中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化問題

摘要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，中小企業(yè)面臨的競爭也將日趨激烈。因此，中小企業(yè)管理者需得到及時(shí)準(zhǔn)確的會計(jì)信息，一個(gè)適合中小企業(yè)需要的會計(jì)信息系統(tǒng)將是中小企業(yè)管理必不可缺少的重要部分，能促使其各方面管理者更好地規(guī)劃和管理好企業(yè)的信息流、資金流和物流等，提升企業(yè)管理水平，加強(qiáng)企業(yè)的競爭力。文章通過調(diào)研，了解中小企業(yè)對會計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀，從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)中小企業(yè)的特點(diǎn)對會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化分析，包括系統(tǒng)功能需求分析、模塊分析及流程分析，為中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：會計(jì)信息系統(tǒng) 優(yōu)化分析 需求分析 模塊分析 流程分析

一、引言

根據(jù)國家最新相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，國民生產(chǎn)總值的60%來源于中小企業(yè)，這就說明中小企業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分，在國民經(jīng)濟(jì)來源中起著非常重要的作用。但是，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，中小企業(yè)面臨的競爭也將日趨激烈。中小企業(yè)在激烈的競爭中要取得優(yōu)勢并占據(jù)重要的地位，關(guān)鍵的并非業(yè)績，而是其管理水平。

如何提高中小企業(yè)的管理水平，這將成為中小企業(yè)管理者所關(guān)心的核心問題。在信息時(shí)代，現(xiàn)代企業(yè)管理決策最主要的依據(jù)是各種信息，在中小企業(yè)經(jīng)營決策依靠的信息中有90%來源于企業(yè)的會計(jì)信息。傳統(tǒng)的手工會計(jì)或是落后的會計(jì)信息系統(tǒng)，無法滿足中小企業(yè)管理決策的需要。中小企業(yè)管理者需要利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)，借助于先進(jìn)的管理方法，不斷優(yōu)化現(xiàn)有的會計(jì)信息系統(tǒng)，才能不斷提升中小企業(yè)的競爭能力和經(jīng)濟(jì)效益，使中小企業(yè)在競爭中立于不敗之地。因此，中小企業(yè)管理者需要得到及時(shí)準(zhǔn)確的會計(jì)信息，有效為企業(yè)決策及管理服務(wù)，將先進(jìn)的會計(jì)信息系統(tǒng)融入到企業(yè)的日常管理工作之中，是中小企業(yè)管理者急需解決的問題。一個(gè)適合中小企業(yè)需要的會計(jì)信息系統(tǒng)將是中小企業(yè)管理必不可缺少的重要部分，能促使其各方面管理者更好地規(guī)劃和管理好企業(yè)的信息流、資金流和物流等，提升企業(yè)管理水平，加強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

國外關(guān)于會計(jì)信息系統(tǒng)的研究方向主要在于智能化的發(fā)展，其會計(jì)信息系統(tǒng)的核心部分主要是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，這種數(shù)據(jù)庫的使用使會計(jì)信息系統(tǒng)更加專業(yè)化、信息化和智能化。因此，會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化問題主要在于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的優(yōu)化。

我國的會計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)過30多年的發(fā)展，從個(gè)別試點(diǎn)到慢慢的普及和現(xiàn)在的普遍應(yīng)用發(fā)展階段，會計(jì)信息系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用于各大、中、小型企業(yè)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)模式也在不斷提升，B/S的三層模式已經(jīng)成為了會計(jì)信息系統(tǒng)的主流。國內(nèi)關(guān)于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中的應(yīng)用主要是初略地介紹了會計(jì)信息系統(tǒng)中所涉及的數(shù)據(jù)庫的說明，對于其中應(yīng)用到的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)等描述很少，對于其中數(shù)據(jù)庫遷移、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化等更是很少詳細(xì)地說明。

二、中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)用的現(xiàn)狀

在對中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)前，首先對廣東珠三角地區(qū)的中小企業(yè)進(jìn)行了初步調(diào)研，以便更好地了解中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及對會計(jì)信息系統(tǒng)的需求；然后對用友、金蝶等軟件公司進(jìn)行了調(diào)研，了解會計(jì)信息系統(tǒng)的基本功能及結(jié)構(gòu)，為其系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。

通過對中小企業(yè)的調(diào)研情況可知，目前大部分中小企業(yè)已使用了會計(jì)信息系統(tǒng)，但只是對會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行簡單運(yùn)用，其會計(jì)信息系統(tǒng)的作用主要是用計(jì)算機(jī)替代手工記賬的過程，還沒有完全解決會計(jì)信息化問題，未能很好地發(fā)揮會計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)有的功能。還有少數(shù)中小企業(yè)使用手工會計(jì)操作，工作效率較低。原因當(dāng)然是多方面的，主要原因是中小企業(yè)受自身?xiàng)l件的限制，在會計(jì)信息技術(shù)運(yùn)用過程中，其人才、技術(shù)、資金等方面相對落后，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對會計(jì)信息系統(tǒng)的建立與使用未引起高度重視，沒有在會計(jì)信息系統(tǒng)的建設(shè)上投入資金，只有簡單的幾臺計(jì)算機(jī)，只是用于一些如工資核算、賬務(wù)處理、材料核算等，未能利用信息技術(shù)的優(yōu)勢來提高企業(yè)的運(yùn)作效率。同時(shí)，中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者也沒有引進(jìn)會計(jì)信息化人才，會計(jì)人員不能較好地對會計(jì)信息系統(tǒng)需求提出合理化需求，導(dǎo)致會計(jì)信息系統(tǒng)不能跟上社會發(fā)展的步伐。中小企業(yè)應(yīng)結(jié)合其自身的特點(diǎn)與實(shí)際情況，尋求自身的發(fā)展之路，建立完善有效的會計(jì)信息系統(tǒng)。

