大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用

王莉娜 程鵬

（山西大同大學(xué)檔案館 大同 037000 華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院 武漢 430079）

研究探索〈〈〈YANJIUTANSUO

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用

王莉娜 程鵬

（山西大同大學(xué)檔案館 大同 037000 華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院 武漢 430079）

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給高校人事檔案的管理與利用帶來了巨大沖擊，提出了新的要求。本文通過對大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用進(jìn)行認(rèn)真審視，剖析了大數(shù)據(jù)環(huán)境對高校人事檔案管理與利用帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，針對現(xiàn)有高校人事檔案管理與利用的特點(diǎn)，進(jìn)行了若干思考。高校人事檔案的管理與利用不能盲目地追求向大數(shù)據(jù)靠近，需在創(chuàng)新中堅(jiān)守歷史累積下來的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并與人事檔案利用者分享信息價(jià)值。

大數(shù)據(jù) 高校 人事檔案 管理 利用

高校是人才培養(yǎng)的基地和搖籃，人事檔案部門是高校的服務(wù)部門，為人服務(wù)是其工作的宗旨和目標(biāo)。近年來，檔案學(xué)術(shù)理論界針對高校人事檔案工作的管理與利用進(jìn)行了諸多方面的探討與研究，無論是理論構(gòu)建還是實(shí)踐操作，都提出了很多新的觀點(diǎn)。尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給高校人事檔案的管理與利用帶來了巨大沖擊，提出了新的要求。這就要求高校檔案管理者，既要科學(xué)地評估、面對大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，又要在創(chuàng)新中堅(jiān)守歷史累積下來的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，并與高校人事檔案利用者分享信息價(jià)值。

一、審視大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案的管理與利用

近兩年來，高校人事檔案信息化研究的熱點(diǎn)側(cè)重于檔案大數(shù)據(jù)的研究。研究的范圍涵蓋了檔案管理的各個(gè)層面，內(nèi)容之廣，成果之豐，令人觀止。如何審視大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案的管理與利用，自然成為高校人事檔案管理者思考和面對的重大課題。

1.實(shí)現(xiàn)高校人事檔案大數(shù)據(jù)管理與利用的重要意義。高校人事檔案大數(shù)據(jù)化的意義在于，它既是記錄教職工工作、生活、學(xué)習(xí)、科研等相關(guān)情況的主要信息載體，又能反映學(xué)校教職工工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景等各種重大事件；既能真實(shí)地呈現(xiàn)高校教職工德、才、能、績等各方面的表現(xiàn)，又能使高校根據(jù)自身的歷史特點(diǎn)，提出符合學(xué)校發(fā)展的辦學(xué)定位和指導(dǎo)思想；既能為高校選拔、聘用人才提供考察依據(jù)和真實(shí)憑證，又能為教職工自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提供科學(xué)決策和實(shí)施辦法。高校人事檔案大數(shù)據(jù)化的這種重要性，自然讓我們清晰地看到，高校人事檔案管理與利用的大數(shù)據(jù)化，不僅在高校管理發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而且也在教職工成長發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用。

2.高校人事檔案大數(shù)據(jù)化管理與利用的現(xiàn)狀。由于國內(nèi)各高校辦學(xué)層次不同，所以人事檔案大數(shù)據(jù)化管理和利用也存在著巨大的差異。當(dāng)然巨大的差異，總是與高校人事檔案大數(shù)據(jù)化管理與利用的發(fā)展現(xiàn)狀相伴而生，其共性的問題令人擔(dān)憂，諸如：傳統(tǒng)的檔案收集、整理方式無法與信息化時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)；檔案人員相對較低的大數(shù)據(jù)管理與利用的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)能力，難以滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案管理的要求；大數(shù)據(jù)下內(nèi)容繁多、程序復(fù)雜的人事檔案整理，總是無法與高校的發(fā)展相適應(yīng)；無法提供個(gè)性化服務(wù)的人事檔案，迫切需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下提高服務(wù)能力，以滿足用戶的檔案需求等等[1]。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境對高校人事檔案管理與利用的影響

“大數(shù)據(jù)”和“大數(shù)據(jù)時(shí)代”概念的提出，不僅對學(xué)術(shù)界產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響，而且也給高校人事檔案數(shù)據(jù)化管理與利用帶來了新理念、新技術(shù)，這就迫使高校人事檔案工作在機(jī)遇與挑戰(zhàn)面前，迅速轉(zhuǎn)型，走創(chuàng)新發(fā)展之路。

