網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校民生檔案整合與利用策略探究

閉線林

（右江民族醫(yī)學(xué)院 百色 533099）

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網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校民生檔案整合與利用策略探究

閉線林

（右江民族醫(yī)學(xué)院 百色 533099）

高校民生檔案整合與利用在新時期高校發(fā)展過程中起重要作用。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校民生檔案整合與利用面臨著新契機(jī)，需要高校檔案管理人員注重構(gòu)建更加人性化及便捷化的檔案管理機(jī)制。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 高校 民生檔案 整合利用 策略

在倡導(dǎo)以人為本理念的時代背景下，民生問題及群眾利益成為各方關(guān)注的焦點(diǎn)。民生檔案記錄及整理的內(nèi)容與社會公眾切身利益緊密關(guān)聯(lián)，是民生建設(shè)的重要一環(huán)。在我國高校檔案中，民生檔案所占的比重較大，其中牽涉到師生的人事管理、職稱待遇評定、合同管理、科研項目、學(xué)生學(xué)籍等方方面面的內(nèi)容，需要對其進(jìn)行必要的整合及利用，以此保障高校各項工作有序推進(jìn)。

一、高校民生檔案基本概述

1.高校民生檔案基本內(nèi)容。高校民生檔案在內(nèi)容上較為廣泛，既涉及教師的基本檔案內(nèi)容，如人事檔案、教學(xué)檔案等，又包括了高校的招生檔案、名師檔案及就業(yè)檔案等，此外，學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)籍檔案也在民生檔案的范疇之內(nèi)。由此可見，高校民生檔案與師生、院校的利益牽連甚廣，是高校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。

2.高校民生檔案基本特點(diǎn)。從整體上看，高校民生檔案具備了社會性、多樣性及廣泛性等基本特征。這是由高校民生檔案的服務(wù)對象及目的所決定的，社會性主要體現(xiàn)在高校民生檔案是高校教職人員用于辦理各類保險及最后辦理退休手續(xù)的重要資料憑證；多樣性及廣泛性體現(xiàn)在高校民生檔案還可以用于學(xué)生的學(xué)籍及學(xué)歷核實等方面，而涉及一些房屋產(chǎn)權(quán)問題時，高校民生檔案中的房產(chǎn)檔案可以提供參考及輔助[1]47。

3.高校民生檔案的重要性。

（1）構(gòu)建和諧校園的重要保障。從高校民生檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)上看，高校民生檔案涉及高校教師及學(xué)生的切身利益，而通過建立、整合及利用高校民生檔案，可以最大限度地保障高校教師與學(xué)生的切身利益。在師生利益出現(xiàn)摩擦?xí)r，可以借助于高校民生檔案對相關(guān)矛盾及摩擦進(jìn)行化解，從而有助于高校校園的和諧構(gòu)建。

（2）助力社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)步。高校民生檔案在社會信息資源構(gòu)成中占據(jù)重要地位，作為一種信息資源存在時，高校民生檔案可以助力社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，這主要是由于高校民生檔案中包含有眾多的科研攻關(guān)項目內(nèi)容。高校教師所從事的科研項目及內(nèi)容，無疑會為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供較高的利用價值。

（3）提高高校教學(xué)及管理水平。一方面，高校民生檔案可以為高校教師及學(xué)生的利益訴求及摩擦提供充足的參考依據(jù)。教師在人事關(guān)系確認(rèn)、工資及工齡核定、房屋借貸及產(chǎn)權(quán)歸屬、職稱評定等環(huán)節(jié)；學(xué)生在學(xué)歷及學(xué)籍鑒定、結(jié)業(yè)、就業(yè)及外出留學(xué)等環(huán)節(jié)，都可以借助高校民生檔案尋求利益保障。另一方面，高校民生檔案中的教學(xué)檔案是提升高校教學(xué)質(zhì)量及管理水平的主要依據(jù)。

二、高校民生檔案整合與利用現(xiàn)狀分析

從現(xiàn)階段高校民生檔案管理情況看，高校民生檔案在整合與利用環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出以下問題及不足。

1.高校民生檔案管理由高校多個職能部門交叉管理，使高校民生檔案管理顯現(xiàn)出細(xì)碎化及片段化的管理弊端。如出現(xiàn)職能部門間溝通渠道受阻，極易導(dǎo)致高校民生檔案管理收效甚微。

