中外檔案鑒定實(shí)踐的比較研究

宋健

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

研究探索〈〈〈YANJIUTANSUO

中外檔案鑒定實(shí)踐的比較研究

宋健

（黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 哈爾濱 150080）

檔案的鑒定工作是檔案工作的關(guān)鍵所在，相較其他的檔案工作，我國檔案鑒定工作開展得并不理想，造成了檔案價(jià)值在實(shí)現(xiàn)過程中存在諸多問題。由此從檔案的鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)著手，就檔案鑒定的程序與方法、檔案鑒定工作組織機(jī)構(gòu)與人員等方面進(jìn)行中外比較，總結(jié)出中外檔案鑒定工作在具體實(shí)踐中存在差異及其原因，進(jìn)而借鑒和吸收國外先進(jìn)的理論和方法，使我國的檔案鑒定工作機(jī)制得到優(yōu)化和完善，推動(dòng)我國檔案管理工作順利進(jìn)行。

中外檔案 檔案鑒定 檔案價(jià)值 比較研究

一、中外檔案鑒定鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)比較

檔案鑒定原則形成于人們?cè)趯?shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)積累，是檔案鑒定工作過程中理應(yīng)去遵守的，是保障檔案鑒定工作質(zhì)量的準(zhǔn)繩。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)使檔案價(jià)值的判定有了可供參考的依據(jù)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)可以看做對(duì)鑒定原則的一種具體化，且鑒定標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)鑒定的原則而擬定的，操作性很強(qiáng)。在進(jìn)行檔案鑒定工作時(shí)，檔案工作者要以檔案工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行客觀公正的判定。

1.中外檔案鑒定原則比較。我國的檔案鑒定原則具體概括為：從國家和人民整體利益的角度，去正確地分析主體的需要和客體能否滿足主體需要，用發(fā)展的、全面的、歷史的、效益的觀點(diǎn)去對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行判定。在鑒定的同時(shí)要考慮到效益的問題，要考慮到社會(huì)在保存檔案所消耗的經(jīng)費(fèi)和保存檔案帶來的價(jià)值是否合理的效益問題，考慮到收入與支出的比例，從各個(gè)方面入手判斷檔案是否具有保存價(jià)值。

國外的檔案鑒定原則大體上歸納為檔案鑒定人員在鑒定檔案價(jià)值時(shí)要把文件看做歷史的產(chǎn)物，不僅要考慮到文件的現(xiàn)行價(jià)值，還要考慮其長遠(yuǎn)價(jià)值，這就是其主張用辯證的態(tài)度來判定檔案價(jià)值的體現(xiàn)。在鑒定時(shí)要從各個(gè)方面來研究文件的價(jià)值，主張考慮方面的全面性，考慮到與文件相關(guān)的一切因素，如載體材料、書寫的工具、標(biāo)記、所用語言等。在對(duì)文件進(jìn)行鑒定時(shí)，不只研究單份文件，應(yīng)將其放入與之存在有機(jī)聯(lián)系的文件群體中進(jìn)行研究，考慮文件之間的相互聯(lián)系再對(duì)其進(jìn)行價(jià)值判斷；除此之外，還要考慮文件形成者的職位，從勞動(dòng)階層的利益出發(fā)來理解文件的內(nèi)容。

2.中外檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)比較。我們這里所說的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的比較是從兩個(gè)方面入手的，一個(gè)是檔案價(jià)值的比較，也就是有哪些因素構(gòu)成了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。另外一個(gè)就是各國通用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)——檔案保管期限表的比較。

中國對(duì)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)劃分為檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn)和相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和其他理論標(biāo)準(zhǔn)四種。還有檔案界形成的如“年齡鑒定論”、“宏觀職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)”等檔案鑒定理論的運(yùn)用。我國對(duì)檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的界定因素比較單一，基本是政治因素占主導(dǎo)地位。而費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)幾乎沒有考慮在內(nèi)。直到20世紀(jì)80年代以后，參照歐美一些國家對(duì)價(jià)值因素的考慮，才使得價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的參考因素更為全面、更多元化的發(fā)展。國外一些國家如美國在很早就形成了獨(dú)具特色的檔案鑒定理論，以此為基礎(chǔ)進(jìn)一步深化了對(duì)文件價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的研究。歐美各國的檔案鑒定工作基本上都受到美國的檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的影響，一直把謝倫伯格的雙重價(jià)值鑒定論作為檔案鑒定工作中對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)的參考。所以，諸如英國等國在檔案鑒定的工作中，不但會(huì)考慮文件的第一價(jià)值屬性，也會(huì)將文件的其他價(jià)值如情報(bào)價(jià)值、費(fèi)用價(jià)值、將來的研究價(jià)值等充分的考慮在內(nèi)。