1.大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來的新機(jī)遇。

（1）實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)化管理，能提高工作效率和管理人員業(yè)務(wù)水平。大數(shù)據(jù)化高校人事檔案管理與傳統(tǒng)的高校人事檔案管理的區(qū)別在于，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作主要以檔案的實(shí)體管理為主，檔案管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行手工收集、整編和管理以及提供利用，工作量大、效率低。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校人事檔案管理，則是將傳統(tǒng)人事檔案置于信息化建設(shè)背景下，利用大量的現(xiàn)代化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化的信息化技術(shù)和工具，對人事檔案的排序檢索、篩選查詢、比較匯總及分析統(tǒng)計(jì)等繁重工作進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理[2]。而實(shí)現(xiàn)高校人事檔案數(shù)據(jù)化管理與利用的關(guān)鍵，就是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，因?yàn)檫@是優(yōu)化人事檔案管理和利用的必經(jīng)之路，只有建立相對完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，才能將工作人員從大量煩瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，節(jié)約了大量的工作時(shí)間，對人事檔案進(jìn)行深層次的學(xué)術(shù)研究，加以科學(xué)利用，才能提高工作效率，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

（2）提升高校人事檔案的社會(huì)價(jià)值，推動(dòng)社會(huì)檔案觀的普及。人事檔案是記載和反映個(gè)人經(jīng)歷、能力、品質(zhì)的真實(shí)記錄，是黨的組織工作、人事工作的一個(gè)不可缺少的重要組成部分[3]。它的本質(zhì)屬性不應(yīng)該僅表現(xiàn)為傳統(tǒng)意義上的人事檔案屬性，即憑證性、政治性、真實(shí)性、完整性和機(jī)密性，還應(yīng)該包含歷史性和社會(huì)性這兩個(gè)潛在的待開發(fā)利用的本質(zhì)屬性。單純的管理與利用是傳統(tǒng)高校人事檔案的顯著特點(diǎn)，它只是簡單的歸檔分類與保管利用，不做深層次的開發(fā)研究。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校人事檔案，由于數(shù)據(jù)化的介入，客觀上改變了傳統(tǒng)意義上人事檔案的管理與利用模式，也為人事檔案的深層開發(fā)研究提供了便捷的條件。傳統(tǒng)人事檔案環(huán)境下，無法捋清的雜亂無序的檔案信息，在數(shù)據(jù)化的作用下，可以輕而易舉地實(shí)現(xiàn)全方位的分類歸納，可以進(jìn)行科學(xué)的類比研究?？梢姡瑪?shù)據(jù)化的介入，不僅轉(zhuǎn)變了高校人事檔案管理與利用的側(cè)重點(diǎn)，而且拓寬了高校人事檔案的本質(zhì)屬性，有助于高校人事檔案社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值的開發(fā)研究，促使高校人事檔案內(nèi)涵的再認(rèn)識(shí)。同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)多方位的人才交流合作，變被動(dòng)地提供簡單服務(wù)，為更復(fù)雜的科學(xué)研究，更好地為社會(huì)服務(wù)。

2.大數(shù)據(jù)環(huán)境帶來的新挑戰(zhàn)。

（1）管理理念和管理制度。大數(shù)據(jù)的介入，必然帶來大數(shù)據(jù)的人事檔案環(huán)境，大數(shù)據(jù)環(huán)境的產(chǎn)生，伴隨而來的必然是人事檔案管理理念與管理制度的變革。如何變革？這是擺在高校人事檔案管理者面前的重要課題。鄙人不才，僅做拋磚引玉之力，我以為樹立現(xiàn)代化的管理理念，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，必須置于人事檔案的機(jī)密性前提下進(jìn)行，即一定要遵循高校人事檔案工作的自身特點(diǎn)，緊緊把握人事檔案發(fā)展規(guī)律，捋順人事檔案的管理體制和運(yùn)行機(jī)制，提高管理人員的基本素質(zhì)，規(guī)范信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行的業(yè)務(wù)操作程序和行為規(guī)范，方可實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息服務(wù)管理水準(zhǔn)。

