馬世仙
[摘 要] 檔案信息系統(tǒng)建設(shè)面臨著有價(jià)值的歸檔記錄管理和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息化兩個(gè)方面的新挑戰(zhàn)。分析了目前信息化時(shí)代下檔案信息化建設(shè)面臨的諸多問題,即檔案信息化管理體系仍需完善、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)體系尚待統(tǒng)一、遠(yuǎn)程交互認(rèn)證體系待以構(gòu)建。探討了信息資源整合、資金投入、遠(yuǎn)程利用等問題。針對(duì)這些問題,尚待進(jìn)一步深化完善,理論的研究對(duì)檔案信息化建設(shè)具有重要的理論意義和實(shí)踐價(jià)值。
[關(guān)鍵詞] 檔案信息;系統(tǒng)建設(shè);資源整合;問題探討
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 099
[中圖分類號(hào)] G270 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194(2017)03- 0179- 02
0 前 言
檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是科技信息時(shí)代對(duì)檔案管理運(yùn)行工作的新要求,是提升信息系統(tǒng)開發(fā)利用總體水平的技術(shù)支持,是推動(dòng)檔案管理模式由實(shí)體向信息化轉(zhuǎn)變的助力,是實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)更快發(fā)展,進(jìn)一步提高檔案事業(yè)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)能力的重要手段。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是提高檔案管理工作水平的最快捷方法,也是提升檔案服務(wù)水平的必由之路,更是完善檔案信息安全的有效途徑[1]。
目前檔案信息系統(tǒng)建設(shè),一方面面臨著如何更進(jìn)一步有價(jià)值地在電子政務(wù)活動(dòng)中記錄歸檔管理,另一方面存在著將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化兩個(gè)方面的新挑戰(zhàn)。因此,檔案信息系統(tǒng)建設(shè)正逐漸開展起來,并形成了符合自身實(shí)際的建設(shè)規(guī)律。但是在發(fā)展建設(shè)過程中,關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)方法的爭論和實(shí)踐道路的爭議一直延續(xù)著,無論是理論工作者還是檔案業(yè)界人士,都有各自的思路和見解,應(yīng)用對(duì)象的需求也與檔案工作者的成果存在差異性,因此檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中,相關(guān)問題的探討顯得尤其重要。
1 檔案信息系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容
2002 年國家檔案局、中央檔案館發(fā)布的《全國檔案信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施綱要》,規(guī)定了“十五”期間檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的主要內(nèi)容和任務(wù)[2]。軟件、硬件及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的重要內(nèi)容,是區(qū)別于非信息化檔案管理的物質(zhì)條件。檔案信息系統(tǒng)工作軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件,系統(tǒng)軟件例如計(jì)算機(jī)的管理監(jiān)控、調(diào)試、語言翻譯、數(shù)據(jù)庫管理、存儲(chǔ)、安全管理和操作系統(tǒng)等。應(yīng)用軟件則是根據(jù)檔案信息系統(tǒng)實(shí)際需求,按照檔案業(yè)務(wù)發(fā)展開發(fā)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。并且除檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)用外,也可處理與之相關(guān)的公文系統(tǒng)等。除此之外還包括信息發(fā)布系統(tǒng)和檔案信息資源網(wǎng)站的建設(shè),所建設(shè)的硬件系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)服務(wù)器、路由器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備和檔案數(shù)字化加工設(shè)備等。
2 面臨的若干問題
檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)具備與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn),必然要經(jīng)歷探索、發(fā)展、再探索、再發(fā)展的過程。這就導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不可能一勞永逸,檔案信息系統(tǒng)建設(shè)在不斷完善中不斷前進(jìn),需要解決一些面臨的若干問題。
2.1 體制機(jī)制影響
體制機(jī)制的制約不僅存在于在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中,也反應(yīng)在檔案管理和檔案相關(guān)業(yè)務(wù)開展的過程中。而對(duì)這些制約的問題,一方面應(yīng)重視市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下行政管理體制的改革和改革滯后的因素,另一方面也應(yīng)重視信息化對(duì)工作體制機(jī)制改革的滲透、推動(dòng)和促進(jìn)的作用。針對(duì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)所面臨的體制機(jī)制問題,既要看到阻礙性的一面,也要客觀地認(rèn)識(shí)到這正是需要突破的方面。
2.2 信息資源整合
檔案信息資源整合面臨的問題表面上反應(yīng)出的是技術(shù)層面和業(yè)務(wù)攻關(guān)上的問題,實(shí)際上根本原因不在檔案管理工作環(huán)節(jié),而是由于業(yè)務(wù)部門信息資源整合工作不到位。在目前信息資源建設(shè)方面,開展并完善的工商、質(zhì)監(jiān)、稅務(wù)等部門與部門之間的數(shù)據(jù)共享與信息比對(duì),開展相關(guān)業(yè)務(wù)過程中發(fā)揮了明顯成效。但從宏觀環(huán)境分析,目前檔案資源體系建設(shè)未形成全國性戰(zhàn)略規(guī)劃設(shè)計(jì)。從各個(gè)行業(yè)環(huán)境下分析,檔案資源流失情況嚴(yán)重。從檔案管理工作內(nèi)部成效分析,館藏結(jié)構(gòu)單一、重藏輕用現(xiàn)實(shí)條件制約了檔案資源體系建設(shè)。從技術(shù)層面分析,檔案資源體系建設(shè)目前采用的技術(shù)手段較為落后,存在信息安全隱患。以上皆為檔案信息資源整合方面面臨的問題。
2.3 資金投入
信息化建設(shè)本身就是耗費(fèi)資金投資的系統(tǒng)性工程,檔案信息系統(tǒng)建設(shè)特別是在初期建設(shè)的階段,單從硬件配置革新上,就是一項(xiàng)較高投入的過程。資金滯后必然導(dǎo)致檔案系統(tǒng)中軟件、硬件和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)受阻,進(jìn)而影響延遲檔案信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)應(yīng)用見效的時(shí)間,甚至在初步建成并具備應(yīng)用條件時(shí),卻又面臨著系統(tǒng)的升級(jí)和淘汰,導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用是失效的和實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)建設(shè)積極性的受挫。
2.4 遠(yuǎn)程利用
檔案信息遠(yuǎn)程利用是檔案利用工作的發(fā)展趨勢,是檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的應(yīng)有之義,也是廣大人民群眾的迫切期盼,有助于解決人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問題。
3 結(jié) 語
檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)長期的過程,實(shí)施過程面臨問題較多,且針對(duì)性的處理較為艱難。同時(shí)各部分工作均具有階段性,都需要關(guān)注行業(yè)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài),保持與時(shí)俱進(jìn)。也不排除在信息化發(fā)展的過程中,出現(xiàn)比檔案信息系統(tǒng)更為有效的和更實(shí)用可行的方案。也不能因?yàn)闄n案信息系統(tǒng)建設(shè)的逐漸興起而忽視其需要進(jìn)一步完善的必要性。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)后對(duì)社會(huì)的應(yīng)用成果日益重要,完善建設(shè)過程也同樣重要。
主要參考文獻(xiàn)
[1]高慶收.數(shù)字檔案館的建設(shè)[J].航空檔案,2002(2):18-23.
[2]賈姝.檔案信息網(wǎng)站建設(shè)與著作權(quán)問題初探[J].檔案與建設(shè),2002(3):7-9.