烏 婷
(西安外國語大學財務(wù)處,西安710128)
高校數(shù)字化校園下的學生事務(wù)財務(wù)信息化建設(shè)
烏 婷
(西安外國語大學財務(wù)處,西安710128)
高校財務(wù)信息化是數(shù)字化校園的重要組成部分,在推進學生事務(wù)財務(wù)信息化建設(shè)的過程中,仍然存在著重視程度不夠、目標定位不準、投資效果不佳的問題。作者結(jié)合實際情況,從“以生為本”的服務(wù)理念出發(fā),在堅持頂層設(shè)計,需求導向,確保安全的原則下,提出了高校學生事務(wù)財務(wù)信息化建設(shè)的建議,以期通過財務(wù)管理信息化手段,加快創(chuàng)新學生事務(wù)管理與服務(wù)的新模式,為高校實現(xiàn)“雙一流”戰(zhàn)略目標創(chuàng)造良好的條件。
高校;數(shù)字化;學生事務(wù);財務(wù)管理
(1)數(shù)字化校園與學生事務(wù)財務(wù)信息化的相關(guān)性。高校財務(wù)信息化是數(shù)字化校園信息來源的保障,數(shù)字化校園建設(shè)為高校信息化的發(fā)展提供支持。高校學生事務(wù)財務(wù)信息化既是財務(wù)管理創(chuàng)新的內(nèi)在要求,也是高校數(shù)字化校園建設(shè)的具體體現(xiàn)。數(shù)字化校園下的高校財務(wù)管理,需要按照總體規(guī)劃和學生事務(wù)財務(wù)管理的要求,構(gòu)建涉及學生事務(wù)服務(wù)的跨部門、具有綜合服務(wù)管理功能的財務(wù)信息系統(tǒng),為學生事務(wù)管理提供信息支持和及時服務(wù);反過來,體現(xiàn)統(tǒng)一性、真實性和可靠性,服務(wù)于學生事務(wù)的財務(wù)管理信息系統(tǒng),又能對數(shù)字化校園的建設(shè)產(chǎn)生直接影響,兩者之間相互關(guān)聯(lián),相互依托,相互促進。
(2)數(shù)字化校園與學生事務(wù)財務(wù)信息化的迫切性。?教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃(2011-2020年)?中提出建設(shè)數(shù)字化校園,通過管理信息化廣泛普及,實現(xiàn)校園數(shù)據(jù)共享和系統(tǒng)整合。高校資金來源的多元化,使財務(wù)關(guān)系日趨復(fù)雜,加之規(guī)模擴大和辦學環(huán)境的變化,迫切需要創(chuàng)新高校財務(wù)管理模式;適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展的要求,加快高校財務(wù)信息的互聯(lián)互通,減少學生事務(wù)性工作數(shù)量,完善學生事務(wù)辦事流程,更迫切需要搭建學生事務(wù)財務(wù)管理信息平臺,促進學生事務(wù)財務(wù)管理的信息化、規(guī)范化。從實際出發(fā),建立起具有本校特色的學生事務(wù)財務(wù)管理數(shù)字化模式,有助于提升財務(wù)服務(wù)能力,有利于學生事務(wù)工作有序開展,充分發(fā)揮數(shù)字化校園建設(shè)在學生事務(wù)管理中的作用。
(3)數(shù)字化校園建設(shè)與學生事務(wù)財務(wù)管理的局限性。數(shù)字化校園建設(shè)中存在著盲目投入和效果不佳的局限性問題。由于缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃,應(yīng)用系統(tǒng)各自獨立,缺乏標準的訪問接口,難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和信息互聯(lián)互通,應(yīng)用未集成,數(shù)據(jù)難共享,形成了諸多信息孤島。“校園一卡通”作為數(shù)字化校園的重要部分和基礎(chǔ)工程,發(fā)揮了校園內(nèi)各類消費和校園管理的功能。美國Fiolida大學首先推出校園智能卡,為學生發(fā)放貸款、獎學金、助學金;隨后,英國陸續(xù)推行一卡通系統(tǒng)。我國高校校園一卡通建設(shè)開始于上世紀90年代末期,本世紀開始逐步推廣應(yīng)用[1],給生活帶來了極大方便。然而,一卡通還有很多潛在的能力至今尚未被挖掘利用,還有更多功能尚未被使用出來;同時,高校財務(wù)信息化建設(shè)依托于完備的軟件功能,軟件功能的欠缺,制約了信息化建設(shè)進程。面對在校學生人數(shù)的激增,收費系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)、選課系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)相對獨立的情況,沒有學生信息交互共享的平臺,將會直接導致錯收、漏收、少收學費、住宿費等問題[2]。另外,在學生事務(wù)信息化推進過程中,仍然不同程度地存在著重視程度不夠、目標定位不準、投資效果不佳的問題,這些因素直接影響了學生事務(wù)管理信息化建設(shè)以及高效財務(wù)管理的質(zhì)量與效率。