（2）人事檔案信息安全性。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，面臨的最大挑戰(zhàn)就是信息的安全性?！袄忡R門”事件給各行各業(yè)都敲響了警鐘，也使得人們更加重視信息安全與個(gè)人隱私的關(guān)系。數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析技術(shù)的進(jìn)步，對個(gè)人隱私和信息安全構(gòu)成了極大的威脅[4]。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校人事檔案在管理和利用的過程中也同樣存在著信息安全和個(gè)人隱私的問題。如何去有效地解決信息的保密安全與有效利用，這給高校的檔案工作提出來巨大挑戰(zhàn)。當(dāng)然，我們完全可以借助計(jì)算機(jī)安全保護(hù)的最新成果，來為人事檔案管理與利用提供安全性服務(wù)，這就需要我們根據(jù)保護(hù)的內(nèi)容，設(shè)置保護(hù)密級(jí)，可以進(jìn)一步細(xì)分到位置隱私保護(hù)、標(biāo)識(shí)符匿名保護(hù)、連接關(guān)系匿名保護(hù)等程度。努力克服人事檔案數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、管理與使用過程中缺乏規(guī)范、缺乏監(jiān)管、缺乏責(zé)任主體自律的問題，做到人事檔案可控的隱私保護(hù)，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集時(shí)數(shù)據(jù)精度處理的隱私保護(hù)，數(shù)據(jù)共享、發(fā)布時(shí)的匿名處理、人工加擾的隱私保護(hù)，數(shù)據(jù)分析時(shí)的隱私保護(hù)，數(shù)據(jù)生命周期的隱私保護(hù)和隱私數(shù)據(jù)可信銷毀等[5]。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校人事檔案管理與利用的思考

1.創(chuàng)新中堅(jiān)守。大數(shù)據(jù)是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，它的來源渠道和途徑多種多樣，涉及多個(gè)學(xué)科和研究領(lǐng)域，它的出現(xiàn)為高校人事檔案的管理與利用提供了新的理念、技術(shù)、模式與研究方法。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校人事檔案的管理與利用需要?jiǎng)?chuàng)新。作為人事檔案管理人員，應(yīng)打破傳統(tǒng)的管理模式和框架，不能桎梏于舊的觀念和方法。高校檔案管理人員要時(shí)刻保持高度的專業(yè)敏感度，緊跟時(shí)代變化和技術(shù)發(fā)展的步伐，緊緊抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的契機(jī)，創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)與服務(wù)模式。

大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給高校人事檔案管理帶來的機(jī)遇是誘人的，但是也不能夠忽略傳統(tǒng)管理方式留下來的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和理念，檔案管理部門在應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來沖擊的同時(shí)，還需要堅(jiān)守傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，對傳統(tǒng)的管理方式不應(yīng)一概抹殺。高校人事檔案管理取得的成效是有目共睹的，一些優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)運(yùn)用是在長期的實(shí)踐過程中總結(jié)出來的，如果我們還沒有完全做好應(yīng)對大數(shù)據(jù)的措施，沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，切記不要盲目地扯上最新的大數(shù)據(jù)技術(shù)，空談所謂的數(shù)據(jù)價(jià)值分析。因此，高校人事檔案管理部門在應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)時(shí)，不要盲目地去做本末倒置與削足適履的事情，而應(yīng)該在做好傳統(tǒng)工作的基礎(chǔ)之上，擴(kuò)展適合本部門自身特點(diǎn)的新的發(fā)展路徑。

2.大數(shù)據(jù)研究熱的冷思考。近兩年來，在檔案信息化研究領(lǐng)域，眾多學(xué)者緊跟大數(shù)據(jù)研究的熱潮。無論理論構(gòu)建還是實(shí)踐操作，都提出了許多新觀點(diǎn)，發(fā)表了諸多關(guān)于大數(shù)據(jù)研究的理論和應(yīng)用成果。其研究內(nèi)容廣泛，成果數(shù)量不菲，從對檔案大數(shù)據(jù)的概念、內(nèi)涵闡述，對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)到數(shù)字檔案館的建設(shè)，再到對檔案信息資源開發(fā)利用、檔案服務(wù)模式探究等等方面的研究很多。還有一些學(xué)者探討了檔案工作中大數(shù)據(jù)框架的構(gòu)架及應(yīng)用，并通過數(shù)據(jù)分析，精準(zhǔn)定位檔案用戶的信息需求，提供個(gè)性化、智能化的推動(dòng)服務(wù)。以上所有的研究成果，都是檔案管理在信息化時(shí)代面臨轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的過程中產(chǎn)生的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們進(jìn)行人事檔案管理與利用的創(chuàng)新性研究勢在必行，但應(yīng)保持理性的頭腦，遵循檔案工作本身的特點(diǎn)、規(guī)律和任務(wù)，不必為了迎合大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)而強(qiáng)行貼上“大數(shù)據(jù)”的標(biāo)簽，過度強(qiáng)化大數(shù)據(jù)的作用[6]。在大數(shù)據(jù)研究的熱潮中，作為檔案管理人員更應(yīng)該時(shí)刻警醒自身，保持冷靜的思考，抓住關(guān)鍵問題，為檔案管理與利用工作提供參考。