檔案保管期限表的制定能夠使檔案鑒定工作的質(zhì)量得以提高，也加快了檔案鑒定工作的效率。我國對(duì)檔案保管期限表的規(guī)定顯示出多領(lǐng)域的層次性，具體到各個(gè)機(jī)關(guān)都有供其參照的檔案保管期限表。但也存在一些不足，表現(xiàn)在：劃分保管期限的時(shí)間上很單一，10年和30年之分?？邕^定期就逾越到了永久保存，且處于永久保存狀態(tài)的檔案數(shù)量占很大一部分，不利于館藏檔案質(zhì)量的控制。在一些具體標(biāo)準(zhǔn)的表述上不精確，如“重要的”、“比較重要的”、“一般的”在具體的實(shí)際操作中對(duì)檔案的價(jià)值很難區(qū)分。國外在檔案保管期限表的制定上也很早，但時(shí)間范圍較廣、保管期限劃分不清導(dǎo)致其不便于在實(shí)踐中的運(yùn)用，保管期限難以具體的確定。這也是由于大多數(shù)國家形式是聯(lián)邦制,政府無權(quán)過問地方行政,因此不可能制定全國統(tǒng)一的規(guī)章制度來指導(dǎo)工作。由此看來，我國將定期的時(shí)間指定為10年和30年更便于在實(shí)踐中的操作。檔案保管期限表的制定更趨于“靈活”，但這種靈活是以標(biāo)準(zhǔn)的檔案保管期限表為前提的基礎(chǔ)上的“靈活”，表現(xiàn)為機(jī)關(guān)檔案保管期限表可以根據(jù)其他四種檔案保管期限表結(jié)合自身的實(shí)際工作制定適應(yīng)本機(jī)關(guān)實(shí)際的檔案的保管期限。

二、中外檔案鑒定程序與方法的比較

檔案鑒定工作的效率高低和檔案質(zhì)量好壞是由檔案鑒定程序的合理程度直接決定的。中外的檔案鑒定程序大體相同，但在具體的實(shí)踐當(dāng)中產(chǎn)生了許多差異。

1.中國檔案鑒定的程序方法。我國檔案的鑒定程序基本上由三個(gè)階段組成。第一階段是文書部門對(duì)文件的鑒定，把符合條件的文件進(jìn)行歸檔，確定其保管期限并把那些沒有保存價(jià)值的文件進(jìn)行剔除。這一階段是對(duì)其是否能從文件轉(zhuǎn)化為檔案的判斷；檔案室對(duì)歸檔文件的鑒定構(gòu)成了第二階段的主要內(nèi)容，復(fù)審保存期滿的檔案，作出將檔案向檔案館移交或是直接銷毀的決定；第三階段是檔案館對(duì)檔案的鑒定，通常指對(duì)移交進(jìn)館的檔案的鑒定和對(duì)館內(nèi)檔案做的定期和不定期的鑒定。所謂的定期和不定期的鑒定指的是確定檔案館內(nèi)檔案的密級(jí)程度和確定哪些檔案可以開放的鑒定工作。

2.外國檔案鑒定程序方法。國外的檔案程序鑒定主要以俄羅斯為例。它的檔案鑒定程序也劃分為三個(gè)階段。首先是在文書部門對(duì)文件的保管期限進(jìn)行確定；然后將重點(diǎn)轉(zhuǎn)向機(jī)關(guān)檔案室確定可以移交到檔案館的文件并對(duì)沒有保存價(jià)值的文件進(jìn)行剔除；最后階段是在國家檔案館中，也就是選出具有永久保存價(jià)值的檔案和需要重復(fù)保存用以確定全宗的完整性的文件來補(bǔ)充國家檔案館文件。英、法、美等國實(shí)行的則是初審鑒定和復(fù)審鑒定。初審鑒定就是直接在形成機(jī)關(guān)進(jìn)行鑒定，復(fù)審由國家的檔案部門來完成，同時(shí)也是終極鑒定。