2.高校民生檔案整合及利用的運(yùn)行機(jī)制不健全，整合及利用率不高。高校民生檔案在管理流程及制度保障建設(shè)上較為滯后，在民生檔案的查閱及利用上，由于沒有建立高校民生檔案整合利用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)手續(xù)辦理過于繁雜等問題，制約了高校民生檔案的整合及利用效率。

3.高校民生檔案整合及利用環(huán)節(jié)信息化水平有所欠缺。高校民生檔案內(nèi)容及數(shù)量眾多，要達(dá)到查閱及利用的高效化及便捷化，需及時跟進(jìn)高校民生檔案的信息化建設(shè)。但在這一環(huán)節(jié)，高校民生檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)與高校數(shù)字化校園建設(shè)之間匹配度不強(qiáng)。高校校園的數(shù)字化建設(shè)開展較為迅速，但涉及民生檔案管理的信息化建設(shè)時，沒有與高校信息化辦公系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)及格式上的對接，導(dǎo)致檔案信息與高校辦公系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換及歸檔上無法統(tǒng)一銜接。此外，在高校民生檔案的利用中，也沒有對檔案數(shù)據(jù)信息的收集、操作及應(yīng)用制定規(guī)范化的操作流程，導(dǎo)致高校民生檔案利用率較低[2]106。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校民生檔案整合與利用策略探究

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在數(shù)字化校園建設(shè)及“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)的輔助下，高校管理工作迎來了網(wǎng)絡(luò)化及信息化的新契機(jī)，在此背景下，高校民生檔案整合及利用應(yīng)注重轉(zhuǎn)變思路，創(chuàng)新管理手段及方法，通過建立完善的高校民生檔案信息化管理機(jī)制，逐步提升高校民生檔案的整合及利用水平。

1.高校民生檔案在整合環(huán)節(jié)的相關(guān)策略。高校民生檔案在高校管理工作中的重要性無須贅述，隨著高校體制改革的深入，高校民生檔案管理在發(fā)展目標(biāo)上逐步向檔案信息的共享化方向發(fā)展，這也是高校民生檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。針對高校民生檔案在整合環(huán)節(jié)存在的不足，要實現(xiàn)對高校民生檔案的集中管理，需要借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來對各類檔案資源進(jìn)行歸類及整合，通過建立高校檔案的信息共享機(jī)制，提高檔案的整合效率。

（1）高校民生檔案整合要確定明確的思路及方向。在高校民生檔案整合思路上，要在對高校民生檔案資源的分布情況及類型數(shù)量加以把握的基礎(chǔ)上，劃分出高校民生檔案的歸檔范圍，做好高校民生檔案的入館儲存工作。針對高校民生檔案的館藏資源，要加快館藏資源信息化及數(shù)字化建設(shè)，通過對民生檔案進(jìn)行主題分類，針對性地開展整理及服務(wù)工作。針對高校民生檔案利用率較高的館外資源，如無法第一時間入館，可以通過目錄移交、電子文檔入庫等方式加以歸檔[3]70。

（2）高校民生檔案整合要主抓重點(diǎn)。在這一點(diǎn)上，主要應(yīng)側(cè)重對高校民生檔案進(jìn)行主題信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，圍繞高校民生檔案中的人事檔案、學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、科研檔案及醫(yī)保社保檔案等，進(jìn)行各個主題檔案類型的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，要對信息數(shù)據(jù)的格式，標(biāo)準(zhǔn)等加以統(tǒng)一，從而達(dá)到高校民生檔案數(shù)據(jù)信息的無縫銜接及轉(zhuǎn)換。

（3）及時跟進(jìn)高校各部門的信息數(shù)據(jù)平臺建設(shè)，圍繞高校檔案管理部門，統(tǒng)一及規(guī)范信息數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)及格式。在高校民生檔案的整合中，高校要立足于檔案管理部門的管理需求，借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)復(fù)制、數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)聚集等技術(shù)，提高高校各部門信息數(shù)據(jù)平臺與高校檔案管理部門信息數(shù)據(jù)庫之間的兼容性和匹配性，通過統(tǒng)一化的數(shù)據(jù)信息平臺，來最終達(dá)到高校民生檔案的共享。

