淺談基于優(yōu)撫對(duì)象的民政檔案管理與利用

摘 要：優(yōu)撫制度建立于我國(guó)建國(guó)初期，在隨后的數(shù)十年間一直堅(jiān)持實(shí)行，主要用于安撫發(fā)生巨大自然災(zāi)害或局部地區(qū)戰(zhàn)爭(zhēng)的某一地區(qū)人民。而在這項(xiàng)制度的不斷完善中，越來(lái)越多的對(duì)象被納入到優(yōu)撫制度之中，如何加強(qiáng)優(yōu)撫檔對(duì)象管理便成了當(dāng)前政府工作的重中之重，而檔案管理恰好是加強(qiáng)優(yōu)撫對(duì)象管理的重要手段。本文以民政檔案的管理和利用為入手點(diǎn)，試探究如何加強(qiáng)對(duì)優(yōu)撫對(duì)象的管理。

關(guān)鍵詞：民政檔案；管理；利用；優(yōu)撫對(duì)象

我國(guó)的優(yōu)撫制度最初建立于抗美援朝時(shí)期，主要用于安撫那些犧牲于戰(zhàn)爭(zhēng)中的軍人的家屬，隨后這項(xiàng)制度一直被沿用下來(lái)，其內(nèi)容也與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行了擴(kuò)展，一些發(fā)生嚴(yán)重自然災(zāi)害的地區(qū)，如汶川、玉樹(shù)，或是發(fā)生局部戰(zhàn)爭(zhēng)的地區(qū)，當(dāng)?shù)厥艿絺Φ木用褚矔?huì)得到一定的優(yōu)撫。當(dāng)然，優(yōu)撫范圍的擴(kuò)大為受災(zāi)群眾提供了福利，但同時(shí)也有許多渾水摸魚(yú)的人企圖從中獲利，因此政府高度重視優(yōu)撫對(duì)象的管理工作，而民政檔案管理工作作為政府工作最為重要的方面，在優(yōu)撫對(duì)象管理上同樣具有不可或缺的作用。

1 基于優(yōu)撫對(duì)象加強(qiáng)對(duì)民政檔案的管理

（一）積極發(fā)展科學(xué)技術(shù)，采取更加先進(jìn)的檔案管理手段

從引言可知，優(yōu)撫制度最初建立于抗美援朝時(shí)期，受當(dāng)時(shí)的科技水平所限，檔案在建立時(shí)均是紙質(zhì)狀態(tài)，由政府部門(mén)中專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的人員進(jìn)行手工登記，隨后錄入到檔案夾中，再放入檔案管理室中相應(yīng)的檔案柜或抽屜中進(jìn)行保存。然而，隨著時(shí)間的流逝，檔案人員經(jīng)歷了數(shù)輪的更替、檔案管理室也經(jīng)歷了不計(jì)其數(shù)的搬遷，許多紙質(zhì)檔案已經(jīng)遺失或錯(cuò)亂，再加上火災(zāi)等意外的侵襲，許多檔案已經(jīng)損壞或徹底損毀，這就使得許多應(yīng)該被優(yōu)撫的對(duì)象因找不到相應(yīng)的檔案而無(wú)法得到應(yīng)有的優(yōu)撫；此外，一些檔案雖然保存下來(lái)，卻因被優(yōu)撫對(duì)象戶(hù)口搬離所在地，無(wú)法實(shí)時(shí)獲取原先所在地的檔案，而無(wú)法及時(shí)獲得應(yīng)有的優(yōu)撫。好在隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)被應(yīng)用到民政部門(mén)的檔案管理中來(lái)，檔案管理人員可以通過(guò)電子檔案的方式進(jìn)行信息的實(shí)時(shí)管理，優(yōu)撫對(duì)象可以實(shí)時(shí)獲得相應(yīng)的信息，及時(shí)得到應(yīng)有的優(yōu)撫。