由此可見，中外在進(jìn)行檔案鑒定時(shí)在鑒定部門上以及鑒定后檔案移交時(shí)間上都存在著明顯的差異。

三、檔案鑒定工作組織機(jī)構(gòu)的比較

檔案鑒定工作要有秩序的、科學(xué)合理的、規(guī)范的進(jìn)行，就必須要有運(yùn)用科學(xué)的組織方法進(jìn)行控制、組織協(xié)調(diào)的組織機(jī)構(gòu)。而進(jìn)行科學(xué)組織、決策的前提是有良好的專業(yè)知識(shí)和高尚的個(gè)人素質(zhì)的工作人員的參與。這就強(qiáng)調(diào)了檔案鑒定組織與檔案鑒定工作人員在檔案鑒定工作中的重要性。

機(jī)關(guān)檔案室和檔案館是我國進(jìn)行檔案鑒定的主要機(jī)構(gòu)，文書工作人員和檔案工作人員共同參與了機(jī)關(guān)檔案室的檔案鑒定。在鑒定委員會(huì)或鑒定小組的領(lǐng)導(dǎo)下參與了檔案館對(duì)檔案的鑒定。這種鑒定機(jī)構(gòu)的組成人員是不固定的，并且只有在對(duì)重要的檔案進(jìn)行鑒定時(shí)才會(huì)成立專門的檔案鑒定委員會(huì)。而這種機(jī)構(gòu)又往往是臨時(shí)性設(shè)置的，僅僅對(duì)這些重大價(jià)值的檔案的鑒定工作起著重要作用，一定程度上也不利于我國檔案鑒定工作的發(fā)展。相比之下，國外的檔案鑒定組織機(jī)構(gòu)更為科學(xué)、系統(tǒng)。像歐美等國設(shè)有專門的檔案鑒定組織，即檔案鑒定評(píng)審委員會(huì)和檔案評(píng)審委員會(huì)。檔案鑒定委員會(huì)在各個(gè)檔案館也很常見，檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)均設(shè)有評(píng)審委員會(huì)。檔案鑒定委員會(huì)是初級(jí)的鑒定機(jī)構(gòu)，評(píng)審委員會(huì)是復(fù)審機(jī)構(gòu)。這三級(jí)機(jī)構(gòu)都對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行著科學(xué)有效的指導(dǎo)和管理。

由此可以看出，國外的檔案鑒定組織相較于我國的檔案鑒定組織更為系統(tǒng)、正規(guī)，設(shè)置更為科學(xué)合理。我國應(yīng)借鑒國外組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，設(shè)立常規(guī)性的、制度性的檔案鑒定委員會(huì)對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行監(jiān)督，以有利于檔案鑒定工作有組織、有秩序的開展。

四、中外檔案鑒定工作產(chǎn)生差異的原因

中外的檔案鑒定工作由于其發(fā)展背景、發(fā)展條件、重視程度不同，使中外在具體的檔案鑒定工作實(shí)踐中產(chǎn)生了許多差異。

1.發(fā)展背景。我國有著悠久的檔案鑒定歷史，時(shí)間可以追溯到唐代。當(dāng)時(shí)我國對(duì)檔案鑒定一詞描述為“揀除”、“撿簡(jiǎn)”。但當(dāng)時(shí)只是粗略地對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行了規(guī)定。宋代也規(guī)定了如果需要長期保存的文件應(yīng)移到別庫內(nèi)保存。鑒定工作在我國很早就有，但理論與實(shí)踐的發(fā)展卻不如人意。檔案工作沒有形成一個(gè)有機(jī)的整體而是分散的，導(dǎo)致了檔案鑒定工作難以開展。由于人們受封建傳統(tǒng)思想的牽制，一味地遵循先前的檔案鑒定工作，不在思想和行動(dòng)上予以創(chuàng)新和發(fā)展，使得我國的檔案鑒定工作停滯不前，始終停留在落后的水平。另一方面，我國對(duì)檔案學(xué)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的研究起步較晚，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理的時(shí)間也較短，是造成我國的檔案鑒定工作發(fā)展不完善的又一個(gè)重要的因素。國外檔案工作進(jìn)入新時(shí)期的標(biāo)識(shí)是從1978年法國大革命之后開始的，法國1974年6月頒布的“穡月7日檔案法令”是世界上第一個(gè)涉及檔案鑒定的法令，隨后歐美的一些國家陸續(xù)的頒布了相關(guān)的檔案鑒定工作的規(guī)章制度。進(jìn)入20世紀(jì)后，隨著德國檔案學(xué)家提出的“職能鑒定標(biāo)準(zhǔn)”以及20世紀(jì)50年代謝倫伯格提出的文件雙重價(jià)值論進(jìn)一步把職能鑒定論進(jìn)行深化之后，檔案鑒定的理論已經(jīng)具有科學(xué)性和全面性。正是靠這些科學(xué)系統(tǒng)的理論支撐，使得國外檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)已呈多元化的趨勢(shì)發(fā)展并且在理論和實(shí)踐上進(jìn)行了不斷的創(chuàng)新。

