淺談高校檔案管理信息化建設

肖蓉

[摘 要] 隨著計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，高校檔案管理信息化建設也得到了較大程度的推進，和傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息化的檔案管理在高效性以及共享性上所具有的優(yōu)勢性較為明顯。因此相關高校必須加強對其的重視，積極的采取措施對現(xiàn)有的檔案管理方式進行完善，盡可能的保證整個高校檔案管理信息化建設能夠順利推進，這對于高校檔案作用的發(fā)揮極為重要。

[關鍵詞] 高校；檔案管理；信息化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 089

[中圖分類號] TP181 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）03- 0167- 02

0 引 言

信息化建設的推進是高校檔案管理的一次改革，由于信息化的檔案管理充分應用了計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)，因此在信息化背景下的檔案管理效率更加高，此外由于信息化措施的采取，高校檔案資料的共享程度有所提升，這對于不同高校之間資源的交流以及融合都有著極為重要的意義。本文主要對高校檔案管理信息化建設的含義以及高校檔案信息化建設的措施進行分析。

1 檔案管理信息化建設對提升高校檔案管理工作的意義

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化建設在高校檔案管理過程中所占有的地位越來越突出，所謂的高校檔案管理信息化指的就是在對高校檔案進行管理的過程中通過數(shù)字化原理以及計算機等措施的采取來達到對高校檔案資料的加工與應用，從而最大程度的發(fā)揮出檔案資源配置合理性的提升。信息化建設的推進能夠最大程度的發(fā)揮出高校檔案管理的效率，這對于高校檔案管理的進行，提升高校檔案管理服務工作極為重要。在進行高校檔案信息化假設的過程中要注重對現(xiàn)有的電子資源的管理，并逐步對紙質(zhì)資料進行電子資料的轉(zhuǎn)換，確保現(xiàn)有的重要照片和檔案能夠得到妥善保存。高校檔案資料信息化建設是整個數(shù)字化校園的重點，相關高校必須加強對其的重視。在整個高校檔案管理信息化建設的過程中要充分的發(fā)揮出信息技術(shù)的利用，盡可能的確保檔案資料能夠以網(wǎng)絡化、信息化的現(xiàn)象所體現(xiàn)?？梢哉f信息化建設是整個高校檔案管理的必然趨勢，只有最大程度的確保高校檔案信息化建設能夠順利推進才能夠讓整個高校檔案管理以高效有序的狀態(tài)所進行。

2 加強高校檔案管理信息化建設的主要措施

2.1 加強管理者和從業(yè)人員對高校檔案管理信息化建設重要性的認識

隨著時代的不斷推進，高校檔案管理向信息化方向所發(fā)展已經(jīng)成為了必然趨勢，其對整個高校檔案管理效率的保證都有著極為重要的意義。但是就目前高校檔案信息化的使用情況來看，還有相當一部分的管理人員對于高校檔案信息化建設的重要性認識程度不足，這對于大力推進高校檔案管理信息化建設形成了極大的阻礙。因此采用多種宣傳方式讓更多的人能夠了解到檔案管理也是整個教學管理的一部分。讓每一個參與高校檔案管理的人員意識到檔案管理的重要性，加強高校管理者對高校檔案管理信息化建設的認識將對促進高校檔案信息化建設推進起到極為重要的作業(yè)。

2.2 提升高校檔案管理信息化過程規(guī)范程度

在高校檔案信息化建設過程中為了保證整個建設過程的高效性，在進行檔案管理過程中，相關部門必須對高校案的規(guī)范程度進行提升，這對于后期高校檔案信息化系統(tǒng)的建立有著極為重要的意義。為了保證高校檔案管理的規(guī)范性，高校管理人員必須制定符合高校實際情況的管理工作標準，盡可能的讓所有的檔案管理環(huán)節(jié)都能夠以規(guī)范合理的狀態(tài)所存在。在進行檔案管理的過程中，相關人員必須對所制定的工作標準進行嚴格的執(zhí)行，這對于高校檔案信息化建設的推進極為重要。在進行規(guī)范化標準進行制定的過程中相關人員要對同意的檔案目錄標準進行指定，檔案目錄的完善能夠是的檔案管理的規(guī)范性和便捷性能夠得到提升。在進行目錄指定的過程中，相關人員必須嚴格遵相關目錄標準，這對于資料查詢的準確性有著極為重要的意義。

2.3 推進高校檔案信息庫數(shù)字化建設

在整個高校檔案信息信息化建設推進過程中所運用的最核心的技術(shù)就是數(shù)字化技術(shù)，這主要是因為在信息全球化不斷完善的背景下，各個高校數(shù)據(jù)庫之間所存在的聯(lián)系性越來越強，也就是說任何一所高校的資源都應該以共享的狀態(tài)所存在，這對于高校教育資源均衡的實現(xiàn)極為重要。就目前各個高校檔案管理信息化的狀況來看，其在進行數(shù)據(jù)庫的建立過程中還主要集中在對本校自我使用上，在資料共享以及資料連接方面還存在一定的不足。因此相關高校在進行數(shù)據(jù)庫的建立過程中必須加強和其他高校數(shù)據(jù)庫的協(xié)調(diào)，盡可能的能夠和各大高校的檔案信息資源實現(xiàn)統(tǒng)籌，這對于資料共享目的的實現(xiàn)極為重要。要想完成這一過程，數(shù)字化檔案的開發(fā)以及計算機技術(shù)的應用有著極為重要的作用，數(shù)字化技術(shù)措施的采取能夠盡可能的讓檔案信息以數(shù)字化的形式進行保存，這對于檔案資料管理信息化的實現(xiàn)具有極為重要的意義。

3 結(jié) 語

信息化管理措施的采取對于整個高校檔案管理有效性的保證都有著極為重要的意義，因此必須加強對高校檔案信息化建設的重視，積極采取措施對高校檔案信息化建設進行推進，盡可能縮短高校檔案管理信息化建設和推廣時間，這對提升高校檔案信息化管理和服務具有極為重要的作用。

主要參考文獻

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