通過對用友、金蝶等軟件公司的調(diào)研情況可知，企業(yè)一般使用的會計(jì)信息系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)有單機(jī)分散結(jié)構(gòu)、聯(lián)機(jī)多用戶結(jié)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。會計(jì)信息系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)一般受系統(tǒng)的目標(biāo)、功能、數(shù)據(jù)量及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理方式的影響。由于中小企業(yè)相對于大型企業(yè)來說，規(guī)模較小，業(yè)務(wù)量相對較小，因此，目前大多數(shù)已使用會計(jì)信息系統(tǒng)的中小企業(yè)一般采用單機(jī)分散系統(tǒng)，也就是單機(jī)單用戶結(jié)構(gòu)。所謂單機(jī)分散系統(tǒng)是指整個(gè)系統(tǒng)只配置一臺或者幾臺計(jì)算機(jī)，為了單獨(dú)運(yùn)行一種功能模塊或多個(gè)功能模塊，每臺計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中安裝有會計(jì)信息系統(tǒng)的某一個(gè)或者某一部分功能模塊。所有的功能模塊是互不聯(lián)系的，其財(cái)務(wù)信息只能通過傳統(tǒng)的輸入方式來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。其優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)之間相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)安全性好，系統(tǒng)穩(wěn)定，成本低，系統(tǒng)安裝調(diào)試比較方便簡單。其缺點(diǎn)是數(shù)據(jù)共享性差，整體工作效率較低。因此，為了提高中小企業(yè)的運(yùn)作效率，較好地實(shí)現(xiàn)資金流、信息流和物流的統(tǒng)一，有必要在現(xiàn)有的會計(jì)信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，更好地為中小企業(yè)服務(wù)。

三、中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)優(yōu)化分析

對中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)之前，先要對整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行總體規(guī)劃，總體規(guī)劃主要包括系統(tǒng)優(yōu)化分析與系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)兩個(gè)重要的方面。其中，系統(tǒng)優(yōu)化分析是指對系統(tǒng)進(jìn)行什么樣的優(yōu)化，其主要任務(wù)是根據(jù)調(diào)研情況，結(jié)合中小企業(yè)和軟件公司的實(shí)際情況，對系統(tǒng)優(yōu)化提出需求。系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)是指對系統(tǒng)如何優(yōu)化，其主要任務(wù)是以系統(tǒng)優(yōu)化分析結(jié)果為基礎(chǔ)，從中小企業(yè)需求出發(fā)，對系統(tǒng)中的相關(guān)技術(shù)手段進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。本文將主要針對中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化分析。主要包括系統(tǒng)功能需求分析、功能模塊分析、系統(tǒng)流程分析、系統(tǒng)安全分析四個(gè)方面。

（一）系統(tǒng)功能需求分析

中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)需主要實(shí)現(xiàn)以下的基本功能：

1.用戶登陸功能。在會計(jì)信息系統(tǒng)中，由系統(tǒng)管理員根據(jù)中小企業(yè)管理的需要，對企業(yè)中不同層次的操作人員，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，并設(shè)置初始密碼。用戶根據(jù)需要修改密碼后即可登錄系統(tǒng)。為了安全起見，在設(shè)置密碼與權(quán)限中，需強(qiáng)制修改初始密碼，否則無法登錄系統(tǒng)。

2.導(dǎo)入功能。會計(jì)信息系統(tǒng)可以根據(jù)不同的行業(yè)需求導(dǎo)入到相應(yīng)的會計(jì)科目，同時(shí)也可以導(dǎo)入賬套等數(shù)據(jù)。為了減少工作量，提高工作效率，系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)批量導(dǎo)入或修改功能。同時(shí)，在導(dǎo)入過程中，對于不符合要求的數(shù)據(jù)有報(bào)錯功能，系統(tǒng)拒絕接受。這就要求系統(tǒng)優(yōu)化過程中，預(yù)置不同行業(yè)的會計(jì)科目。

3.記錄查詢功能。要求會計(jì)信息系統(tǒng)將用戶的所有操作都已進(jìn)行了相應(yīng)的記錄并提供用戶的查詢功能。用戶通過查詢，既可以了解企業(yè)所有歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，又可以根據(jù)不同的查詢條件查詢到所需的賬簿及報(bào)表文件。

