電子檔案管理中文件真實可靠性淺析

關(guān)紹鵬

[摘 要] 基于電子檔案真實可靠性特征屬性，探討了當前電子檔案面臨的威脅因素，并就如何保障電子檔案真實可靠性制定了科學(xué)對策。對全面提升電子檔案管理水平，確保文件內(nèi)容科學(xué)真實具有較高的應(yīng)用價值，有重要的實踐意義。

[關(guān)鍵詞] 電子檔案；文件；真實

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 093

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0172- 01

1 電子檔案真實可靠性屬性特征

電子檔案本質(zhì)屬性在于真實可靠性，唯有如此方能符合檔案功能或作為證據(jù)的基礎(chǔ)需要。國外將電子檔案用于證據(jù)的國家地區(qū)，將檔案的存儲管理、產(chǎn)生、采集流程是否契合要求與法律規(guī)定看做判定其可信度的重要標準，也就是說電子檔案來源的可靠性以及形成的真實性。電子檔案通常在計算機中以二進制形式存儲于眾多載體之中，存儲過程均是數(shù)字化模式。檔案應(yīng)用者無法對其進行直接讀取，而是需要通過客戶端系統(tǒng)完成輸出，方能發(fā)揮內(nèi)在的效力與價值。

電子檔案可靠真實性遠比傳統(tǒng)檔案復(fù)雜，后者信息內(nèi)容同載體相互不可分離，也就是說載體實際上屬于檔案的組成部分，讀者可以直接利用讀取，檔案物理結(jié)構(gòu)以及邏輯結(jié)構(gòu)相互一致。而電子檔案則呈現(xiàn)出存儲載體以及內(nèi)容互相分離的特征，這樣一來對電子檔案可靠真實性的評估便要通過綜合考量完成，因此電子檔案更加復(fù)雜，確保其真實可靠性難度大大增加。

2 電子檔案真實可靠性所面臨的威脅

電子檔案資料較易被刪改或偽造，并可不留痕跡的完成。究其原因包括病毒、黑客攻擊、人為誤操作、軟硬件差異、漏洞、故障等。電子檔案存在形式?jīng)Q定，其同存儲載體互相分離，這樣一來勢必令儲存信息原始屬性以及資料內(nèi)容可靠真實性衡量標準存在一定的相對性?；谡误w制、司法管理、操作技術(shù)水平存在差異性，使得不同國家、各個區(qū)域鑒別判定電子檔案可靠真實性的準則大有區(qū)別，認知定位往往不同，也就是說對電子檔案可靠真實性的判定呈現(xiàn)出相對性的一面。

3 電子檔案真實可靠性保障對策

3.1 保護電子檔案原始性

電子檔案資源內(nèi)容原始性是保障其可靠真實性的核心基礎(chǔ)，需要在形成電子檔案過程便要加強管理，嚴格執(zhí)行針對各項操作應(yīng)用記錄的動態(tài)跟蹤管理制度。首先應(yīng)把好身份驗證關(guān)，登記各項數(shù)字信息，預(yù)防病毒入侵，加強黑客攻擊預(yù)警管理技術(shù)應(yīng)用。再者應(yīng)詳細登記電子檔案在生命周期以內(nèi)的各類原數(shù)據(jù)，具體涵蓋操作應(yīng)用行為、全面保障原數(shù)據(jù)信息有效性，貫徹落實相應(yīng)的配套管理機制。

3.2 優(yōu)化電子檔案保存管理方式

伴隨電子檔案資源的日趨豐富多樣化發(fā)展，其復(fù)雜程度大大提升，且不斷趨于大眾化，令檔案管理人員在應(yīng)對數(shù)據(jù)存儲問題之時，壓力倍增。針對這一現(xiàn)象，較多國家、地區(qū)引入了各類保存管理方案。其中較為普遍的一類方案技術(shù)是，存儲最先形成或儲存電子檔案信息的原始技術(shù)。還有一類技術(shù)是對原始技術(shù)進行效仿，并將其在新一輪操作系統(tǒng)平臺中加以應(yīng)用。針對傳輸、應(yīng)用、檢索電子檔案需要的軟件還可應(yīng)用相關(guān)技術(shù)完成遷移，或是將檔案信息遷移到更新的格式，轉(zhuǎn)化檔案資源形成標準格式等。當然，上述幾類技術(shù)方式均包含自身優(yōu)勢以及缺陷不足，無法達到完全滿意的標準，這是由于電子檔案越是靠近原始技術(shù)以及數(shù)據(jù)信息格式，就越是能達到真實可靠的狀態(tài)，而采取的技術(shù)方式復(fù)雜度越高，越無法貼近實際。組合型持續(xù)目標保管技術(shù)通常來講是檔案行業(yè)當前認同的高效可靠電子檔案管理存儲方式，其引入連貫持續(xù)、完整的框架系統(tǒng)，可依照各類檔案應(yīng)用需要完成檢查，并可提取數(shù)字對象不同信息，因此可以說提供了一個相對完整統(tǒng)一卻又能夠高度適應(yīng)的管理方式。可通過該技術(shù)手段符合不同時期階段電子檔案可靠真實性的管理需要。采用持續(xù)目標管理技術(shù)，過程中還應(yīng)配合現(xiàn)代化技術(shù)手段完成電子檔案資源的檢索應(yīng)用、整理與傳輸，進而全面提升工作效率與質(zhì)量。

3.3 完善管理制度與操作規(guī)范

當前，形成于不同時期、格式各不相同、相互之間不兼容的電子檔案同新型多媒體技術(shù)、復(fù)雜系統(tǒng)形成的文件資料并存。為此，應(yīng)創(chuàng)建完善的管理規(guī)則、應(yīng)用規(guī)范，進而確保電子檔案可靠真實性。首先應(yīng)形成規(guī)范的法定程序以及管理流程，通過科學(xué)的審核、批復(fù)、歸檔管理確保電子檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)不出現(xiàn)差錯與披露。同時，可借助電子簽章手段批改電子檔案，完成簽發(fā)、署名以及辦理流程。再者，可積極開發(fā)引入電子水印手段，預(yù)防違規(guī)篡改、人為錯亂現(xiàn)象，確保電子檔案資源原始性。采取接力管理方式，則可確保處理電子檔案資源階段中不會形成中斷或是失控問題，確?？刂骗h(huán)節(jié)的時間連續(xù)性。可積極開創(chuàng)電子檔案記錄模塊日志，將其作為鑒定電子檔案的調(diào)用檔案。

4 結(jié) 語

檔案信息的核心價值在于不僅可完成事務(wù)處理，還可為社會活動的發(fā)展、延續(xù)提供歷史證據(jù)、喚醒記憶。為此，在電子檔案管理工作中，首要任務(wù)在于確保其內(nèi)容可靠真實性，而電子檔案管理過程中最大的難點在于如何最大限度的控制電子檔案風(fēng)險，確保電子檔案應(yīng)有的原始性與可靠性。為此，只有在日常管理中不斷總結(jié)、深入分析，明確電子檔案面臨的威脅影響，其真實可靠性的屬性特征，制定科學(xué)對策，方能優(yōu)化實踐管理效果，實現(xiàn)又好又快全面發(fā)展。