企業(yè)人事檔案信息化管理

尚宇

摘 要：隨著時代的進步，科技也在大力發(fā)展。信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)，給工作帶來了極大的便利。我國企業(yè)的人事檔案管理工作量大且繁瑣，為了解決這一弊端，企業(yè)人事檔案普遍采取信息化管理，這使得工作效率大大提高，也取得了顯著的成效。但由于信息化管理處在起步階段，仍面臨著很多問題，只有對癥下藥解決了這些問題，才能更好的發(fā)揮作用。本文主要對人事檔案信息化管理的意義進行分析，根據(jù)它所面臨的挑戰(zhàn)，提出相應(yīng)的解決策略，以逐步優(yōu)化企業(yè)人事檔案信息化管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；信息化管理；挑戰(zhàn)

人事檔案管理是將企業(yè)所有職員的信息歸類、整理的過程，它是一項精確度相對較高的工作，且需要專業(yè)水平較高的人員從事相關(guān)管理工作。為了保證工作的效率和準(zhǔn)確性，通常采用信息化管理，而傳統(tǒng)的管理方式由于管理水平低下、失誤率高等特點逐漸被時代淘汰。隨著科技的進步和社會的飛速發(fā)展，人們已經(jīng)步入信息時代。信息時代主要以計算機為主要工具，通過互聯(lián)網(wǎng)進行連接。作為企業(yè)管理的組成部分，人事檔案管理也在逐漸向信息化管理過渡。在這一過程中，不免會出現(xiàn)各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，但企業(yè)人事檔案管理者應(yīng)該采取積極的應(yīng)對措施，以促進企業(yè)人事檔案信息化的全面、深化管理。

1 企業(yè)人事檔案信息化管理的重要意義

企業(yè)人事檔案信息化管理對于企業(yè)人事管理行業(yè)來說至關(guān)重要。它不僅是時代發(fā)展的必然趨勢，符合時代發(fā)展的潮流，也是企業(yè)人事檔案管理的一個創(chuàng)造性的飛躍，對企業(yè)、社會以及自身都意義重大。它具有很多獨特的優(yōu)點，既能保證工作效率，又可以化繁為簡。在企業(yè)人事檔案管理中推行信息化管理，大大提高了管理的工作質(zhì)量和效率，它主要是減少了傳統(tǒng)人事檔案管理的工作量。由于以電子版信息代替打印版信息，工作內(nèi)容也發(fā)生了相應(yīng)的變化。人事檔案信息化管理的重復(fù)使用率較高，傳統(tǒng)的管理雖然建立檔案相對容易，但不利于了解后期的人才情況。而信息化管理合理的解決了這一問題，它雖然錄入信息的工作量大，但便于重復(fù)利用，可以對人才的綜合信息進行掌握，這有利于合理配置人才資源，以使得人盡其用。信息化的檔案管理是由互聯(lián)網(wǎng)進行連接的，這擴大了人才的信息資源，使其在全國范圍內(nèi)進行交流和溝通，這一方面可以使得人才資源共享，另一方面，有利于增加就業(yè)率，實現(xiàn)企業(yè)的個性化和多元化發(fā)展。人事制度對于企業(yè)管理來說也是至關(guān)重要的部分，信息化檔案管理可以在某種程度上完善人事制度，使企業(yè)更加合理化、人性化。人事檔案的信息化管理可以長期進行保存，還可以進行備份防止丟失。相對于紙質(zhì)版的檔案，在某些特殊的情況下，不容易損壞。信息化管理給企業(yè)人事檔案管理行業(yè)帶來了福音，這有利于推動人事檔案管理的發(fā)展、進步和完善。

2 企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 工作量大，效率低

人事檔案管理是一項特殊的工作，長期以來，企業(yè)人事檔案管理的管理模式和方法相對滯后，一般以單一的管理方式進行信息庫的建立和管理，這種落后的方式使得人力勞動增加、工作效率低下，且由于工作量較大和工作內(nèi)容繁瑣，經(jīng)常存在或多或少的誤差，這嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。在實際的管理過程中，也存在很多缺陷：人事檔案一般需要進行封存，這制約了企業(yè)人事檔案的流轉(zhuǎn)和共享，且查閱起來相對困難，耗時耗力；另外，傳統(tǒng)的檔案管理使得人才的流失嚴(yán)重，不利于企業(yè)對于人才的配置，對于企業(yè)來說，人才得不到合理的利用，將會造成極大的損失。