當(dāng)然，這并非是說(shuō)紙質(zhì)檔案便可以被廢棄，民政部門(mén)應(yīng)該采取紙質(zhì)檔案+電子檔案的雙重管理模式，這樣即使其中一種被損毀，數(shù)據(jù)依然可以得到恢復(fù)。當(dāng)然，為了避免有些人渾水摸魚(yú)、從中獲利，電子檔案在管理時(shí)同樣要設(shè)置權(quán)限，不可隨意改動(dòng)，且電子檔案中的信息必須與紙質(zhì)檔案保持一致，這樣才不會(huì)導(dǎo)致實(shí)施優(yōu)撫制度時(shí)出現(xiàn)分歧。

（二）優(yōu)化整合繁雜的檔案信息，加強(qiáng)對(duì)優(yōu)撫對(duì)象檔案的養(yǎng)護(hù)

優(yōu)撫對(duì)象的檔案經(jīng)過(guò)多年的累積，變得非常復(fù)雜，民政檔案部門(mén)應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)來(lái)優(yōu)化整合混亂的信息，使其變得有理有序。一些優(yōu)撫對(duì)象雖然最初符合優(yōu)撫要求，但是隨著時(shí)間其信息已經(jīng)不符合優(yōu)撫標(biāo)準(zhǔn)，這時(shí)便要及時(shí)更新信息，取消其優(yōu)撫資格；一些人雖然最初未能達(dá)到優(yōu)撫標(biāo)準(zhǔn)，但是隨著時(shí)間變化已經(jīng)達(dá)到了優(yōu)撫標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員也要做好檔案內(nèi)容更新，及時(shí)為其采取優(yōu)撫措施。對(duì)于不同優(yōu)撫等級(jí)的對(duì)象，更要做好分類(lèi)管理，根據(jù)其實(shí)際等級(jí)進(jìn)行個(gè)性化管理。

對(duì)于保管多年的優(yōu)撫檔案，應(yīng)積極為其采取防護(hù)措施，如購(gòu)置除濕機(jī)、滅火器、安裝防盜門(mén)以確保其安全；購(gòu)置計(jì)算機(jī)、掃描儀以定期進(jìn)行檔案?jìng)浞荩毁?gòu)置空調(diào)以確保環(huán)境的溫濕度適宜，避免檔案發(fā)霉或自燃。若是上述養(yǎng)護(hù)設(shè)施老化、落后，則應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換，務(wù)必確保其功能與時(shí)俱進(jìn)、不存在嚴(yán)重的故障?？偠灾?，務(wù)必要保證優(yōu)撫檔案的安全，杜絕檔案的任意改動(dòng)與無(wú)故丟失。

（三）加強(qiáng)對(duì)優(yōu)撫檔案的動(dòng)態(tài)管理

政府在優(yōu)撫檔案的管理上必須做到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，基于當(dāng)前時(shí)代的具體狀況加強(qiáng)檔案的管理。民政檔案部門(mén)應(yīng)該推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，為檔案管理建立動(dòng)態(tài)考察體系，及時(shí)根據(jù)優(yōu)撫對(duì)象的變化進(jìn)行信息更新，定期將重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象狀況實(shí)時(shí)上報(bào)給有關(guān)部門(mén)。

2 基于優(yōu)撫對(duì)象加強(qiáng)對(duì)民政檔案的利用

（一）確保優(yōu)撫檔案的利用安全

優(yōu)撫檔案只能借閱，而不能外借，同時(shí)即使是借閱，也必須具有一定的資格，借閱人員必須依據(jù)規(guī)范的程序進(jìn)行借閱，以確保優(yōu)撫檔案的信息不會(huì)被流出，不法分子無(wú)法利用優(yōu)撫檔案的信息作出違法行為。事實(shí)上，這體現(xiàn)出檔案管理的重要性，且不談優(yōu)撫檔案，即使是一般檔案，也必須給予嚴(yán)格的管理。2016年的一則新聞提到一名家庭貧困的高考生因檔案信息泄露而被不法分子騙光了學(xué)費(fèi)，該學(xué)生因心肌梗而死。優(yōu)撫對(duì)象因?yàn)?zāi)害或戰(zhàn)爭(zhēng)而受傷，若是其受到了不法分子的欺騙而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失，其所受到的打擊只會(huì)更大，甚至整個(gè)家庭都會(huì)受到累及。因此，優(yōu)撫檔案在管理上務(wù)必要保持一定的封閉性，其所具有的不完全開(kāi)放性要求重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象的檔案在使用時(shí)不可進(jìn)行拷貝，最好通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方式進(jìn)行調(diào)閱，當(dāng)然即使通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行調(diào)閱，也應(yīng)做好信息的加密，同時(shí)密鑰需要定期進(jìn)行更改，以免信息被盜取而造成無(wú)法挽回的損失。