中外在發(fā)展背景上的不同導(dǎo)致了發(fā)展水平的差異。我國的檔案鑒定工作雖出現(xiàn)的較早，但由于在檔案鑒定工作發(fā)展過程中沒有對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行統(tǒng)一的組織與管理，在理論與實(shí)踐上不予以創(chuàng)新和發(fā)展，檔案鑒定工作沒有得到充分的重視等原因?qū)е铝藱n案鑒定工作沒有得到科學(xué)的發(fā)展。而外國對(duì)檔案鑒定工作的重視程度高，理論與實(shí)踐良好的結(jié)合使其檔案鑒定工作得到了良好的發(fā)展。

2.發(fā)展條件。我國在發(fā)展過程中由于社會(huì)條件的影響，阻礙了檔案鑒定工作的發(fā)展。如民國期間，人們對(duì)檔案的價(jià)值沒有正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致了很大一部分檔案被變賣和損毀，造成了很大的損失。中華人民共和國成立后，檔案逐漸受到重視，但因檔案理論與實(shí)踐較為落后，導(dǎo)致檔案鑒定工作難以開展，檔案數(shù)量激增使保管成為一個(gè)重大的困難。另一方面，檔案鑒定理論的研究與其他方面相比較為落后，沒有科學(xué)的檔案鑒定理論和鑒定組織對(duì)檔案鑒定進(jìn)行指導(dǎo)也是使檔案鑒定工作落后的一個(gè)原因。十年動(dòng)亂更使得檔案鑒定工作難以發(fā)展。國外對(duì)檔案鑒定的認(rèn)識(shí)則不同于我國，歐美一些國家都把檔案鑒定工作放到了一個(gè)非常核心的地位，如美國的檔案鑒定委員會(huì)。像評(píng)審委員會(huì)這種用于對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行判定的機(jī)構(gòu)在蘇聯(lián)等國家也常見。這些便利的條件使得檔案鑒定工作能夠順利進(jìn)行。

3.重視程度。從專門的檔案鑒定組織機(jī)構(gòu)和專業(yè)的檔案鑒定人員上就可以看出，歐美一些發(fā)達(dá)國家對(duì)檔案鑒定工作的重視程度可見一斑。與此同時(shí)，特別是對(duì)理論的研究。他們一直把檔案鑒定工作放在一個(gè)首要地位，同時(shí)注重檔案理論的研究與實(shí)踐的開展。相比而言，我國對(duì)保管和鑒定始終沒有達(dá)到一個(gè)平衡的狀態(tài)。檔案館一味地重視館藏的數(shù)量，不進(jìn)行檔案的鑒定工作造成館藏臃腫、浪費(fèi)經(jīng)費(fèi)等問題。使經(jīng)濟(jì)投入與所獲價(jià)值不成比例，最重要的是難以對(duì)重要檔案進(jìn)行保護(hù)，造成檔案的損失。在實(shí)踐方面，我國絕大部分的檔案處于保管的狀態(tài)，鑒定工作很少進(jìn)行。另一方面，檔案鑒定工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行鑒定時(shí)為避免承擔(dān)責(zé)任，不會(huì)輕易地對(duì)檔案進(jìn)行剔除。鑒定結(jié)果也因檔案鑒定工作人員自身對(duì)檔案價(jià)值的理解不同而產(chǎn)生差異?？茖W(xué)的檔案鑒定組織的缺乏也是檔案鑒定工作發(fā)展不完善的一個(gè)重要方面。沒有專門的常設(shè)性檔案鑒定組織對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，導(dǎo)致了檔案鑒定工作沒有科學(xué)的、經(jīng)常性的開展。

五、國外檔案鑒定工作對(duì)我國的啟示

美國、俄羅斯等諸多國家在檔案鑒定工作上一直處于國際的領(lǐng)先水平，是值得我們學(xué)習(xí)的對(duì)象。他們對(duì)檔案鑒定工作的重視程度、科學(xué)的鑒定組織與人員的要求等，對(duì)我們?nèi)蘸蟮陌l(fā)展有著借鑒性的意義。我們應(yīng)虛心的對(duì)其進(jìn)行學(xué)習(xí)，使我的檔案工作早日與國際接軌。

