中職學校數(shù)字化校園管理中“工作流”的應用分析

肖立志

[摘 要]科技水平的飛速發(fā)展，使人們進入了數(shù)字化時代，在各行各業(yè)的發(fā)展中，均能夠看到數(shù)字化的影子，而本文將要闡述的是“數(shù)字化”的普及，在中職學校日常校園管理中應當怎樣有效地應用“工作流”。

[關鍵詞]中職學校；校園管理；數(shù)字化；工作流

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.150

[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

1 數(shù)字化同“工作流”之間的關系

數(shù)字化是在科技水平不斷發(fā)展的情況下衍生來的，本文將要探討的“數(shù)字化”主要是指辦公自動化，其作為新型的一種辦公方式，是計算機網(wǎng)絡功能同現(xiàn)代化辦公體系結合的化身，只要是用于辦公業(yè)務的新設備、新技術以及新機器等均屬于辦公自動化的范疇。中職學校為了實現(xiàn)數(shù)字化辦公的有效性，需要對原有的管理結構進行優(yōu)化，組建一支優(yōu)秀的管理團隊，并從學院管理的實際情況出發(fā)，對現(xiàn)有的管理模式進行調(diào)整，從而使辦公效率得到提高。

早在20世紀的70年代就出現(xiàn)了“工作流”一詞，其是從辦公自動化以及生產(chǎn)組織化等領域中總結出來的。人們?yōu)榱烁玫貙ぷ髦械慕巧腿蝿者M行定義，就在一些行業(yè)規(guī)章的遵循下提出了“工作流”，其不僅能夠監(jiān)控工作任務完成情況，在一定程度上還能在工作效率提高的同時，使生產(chǎn)成本降低，因而被廣泛的應用在企事業(yè)單位的日常管理中。

“數(shù)字化”的出現(xiàn)，人們對工作流提出了更高、更多的要求，其必須在“數(shù)字化”的應用下使現(xiàn)有的資源利用率以及工作效率得到進一步提高，并要求工作流程的透明度與規(guī)范性不斷增強，并且大多數(shù)工作者認為只有信任度和溝通效果得到提升，才能確保良好的服務管理質(zhì)量，對校園管理也應如此。

2 數(shù)字化校園管理中有效應用“工作流”的方法

2.1 遵循重要管理原則

筆者經(jīng)過多年的工作實踐總結，在數(shù)字化校園管理中，若想達到“工作流”有效應用的目的，就必須遵循以下幾項重要的管理原則。

2.1.1 遵循適用性原則

對中職院校日常的管理工作來講，數(shù)字化管理的有效性必須符合實際工作中的管理流程以及管理習慣，只有將學院管理工作的組織結構以及體系真實地反映出來，才能有效應用“工作流”。

2.1.2 遵循統(tǒng)籌性原則

首先需要重新思考和組織學校整體的管理結構，以此將具體的工作流程確定出來，而要完成這一過程就必須組建一支管理團隊，一般情況下，隊長是直接由校長擔任的，其選定某一個時間將各個部門的管理者組織到一起，重新對校內(nèi)工作管理流程進行確定、商討、修正及測試等活動。

2.1.3 遵循規(guī)范性原則

中職院校日常校園事務管理的標準和規(guī)范均取決于“工作流”，此時在數(shù)字化技術的應用下，其需要重新對日常管理記錄進行協(xié)調(diào)和處理，并拋開一切的外界干擾因素，使學校業(yè)務管理的有效性和規(guī)范性得到保證。

2.2 “工作流”的具體應用

2.2.1 應用在校園日常管理體系中

首先應當將中職院校日常的崗位職責、管理模式以及管理體系等內(nèi)容確定出來，才能將“工作流”確定?，F(xiàn)階段，經(jīng)過實踐調(diào)查某些中職院校并沒有在數(shù)字化技術的應用下將現(xiàn)代化的院校管理體系構建出來，依然使用著傳統(tǒng)的管理手段，即直接負責人是校長，督辦人是副校長，落實人是院系的這樣一種管理形式。若沒有應用到信息化技術，那么所取得的管理效果是較差的。若是在管理中滲透了數(shù)字化，那么在信息傳遞速度增快的同時，校園整體管理效率也能得到提高。另外，各個中職院校應根據(jù)自身辦學的特點，制定出不同的管理架構。

2.2.2 應用在工作流程中

設計校園管理工作流程的主要目的是為了在管理原則的遵循下，將更多的參與者納入其中，以便能將某個預期的校園管理目標實現(xiàn)，促進良好管理效果的取得。當在數(shù)字化校園管理模式中應用到“工作流”時，其能夠在充分對校園管理體系的考慮下，對各個部門現(xiàn)行的組織架構進行合理分工，隨后在設計“工作流”中納入更多的、有關固定事物處理的工作內(nèi)容，使其管理工作更加具體、詳細。將職能部門作為主管單位這樣一種管理形式，不僅能對各個部門的管理職責進行明確，還能將更加具備快捷性、科學化與合理性要求的工作管理流程設計出來，促使管理效率不斷提升。如：中職院校的學生或教師因事請假，不再需要以紙質(zhì)的方式獲得班主任或上級領導的審批，只需要提交固定的請假申請表即可，圖1為請假申請單。

2.2.3 應用在信息化控制中

筆者認為中職院校首先應當根據(jù)校內(nèi)管理實況，在數(shù)字化技術的應用下將OA功能性平臺創(chuàng)建出來。OA平臺能夠?qū)Α肮ぷ髁鳌毕嚓P的控制模塊進行完善，如：管理模塊和分類管理模塊等，完善模塊的建立有助于提高流程操作的便捷性，諸如：修改、查詢或取消等。隨后應當在OA平臺的利用下設計出具體的“工作流”，而這首先需要對“工作流”應用的基本情況進行分析，如：管理部門、流程名稱、運行范圍以及說明等，只有在充分掌握工作流程應用實況、工作流程的分析圖以及表單信息表的基礎上，才能將更加行之有效的、數(shù)字化的“工作流”在OA平臺上設計出來。且校園管理者只需要在OA平臺上登錄，學校主頁面便會顯示出來，當系統(tǒng)顯示登錄后，登錄者便會受到“待辦事宜”的通知，此時僅需要通過網(wǎng)絡頁面便能完成信息的傳送操作，若是登錄者在手機上下載了APP，在網(wǎng)絡狀態(tài)下也能靈活地控制好工作流程。

3 結 語

對中職院校日常的校園管理而言，管理是否有效在一定程度上決定了學校的教學質(zhì)量以及社會形象的塑造。在社會信息化背景下，數(shù)字化技術的應用越來越廣泛，將其應用到中職院校日常“工作流”的管理中，是時代發(fā)展的必然趨勢，科學化“工作流”的應用會促進校園管理工作更加規(guī)范，有助于對各種資源的綜合利用。

主要參考文獻

[1]劉龍.“工作流”在中職學校數(shù)字化校園管理中的應用研究[J].當代教研論叢，2015（6）.

[2]孫棟青.中職學校教學管理平臺的構建與應用研究[D].揚州：揚州大學，2014.

[3]何運峰.中職數(shù)字化校園核心應用平臺的研究與設計[D].寧波：寧波大學，2014.