(1)創(chuàng)新財務(wù)管理模式,促進“雙一流”目標實施。高校財務(wù)管理模式是否科學、合理直接影響到高等教育發(fā)展和財務(wù)信息化進程。建立適應(yīng)“雙一流”戰(zhàn)略實施的財務(wù)管理模式,是建設(shè)創(chuàng)新型國家和人力資源強國的需要,也是促進若干一流大學和一批一流學科快速發(fā)展,實現(xiàn)教育強國目標的需要。移動互聯(lián)網(wǎng)時代,傳統(tǒng)財務(wù)管理模式的局限性,限制了高校財務(wù)信息化的發(fā)展。高等教育從“精英型”向“大眾型”的轉(zhuǎn)型發(fā)展,客觀上要求學生事務(wù)管理由過去單一的教育轉(zhuǎn)變?yōu)榻逃⒐芾?、服?wù),而且更加突出服務(wù)的職能。傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念和方式與學生事務(wù)管理工作極不匹配,需要以現(xiàn)代大學制度創(chuàng)新財務(wù)管理模式,以“雙一流”戰(zhàn)略目標的理念優(yōu)化服務(wù)職能,通過財務(wù)信息化的手段,為學生事務(wù)提供新的管理服務(wù),實現(xiàn)財務(wù)管理模式由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過渡,為高校實現(xiàn)“雙一流”目標建設(shè)創(chuàng)造條件。
(2)建立數(shù)據(jù)交換中心,構(gòu)筑信息共享系統(tǒng)。數(shù)字化校園能夠有效地推動學生事務(wù)工作,其作用已經(jīng)在高水平大學建設(shè)中得到顯現(xiàn)。同時,也存在著財務(wù)信息系統(tǒng)和其他部門系統(tǒng)相互獨立、信息不能共享的“信息孤島”現(xiàn)象,以及信息傳遞不暢給學生事務(wù)管理帶來障礙的問題。數(shù)字化校園建設(shè)有利于實現(xiàn)財務(wù)信息和學生事務(wù)管理的一體化,通過建立數(shù)據(jù)中心、統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準和數(shù)據(jù)接口,整合財務(wù)信息共享系統(tǒng),實現(xiàn)財務(wù)管理、學生管理、教學管理、后勤管理等有關(guān)部門的信息關(guān)聯(lián)。一方面,實現(xiàn)各部門有效信息的傳遞與共享,方便了有關(guān)部門的信息使用,可以避免信息缺失、溝通不暢的現(xiàn)象,防止信息遺漏、失真給學生事務(wù)管理帶來的問題;另一方面,為學生個人開放學生事務(wù)財務(wù)信息共享系統(tǒng),既提高了效率,又服務(wù)了學生,通過學生事務(wù)與財務(wù)管理信息的一體化,達到了財務(wù)部門和學生雙方的共贏,優(yōu)質(zhì)的財務(wù)服務(wù)為校園和諧穩(wěn)定以及高水平大學的建設(shè),起到了減壓閥及潤滑劑的作用。
(3)構(gòu)建風險預(yù)警機制,確保財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。數(shù)字化校園下的高校財務(wù)信息化建設(shè),勢必整合更多的數(shù)據(jù)信息,關(guān)聯(lián)到多種因素,難免存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身以及人為造成的安全隱患問題,不可避免地會給工作帶來風險。如服務(wù)器的穩(wěn)定性、網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊、黑客的侵襲、人員惡意操作等因素,都可能給系統(tǒng)的安全運行帶來危機和風險,從而也可能給財務(wù)工作帶來風險。構(gòu)建風險評估、防控及預(yù)警機制,實施安全的財務(wù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制,是學生事務(wù)財務(wù)信息化建設(shè)的重要目標。為保障財務(wù)信息系統(tǒng)的正常運行,應(yīng)當根據(jù)風險預(yù)警情況,及時加強計算機病毒防治和網(wǎng)絡(luò)信息安全的防護,有計劃地開展網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和應(yīng)用程序的查殺病毒和升級工作,分析和處理系統(tǒng)中隱含的危機和風險,采取有效的措施從網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)、網(wǎng)絡(luò)邊界、網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部方面確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全,創(chuàng)建安全可靠的信息化運行環(huán)境,以此確保學生、學校的財產(chǎn)和信息安全。