3.從信息共享到信息價(jià)值共享。在信息化時(shí)代，檔案一定是數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)不一定是檔案，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案是需要一定條件的，必須從海量的數(shù)據(jù)中挖掘出有價(jià)值的信息，經(jīng)過歸檔程序最終才能轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。這一轉(zhuǎn)換過程體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)“4V”特征中最重要的一個(gè)屬性，即價(jià)值性。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下收集到的檔案信息都是一些離散度比較高、結(jié)構(gòu)化程度低的數(shù)據(jù)，將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類分析有助于提升數(shù)據(jù)的價(jià)值。

高校人事檔案的主題是服務(wù)，傳統(tǒng)的人事檔案工作就是將分布于不同層次、不同部門的檔案進(jìn)行收集、整理，絕大多數(shù)檔案則僅僅為學(xué)校、職能部門或者檔案者本人服務(wù)，這一過程僅僅是簡單的信息在不同主體之間的一個(gè)交換，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了信息在不同主體之間的有效共享。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)資源的核心是價(jià)值，從大量散亂的信息中發(fā)掘潛在的價(jià)值，決定著大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案工作的發(fā)展方向及水平。因此，許多檔案學(xué)研究者著眼于研究探討大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘和個(gè)性化服務(wù)的提供。檔案工作的價(jià)值所在是為大數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，檔案人員的主要工作并不是數(shù)據(jù)分析，而是提供價(jià)值服務(wù)。總之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案工作逐漸從檔案信息的共享向檔案信息價(jià)值的共享轉(zhuǎn)移。

綜上所述，大數(shù)據(jù)是信息化社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的產(chǎn)物，正在向各行各業(yè)不斷滲透。而檔案學(xué)界對于大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理與利用中相關(guān)研究仍不是很成熟。大數(shù)據(jù)給檔案學(xué)領(lǐng)域帶來了巨大的沖擊，如何面對大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，高校檔案部門應(yīng)該站在宏觀角度積極應(yīng)對，掌握大數(shù)據(jù)相關(guān)的技術(shù)，關(guān)注和研究大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響，使其在大數(shù)據(jù)環(huán)境下能夠更好地服務(wù)公眾，為檔案事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

[1]劉冬梅.高校人事檔案管理工作：意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2011（5）.

[2]李宗富，張向先.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息服務(wù)創(chuàng)新探索[J].蘭臺(tái)世界，2015（3）.

[3]董潔.信息時(shí)代高校人事檔案管理研究[D].山東大學(xué)，2008（4）.

[4]高慧.大數(shù)據(jù)視域下檔案館的機(jī)遇、挑戰(zhàn)及策略研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（3）.

[5]馮國登，張敏，李昊.大數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)[J].計(jì)算機(jī)學(xué)報(bào)，2014（1）.

[6]于英香.檔案大數(shù)據(jù)研究熱的冷思考[J].檔案學(xué)通訊，2015（2）.

Analysis on the Managementand Utilization of University Personnel Archives in Big Data Environment

Wang Lina, Cheng Peng
（Archives of Shanxi Datong University, Datong 037000, China；Information Management School of Central China Normal University, Wuhan 430079, China）

The arrival of big data era has brought great impact on the management and utilization of personnel archives in colleges and universities and put forward new requirements. This paper studies the management and utilization of university personnel archives in colleges and universities in the big data environment, and analyzes the opportunities and challenges brought by it. In the face of the challenges of big data, the author has done some thinking about the characteristics of personnel archives management and utilization in universities. The management and utilization of university personnel archives can not blindly pursue to be close to big data. Besides innovation it is also necessary to keep the excellent experiences accumulated in history, and to share the information value w ith the personnel archives users.

big data；colleges and universities；personnel archives；management；utilization

G271

A

2016-10-09

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.03.08

王莉娜,山西大同大學(xué)檔案館助理館員，研究方向：干部人事檔案管理，信息政策與法規(guī)；程鵬，華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院博士生導(dǎo)師，研究員，研究方向：科技管理與信息服務(wù)。