主，但記錄檔案的方式往往欠缺一定的條理性。比如，同一個人的資料，一半用紙質(zhì)記錄，另一半用電子記錄。這種記錄檔案的方式不僅十分麻煩，而且會給管理或查閱檔案帶來許多難題。之所以出現(xiàn)這種情況，是因為檔案管理方式在由紙質(zhì)向電子方向過渡時，管理人員沒有做好其中的銜接工作。一些學校的老檔案多為紙質(zhì)記錄，沒有及時更新成電子版本，當需要使用原來的檔案時，調(diào)閱方面出現(xiàn)許多不便之處。

5.檔案的利用率不高

檔案管理部門除了儲存學校的員工信息、教學信息、學校發(fā)展計劃等重要檔案之外，還需要為學校的教學工作、科研工作提供一定的信息幫助。但很多檔案管理人員欠缺這方面的意識，或因為檔案管理模式不夠靈活，導致檔案的價值沒有充分開發(fā)出來，這是學校檔案管理工作需要重點解決的問題之一。

二、學校檔案管理工作的改進思路

1.提高對檔案管理工作的重視程度

想要改進學校檔案管理工作，首先要從思想上入手，糾正人們對檔案管理工作的錯誤認知。比如，聘請專業(yè)人士在學校開設(shè)有關(guān)檔案管理的講座，列舉檔案管理工作成績顯著的優(yōu)秀學校，分析這些學校加強檔案管理之后出現(xiàn)了哪些積極變化。由此，讓相關(guān)人員了解到加強檔案管理工作對學校發(fā)展的助力作用，認識到檔案管理工作的重要性。

2.重視專業(yè)化檔案管理隊伍建設(shè)

針對檔案管理人員專業(yè)能力不強的問題，學校應(yīng)當做到優(yōu)勝劣汰。檔案管理是一項精細的任務(wù)，需要管理人員具備較強的專業(yè)能力，精力充沛，具有耐心。而年齡偏大的工作人員體力不足，很難勝任這項任務(wù)。學校應(yīng)當多聘請一些年輕的工作人員，并對這些青年檔案管理工作者定期進行培訓，幫助他們掌握科學、先進的檔案管理方法，讓他們了解檔案管理工作者容易遇到哪些突發(fā)事件、應(yīng)該怎樣積極應(yīng)對。這樣才能打造專業(yè)化的檔案管理隊伍，為改進學校的檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

3.重視檔案的安全管理

針對學校檔案管理工作中存在的安全隱患，管理人員需要從多個角度做好準備。首先，建立儲存紙質(zhì)檔案的專業(yè)倉庫，盡量保證紙質(zhì)類檔案的真空儲存，防患一切水、火、電、蟲問題，并每天安排員工負責巡檢與抽查，確保安全防護工作的穩(wěn)定落實。其次，及時更換信息化管理設(shè)備，專門為檔案管理設(shè)計便于操作、性能穩(wěn)定的系統(tǒng)。最后，對于已經(jīng)存入系統(tǒng)的檔案資料，管理人員應(yīng)當在光盤、移動硬盤、U盤中進行備份，并放在其他地方保存，預防因操作系統(tǒng)遇到故障而損失檔案資料的情況出現(xiàn)。

4.重視紙質(zhì)檔案的電子版轉(zhuǎn)化工作

針對檔案記錄混亂這個問題，若想加以改進，管理人員就要積極落實檔案的電子版轉(zhuǎn)化工作，通過手打輸入或掃描儀掃描的方式將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化成電子版。同時，要在電子版中標記紙質(zhì)檔案的存放地點。但管理人員需要謹記：紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案并不意味著紙質(zhì)檔案失去了管理的價值。比如學校領(lǐng)導和教師在報名進修、參評職稱時，都需要原始的紙質(zhì)檔案記錄。落實紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化只是為了讓檔案的查閱效率更高，減少因不必要的翻閱而損傷檔案的問題出現(xiàn)。

5.重視檔案部門與其他部門的合作

大多數(shù)學校的檔案管理人員一般很少關(guān)注學校教務(wù)部門、行政部門的具體情況，只將工作重心放在本職工作上，這也導致學校檔案的利用率較低。想要提高檔案的利用率，檔案部門的工作人員就不能以獨立的狀態(tài)脫離于學校的其他部門。對此，檔案管理工作人員應(yīng)當與學校其他部門的同事積極合作，及時分享學校最新的教育信息或發(fā)展政策。學校領(lǐng)導也要將檔案部門的人力資源充分調(diào)動起來，每當落實一項教學措施或發(fā)展計劃時，都要尋求檔案部門的助力，讓工作人員積極查閱檔案資料，篩選有價值的檔案數(shù)據(jù)，為學校的各項規(guī)劃提供幫助。

三、學校檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1.增設(shè)智庫咨詢功能

學校檔案管理工作不能只是以被動的形式開展，學校是育人成才的主要場所，任何部門都要主動為培養(yǎng)優(yōu)秀人才提供助力。學校檔案部門有著信息方面的天然優(yōu)勢，可以通過信息的查找與整理，找出教師的教學工作與學生的素質(zhì)培養(yǎng)方面存在的不足之處。在此基礎(chǔ)上，檔案部門的員工可以增設(shè)智庫咨詢功能，按照國際前沿的智庫理念，綜合教師和學生的實際情況，為其制訂科學合理的學習計劃，幫助教師和學生及時查缺補漏，解決相關(guān)問題。這種方式，能夠更好地凸顯檔案管理工作的價值。