4.報(bào)表功能。會計(jì)信息系統(tǒng)將根據(jù)用戶的不同需求，既可以自動使用模板自動生成報(bào)表，也可以自定義報(bào)表。

5.打印功能。會計(jì)信息系統(tǒng)將根據(jù)用戶的需求提供相應(yīng)的打印功能。

6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的需求，提供數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)功能。

（二）功能模塊分析

中小企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)功能模塊應(yīng)當(dāng)由會計(jì)核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)組成，如圖1所示。其中會計(jì)核算系統(tǒng)是基本會計(jì)業(yè)務(wù)操作層，主要是以賬務(wù)處理為核心，為管理和決策提供信息；財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是企業(yè)管理控制層，主要使用會計(jì)信息，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、資金使用分析等；財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)是計(jì)劃決策層，主要通過建立資源數(shù)據(jù)庫和企業(yè)決策模型，利用會計(jì)數(shù)據(jù)，幫助管理者進(jìn)行量化分析和論證，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出計(jì)劃與科學(xué)合理的決策。

1.會計(jì)核算系統(tǒng)中小企業(yè)會計(jì)核算系統(tǒng)的主要功能模塊包括：系統(tǒng)管理、賬務(wù)處理、報(bào)表處理、往來核算、進(jìn)銷存核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等模塊。各模塊又可有某些下級的功能模塊，形成一個(gè)完整的功能模塊體系，如圖2所示。

2.財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的功能包括資金管理、成本管理和利潤管理。如圖3所示。

3.財(cái)務(wù)決策支持系統(tǒng)。包括投資決策、籌資決策和財(cái)務(wù)計(jì)劃。如圖4所示。

（三）系統(tǒng)流程分析

在中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)中，系統(tǒng)的流程分析主要包括業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程。

1.系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程。會計(jì)信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程主要包括系統(tǒng)處理環(huán)節(jié)中的各種信息來源、處理方法、信息提供、信息流向等內(nèi)容。本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程如圖5所示。

2.系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程是指財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的傳遞流程情況，即財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的輸入、傳遞、處理等流程，如圖6所示。

3.安全分析。作為中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部重要的財(cái)務(wù)信息是不能對外泄露的。為了避免這種情況，在系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)中，必須考慮系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全性。影響會計(jì)信息系統(tǒng)的因素有硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)及人員等方面，因此其安全管理可以從如下方面進(jìn)行設(shè)計(jì)，包括用戶管理、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全等。

（1）用戶管理。由系統(tǒng)管理員為進(jìn)入到系統(tǒng)的操作人員分配賬號、初始密碼及操作權(quán)限，然后操作人員首次登錄時(shí)需修改密碼。為防止密碼被盜，要求密碼設(shè)置時(shí)必須包含大小寫字母與數(shù)字。

（2）操作系統(tǒng)。對于操作系統(tǒng)的安全要求，主要通過如下途徑進(jìn)行：由專人進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)；設(shè)置與控制版本發(fā)布員的權(quán)限；安裝防病毒軟件。

（3）數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。為防止數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遭到有意或無意的破壞，需從如下幾方面加強(qiáng)防范：由專人進(jìn)行數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理；系統(tǒng)升級與維護(hù)人員、系統(tǒng)操作人員進(jìn)行職責(zé)分離。

4.網(wǎng)絡(luò)安全。為了防止本地網(wǎng)絡(luò)信息的非法訪問、存取，防止病毒、黑客的攻擊，需加強(qiáng)局域網(wǎng)的安全管理。

四、結(jié)論

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，社會的不斷進(jìn)步，中小企業(yè)在社會經(jīng)濟(jì)中的地位越來越重要，同時(shí)也加快了中小企業(yè)之間的競爭。中小企業(yè)要在競爭中處于優(yōu)勢，需要企業(yè)內(nèi)部及時(shí)獲取有價(jià)值的信息和數(shù)據(jù)，并對其做出快速反應(yīng)，只有這樣才能在行業(yè)中取得主動權(quán)，在競爭中取勝。傳統(tǒng)的會計(jì)信息系統(tǒng)的流程已經(jīng)難以滿足中小企業(yè)復(fù)雜多樣的資金流，難以改變企業(yè)的業(yè)務(wù)流程等。這就要求中小企業(yè)不斷改善企業(yè)的經(jīng)營管理，加快企業(yè)信息化建設(shè)的步伐，優(yōu)化現(xiàn)有的會計(jì)信息系統(tǒng)。

通過對中小企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，可以了解到中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的使用情況，然后對相關(guān)軟件公司進(jìn)行調(diào)研，了解目前會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和使用情況，從軟件開發(fā)者的角度對會計(jì)信息系統(tǒng)提出需求。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)中小企業(yè)的特點(diǎn)對會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行需求分析、功能模塊分析、流程分析及安全分析，為會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)打下基礎(chǔ)。通過對中小企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)化，可以促使中小企業(yè)加快會計(jì)信息化建設(shè)步伐，加大資金投入，引入優(yōu)秀會計(jì)人才，為企業(yè)管理者的決策提供服務(wù)，從而及時(shí)改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效率。

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作者簡介：

賀雪榮，女，碩士，廣東白云學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心主任，副教授；主要研究方向：會計(jì)信息系統(tǒng)。