(1)利用信息平臺,宣傳和公示收費政策。收費管理是高校管理的重要內(nèi)容,其管理的質(zhì)量直接影響到高校收入的規(guī)模、資金的安全以及學生的利益。然而,學生費用的收繳依然存在問題,如一般學校學生欠費比例占應(yīng)繳費人數(shù)的10%,有的甚至更嚴重[3]。為提高高校收費效率,學生事務(wù)財務(wù)管理應(yīng)當加大收費的宣傳力度,利用信息平臺宣傳政策,落實收費公示制度。一是在信息平臺上及時公示收費政策、收費標準、投訴電話等內(nèi)容,方便學生查閱繳費信息,自覺接受學生、家長和社會的監(jiān)督;二是利用信息平臺,通過收費報告單形式定期通報收費的收繳和使用情況,讓社會、家長明白繳費使用的情況,增加對各項收費的認識、理解和配合;三是運用短信、微信等信息手段進行宣傳活動,除轉(zhuǎn)發(fā)收費依據(jù)、收費內(nèi)容以及配套的獎懲措施外,還應(yīng)當加強誠信教育,讓學生樹立社會信用意識,加強欠款催繳教育工作,變被動繳費為主導配合,并開展對貧困學生的資助等政策宣傳活動,提高高校整體收費與支付效率,為教學科研和學生工作提供有力的財力保證。
(2)拓寬繳費渠道,推行無現(xiàn)金支付方式。拓展學生事務(wù)繳費渠道,需要開通網(wǎng)上支付功能,通過網(wǎng)絡(luò)將學生繳費信息進行傳遞、確認,由銀行代扣代繳,實現(xiàn)費用無現(xiàn)金的網(wǎng)上繳付。目前,高校繳費主要分為行政事業(yè)性收費、服務(wù)性收費、代收費三大類,具體包括學費、住宿費、報名費、培訓費、體檢費、教材費、醫(yī)保費等。各類費用收取的方式主要是:現(xiàn)金收費、銀聯(lián)刷卡收費、銀行卡代扣以及匯款。盡管一些高校采用計算機進行收繳和撥付工作,但仍沒有實現(xiàn)與銀行系統(tǒng)的銜接,現(xiàn)金收繳和撥付的信息也沒有查詢的功能,給工作帶來極大的不便。即使一些開通銀校銜接的收費項目,由于銀行在高校設(shè)置的圈存機穩(wěn)定性問題,故障率較高,時常影響了正常的繳費和轉(zhuǎn)賬。拓寬服務(wù)渠道,通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)現(xiàn)金支付網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬支付,在銀校直通的基礎(chǔ)上,對學費、住宿費及時收繳,減少現(xiàn)金繳費風險。同時,開通信息查詢功能,可以通過手機或網(wǎng)絡(luò),對支付、劃轉(zhuǎn)信息進行查詢,這樣既能減少工作量、提高財務(wù)效率,又能實現(xiàn)財務(wù)信息的互通和透明。創(chuàng)新財務(wù)網(wǎng)絡(luò)運行模式,還需要加強與銀行系統(tǒng)的融合程度,提高穩(wěn)定性,實現(xiàn)無現(xiàn)金支付的便捷服務(wù)。學生在校醫(yī)院就醫(yī),能夠通過網(wǎng)上支付掛號費和醫(yī)療費;購買教材和復(fù)印資料,考試報名費也可以采用網(wǎng)上收費,實現(xiàn)網(wǎng)上完成繳費全過程,不再需要使用現(xiàn)金繳費。學生利用網(wǎng)上支付功能,可以實現(xiàn)學費、生活費的異地繳費,也可實現(xiàn)水電費、上機費的適時繳費,極大免除攜帶現(xiàn)金、定期匯款以及取款的不方便和不安全隱患。
(3)優(yōu)化信息軟件功能,推行“收費-教務(wù)-學生”系統(tǒng)對接。目前,高校信息化系統(tǒng)使用的一些軟件,尚未實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學生系統(tǒng)的對接,沒有打破時間、空間限制,無法滿足學生事務(wù)財務(wù)管理的需要。在數(shù)字校園的背景下,構(gòu)建以創(chuàng)新為導向的財務(wù)信息化,開發(fā)和優(yōu)化個性化服務(wù)的軟件,體現(xiàn)學生事務(wù)財務(wù)信息化的特點極為重要。開發(fā)個性化管理需求軟件,推行“收費-教務(wù)-學生”系統(tǒng)對接,實現(xiàn)收費管理、學籍管理以及住宿管理的信息共享,將收費與注冊、選課、住宿管理聯(lián)系起來,分析欠費學生的資金及消費情況,適時制止惡意欠費行為,提升學生事務(wù)科學管理水平和資金使用效率。尤其是對學生專業(yè)調(diào)整、休學、退學、住宿變動的異動情況,利用對接系統(tǒng)方便掌握變動行為,財務(wù)、教務(wù)和住宿相關(guān)部門可以實行聯(lián)動,及時完成費用收繳、結(jié)算和管理數(shù)據(jù)的變更工作,提高對學生動態(tài)化管理的水平。為了適應(yīng)數(shù)據(jù)集中反饋等信息化的需要,應(yīng)當加強學校與銀行方面的信息合作,減少信息傳遞的失真,為學生在線支付創(chuàng)造條件,方便使用支付寶、財付通等方式完成繳費業(yè)務(wù),這樣,不但省時省力,方便信息反饋,從而也方便學生和相關(guān)部門實現(xiàn)信息共享。