2.利用信息化平臺強化檔案服務(wù)功能

除了咨詢功能以外，學校檔案管理的服務(wù)功能也十分重要。時至今日，我國學校教育已經(jīng)步入信息化時代，檔案管理工作也在與時俱進，以信息化管理為主要形式。因此，學校檔案部門應(yīng)當主動建立檔案管理平臺，并在平臺中引入多元化的信息服務(wù)。比如優(yōu)化平臺的操作方式，盡量保證檔案管理平臺界面的簡潔，讓用戶能一目了然地查閱檔案。同時，檔案管理平臺增設(shè)反饋版塊，積極吸取用戶的意見。除此之外，檔案管理平臺也可以與外界聯(lián)網(wǎng)，便于用戶在調(diào)閱檔案時查閱更多的信息，有效提高工作效率。

3.實施可視化檔案管理

當前，除了一些學校的機密檔案文件之外，其他的檔案資料都可以實施可視化管理?？梢暬芾砜梢允菇處熗ㄟ^登錄平臺隨時查看檔案，第一時間了解自己的教學貢獻、績效考評記錄，查看自己曾經(jīng)得到哪些榮譽、受過什么處罰等，這有助于教師的反思與素質(zhì)的提高。但實施可視化檔案管理時，檔案管理人員必須加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，每日檢查網(wǎng)絡(luò)防火墻是否處于激活狀態(tài)，防止檔案數(shù)據(jù)被盜取的情況出現(xiàn)。要確保檔案信息只能由本人調(diào)閱，不會泄露給其他人。

4.對接辦公自動化系統(tǒng)

根據(jù)檔案管理規(guī)定，學校的檔案應(yīng)當滿足完整性的要求。當前，部分檔案文件為電子文件，保存在學校的辦公系統(tǒng)，這與檔案完整性的規(guī)定相悖。因此，檔案管理部門可以與其他辦公部門尋求合作，通過對接辦公自動化系統(tǒng)的方式，促進學校檔案數(shù)據(jù)的高度融合。比如，可以將數(shù)據(jù)接口技術(shù)作為辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的紐帶，力求讓兩種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠相互傳輸，融為一個整體。這樣可以讓辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件能夠?qū)崟r轉(zhuǎn)化成檔案數(shù)據(jù)，存儲到檔案管理部門的服務(wù)器中。這能為檔案管理人員的工作帶來便利性，因為傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)儲存方式需要工作人員將學校辦公部門的電子文件打印成紙質(zhì)模式，再進行手工掃描，錄入到檔案系統(tǒng)。而對接辦公自動化系統(tǒng)可以優(yōu)化操作流程，讓管理人員在系統(tǒng)對接時迅速完成數(shù)據(jù)的錄入或文件的打印。這不僅能夠減輕檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的煩瑣程度，還能有效提高檔案管理工作效率。

5.優(yōu)化雙系統(tǒng)管理流程

在落實檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)對接的基礎(chǔ)上，管理者要重視兩種系統(tǒng)管理流程的進一步優(yōu)化。前者的流程為借閱、查詢、歸檔，后者的流程為收閱、發(fā)文、簽發(fā)。兩種不同的流程在實質(zhì)上涇渭分明，管理者若想提高對接時數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的效率，就應(yīng)以集中的方式將不同的流程合為一個整體。換言之，可以通過一個操作界面，同時完成兩種不同系統(tǒng)的功能。通過這種方式，學校領(lǐng)導想要查閱某個檔案文件并進行審批時，不需要登錄兩個系統(tǒng)，可有效避免系統(tǒng)操作的重復性。同時，這也有助于提高學校管理部門和其他部門的融洽程度，讓各個部門的工作配合更加默契。

四、結(jié)語

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，學校檔案管理技術(shù)也在不斷革新，未來學校的檔案管理必然要遵守“快速、精準、穩(wěn)妥、歸類整齊、類型豐富”的原則。從客觀角度分析，當前學校的檔案管理工作還存在一些不足之處，管理者必須積極地加以解決。為了進一步提高檔案管理工作效率，學校要廣泛應(yīng)用以云技術(shù)平臺、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫為主的檔案信息化管理模式。學校檔案的云管理或?qū)⑹俏磥頇n案管理工作的主要方向，這也是學校檔案管理者需要重點關(guān)注、積極學習的重要內(nèi)容。

參考文獻：

[1]李艷芳.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學校檔案管理信息化建設(shè)研究[J].延安職業(yè)技術(shù)學院學報，2018（06）.

[2]張東升.互聯(lián)網(wǎng)時代有效提高中職學校檔案管理工作的策略[J].呂梁教育學院學報，2019（03）.

[3]徐紅.學校檔案管理的信息化及科學化建設(shè)探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（01）.

[4]白桂芝.學校檔案管理水平提升對策[J].黑龍江檔案，2020（04）.

[5]劉永勤.加強教學檔案管理實踐分析[J].浙江檔案，2021（03）.

[6]楊芹.辦公自動化系統(tǒng)與學校檔案管理系統(tǒng)的對接應(yīng)用[J].辦公自動化，2020（23）.

Exploration of the Improvement Ideas and Innovative Strategies of School Archives Management

Chen Xiaofang

（ Longyan No. 4 Middle School， Fujian Province， Longyan 364000， China）

Abstract： Archives management is the key to the smooth operation of the school， it plays an important role in strengthening the induction and sorting of data， helping the implementation of teaching activities and promoting the healthy development of the school. Based on this， this paper analyzes the problems existing in school archives management， briefly describes the improvement ideas of school archives management， and discusses the innovative strategies of school archives management from the aspects of adding think tank consulting function， strengthening archives service function by using information platform， implementing visual archives management， connecting office automation system， optimizing dual system management process， etc， in order to provide reference and help for improving the level of school archives management.

Key words： school archives management; improving ideas; innovation strategy; management model