淺談專項(xiàng)工作檔案的整理

冷海鷗++李冬梅

摘 要：在各方面都不斷發(fā)展的今天，人們事業(yè)在發(fā)展，祖國經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，各方面的檔案也逐漸增多，所以我國在檔案的統(tǒng)一管理中也順應(yīng)時(shí)代的潮流，擴(kuò)大了檔案收集的范圍，做到檔案收集的每一個(gè)領(lǐng)域都全面發(fā)展，內(nèi)容種類齊全，專項(xiàng)檔案就是在這種環(huán)境下慢慢成型，專項(xiàng)檔案就是指在社會(huì)發(fā)展中發(fā)生的一些大事，比如在政治、文化、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域發(fā)生的特大活動(dòng)，其中也涵蓋一些社會(huì)性突發(fā)情況事件，比如突然爆發(fā)的傳染性疾病，發(fā)生時(shí)，處置中，解決后整合在檔案中都給我們的今后發(fā)展起到了前車之鑒的作用，不過在我們身邊的日常工作生活中的還是以一些節(jié)日宣傳活動(dòng)為主。本文淺談專項(xiàng)工作檔案的特點(diǎn)，及如何進(jìn)行高效的整理進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：專項(xiàng)；檔案；優(yōu)化；整理

專項(xiàng)工作的檔案是在社會(huì)大發(fā)展中衍生出來的新種類檔案，因?yàn)樯鐣?huì)進(jìn)步快了，每天發(fā)生發(fā)展的事物也隨之增多，這些事情的發(fā)生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動(dòng)，不可能只辦一次，每次進(jìn)行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動(dòng)有著部分經(jīng)驗(yàn)的作用，所以專項(xiàng)工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項(xiàng)工作檔案整理的必要性

應(yīng)時(shí)代的新發(fā)展，社會(huì)中的各項(xiàng)工作進(jìn)展也如日中天，同時(shí)開展的一些特殊會(huì)議、活動(dòng)也不斷增加，其中一些活動(dòng)中的記錄，召開會(huì)議時(shí)下發(fā)的文件，都是非常重要的社會(huì)資源，對于突發(fā)的疾病和社會(huì)事件進(jìn)行詳細(xì)記載，歸入檔案，如果以后發(fā)生同樣的情況，調(diào)出相關(guān)檔案進(jìn)行整合即可，專項(xiàng)檔案要做到，分門別類的將專項(xiàng)工作檔案做到條理清楚，借調(diào)查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經(jīng)驗(yàn)，在問題之初得出最優(yōu)的處理辦法，為了今后社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步起到前車之鑒的作用。

2 專項(xiàng)檔案整理存在的問題

2.1 專項(xiàng)工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題

在某一些專項(xiàng)工作整理成為檔案之后，隨著時(shí)間的推移，科技發(fā)展，人們進(jìn)步，已經(jīng)不是比較特別的案例，或者已經(jīng)被沖破，成為日常可以解決的范圍，比如曾經(jīng)爆發(fā)的禽流感，已經(jīng)國家編輯傳染病的檔案進(jìn)行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應(yīng)該從專項(xiàng)檔案中轉(zhuǎn)移到醫(yī)學(xué)中的傳染病檔案中，還沒有明確的規(guī)定。

2.2 專項(xiàng)檔案有名無實(shí)

在檔案的整理過程中，專項(xiàng)檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項(xiàng)檔案范圍的不熟悉，造成了專項(xiàng)檔案整理的有名無實(shí)，往往只整理記錄了，各項(xiàng)會(huì)議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會(huì)議計(jì)劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會(huì)相關(guān)事件的，影音文件、實(shí)況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項(xiàng)檔案文件的整理，就存在價(jià)值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會(huì)的發(fā)展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因?yàn)闄n案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會(huì)導(dǎo)致檔案的不完整，整理時(shí)，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時(shí)代的腳步，這會(huì)給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機(jī)。

3 專項(xiàng)檔案管理問題的解決對策

3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?lì)

目前，許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個(gè)比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機(jī)會(huì)競爭的激烈和就業(yè)的壓力對其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進(jìn)取，這樣就會(huì)極大地挫傷愛崗敬業(yè)、踏實(shí)肯干館員的工作積極性。只有壓力才會(huì)產(chǎn)生動(dòng)力，適當(dāng)?shù)膲毫?huì)產(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會(huì)而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進(jìn)取的局而，同時(shí)，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業(yè)的館員的獎(jiǎng)勵(lì)，營造出一種積極進(jìn)取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價(jià)值，產(chǎn)生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

3.2 環(huán)境激勵(lì)

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計(jì)劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識(shí)和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個(gè)檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵(lì)機(jī)制

擁有一支愛崗敬業(yè)的檔案人員隊(duì)伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進(jìn)行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，積極主動(dòng)地工作。

3.4 為專項(xiàng)工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認(rèn)為有不少活動(dòng)過程是由多個(gè)主體單位合作進(jìn)行的，實(shí)際上可以將客體看作是這種活動(dòng)過程的中心，而不是主體。“如果文件數(shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時(shí)機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項(xiàng)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動(dòng)過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項(xiàng)工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級(jí)文件為主，同時(shí)兼顧上下級(jí)文件；二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

3.6 文件的分類

在整理專項(xiàng)工作檔案時(shí)，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時(shí)間劃分年度。但也有一些例外，比如實(shí)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項(xiàng)工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因?yàn)樵趯ｍ?xiàng)工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來劃分整理檔案。

結(jié)束語

專項(xiàng)檔案的產(chǎn)生是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，具有一定的必然性，它可以結(jié)合社會(huì)的需求，幫助社會(huì)更好的發(fā)展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關(guān)活動(dòng)開展提供了經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)也因?yàn)閷ｍ?xiàng)檔案的系統(tǒng)性管理為檔案管理的整體帶來更加系統(tǒng)性的升級(jí)，在社會(huì)發(fā)展中，專項(xiàng)檔案的整理與群眾息息相關(guān)，做好專項(xiàng)檔案的整理，提高檔案整理人員的素質(zhì)與工作勁頭，認(rèn)真的對待每一件專項(xiàng)檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，才能讓社會(huì)發(fā)展更加和諧，更加有條理，為國家的發(fā)展盡一份力。

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