(4)完善學生獎助貸財務(wù)管理的信息化服務(wù)。為幫助經(jīng)濟困難學生順利入學,國家設(shè)立了獎助學金、助學貸款等資助體系。然而,學生數(shù)量的增加,加大了獎助貸管理的難度。由于缺乏學生資助方面的財務(wù)信息化手段,操作還不同程度地依賴于手工和半手工方式,導致工作繁瑣,拖延發(fā)放時間,影響了資助的有效性、及時性和準確性。實現(xiàn)高校學生資助財務(wù)管理的信息化,是促進資助工作科學規(guī)范、有序發(fā)展的必然趨勢。以學生信息管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),完善學生獎助貸財務(wù)信息系統(tǒng),學生管理信息和財務(wù)信息能夠通過系統(tǒng)傳遞與交換,集中于一個平臺完成獎助貸業(yè)務(wù)及流程,改變消極被動的資助工作。一是可以開發(fā)新的學生資助財務(wù)軟件,設(shè)置登錄端口和要求,方便獎助貸業(yè)務(wù)處理,滿足學生資助的準確性和及時性;二是整合與優(yōu)化已有相關(guān)信息資源,有利于財務(wù)管理、學生管理、銀行三部門之間的協(xié)作,減化發(fā)放流程,能夠保證按規(guī)定完成獎助貸資金發(fā)放工作,降低發(fā)放的差錯率,減少學生等待、跑路的時間。通過構(gòu)筑無縫連接的銀?;ヂ?lián)平臺,可以優(yōu)化無現(xiàn)金條件下的業(yè)務(wù)流程,銀行可以直接根據(jù)財務(wù)人員審核的支付信息進行支付轉(zhuǎn)賬,并通過互聯(lián)平臺將支付回單返回給高校財務(wù)人員[4]。實現(xiàn)高校財務(wù)業(yè)務(wù)與銀行業(yè)務(wù)的無障礙辦理,有利于推動高校獎助貸資助工作的健康發(fā)展。
(5)拓展一卡通第三方應(yīng)用介入服務(wù)。校園一卡通是數(shù)字化校園的顯著特點,盡管其具有識別、消費、查詢的功能,但存在著功能開發(fā)不到位的問題,尤其是銀校合作的功能作用十分有限。在校園一卡通原有功能的基礎(chǔ)上,實施第三方應(yīng)用介入,不僅可以拓展服務(wù)功能,完成財務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)的整合,實現(xiàn)信息資源共享,也可以大大提高學生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè)的進程。然而,一些高校忽視了功能拓展和第三方應(yīng)用介入服務(wù)的作用,僅僅將一卡通作為飯卡或門禁使用。在一卡通功能擴展、第三方應(yīng)用介入方面作為不夠,致使在數(shù)字校園建設(shè)中,熱衷于上新項目,另起爐灶,輕視了整合兼容系統(tǒng)的作用。高校構(gòu)建綜合信息平臺,拓展一卡通功能是一個有效、快捷的途徑。在不改變原有系統(tǒng)特性的條件下,實施系統(tǒng)兼容方案,有利于提高效率和擴大服務(wù)功能。第三方應(yīng)用介入后,既保證原有操作系統(tǒng)的獨立性,又保證數(shù)據(jù)信息的共享和同步處理,逐步實現(xiàn)校園一卡通與其他信息系統(tǒng)的融合,使學生享受到諸如公交、通訊以及手機查詢等更多的服務(wù),從而提供了便捷、豐富的信息化環(huán)境,發(fā)揮出校園一卡通在數(shù)字化校園及信息化建設(shè)中的橋梁紐帶作用。
(1)堅持頂層設(shè)計,有序推進的原則。高校學生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè),必須堅持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準的頂層設(shè)計,防止出現(xiàn)各自為政、信息系統(tǒng)低水平重復(fù)建設(shè)的問題。有關(guān)部門為建立各自的系統(tǒng),重復(fù)購買、開發(fā)軟件或采購硬件,反復(fù)采集學生、財務(wù)信息。高成本的建設(shè),勢必導致人力、財力、物力的極大浪費,極其容易造成“信息煙囪”現(xiàn)象,無法實現(xiàn)信息的互聯(lián)互通。從領(lǐng)導層面做起,建立科學的項目投資決策機制,通過充分的調(diào)研和論證,擬定建設(shè)目標,提出設(shè)計原則、制定設(shè)計路線,最終規(guī)劃出技術(shù)路線。通過統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理的機制運行,才能有計劃、分步驟地實施信息化建設(shè),避免“信息孤島”,在數(shù)字化校園背景下保證最終完成高水平的信息系統(tǒng)建設(shè)。