1.提高檔案鑒定觀念，強(qiáng)化檔案鑒定意識(shí)。要想加強(qiáng)我國的檔案鑒定工作，提高對(duì)其的重視程度是很必要的。要認(rèn)識(shí)到檔案鑒定工作對(duì)檔案價(jià)值和作用發(fā)揮的重要性。要提升檔案人員的專能力和素質(zhì)，對(duì)檔案鑒定工作的態(tài)度要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。不能夠主觀地隨便決定一份檔案的存毀，要本著專業(yè)的學(xué)科知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行判定。要把檔案鑒定工作確定為檔案工作的中心環(huán)節(jié)，檔案工作人員要不斷地對(duì)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)豐富和完善自己的實(shí)踐能力。筆者認(rèn)為：在進(jìn)行檔案鑒定工作時(shí)應(yīng)該充分發(fā)揮我國統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的管理體制，同時(shí)轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，在思想和行動(dòng)上對(duì)鑒定工作給予足夠的重視，擺正檔案鑒定工作在檔案工作環(huán)節(jié)中的正確位置。

2.強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐的發(fā)展。我們都知道理論對(duì)實(shí)踐有著指導(dǎo)性的意義。檔案鑒定理論對(duì)檔案鑒定工作發(fā)展起著決定性的作用。檔案工作人員在長期的檔案鑒定工作中不斷對(duì)檔案鑒定理論進(jìn)行深化，以此來確保高質(zhì)量檔案鑒定工作順利開展。我們不得不承認(rèn)檔案鑒定工作的落后與檔案鑒定理論的滯后是有一定關(guān)系的。筆者認(rèn)為：我國和國外有些國家雖有著相同的社會(huì)制度，但也不能照搬照抄。在對(duì)外國理論進(jìn)行吸收借鑒時(shí)，要拒絕生搬硬套的現(xiàn)象，同時(shí)注重我國自身鑒定理論的創(chuàng)新。我國應(yīng)該結(jié)合我國的實(shí)際情況制定出適合我國的檔案鑒定理論，檔案工作者應(yīng)立足于我國的現(xiàn)實(shí)情況將理論與實(shí)踐相結(jié)合，拒絕以往照搬照抄的情況，做好檔案鑒定工作，以避免館藏臃腫、不分主次的情況。

3.制定相關(guān)法律法規(guī)。法律法規(guī)的制定具體化、條理化，可以促進(jìn)檔案鑒定工作的發(fā)展。在檔案鑒定工作中，按照法律法規(guī)對(duì)檔案進(jìn)行管理能夠有效地提高檔案鑒定工作的質(zhì)量及檔案鑒定工作的效率。檔案法律法規(guī)的不健全直接影響到了檔案鑒定工作在實(shí)踐中的應(yīng)用。對(duì)歸檔范圍、保管期限表、銷毀檔案等進(jìn)行明確的規(guī)定，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使之成為檔案鑒定工作的保障，來避免在實(shí)際工作中鑒定尺度難以掌握的問題。如應(yīng)該對(duì)保管期限表中“重要的”、“比較重要的”、“一般的”做出具體的細(xì)化。另一方面，法律法規(guī)也對(duì)檔案工作人員起著約束作用，避免在鑒定工作中出現(xiàn)因鑒定人員主觀臆斷出現(xiàn)的對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行隨意判定的現(xiàn)象。

本文從以上幾個(gè)方面對(duì)中國的檔案鑒定工作和外國的檔案鑒定工作進(jìn)行了科學(xué)系統(tǒng)的比較，發(fā)現(xiàn)我國的檔案鑒定工作還是存在著許多不夠成熟和需要完善的地方。我國目前存在著檔案鑒定工作理論與實(shí)踐發(fā)展不均衡、不注重館藏質(zhì)量、檔案鑒定工作的重視程度不夠等問題。為此，今后我們可以從提高檔案鑒定觀念、強(qiáng)化檔案鑒定意識(shí)、強(qiáng)調(diào)理論與實(shí)踐的發(fā)展、制定相關(guān)法律法規(guī)幾個(gè)方面來不斷完善和發(fā)展我國的檔案鑒定工作。

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★作者宋健為黑龍江大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)在讀碩士研究生。

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2016-10-15

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.10