醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理對策探究

朱紅梅

摘要：文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分。本文通過分析目前醫(yī)院對于檔案管理存在的問題，對推進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)提出了相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代化；管理對策

一、醫(yī)院文書管理的重要性

醫(yī)院的文書檔案客觀記錄了一個醫(yī)院各個時期的重要活動，重大事件及工程進(jìn)展，不僅記載了醫(yī)院自身的發(fā)展歷程，還記載了醫(yī)院各項活動的廣度與深度，直接反應(yīng)醫(yī)院的管理水平，為醫(yī)院更好的展開各項活動和工作提供了寶貴的資源和經(jīng)驗，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中不可缺少的一部分[1]。隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段不斷應(yīng)用于工作和生活的各方各面，醫(yī)院文書檔案文件繁多，如何利用現(xiàn)代化技術(shù)將其進(jìn)行分類及管理成為目前的重大課題。

二、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

（一）醫(yī)院對文書檔案管理重視程度不夠

由于文書檔案管理不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，醫(yī)院對其管理意識薄弱，而多集中如何提高醫(yī)院的治療水平及外界口碑，從而直接提高其經(jīng)濟(jì)效益。同時，有人認(rèn)為對醫(yī)院文書管理的工作簡單，不需要技術(shù)含量，對醫(yī)院的發(fā)展并沒有什么意義，沒有存在意義。長期存在的觀念抑制了在現(xiàn)代化背景下文書檔案管理的與時俱進(jìn)，造成了醫(yī)院文書檔案資料缺失或分類不當(dāng)，降低其的利用率。

（二）醫(yī)院文書檔案管理人員素質(zhì)不高

醫(yī)院的人才培養(yǎng)中多關(guān)注引進(jìn)高端醫(yī)療技術(shù)人員，忽略了管理方面的人才引進(jìn)；在人才培養(yǎng)方面，注重療效知識的教育培訓(xùn)，卻忽略了對醫(yī)院文書檔案管理人員的管理能力的提升。在醫(yī)院從事文書檔案管理的人員大部分不是文書檔案管理專業(yè)的學(xué)生，來自計算機、護(hù)理等專業(yè)的人員通過自學(xué)相關(guān)知識，便開始文書檔案管理工作，由于缺少管理的專業(yè)背景，難以投入到文書檔案管理復(fù)雜的工作當(dāng)中。此外，醫(yī)院的文書檔案管理人員不固定，存在較大的人員變動，為醫(yī)院的文書檔案管理也加大了難度。

（三）文書檔案管理制度存在缺陷

由于缺少與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的管理制度，多數(shù)醫(yī)院并沒有對文書檔案建立完善的管理制度，使得相關(guān)的資料收集、整理、儲存不當(dāng)；各部門對醫(yī)院文書檔案適應(yīng)分散管理，對其文書檔案的界定范圍不明確，也沒有建立完善的制度，管理質(zhì)量層次不齊，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，除了紙質(zhì)版的文書檔案，還存在電子版，不完善的制度造成文書檔案的重復(fù)保存或缺失；此外還存在部分文書工作和檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

（四）文書檔案管理硬件設(shè)備投入不夠

醫(yī)院對于先進(jìn)的治療設(shè)備投入加大，但在文書檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)備上投入較少，一些醫(yī)院對于單獨文書檔案室的設(shè)立，管理管理設(shè)備及消防設(shè)備達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；此外一些醫(yī)院并沒有將計算機設(shè)備及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)引進(jìn)文書檔案管理中，多數(shù)管理還集中于手工管理，自動化管理程度小；且在自動化檔案管理中，工作人員無法很好的應(yīng)對電子檔案的存儲管理、信息安全以及防御計算機病毒、修復(fù)技術(shù)等，知識計算機技術(shù)在醫(yī)院文書檔案管理中的開發(fā)和利用與其他管理領(lǐng)域存在很大差距[2]。

三、提高醫(yī)院文書管理檔案的對策

（一）加強醫(yī)院管理人員對文書檔案管理工作的重視程度

通過對醫(yī)院各層人員培訓(xùn)，提高其對檔案管理工作的認(rèn)識程度，尤其要增強管理人員的重視意識。只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視意識提高，才能提高管理在醫(yī)院地位的提高，才能增加對檔案管理的投入。此外還有不斷提高醫(yī)院醫(yī)療人員的業(yè)務(wù)能力，增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，為檔案管理提供必要的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。文書檔案管理工作不是分散的，而應(yīng)作為統(tǒng)一管理的，因此要加強各部門的交流與溝通，推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的水平，因此要從各方面提高檔案管理人員的素質(zhì)。加大文書管理檔案高端管理人才的引進(jìn)投資，招收具有檔案管理背景或有經(jīng)驗的工作人員；定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其接受更專業(yè)、更系統(tǒng)、更先進(jìn)的知識體系，從而不斷提高自身的素質(zhì)；加強工作人員對計算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用能力；此外減少檔案管理崗位的流動性也有助于推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的進(jìn)程。

（三）完善檔案管理的各項相關(guān)制度

建立健全文書檔案管理制度，對文書檔案的范圍準(zhǔn)確定義，并明確檔案管理人員職責(zé)，對整個醫(yī)院不同部門的檔案實行統(tǒng)一管理；建立關(guān)于文書檔案管理的考核制度，定期對檔案管理人員進(jìn)行考核，確保其業(yè)務(wù)水平，從而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。對于業(yè)務(wù)能力較差的檔案管理人員，對其進(jìn)行二次培訓(xùn)，實行考核上崗等。此外還應(yīng)對文書檔案的保密制度、保管制度、查閱制度以及檔案的鑒定、借閱、銷毀等制度予以完善，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度約束[3]。

（四）推進(jìn)文書檔案信息管理的現(xiàn)代化建設(shè)

隨著我國人口的不斷增加，文書檔案資料也呈明顯的上升趨勢，單純通過手工完成對其記錄、分類及儲存以不能滿足人們的需求，因此必須引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)將計算機技術(shù)、云技術(shù)等運用在檔案管理過程中。首先增加信息管理硬件設(shè)備的投入，完善資料室的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施；其次重視紙質(zhì)化檔案數(shù)字化，并對檔案中重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行整理，缺失的內(nèi)容予以標(biāo)記，并對已有文書檔案進(jìn)行分類，便于之后的檔案統(tǒng)計，有利于提高工作的自動化程度；此外要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，將各類檔案信息納入其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為各醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[4]。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理工作復(fù)雜，需要長期的投入，是衡量醫(yī)院現(xiàn)代化的重要指標(biāo)之一。因此醫(yī)院各層必須對該工作予以重視，加大投資人才和設(shè)備，解決好目前存在的問題，發(fā)揮其在醫(yī)療工作、教學(xué)科研及醫(yī)院管理中的作用，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]王丹紅.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2013，12（02）：126.

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[3]何興.醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].甘肅科技，2015，31（09）：85-86.

[4]吳小艷.淺談新形勢下醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題及對策[J].轉(zhuǎn)化醫(yī)學(xué)電子雜志，2015，2（01）：151-152+155.