(2)堅持需求導向,突出實效的原則。高校收費信息、獎助貸信息、學生管理等信息實現(xiàn)一體化的趨勢,既是信息技術(shù)發(fā)展的需要,也是高校堅持以學生為出發(fā)點,提升學生事務(wù)管理水平的需要。學生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè)務(wù)必以滿足需求為前提,按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設(shè)”的要求,突出應(yīng)用效果,防止資金盲目投入,資金使用效果不佳的現(xiàn)象。如果對建設(shè)項目需求內(nèi)容了解不深入、不全面,盲目跟風,在缺少需求論證的條件下草率建設(shè),由于沒有采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準,數(shù)據(jù)格式各不相同,就可能導致系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和互聯(lián)互通,應(yīng)用不集成,數(shù)據(jù)不共享。待信息系統(tǒng)建成后不能正常發(fā)揮作用,就可能成了面子工程、獻禮工程,盡管在形式上達到了一定的數(shù)量標準,但成本費用居高不下,沒有解決學生事務(wù)財務(wù)信息化的問題,使用效果不佳,這就完全違背了信息化建設(shè)的目標和意義。
(3)堅持確保安全,“以生為本”的原則。學生事務(wù)財務(wù)管理信息化建設(shè),符合“以生為本”的服務(wù)理念,為學生的成長提供良好的服務(wù),也是學生工作時代發(fā)展的必然要求。然而,隨著學生事務(wù)管理信息化工作的推廣,使用過程中的安全問題也隨之產(chǎn)生,大量的管理數(shù)據(jù)和學生資料信息置于網(wǎng)上,一旦發(fā)生泄漏、失密事件,后果不堪設(shè)想。在決策實施學生事務(wù)財務(wù)管理信息化項目時,務(wù)必考慮制定突發(fā)安全事件的處理預(yù)案,建立健全信息安全風險防控機制,確保學生事務(wù)財務(wù)信息系統(tǒng)的安全、有效。同時,在高校數(shù)字化校園的背景下,研究加強財務(wù)部門的內(nèi)部控制的有效方法,明確信息化背景下不同崗位的管理職責與權(quán)限,保證信息數(shù)據(jù)傳遞、使用、儲存的安全與完整,最大限度發(fā)揮學生事務(wù)財務(wù)管理信息化的功能與作用,全面提高信息系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。
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責任編輯:張曉輝
Financial informatization Construction of Student Affairs under the Experiment of Digital Cam pus
WU Ting
(Financial Department,Xi'an International Studies University,Xi'an 710128,China)
University financial lnformationization is an important part of digital campus.In the process of promoting student affairs’financial information construction,there are still some problems such as the lack of attention,un-certainty of the target positioning and poor effectof investment.Based on the practical situation,this paper,starting from the"student-centered"service concept,puts forwards some advices on the financial informatization construc-tion of university student affairs with the principles of adhering to the top-level design,demand orientation and safety guarantee,hoping to create better conditions for universities to implement the"double first-class"strategic objective bymeans of financialmanagement informatization and accelerating the innovation of new model for student affairsmanagement and service.
university;digitization;student affairs;financialmanagement
F234.2
A
1009-3907(2017)06-0055-04
2017-02-12
陜西教育會計學會項目(15JC006);西安外國語大學科研基金項目(16XWC01)
烏婷(1986-),女,陜西西安人,會計師,碩士,主要從事財務(wù)管理方面的研究。