2.高校民生檔案在利用環(huán)節(jié)的相關(guān)策略。高校民生檔案整合的目的在于利用，高校民生檔案在整合后的利用環(huán)節(jié)，應(yīng)緊跟時代發(fā)展變化趨勢，在利用及服務(wù)上變被動為主動，由封閉到開放[4]57。原有高校民生檔案上門查閱的方式要進(jìn)行改變，借助于現(xiàn)代信息技術(shù)手段及網(wǎng)絡(luò)平臺，高校民生檔案可以在利用環(huán)節(jié)通過網(wǎng)站、軟件、服務(wù)終端的介入，拓展高校民生檔案的利用范圍，豐富高校民生檔案的服務(wù)方式。

（1）通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推行高校民生檔案的一站式服務(wù)。在高校民生檔案的利用上，網(wǎng)絡(luò)媒介條件下，各高?？梢酝ㄟ^建立高校民生檔案的專題網(wǎng)站的方式，使師生能夠在網(wǎng)站中享受檔案的查閱、索取、傳遞及歸檔等服務(wù)內(nèi)容，從而提高高校民生檔案的利用效率。在高校民生檔案的專題網(wǎng)站中，應(yīng)對館藏檔案資源的種類、網(wǎng)站導(dǎo)航服務(wù)項目類別、民生檔案的目錄索引、用戶溝通及反饋板塊等加以標(biāo)示，使利用者明確高校檔案的開放層次、查閱及檢索范圍、使用權(quán)限等，從而提高高校民生檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺的查閱、檢索、借閱、咨詢等方面的效率。

（2）針對高校民生檔案利用，提供檔案專題服務(wù)及個性化服務(wù)。高校民生檔案在利用需求上，教師與學(xué)生群體之間存在一定的需求差異，根據(jù)教師與學(xué)生的檔案需求特點(diǎn)及規(guī)律，高?？梢圆捎脵n案專題服務(wù)及個性化服務(wù)的方式，進(jìn)一步優(yōu)化及提升高校民生檔案的利用率。在進(jìn)行檔案專題服務(wù)時，應(yīng)對檔案進(jìn)行整合及組織，確保檔案的內(nèi)容無遺漏，使教師及學(xué)生能夠最快地利用檔案解決其實際問題。而在個性化服務(wù)環(huán)節(jié)，高校可以綜合采用個性化定制、個性化推送、個性化決策等服務(wù)方式，多方位滿足師生基于高校民生檔案的利用需求。

（3）做好高校民生檔案的咨詢服務(wù)，提高高校民生檔案的利用精準(zhǔn)度。高校師生在需要利用民生檔案來解決其相關(guān)需求時，對不同的檔案類型往往認(rèn)知不準(zhǔn)確，造成利用環(huán)節(jié)的時間成本及服務(wù)成本的浪費(fèi)。針對這一情況，高校民生檔案管理部門可以通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，如電話熱線、電郵、論壇、QQ、微信、短信等，結(jié)合實體的咨詢服務(wù)臺，開展教師與學(xué)生的檔案咨詢服務(wù)，通過檔案管理人員與師生進(jìn)行線上線下的交流，對其檔案使用方向加以明確，指導(dǎo)其進(jìn)行相應(yīng)類型的檔案索取及利用，從而能夠在提高高校民生檔案利用率的基礎(chǔ)上，節(jié)省檔案服務(wù)及傳遞的成本。

[1]陳傳華.高校民生檔案資源利用體系建設(shè)[J].浙江檔案,2011（12）.

[2]婁翠英.淺析高校民生檔案信息資源整合的途徑[J].時代教育, 2015（18）.

[3]石劍文.高校民生檔案的數(shù)字化管理[J].城建檔案,2014（7）.

[4]葉文玲.高校民生檔案資源整合探析[J].云南檔案,2014（6）.

G273.5

A

2016-10-29

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.14

廣西高校科學(xué)技術(shù)研究項目（桂教科研[2015]2號，ky2015yb227）。

閉線林，右江民族醫(yī)學(xué)院人事檔案室副研究館員，研究方向為高校檔案管理研究與實踐。