2.2 管理人員的業(yè)務(wù)水平不足

管理人員的業(yè)務(wù)水平不足也限制了人事檔案信息化管理。傳統(tǒng)的人事檔案管理者的業(yè)務(wù)水平都是由傳統(tǒng)管理培訓(xùn)所得，對于他們來說，人事檔案信息化管理是一個新的領(lǐng)域。由于信息技術(shù)水平有限，管理人員對于人事檔案信息化管理的操作不熟練，這使得人事檔案管理信息化進程面臨著較大的挑戰(zhàn)。管理人員是企業(yè)人事檔案管理的核心，直接決定著信息化管理是否能夠?qū)嵭小?/p>

2.3 信息化落后

人事檔案管理信息化是充分利用信息化的一種管理模式，在實際運行中，需要足夠的信息化設(shè)備作為支撐。信息化設(shè)備主要包括軟件設(shè)備和硬件設(shè)施，這是推行人事檔案信息化管理的核心要素，也是實施人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，企業(yè)大多缺乏管理軟件和平臺，設(shè)施設(shè)備不足，不能滿足現(xiàn)代化管理的需求，也在一定程度上限制了信息化管理的實行。信息化設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏了物質(zhì)條件，人事檔案管理信息化的推進更加艱難。

2.4 人事管理與計算機操作不兼容

人事檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)版檔案的方法，它主要以網(wǎng)絡(luò)為載體，利用計算機將人事檔案儲存在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中。人事檔案以信息文件的方式進行儲存，可以提高它的重復(fù)利用率，也可以起到一定的保護作用。但它仍存在很多不足，傳統(tǒng)的人事管理技術(shù)和工作內(nèi)容與信息化管理相差甚遠(yuǎn)，且利用計算機進行操作以實現(xiàn)轉(zhuǎn)變的難度系數(shù)較大，需要相當(dāng)長的時間來實現(xiàn)。由于技術(shù)層面的問題，使得人事檔案信息化管理的形式嚴(yán)峻。

2.5 缺乏規(guī)范

處于信息化時代，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到了轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的重要性，也深知人事檔案信息化管理的價值和意義，并進行了初步的嘗試。在對人事檔案管理進行改革的過程中，這些企業(yè)仍存在諸多問題。企業(yè)管理者并沒有完全貫徹改革，也未制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在推進人事檔案信息化管理的過程中，落實力度不夠，各種問題便隨之出現(xiàn)。檔案信息不完整、錄入錯誤、信息的及時性、精準(zhǔn)性等都存在問題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化建設(shè)。

3 應(yīng)對企業(yè)人事檔案信息化管理的策略

3.1 增強管理人員的技術(shù)水平

管理人員是推行人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。對于管理人員來說，首先必須具備較高的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)管理水平，另外，還應(yīng)該熟悉國家規(guī)定和相關(guān)法律。只有這樣，才能達(dá)到較高的管理水平。對于只接受過傳統(tǒng)管理培訓(xùn)的老員工來說，應(yīng)該注重他們業(yè)務(wù)水平的提高，可以對他們進行信息化操作技術(shù)的培訓(xùn)，以使他們熟練掌握并操作現(xiàn)代化設(shè)備。此外，還應(yīng)提高管理人員的素質(zhì)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識和大局意識，以提高工作效率。

3.2 完善設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案管理信息化的先驅(qū)。對于一些落后的管理軟件和平臺，應(yīng)視其情況進行更新、升級和淘汰，對于一些缺少的現(xiàn)代化設(shè)備，企業(yè)應(yīng)該加大資金的投入，購入相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，為人事檔案信息化管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，并滿足人事檔案管理信息化的相關(guān)需求。

3.3 使管理體制趨于完善

企業(yè)從傳統(tǒng)管理向信息化管理過渡的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點制定獨特的管理體制。在進行人事檔案管理信息化的過程中，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)制定的規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行，以確保人事檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性。

3.4 規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理工序

在推行人事檔案信息化管理的過程中，應(yīng)該熟悉掌握其管理流程和要點，以原有技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為基點，進一步規(guī)范管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理工序，使人事檔案信息化管理更加高效。在實際管理過程中，管理人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落實，以確保管理工作的順利實施。

4 總結(jié)

社會的現(xiàn)代化程度愈高，信息化的發(fā)展程度也就愈高，目前，我國各個領(lǐng)域的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，信息技術(shù)一方面提高了工作效率、節(jié)省時間，另一方面也給人們帶來了便利。由于人事檔案管理是一項相對傳統(tǒng)的行業(yè)，因此，在向信息化、現(xiàn)代化過渡的過程中，會存在各種各樣的挑戰(zhàn)。但挑戰(zhàn)是一個不斷完善、進步的過程，只要抓住問題的根本，對癥下藥，便能早日實現(xiàn)跨越。

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