（二）強(qiáng)化電子檔案的利用

雖然重點(diǎn)優(yōu)撫對(duì)象的檔案不可進(jìn)行拷貝，但是一般優(yōu)撫對(duì)象的檔案可以酌情允許拷貝，這樣可以確保從原始檔案中獲取足夠的、完整的信息。電子檔案作為優(yōu)撫對(duì)象檔案利用的首要形式，更要強(qiáng)化其利用率，若要拷貝，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式的文檔，這樣即使更換不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或是使用不同類(lèi)型的檔案管理軟件，也可以使用優(yōu)撫檔案，將其微縮或打印。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的通信傳輸，這樣只要有了聯(lián)網(wǎng)條件，便可以借助光纜進(jìn)行信息的傳輸與共享。當(dāng)然，為了確保電子檔案的安全，這種傳輸渠道應(yīng)該被限制應(yīng)用范圍，其方向應(yīng)該是相對(duì)固定的。當(dāng)然，還可以直接利用電子檔案，為老年優(yōu)撫對(duì)象或是不熟悉電腦操作的優(yōu)撫對(duì)象提供相應(yīng)的優(yōu)撫檔案信息，這樣也可以提高電子檔案的利用率。

對(duì)于紙質(zhì)檔案，要盡快實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)換，若是條件允許，可建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，全面覆蓋庫(kù)存檔案，這樣可以進(jìn)一步提高電子檔案的覆蓋率與利用率。此外，在相關(guān)流程的審批上，也應(yīng)該實(shí)施信息化管理，必要時(shí)開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，以加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理與利用。

（三）建立健全優(yōu)撫檔案的利用制度

優(yōu)撫對(duì)象所有相關(guān)信息均儲(chǔ)存在檔案之中，未獲得審批的人員不得借閱優(yōu)撫檔案，其中的信息也不可被不法分子所利用，相關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員若要獲取優(yōu)撫檔案信息，必須上報(bào)有關(guān)部門(mén)，通過(guò)層層審批后才可進(jìn)行借閱。

優(yōu)撫檔案直接關(guān)系到優(yōu)撫對(duì)象所能獲得的優(yōu)撫水平，因此檔案管理部門(mén)應(yīng)該利用先進(jìn)的信息通信技術(shù)來(lái)收集信息，以確保檔案信息的全面性；同時(shí)應(yīng)該為優(yōu)撫檔案管理建立相應(yīng)的同一制式標(biāo)準(zhǔn)，務(wù)必使檔案在接收、存儲(chǔ)以及歸檔上做到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，這樣在利用檔案時(shí)便能最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案利用者的合理需求。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

復(fù)合型人才是非常重要的，在優(yōu)撫檔案的管理上也是如此，只有全面提升檔案管理人員的工作水平，才能切實(shí)提高檔案的利用率。相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠具備計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)，等等，這樣即能實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫檔案的科學(xué)管理，也能實(shí)現(xiàn)優(yōu)撫檔案的高效利用。

3 結(jié)語(yǔ)

優(yōu)撫檔案亟待更加科學(xué)的管理與更加安全的利用，本文以此入手介紹了許多行之有效的措施，以供從事相關(guān)工作的人員參考。

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作者簡(jiǎn)介

林玉娟（1972-），女，漢族，吉林白城人，通榆縣社會(huì)福利事業(yè)管理中心館員，研究方向：檔案管理。